Giới thiệu về Công văn 12422/CT-TTHT năm 2016

Công văn 12422/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ, trả thay giữa các doanh nghiệp. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của người nộp thuế, xác định rõ nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và cách thức xử lý chứng từ hợp pháp trong các giao dịch thanh toán hộ.

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ khách hàng

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, việc lập hóa đơn và chứng từ đối với các khoản chi hộ được phân chia thành hai trường hợp cụ thể dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn đầu vào:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị được chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ một khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi trực tiếp tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (bên được chi hộ), doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò là bên thanh toán trung gian. Trong trường hợp này, khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) và bàn giao hóa đơn gốc cho khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại khoản tiền này từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn xuất trả phải tương ứng với thuế suất của dịch vụ, hàng hóa đã chi hộ trước đó.

Nguyên tắc kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí

Công văn cũng làm rõ nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho các bên liên quan:

• Đối với doanh nghiệp chi hộ: Không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được hạch toán vào chi phí được trừ đối với các hóa đơn mua vào mang tên khách hàng. Đối với trường hợp hóa đơn mang tên mình, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra tương ứng khi xuất lại hóa đơn cho khách hàng, đảm bảo nguyên tắc không làm phát sinh chênh lệch nghĩa vụ thuế đối với khoản chi hộ thuần túy.
• Đối với khách hàng (đơn vị được chi hộ): Được quyền kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN dựa trên hóa đơn gốc mang tên mình kèm theo chứng từ thanh toán hộ của doanh nghiệp kia, hoặc dựa trên hóa đơn GTGT do doanh nghiệp chi hộ xuất lại.

Khuyến nghị thực tế dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải có thỏa thuận bằng văn bản hoặc điều khoản rõ ràng trong hợp đồng kinh tế về việc chi hộ, trả thay giữa các bên.
• Ưu tiên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn thẳng cho đơn vị thụ hưởng thực tế (khách hàng) để đơn giản hóa thủ tục chứng từ và tránh việc phải xuất hóa đơn GTGT vòng vo.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế hợp pháp.