Công văn 1627/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế, tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài.

1. Chính sách khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Văn bản hướng dẫn chi tiết về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là chi phí lưu trú cho chuyên gia nước ngoài:

• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Đối với chi phí thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc: Nếu hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà, thì hóa đơn GTGT tiền thuê nhà mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

2. Xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Công văn đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể để doanh nghiệp hạch toán hợp lý các khoản chi cho nhân sự nước ngoài vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

• Chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài: Khoản chi trả tiền thuê nhà hộ cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chi phí vé máy bay: Chi phí mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước phép hoặc từ nước ngoài sang Việt Nam làm việc được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, với điều kiện nội dung này được ghi rõ trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán, vé máy bay theo quy định.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ: Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên) để chứng minh tính thực tế và hợp lý của các khoản chi nêu trên.

3. Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích

Bên cạnh thuế TNDN và GTGT, văn bản cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người lao động nước ngoài nhận được từ doanh nghiệp:

• Khoản tiền thuê nhà trả thay: Tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả hộ cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Khoản chi vé máy bay về phép: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước phép (thường là mỗi năm một lần) được miễn thuế TNCN nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động.

4. Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính, đảm bảo các khoản chi về nhà ở, vé máy bay và các phúc lợi khác cho người lao động nước ngoài được quy định rõ ràng, chi tiết.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ bao gồm: hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tài chính, vé máy bay, thẻ lên tàu bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.