Công văn 1175/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xử lý xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất biên lai thu phí, lệ phí. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình áp dụng các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, phí, lệ phí.

Nguyên tắc xác định hành vi và thẩm quyền xử phạt mất biên lai

Công văn làm rõ việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật để xử phạt hành vi làm mất biên lai thu phí, lệ phí tùy thuộc vào thời điểm xảy ra hành vi và loại biên lai bị mất. Cụ thể:

• Áp dụng Nghị định số 125/2020/NĐ-CP: Đối với các hành vi làm mất biên lai xảy ra từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ được thực hiện theo các quy định nghiêm ngặt tại Nghị định này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý thuế.
• Áp dụng Nghị định số 109/2013/NĐ-CP và Nghị định số 49/2016/NĐ-CP: Đối với các hành vi vi phạm xảy ra trước ngày Nghị định 125/2020/NĐ-CP có hiệu lực nhưng hành vi đó kéo dài hoặc được phát hiện sau đó, cơ quan thuế cần đối chiếu quy định chuyển tiếp để áp dụng mức phạt có lợi nhất cho người nộp thuế.

Phân loại hành vi mất biên lai và mức xử phạt tương ứng

Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết cách phân loại và xử lý đối với từng trường hợp mất biên lai cụ thể:

• Mất biên lai chưa sử dụng (biên lai trắng): Đây là hành vi bị xử lý nghiêm do có nguy cơ cao dẫn đến việc gian lận tài chính. Mức phạt được xác định dựa trên số lượng biên lai bị mất và thời gian báo cáo chậm trễ của đơn vị đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Mất biên lai đã sử dụng (liên giao cho người nộp tiền): Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí làm mất các liên biên lai đã lập để giao cho người nộp tiền, mức phạt sẽ được xem xét giảm nhẹ nếu tổ chức chứng minh được đã kê khai, nộp đầy đủ số tiền phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định.
• Mất biên lai do nguyên nhân khách quan: Các trường hợp mất biên lai do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc các sự kiện bất khả kháng khác được pháp luật thừa nhận sẽ được xem xét miễn xử phạt vi phạm hành chính, hoặc áp dụng các tình tiết giảm nhẹ tối đa.

Trách nhiệm và thủ tục báo cáo của tổ chức, cá nhân khi mất biên lai

Để tránh bị xử phạt nặng hoặc được hưởng các tình tiết giảm nhẹ, tổ chức và cá nhân khi phát hiện mất biên lai cần thực hiện ngay các thủ tục sau:

• Lập báo cáo mất, cháy, hỏng biên lai: Đơn vị phải lập báo cáo theo mẫu quy định gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định (thông thường không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc). Việc chậm trễ báo cáo sẽ là cơ sở để cơ quan thuế tăng nặng mức xử phạt.
• Giải trình và cung cấp hồ sơ liên quan: Đơn vị cần chủ động giải trình rõ nguyên nhân mất biên lai, cung cấp các tài liệu chứng minh (nếu có) như biên bản xác nhận của cơ quan công an, biên bản kiểm kê tài sản, hoặc các chứng từ chứng minh đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
• Khắc phục hậu quả: Tổ chức thu phí phải có biện pháp thông báo công khai về số biên lai bị mất để ngăn chặn việc lợi dụng các biên lai này vào mục đích bất hợp pháp.

Hướng dẫn đối với cơ quan thuế các cấp trong việc thực thi

Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt các nội dung sau:

• Tăng cường kiểm tra, giám sát: Kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp cố tình gian lận, báo cáo sai sự thật về việc mất biên lai nhằm mục đích trốn thuế hoặc trục lợi cá nhân.
• Tuyên truyền và hỗ trợ người nộp thuế: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức thu phí, lệ phí thực hiện đúng quy định về quản lý, sử dụng biên lai, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, mất mát chứng từ.
• Áp dụng đúng tinh thần pháp luật: Đảm bảo việc xử phạt phải đúng người, đúng hành vi, khách quan và công bằng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị khắc phục sai sót theo đúng quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.