Giới thiệu về Công văn 10780/CT-TTHT

Công văn 10780/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc xác định ký hiệu hóa đơn và số thứ tự hóa đơn điện tử. Văn bản này được xây dựng dựa trên các quy định cốt lõi tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC nhằm thống nhất cách hiểu và thực hiện trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử.

- Quy định chi tiết về cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm ký tự gồm 6 ký tự đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cấu trúc ký hiệu được quy định cụ thể như sau:

• Ký tự đầu tiên (Ký tự thứ 1): Thể hiện loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (ký hiệu là C) hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (ký hiệu là K).
• Hai ký tự tiếp theo (Ký tự thứ 2 và thứ 3): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, được xác định bằng hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, hóa đơn lập trong năm 2023 sẽ có ký hiệu là 23, năm 2024 là 24.
• Ký tự tiếp theo (Ký tự thứ 4): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, quy định bằng một chữ cái in hoa (T, D, L, M, N, B, G, H) tương ứng với từng loại hóa đơn cụ thể như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hoặc các loại chứng từ, tem, vé điện tử khác.
• Hai ký tự cuối cùng (Ký tự thứ 5 và thứ 6): Là các chữ cái do người bán tự xác định để phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Trường hợp người bán không có nhu cầu quản lý thì để mặc định là YY.

- Quy định về số thứ tự của hóa đơn điện tử

Số hóa đơn điện tử là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc đánh số hóa đơn như sau:

• Độ dài của số hóa đơn: Số hóa đơn được thể hiện bằng chữ số Ả-rập, có tối đa là 8 chữ số (từ số 1 đến số 99999999).
• Nguyên tắc bắt đầu và tăng dần: Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và được lập liên tục theo thứ tự tăng dần từ nhỏ đến lớn cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó.
• Thiết lập lại theo năm: Sang năm dương lịch tiếp theo, số hóa đơn phải được bắt đầu lại từ số 1 tương ứng với ký hiệu hóa đơn mới của năm đó (thay đổi hai ký tự thứ 2 và thứ 3 chỉ năm lập hóa đơn).
• Trường hợp đặc biệt: Đối với các hóa đơn được lập bởi các cơ quan, tổ chức có tính chất đặc thù hoặc hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, việc đánh số thứ tự cũng phải tuân thủ nguyên tắc liên tục và không trùng lặp trong cùng một ký hiệu hóa đơn để đảm bảo tính duy nhất.

- Hướng dẫn áp dụng và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để tránh các sai sót pháp lý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh khuyến nghị các doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần chủ động làm việc với các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cấu hình hệ thống tự động cập nhật ký hiệu hóa đơn (đặc biệt là hai chữ số chỉ năm) và tự động reset số hóa đơn về số 1 khi chuyển sang năm mới.
• Xử lý sai sót về ký hiệu và số hóa đơn: Trường hợp phát hiện sai sót về ký hiệu hoặc số hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế: Đảm bảo toàn bộ hóa đơn lập ra với ký hiệu và số thứ tự đúng quy định được truyền nhận dữ liệu đầy đủ, kịp thời đến hệ thống của cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tránh việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của đối tác.