Giới thiệu về Công văn 12567/CT-TTHT năm 2019

Công văn 12567/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn về nguyên tắc lập hóa đơn, xử lý hóa đơn và kê khai thuế trong trường hợp hoàn trả học phí cho học sinh, sinh viên. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho các nhà trường khi phát sinh giao dịch hoàn trả tiền học do người học thôi học, chuyển trường hoặc không tiếp tục sử dụng dịch vụ đào tạo.

Quy định về việc lập hóa đơn khi thu học phí

Trước khi đi vào phương án xử lý hoàn trả, Công văn làm rõ nguyên tắc lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ giáo dục:

• Cơ sở giáo dục khi thu học phí phải lập hóa đơn theo quy định, bất kể người học có lấy hóa đơn hay không.
• Dịch vụ giáo dục, đào tạo thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng. Do đó, trên hóa đơn dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi và gạch chéo.

Phương án xử lý hóa đơn khi hoàn trả học phí

Công văn 12567/CT-TTHT hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể khi phát sinh việc hoàn trả học phí:

• Trường hợp người học là cá nhân không có khả năng xuất hóa đơn: Khi học sinh, sinh viên thôi học và được hoàn trả lại một phần hoặc toàn bộ học phí, cơ sở giáo dục và người học phải lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản thỏa thuận hoàn trả học phí. Biên bản phải thể hiện rõ lý do hoàn trả, số tiền hoàn trả, số hóa đơn đã lập trước đó.
• Thu hồi hóa đơn đã lập: Nếu cơ sở giáo dục đã lập hóa đơn và giao cho người học, nhưng người học chưa học hoặc chưa sử dụng dịch vụ mà phát sinh việc hoàn trả, hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn và cơ sở giáo dục thực hiện gạch chéo, lưu giữ hóa đơn thu hồi.
• Lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Trường hợp người học đã học một thời gian và cơ sở giáo dục chỉ hoàn trả một phần học phí, hai bên lập biên bản thỏa thuận giảm giá trị dịch vụ. Cơ sở giáo dục thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu theo đúng số tiền thực tế hoàn trả cho người học. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh giảm cho hóa đơn số bao nhiêu, ngày tháng năm nào.

Nghĩa vụ kê khai thuế và hạch toán kế toán

Việc hoàn trả học phí ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cơ sở giáo dục, do đó cần thực hiện đúng quy trình kê khai:

• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc biên bản thu hồi hóa đơn kèm chứng từ chi tiền hoàn trả học phí, cơ sở giáo dục thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong kỳ tính thuế phát sinh việc hoàn trả.
• Hồ sơ chứng từ hoàn trả học phí phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế, bao gồm: Quyết định cho học sinh thôi học/hoàn phí, Biên bản thỏa thuận hoàn trả, Hóa đơn điều chỉnh (nếu có), và Chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng).