Tổng quan về Công văn 1306/TCT-CS về hóa đơn lập sai ký hiệu
Công văn 1306/TCT-CS của Tổng cục Thuế là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi gặp phải sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử, cụ thể là lỗi ghi sai ký hiệu hóa đơn. Văn bản này giúp làm rõ các bước xử lý hành chính và nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính thống nhất và hạn chế rủi ro pháp lý cho người nộp thuế.
Các phương thức xử lý hóa đơn điện tử lập sai ký hiệu hóa đơn
Theo hướng dẫn tại Công văn 1306/TCT-CS và căn cứ vào Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã đã gửi cho người mua có sai sót về ký hiệu hóa đơn, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai phương thức xử lý sau:
- Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
- Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ việc điều chỉnh ký hiệu hóa đơn từ ký hiệu sai sang ký hiệu đúng.
- Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (đối với hóa đơn có mã).
Quy trình thông báo sai sót với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Việc gửi thông báo sai sót là thủ tục bắt buộc để cơ quan thuế cập nhật trạng thái hóa đơn trên hệ thống dữ liệu quốc gia. Công văn hướng dẫn cụ thể như sau:
- Trường hợp áp dụng: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc giải trình sai sót ký hiệu hóa đơn.
- Thời hạn nộp: Thông báo có thể được nộp bất cứ thời điểm nào nhưng phải trước thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ tính thuế có phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
- Phương thức gửi: Doanh nghiệp thực hiện gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.
Trách nhiệm của người bán và người mua khi xử lý hóa đơn sai ký hiệu
Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong việc khấu trừ thuế và hạch toán chi phí, Công văn nhấn mạnh trách nhiệm của các bên:
- Đối với người bán: Phải chủ động liên hệ, thông báo cho người mua về sai sót ký hiệu hóa đơn. Đồng thời, thực hiện đầy đủ các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi thông báo cho cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.
- Đối với người mua: Có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế hợp lệ. Người mua sử dụng hóa đơn mới này để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thỏa thuận giữa hai bên: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì hai bên phải ký văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về ký hiệu hóa đơn trước khi người bán lập hóa đơn mới.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn:
- Không tự ý hủy hóa đơn: Lỗi sai ký hiệu hóa đơn không thuộc trường hợp được hủy hóa đơn đơn phương mà không có sự đồng thuận hoặc không tuân thủ quy trình điều chỉnh/thay thế theo Nghị định 123.
- Tính nhất quán của dữ liệu: Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, các thông tin khác như mã số thuế, tên người mua, tên hàng hóa dịch vụ, thành tiền phải trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn gốc, chỉ thực hiện sửa đổi phần ký hiệu bị sai.
- Xử phạt hành chính: Việc chậm trễ gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp thông báo sai sót hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Để sử dụng toàn bộ tiện ích nâng cao của Hệ Thống Pháp Luật vui lòng lựa chọn và đăng ký gói cước.
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 1306/TCT-CS | Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2013 |
Kính gửi: Cục Thuế tỉnh Hà Nam
Tổng cục Thuế nhận được công văn sồ 72/CT-KTT ngày 10/01/2013 của Cục Thuế tỉnh Hà Nam về việc xử phạt trường hợp hóa đơn lập sai ký hiệu. Về nội dung này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
Tại Khoản 1, Điều 28 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định xử phạt các hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử như sau:
" 1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định này."
Tại Khoản 3 Điều 18 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý đối với hoá đơn đã lập như sau:
“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. . . , tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số. . . , ký hiệu. . . Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”
Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty Cổ phần Norfolk Hatexco gửi tới Cục Thuế tỉnh Hà Nam Thông báo phát hành cho mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001 ký hiệu NP/11T nhưng lại lập hóa đơn giao cho khách hàng có ký hiệu NP/11P phát sinh từ ngày 01/11/2011 đến ngày 01/06/2012) thì Công ty đã vi phạm quy định về tự in hóa đơn quy định tại Khoản 1 Điều 28 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ.
Do các hóa đơn đã lập sai ký hiệu hóa đơn của Công ty Cổ phần Norfolk Hatexco đã được Công ty và người mua kê khai thuế nên Công ty và người mua phải lập biên bản ghi nhận sai sót đối với những hóa đơn đã lập nêu trên, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi điều chỉnh về ký hiệu hóa đơn lập sai là NP/11P nay điều chỉnh thành NP/11T và liệt kê đầy đủ số thứ tự của các hóa đơn lập sai ký hiệu hóa đơn mỗi khách hàng lập một biên bản ghi nhận sai sót và một hóa đơn điều chỉnh cho số hóa đơn lập sai ký hiệu hóa đơn đã giao cho khách hàng đó trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2011 đến ngày 01/06/2012) theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Các hóa đơn điều chỉnh về ký hiệu hóa đơn này không dùng để kê khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ khai thuế.
Tổng cục thuế trả lời để Cục Thuế tỉnh Hà Nam được biết./.
|
Nơi nhận: | TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG |
- 1Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- 2Thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành
- 3Công văn 1265/TCT-CS về ký hiệu mẫu số hóa đơn đặt in do Tổng cục Thuế ban hành
- 4Công văn 3509/TCT-CS về ký hiệu mẫu hóa đơn đặt in do Tổng cục Thuế ban hành
- 5Công văn 4501/TCT-CS về ký hiệu mẫu, ký hiệu, số hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành
Công văn 1306/TCT-CS về hóa đơn lập sai ký hiệu hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành
- Số hiệu: 1306/TCT-CS
- Loại văn bản: Công văn
- Ngày ban hành: 24/04/2013
- Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
- Người ký: Cao Anh Tuấn
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 24/04/2013
- Tình trạng hiệu lực: Kiểm tra
Đơn vị chủ quản: Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và ứng dụng công nghệ 4.0.
Chịu trách nhiệm chính: Bà Phạm Hoài Thương.
Giấy chứng nhận ĐKDN số: 0108234370, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 18/04/2018.
Địa chỉ: Thôn Trung, Xã Phù Đổng, TP Hà Nội - VPGD: C2 Vincom, 119 Trần Duy Hưng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
Hotline 1: 0342.799.688 - Hotline 2: 0985.426.175 - Email: info@hethongphapluat.com
