CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-BTTTT ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, thời gian vừa qua, Bộ Thông tin và Truyền thông đã tích cực đẩy mạnh việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Hệ thống). Tỷ lệ văn bản phát hành được ký số và gửi, nhận qua Hệ thống đã tăng đáng kể (đạt 18,6% văn bản được ký số và 58% đơn vị thực hiện ký số trong tháng 11/2018 và tỷ lệ này tăng lên là 32,8% và 77,7% trong tháng 12/2018). Tuy nhiên, việc gửi, nhận văn bản điện tử còn chưa đồng bộ, chưa đạt yêu cầu 95% văn bản trao đổi (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do: vừa qua Bộ chưa quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; một số lãnh đạo cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đến việc sử dụng văn bản điện tử, còn tình trạng ủy quyền xử lý cho chuyên viên, chưa sử dụng chứng thư số được cấp để ký văn bản; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động chưa khắc phục tâm lý ngại thay đổi cách làm việc mới trong chỉ đạo điều hành và gửi, nhận văn bản trên mạng; việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện còn chưa kịp thời, thường xuyên.

Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử, thay thế văn bản giấy tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông chỉ thị:

1. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

a) Thực hiện đúng, đầy đủ Quy chế tạm thời về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định số 2256/QĐ-BTTTT ngày 28/12/2018 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông;

b) Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực tiếp tác nghiệp trên Hệ thống để xử lý văn bản điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền của mình. Đến 31/01/2019, 100% trưởng cơ quan, đơn vị phải sử dụng Hệ thống. Chỉ trong trường hợp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đi công tác hoặc có lý do phù hợp với quy định của pháp luật về chế độ trách nhiệm trong thi hành nhiệm vụ, công vụ mới được thực hiện ủy quyền xử lý văn bản điện tử cho người khác;

c) Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị sử dụng chứng thư số chuyên dùng được cấp để ký trực tiếp trên văn bản ban hành dưới dạng điện tử;

d) Không phát hành văn bản giấy đến các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ đối với các văn bản đã được quy định chỉ gửi, nhận dưới dạng điện tử, bảo đảm đến 31/3/2019, 100% văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử;

đ) Trường hợp gửi văn bản tới các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước bên ngoài Bộ thì phải gửi cả bản điện tử được ký số nếu bên nhận đã khai báo mã định danh trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Đến 30/6/2019, chỉ gửi văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy đến các bộ, ngành, địa phương đã ban hành quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.

2. Trung tâm Thông tin

a) Thường xuyên thống kê kết quả sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống của các cơ quan, đơn vị gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng;

b) Thực hiện hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời các cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống và thực hiện ký số để xác thực văn bản điện tử;

c) Tiếp tục triển khai hoàn thiện các chức năng của Hệ thống và phiên bản trên nền tảng di động.

3. Văn phòng Bộ

a) Theo dõi, giám sát việc thực hiện Quyết định số 2256/QĐ-BTTTT ngày 28/12/2018. Thường xuyên rà soát, bổ sung hoàn chỉnh để trình Bộ trưởng ban hành Quy chế chính thức của Bộ trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Thông tin và Truyền thông;

b) Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các cơ quan, đơn vị tăng cường kiểm tra, đánh giá việc gửi, nhận văn bản điện tử tại Bộ Thông tin và Truyền thông;

c) Thường xuyên cập nhật danh mục các loại văn bản chỉ thực hiện gửi, nhận điện tử và các loại văn bản gửi nhận theo các hình thức khác;

d) Rà soát, cập nhật Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định số 939/QĐ-BTTTT ngày 30/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông cho phù hợp với yêu cầu tăng cường sử dụng văn bản điện tử tại Bộ.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Giao Trung tâm Thông tin hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo Bộ trưởng về tình hình thực hiện Chỉ thị này./.