Công văn 10305/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn cụ thể về thủ tục, hồ sơ và quy trình cấp hóa đơn lẻ cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh hoặc kinh doanh không thường xuyên khi có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần hóa đơn giao cho người mua.

- Đối tượng áp dụng thủ tục cấp hóa đơn lẻ

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần cấp hóa đơn lẻ.
• Hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh hoặc kinh doanh không thường xuyên có phát sinh doanh thu từ việc bán hàng hóa, tài sản hoặc cung cấp dịch vụ.
• Các trường hợp phát sinh giao dịch lẻ từng lần có nhu cầu cấp hóa đơn để giao cho khách hàng theo đúng quy định pháp luật về thuế.

- Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ: Thực hiện theo mẫu quy định của cơ quan thuế, khai báo đầy đủ thông tin bên bán, bên mua, tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán.
• Hợp đồng kinh tế hoặc tài liệu chứng minh giao dịch: Bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê tài sản hoặc các chứng từ giao dịch tương đương.
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng: Văn bản xác nhận việc hoàn thành giao dịch, nghiệm thu công việc hoặc thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh nhân thân/pháp lý: Bản sao Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu đối với cá nhân; giấy tờ đăng ký thành lập đối với tổ chức không phải doanh nghiệp.
• Hồ sơ kê khai thuế: Tờ khai thuế phát sinh theo từng lần bán hàng hóa, dịch vụ đối với các loại thuế phải nộp (Thuế Giá trị gia tăng, Thuế Thu nhập cá nhân, Thuế Thu nhập doanh nghiệp...).

- Quy trình thực hiện cấp hóa đơn lẻ

1. Nộp hồ sơ: Người nộp thuế chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Chi cục Thuế nơi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ hoặc nơi cư trú/đặt trụ sở.
2. Kiểm tra hồ sơ và xác định nghĩa vụ thuế: Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ; tiến hành xác định số tiền thuế phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
3. Thực hiện nghĩa vụ tài chính: Người nộp thuế nộp tiền thuế (Thuế GTGT, TNCN/TNDN) vào ngân sách và nhận chứng từ nộp thuế từ ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
4. Tiếp nhận hóa đơn lẻ: Căn cứ vào chứng từ đã nộp thuế, cơ quan thuế thực hiện cấp và giao hóa đơn lẻ cho người nộp thuế theo đúng quy trình nghiệp vụ.

- Nguyên tắc và lưu ý quan trọng

• Mọi giao dịch đề nghị cấp hóa đơn lẻ phải đảm bảo tính trung thực, có thật và đúng với thẩm quyền, phạm vi hoạt động của người nộp thuế.
• Người nộp thuế chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các hóa đơn, hợp đồng và chứng từ kèm theo trong hồ sơ.
• Việc xác định doanh thu tính thuế và mức thuế suất áp dụng tuân thủ nghiêm ngặt theo các văn bản quy phạm pháp luật về thuế hiện hành tại thời điểm phát sinh giao dịch.