Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ đã giao cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ là cơ quan đầu mối của Chính phủ chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế lên Thủ tướng Chính phủ. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là các cơ quan Trung ương và địa phương), thực hiện một số điểm sau đây:

1. Về việc xin phép và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

- Các cơ quan Trung ương và địa phương khi xin phép Thủ tướng Chính phủ tổ chức hội nghị, hội thảp quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, quy định tại khoản 1 Điều 5 Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg, khi gửi công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo, thì đồng thời gửi một bản về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để theo dõi.

- Trường hợp Thủ trưởng cơ quan Trung ương và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc cơ quan và địa phương mình quy định tại khoản 2 và 3 Điều 3 của Quyết định số 236/1999/QĐ/TTg, đề nghị sử dụng thống nhất Mẫu số 1 (kèm theo) và gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ một bản để tiện việc theo dõi tổng hợp.

Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế, nội dung thuộc chức năng quản lý Nhà nước của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Thủ trưởng cơ quan Trung ương, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương cần trao đổi thoả thuận với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ bằng văn bản trước khi quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Về việc thực hiện chế độ báo cáo

Để tiện cho công tác tổng hợp tình hình hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đề nghị các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo Mẫu số 2 (kèm theo) và báo cáo định kỳ 6 tháng, hàng năm về tình hình hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ và địa phương về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo mẫu số 3 kèm theo Công văn này.

Thời gian báo cáo 6 tháng vào ngày 15 tháng 6 hàng năm và thời gian báo cáo năm vào ngày 30 tháng 11 hàng năm.

Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đề nghị các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp thực hiện.

MẪU 1

(MẪU VĂN BẢN CHO PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN)

Kính gửi: - (Tên tổ chức, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế)

Xét đề nghị của............. (Công văn số.... ngày....), nay cho phép (tên cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo) phối hợp với (tên cơ quan, tổ chức khác và tổ chức nước ngoài, nếu có) tổ chức hội nghị (hội thảo) quốc tế về (tên, chủ đề hội nghị, hội thảo) trong thời gian... ngày, từ... đến... tại....

Kinh phí do..... tài trợ.

(Tên cơ quan tổ chức) chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý cuộc hội nghị (hội thảo) này theo đúng quy định tại Quyết định số 236/1999/QĐ/TTg, ngày 24/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

MẪU 2

(MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO)

BÁO CÁO KẾT QUẢ CUỘC HỘI NGHỊ/HỘI THẢO QUỐC TẾ

Về....., từ.... đến.... tại.......

1. Tên hội nghị, hội thảo.

2. Mục đích hội nghị, hội thảo.

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo.

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị và hội thảo và các địa điểm nghiên cứu thực tế, tham quan.......

5. Người chủ trì, người đồng chủ trì.

6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài).

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài.

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu của Việt Nam và nước ngoài.

9. Nguồn kinh phí.

10. Đánh giá kết quả hội nghị, hội thảo (trực tiếp, gián tiếp, tác động).

11. Những vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý.

MẪU 3

(MẪU BÁO CÁO ĐỊNH KỲ 6 THÁNG, HÀNG NĂM CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG VÀ UBND TỈNH)

Kính gửi: - Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

BÁO CÁO 6 THÁNG (NĂM...) VỀ TÌNH HÌNH HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI (BỘ, ĐỊA PHƯƠNG)

1. Số lượng hội nghị, hội thảo quốc tế đã tổ chức (phân tích theo thể loại: hội nghị, hội thảo chuyên đề, toạ đàm...).

2. Số lượng đại biểu Việt Nam tham gia hội thảo (phân tích theo cấp Trung ương, địa phương, ngành).

3. Số lượng đại biểu nước ngoài tham gia hội thảo, hội nghị quốc tế (phân tích theo tổ chức quốc tế, khu vực, nước, theo hợp tác song phương, theo dự án tài trợ).

4. Nội dung các hội nghị, hội thảo xếp theo các chủ đề.

5. Tổng kinh phí cho hội nghị, hội thảo quốc tế (phân tích theo hoạt động hợp tác quốc tế và theo dự án tài trợ; trong đó do ngân sách, do phía nước ngoài tài trợ).

6. Đánh giá kết quả các hội nghị, hội thảo (trực tiếp cho ngành, cho cơ quan, gián tiếp, tác động chung...) đánh giá về tình hình quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ, địa phương;

7. Kinh nghiệm được rút ra về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

8. Thuận lợi, khó khăn hoặc diễn biến phức tạp (nếu có) trước, trong và sau khi hội thảo;