Công văn 164/BXD-KTXD do Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán chi phí quản lý dự án đối với các dự án đầu tư xây dựng. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, đảm bảo tính đúng đắn, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Công văn tập trung làm rõ phương pháp xác định và các trường hợp cụ thể cần lập dự toán chi phí quản lý dự án thay vì áp dụng tỷ lệ phần trăm định mức có sẵn:

• Trường hợp áp dụng lập dự toán: Hướng dẫn chi tiết các trường hợp đặc thù của dự án đầu tư xây dựng mà chi phí quản lý dự án xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm không phù hợp hoặc không đủ chi phí thực tế. Khi đó, chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn phải tiến hành lập dự toán chi tiết để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Cơ sở lập dự toán: Việc lập dự toán chi phí quản lý dự án phải căn cứ vào quy mô, tính chất của dự án, hình thức tổ chức quản lý dự án (chủ đầu tư trực tiếp quản lý, thuê tư vấn quản lý dự án, hoặc thành lập Ban quản lý dự án chuyên ngành, khu vực) và các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp, chi phí hoạt động hiện hành.
• Các khoản mục chi phí trong dự toán: Dự toán chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản chi phí cần thiết để tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Theo hướng dẫn, dự toán chi phí quản lý dự án phải được bóc tách rõ ràng thành các nhóm chi phí sau:

• Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm tiền lương của cán bộ quản lý dự án, các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật đối với từng loại hình Ban quản lý dự án.
• Chi phí dịch vụ công cộng và văn phòng phẩm: Các chi phí thanh toán dịch vụ điện, nước, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động của Ban quản lý dự án.
• Chi phí hội nghị, hội thảo và công tác phí: Chi phí đi lại, lưu trú của cán bộ quản lý dự án khi đi công tác, kiểm tra hiện trường, và chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị nghiệm thu, bàn giao.
• Chi phí mua sắm, sửa chữa tài sản: Chi phí khấu hao hoặc thuê tài sản, mua sắm trang thiết bị làm việc, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản phục vụ quản lý dự án.
• Chi phí khác và chi phí dự phòng: Các khoản chi phí hợp pháp khác chưa được tính trong các mục trên và khoản chi phí dự phòng cho các yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Công văn 164/BXD-KTXD cũng làm rõ trách nhiệm của các bên trong việc thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án:

• Trách nhiệm của Chủ đầu tư: Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập, kiểm tra, rà soát các nội dung chi phí trong dự toán đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả và đúng quy định trước khi trình cấp có thẩm quyền.
• Thẩm quyền phê duyệt: Tùy thuộc vào nguồn vốn và quy định phân cấp quản lý của từng dự án, người quyết định đầu tư hoặc chủ đầu tư sẽ thực hiện phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án làm cơ sở thực hiện và thanh quyết toán.