Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành là văn bản kỹ thuật quan trọng quy định chi tiết về mẫu trình bày, thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước. Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu các quy định cốt lõi được trích xuất từ tiêu chuẩn này.

• Thể thức đề ký và chức vụ của người ký (Ô số 8): Được trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và in đậm. Các hình thức đề ký bao gồm: TM. (thay mặt), KT. (ký thay), TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa ủy quyền), hoặc Q. (quyền). Ví dụ minh họa: TM. CHÍNH PHỦ / THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ.
• Chữ ký của người có thẩm quyền (Ô số 9): Được trình bày trực tiếp tại vị trí ô số (9).
• Dấu của cơ quan ban hành (Ô số 10): Dấu đóng của cơ quan phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
• Họ và tên người ký văn bản (Ô số 11): Được trình bày tại ô số (11) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và in đậm.

• Địa chỉ giao dịch (Ô số 12): Trong trường hợp cần thiết, các thông tin liên hệ như địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số telex, số Fax, E-mail... được trình bày tại ô số (12) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
• Dấu chỉ mức độ khẩn và mật (Ô số 13a, 13b): Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng tại ô số (13a); dấu chỉ mức độ mật được đóng tại ô số (13b).
• Dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản (Ô số 14): Trình bày tại ô số (14) bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng và in đậm. Nội dung ghi rõ "DỰ THẢO LẦN ..." (sử dụng chữ số Ả Rập để chỉ số lần dự thảo).
• Dấu thu hồi và dấu tài liệu họp (Ô số 15a, 15b): Dấu thu hồi văn bản được đóng tại ô số (15a); dấu tài liệu họp được đóng tại ô số (15b).

Đối với các bản sao văn bản quản lý nhà nước, tiêu chuẩn quy định cụ thể cách trình bày các thành phần thông tin tại các ô số định vị như sau:

• Tên cơ quan thực hiện sao văn bản: Trình bày tại ô số (16).
• Số và ký hiệu bản sao: Trình bày tại ô số (17).
• Nơi nhận bản sao: Trình bày tại ô số (18).
• Hình thức sao (Ô số 19): Sử dụng cụm từ "SAO Y BẢN CHÍNH" (nếu sao trực tiếp từ bản chính), "TRÍCH SAO" (nếu chỉ sao một phần nội dung từ bản chính) hoặc "SAO LỤC" (nếu sao lại từ bản "SAO Y BẢN CHÍNH"). Phần này được trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng và in đậm.
• Địa danh và ngày tháng năm thực hiện sao: Trình bày tại ô số (20).
• Thể thức đề ký và chức vụ của người ký bản sao: Trình bày tại ô số (21).
• Chữ ký của người ký bản sao: Trình bày tại ô số (22).
• Dấu của cơ quan thực hiện sao: Trình bày tại ô số (23).
• Họ và tên người ký bản sao: Trình bày tại ô số (24).
• Lưu ý kỹ thuật: Các thành phần của bản sao (trừ ô số 19) phải được trình bày bằng phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ tương ứng theo đúng các quy định chung tại Điều 3 của tiêu chuẩn này.

• Văn bản một trang: Đối với các văn bản có nội dung ngắn gọn chỉ trình bày trên 01 trang giấy khổ A4, người soạn thảo vẫn phải bảo đảm bố trí đầy đủ tất cả các thành phần thể thức theo quy định tại Điều 3.
• Thông tin người đánh máy và số lượng phát hành: Nếu văn bản có yêu cầu ghi tên người đánh máy hoặc số lượng bản phát hành thì chữ viết tắt tên người đánh máy được trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Số lượng bản phát hành được ghi bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, đặt tại dòng cuối cùng của mục "Nơi nhận" ở ô số (5b).
• Đánh số trang văn bản: Đối với văn bản có nhiều trang, từ trang thứ hai trở đi phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, đặt ở vị trí chính giữa biên trên của trang giấy và cách mép trên 13 mm.

Tiêu chuẩn xác định rõ sơ đồ bố trí các thành phần văn bản quản lý nhà nước thông qua hệ thống các ô số định vị cụ thể:

• Ô số 1: Quốc hiệu.
• Ô số 2: Tên cơ quan ban hành văn bản.
• Ô số 3: Số và ký hiệu văn bản.
• Ô số 4: Địa danh và ngày tháng năm ban hành.
• Ô số 5a và 5b: Nơi nhận văn bản.
• Ô số 6a và 6b: Tên gọi văn bản và Trích yếu nội dung văn bản.
• Ô số 7: Vùng trình bày nội dung văn bản.
• Ô số 8: Thể thức đề ký và chức vụ của người ký.
• Ô số 9: Chữ ký của người có thẩm quyền.
• Ô số 10: Dấu của cơ quan ban hành.
• Ô số 11: Họ và tên người ký.
• Ô số 12: Địa chỉ giao dịch của cơ quan (địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, email...).
• Ô số 13a và 13b: Dấu chỉ mức độ khẩn và mật.
• Ô số 14: Dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản.
• Ô số 15a và 15b: Dấu thu hồi và dấu tài liệu họp.