Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ, trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã, từng bước đi vào nề nếp hơn; nhận thức và hành động về công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến tiến bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm; đầu tư trang thiết bị chuyên dùng, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ từng bước được bổ sung.

Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức; công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế; quy trình ban hành văn bản thiếu chặt chẽ, chất lượng văn bản còn thấp, thể thức văn bản chưa đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa nghiêm dẫn đến tình trạng tài liệu tích đống, bó gói ở nhiều cơ quan đơn vị; việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, nhiều cơ quan, đơn vị chưa có kho tàng để lưu trữ tài liệu; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

Để thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, sớm khắc phục những hạn chế, bất cập nêu trên, Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ thị Giám đốc Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh, Chủ tịch ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ vào hoạt động nề nếp, có chất lượng.

2. Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua; xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm thực hiện các nhiệm vụ theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kế hoạch hoạt động công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn tại Văn bản số 14/VTLTNN-NVĐP ngày 12/01/2009 của Cục Văn thư lưu trữ.

3. Ban hành quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; danh mục tài liệu trong các cơ quan, đơn vị; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; UBND các huyện, thành phố, thị xã ban hành quyết định danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và quyết định danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện.

4. Kiện toàn tổ chức, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ tiền lương và phụ cấp cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành; tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trong tỉnh.

5. Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức thực hiện nghiêm chỉnh công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.

6. Thống kê và lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Bố trí kinh phí theo định mức trong dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ.

7. Bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. UBND các huyện, thành phố, thị xã khẩn trương triển khai kế hoạch xây dựng kho lưu trữ; các xã, phường, thị trấn bố trí kho tàng, trang thiết bị thoả đáng để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu.

8. Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

9. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh.

10. Giao Sở Nội vụ căn cứ các quy định của Nhà nước tổ chức hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các sở, ban, ngành; huyện, thành phố, thị xã trên phạm vi toàn tỉnh.

Định kỳ 6 tháng, hàng năm Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ về Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.