Tóm tắt Công văn 1664/TCT-TNCN về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập cá nhân

Công văn 1664/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc xác định các khoản chi phí hợp lý và các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật.

- Quy định về chi phí đào tạo nâng cao tay nghề cho người lao động

Theo hướng dẫn, các khoản chi phí đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động được xử lý như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp trả học phí cho người lao động tham gia các khóa học đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với công việc chuyên môn của người lao động hoặc theo kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật và được chi trả trực tiếp cho cơ sở đào tạo hoặc có chứng từ thanh toán rõ ràng theo quy chế của doanh nghiệp.

- Các khoản chi phí phúc lợi và các khoản chi trả thay khác

Đối với các khoản chi trả thay hoặc chi phúc lợi cho người lao động, Công văn làm rõ nguyên tắc xác định thuế TNCN:

• Các khoản chi trả thay cho người lao động như tiền nhà, tiền điện, tiền nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo thực tế chi trả, nhưng không vượt quá mức quy định của pháp luật thuế hiện hành đối với một số khoản chi đặc thù.
• Các khoản chi phí thẻ hội viên (như thẻ sân golf, thẻ quần vợt, thẻ câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật...) nếu ghi đích danh cá nhân sử dụng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó. Trường hợp thẻ được sử dụng chung cho tập thể, không ghi đích danh cá nhân thì không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Khoản chi phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm do doanh nghiệp mua cho người lao động cũng phải được xác định để tính thuế TNCN theo đúng tỷ lệ và thời điểm quy định của pháp luật.

- Điều kiện để chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến lao động

Để các khoản chi cho người lao động vừa không tính vào thuế TNCN (hoặc tính đúng) vừa được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý áp dụng thực tế

Công văn 1664/TCT-TNCN giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế. Việc phân định rõ ràng khoản chi nào tính thuế TNCN, khoản chi nào được miễn giúp doanh nghiệp xây dựng quy chế tài chính nội bộ chặt chẽ, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động và hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.