Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7372:2007 (ISO 7372 : 2005)

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7372:2007 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 7372:2005 về Trao đổi dữ liệu thương mại - Danh mục các phần tử dữ liệu thương mại. Đây là văn bản kỹ thuật mang tính chuẩn hóa cao, đóng vai trò cốt lõi trong việc định hình cấu trúc dữ liệu, tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin số hóa trong hoạt động thương mại quốc tế và nội địa. Tiêu chuẩn này cung cấp một hệ thống danh mục thống nhất, giúp các bên tham gia chuỗi cung ứng, cơ quan hải quan và các tổ chức tài chính có thể hiểu và xử lý dữ liệu một cách đồng bộ, chính xác.

Cấu trúc tổng quan của Tiêu chuẩn TCVN 7372:2007

Tiêu chuẩn được chia thành các mục nội dung rõ ràng nhằm định hướng áp dụng và duy trì hệ thống mã hóa dữ liệu:

• Mục 1: Các phần tử dữ liệu: Quy định chung về các thành phần dữ liệu cơ bản được sử dụng trong giao dịch thương mại.
• Mục 2: Danh sách mã được sử dụng: Đây là phần tích hợp danh sách mã UNCL (danh sách mã Liên Hợp Quốc) thuộc danh mục D.02A của UN/EDIFACT. Mục này đồng thời đưa ra các quy tắc và thủ tục cụ thể cho việc duy trì, cập nhật danh sách mã nhằm đảm bảo tính thời sự và tương thích quốc tế.
• Mục 3: Bảng tóm tắt của điều kiện thuận lợi trong thương mại: Hệ thống hóa các giải pháp tạo thuận lợi cho thương mại thông qua chuẩn hóa dữ liệu và định hướng các chỉ mục sẽ được sử dụng trong tương lai.
• Mục 4: Danh mục đầy đủ các phần tử dữ liệu tiêu chuẩn: Đây là phần nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn. Các phần tử dữ liệu tiêu chuẩn được trình bày chi tiết theo mô tả tại Điều 1.6 và Điều 1.7. Về nguyên tắc vận hành, mỗi mục ghi trong tiêu chuẩn này hoạt động độc lập; việc tham chiếu đến các phần khác hoặc tài liệu khác chỉ được thực hiện trong các trường hợp yêu cầu riêng biệt.

Hệ thống phân loại chi tiết các phần tử dữ liệu thương mại

Dựa trên nội dung cốt lõi của tiêu chuẩn, các phần tử dữ liệu được phân nhóm một cách khoa học để phục vụ cho các quy trình nghiệp vụ khác nhau:

1. Nhóm phần tử dữ liệu về Hàng hóa (Commodity Data Elements)

Nhóm này tập trung vào việc định danh, mô tả đặc tính vật lý, tình trạng pháp lý và các thông số vận chuyển của hàng hóa:

• Định danh và vị trí: Bao gồm các phần tử như Mục hàng hóa.Trình tự.Thẻ định danh; Mục hàng hóa. Quốc gia nguồn gốc; Mục hàng hóa. địa điểm kho.Văn bản và Mục hàng hóa. địa điểm kho.Thẻ định danh; Mục hàng hóa. kiểm tra địa điểm.Thẻ định danh.
• Tình trạng pháp lý và vận chuyển: Gồm có Mục hàng hóa. Tình trạng hải quan.Mã; Mục hàng hóa. Chuyển tàu.Mã; Mục hàng hóa. Được cho vào công tơ.Chỉ báo (chỉ báo đóng hàng vào container).
• Giá trị khai báo: Xác định các giá trị phục vụ mục đích quản lý như Mục hàng hóa. đối với giá trị được khai báo hải quan.Tổng giá trị; Mục hàng hóa. đối với giá trị được khai báo toa hàng.Tổng giá trị; Mục hàng hóa. Cho giá trị đã khai báo thống kê.Tổng giá trị.
• Thông số đo lường và đóng gói: Gồm Mục hàng hóa. Trọng lượng hàng.Phép đo; Mục hàng hóa. Trọng lượng tổng.Phép đo; Mục hàng hóa chia tách. Trọng lượng tổng.Phép đo; Mục hàng hóa. Khối thể tích đo lường khối lượng tổng.Phép đo; Mục hàng hóa. Gói.Số lượng; Mục hàng hóa chia tách. Gói.Số lượng.
• Phân loại và thủ tục chuyên ngành: Gồm Mục hàng hóa. Biểu thuế hải quan.Số lượng; Mục hàng hóa. Mô tả.Văn bản; Mục hàng hóa. Nhãn chuyên chở bằng tàu.Văn bản; Mục hàng hóa. Kiểu.Mã; Mục hàng hóa. Hải quan yêu cầu.Thẻ định danh.
• Phương thức vận tải: Gồm Mục hàng hóa. đối với hoạt động vận tải của chính phủ.Mã; Mục hàng hóa. Kiểu hoạt động vận tải.Văn bản; Mục hàng hóa. Kiểu hoạt động vận tải.Mã; Mục hàng hóa. Thu xếp cước chuyên chở.Mã.

2. Nhóm phần tử dữ liệu về Dòng nghiệp vụ (Line Item Data Elements)

Nhóm này áp dụng cho các chi tiết dòng hàng trong hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc chứng từ vận chuyển:

• Định danh dòng: Mục dòng.Trình tự.Thẻ định danh; Mục dòng.Thẻ định danh; Mục dòng.Thẻ định danh Kiểu.Thẻ định danh.
• Định danh đối tác liên quan: Mục dòng.Người bán Thẻ định danh được ấn định (được ấn định.Thẻ định danh); Mục dòng.Thẻ định danh người mua được ấn định.Thẻ định danh.
• Thông tin tài chính của dòng: Mục dòng.Giá đơn vị.Tổng giá trị; Mục dòng.Cước phí.Tổng giá trị; Mục dòng.Giá.Tổng giá trị; Mục dòng phụ.Hoạt động thay đổi giá.Mã; Mục dòng phụ.Mức.Mã.
• Thông số vật lý của dòng: Mục dòng.Trọng lượng tổng.Phép đo; Mục dòng.Trọng lượng hàng.Phép đo; Mục dòng.Khối lượng tổng.Phép đo.
• Mô tả và trạng thái dòng: Mục dòng.Văn bản; Mục dòng.Mã; Mục dòng.Tính sẵn có.Mã; Mục dòng.Đặc điểm.Mã.

3. Nhóm phần tử dữ liệu về Tài chính, Giá cả và Tỷ lệ phần trăm

Nhóm này đóng vai trò quyết định trong việc tính toán chi phí, thuế, chiết khấu và các nghĩa vụ tài chính phát sinh:

• Lãi suất và chi phí phát sinh: Xác định phần trăm được thỏa thuận về tiền lãi hàng năm mà bởi một lượng phí được tăng lên nếu ngày tháng thanh toán phí không được chú ý (lãi suất chậm thanh toán).
• Cơ cấu giá và chi phí: Gồm Mục giá; Mục nhập nơi đi khỏi. Chi phí.Tổng giá trị; Phần tổng giá trị, người nhận hàng ký.
• Tỷ lệ phần trăm và điều chỉnh: Gồm Phần trăm.Kiểu.Mã; Phần trăm.cơ sở.Mã; Phần trăm chiết khấu/ cước phí; Phần trăm.Phần trăm.Số; Phần trăm; Phần trăm hóa đơn có thể trả; Phần trăm điều chỉnh được tạo để định giá; Phần trăm của phương tiện vận tải công suất được sử dụng; Phần trăm số lượng/lợi tức.

4. Nhóm phần tử dữ liệu Kỹ thuật, Cấu trúc và Quản lý hệ thống

Nhóm này quy định các khía cạnh kỹ thuật của thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính tương thích khi truyền nhận dữ liệu giữa các hệ thống CNTT khác nhau:

• Cấu trúc thông điệp và độ dài: Gồm Phần thông điệp được mã hóa; Phần tử dữ liệu đơn giản. lớn nhất độ dài ký tự.Số lượng; Phần tử dữ liệu đơn giản. nhỏ nhất độ dài ký tự.Số lượng.
• Định dạng và phân loại kỹ thuật: Gồm Mục lưu trữ; Mục mô tả kiểu, được mã hóa; Mục số.
• Thẻ định danh cấu trúc: Gồm Phần tử dữ liệu hỗn hợp. Thẻ.Thẻ định danh; Phần tử dữ liệu đơn giản. Thẻ.Thẻ định; Phần tử dữ liệu đơn giản. Biểu diễn ký tự.Mã; Phần tử dữ liệu. Thẻ.Thẻ định danh; Phần tử dữ liệu. Chức năng.Mã.
• Trạng thái vòng đời của phần tử dữ liệu: Tiêu chuẩn phân định rõ ràng trạng thái của từng phần tử dữ liệu thông qua các nhãn trạng thái như mục hoạt động (đang áp dụng) và mục xóa (đã bãi bỏ hoặc không còn sử dụng).

Ý nghĩa thực tiễn của TCVN 7372:2007

Việc áp dụng TCVN 7372:2007 giúp các doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan, giảm thiểu sai sót trong việc khai báo thông tin hàng hóa, đồng thời thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong logistics và thương mại quốc tế. Việc chuẩn hóa các trường dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO giúp hệ thống công nghệ thông tin của Việt Nam dễ dàng kết nối và trao đổi dữ liệu trực tiếp với các đối tác toàn cầu.