Tổng quan về Công văn 13153/CT-TTHT năm 2019

Công văn 13153/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về quy trình xử lý cũng như các chế tài xử phạt liên quan đến việc mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất cách thực hiện các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Quy định về báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Khi tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hiện việc mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình báo cáo sau:

• Thời hạn thông báo: Người nộp thuế phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
• Hồ sơ thực hiện: Sử dụng mẫu Thông báo mất, cháy, hỏng hóa đơn (mẫu số BC21/AC) ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Việc nộp thông báo chậm trễ so với thời hạn quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thủ tục thuế.

Thủ tục xử lý đối với hóa đơn đầu vào (liên 2) bị mất

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc, Công văn hướng dẫn các bước khắc phục để người mua vẫn có thể sử dụng làm chứng từ kê khai thuế:

• Lập biên bản xác nhận: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản phải nêu rõ: Liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào; cam kết của các bên về tính xác thực của sự việc. Biên bản phải có chữ ký, họ tên của người đại diện pháp luật và đóng dấu hợp lệ.
• Sao chụp hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn đó, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
• Giá trị pháp lý của bản sao: Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn có xác nhận của người bán, kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT theo quy định.
• Trách nhiệm liên đới: Cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn được báo cáo.

Quy định về xử phạt vi phạm hành chính

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử lý theo các mức độ khác nhau dựa trên quy định tại Thông tư số 176/2016/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 10/2014/TT-BTC):

• Hình thức phạt cảnh cáo: Được áp dụng nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) xảy ra trong quá trình sử dụng, nhưng đơn vị đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán và có các tình tiết giảm nhẹ theo quy định.
• Hình thức phạt tiền: Áp dụng đối với các trường hợp làm mất hóa đơn không có tình tiết giảm nhẹ hoặc làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập. Mức phạt được xác định dựa trên khung hình phạt đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn.
• Trường hợp miễn xử phạt: Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn do các nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện khách quan không thể lường trước được và có xác nhận của cơ quan chức năng thì người nộp thuế không bị xử phạt.

Lưu ý quan trọng đối với người nộp thuế

Công văn 13153/CT-TTHT nhấn mạnh rằng việc quản lý hóa đơn là trách nhiệm trọng yếu của doanh nghiệp. Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần:

• Thiết lập quy trình lưu trữ hóa đơn khoa học, an toàn để hạn chế tối đa tình trạng thất lạc.
• Khi phát hiện mất hóa đơn, cần thực hiện ngay việc đối chiếu với bên liên quan và nộp thông báo BC21/AC đúng hạn để giảm thiểu mức độ xử phạt.
• Đảm bảo các biên bản mất hóa đơn phải đầy đủ nội dung và đúng thể thức văn bản pháp quy để có giá trị giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.