a) Các đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước

- Đối với tài khoản của các đơn vị, tổ chức sử dụng kinh phí NSNN (trừ trường hợp Ban quản lý được giao quản lý dự án đầu tư XDCB, dự án vốn chương trình mục tiêu có tính chất đầu tư đăng ký sử dụng tài khoản), hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:

+ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 01a/MTK);

+ Quyết định (hoặc giấy chứng thực) thành lập đơn vị của cấp có thẩm quyền, trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại điểm b, Khoản 5, Điều 9 Thông tư này;

+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc người Phụ trách kế toán);

+ Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06A-MSNS-BTC, 06B-MSNS-BTC ban hành kèm theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC).

- Đối với tài khoản của Ban quản lý được giao quản lý dự án đầu tư XDCB, dự án vốn chương trình mục tiêu có tính chất đầu tư, hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:

+ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);

+ Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị chủ đầu tư;

+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc người Phụ trách kế toán) nếu chưa nêu trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị chủ đầu tư;

+ Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06A-MSNS-BTC, 06B-MSNS-BTC ban hành kèm theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC).

b) Các cơ quan tài chính địa phương (Sở Tài chính, phòng Tài chính - Kế hoạch, UBND xã)

Đối với tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi bằng dự toán chi chuyển giao của từng cấp ngân sách do Thủ trưởng cơ quan Tài chính đồng cấp (ngân sách cấp tỉnh, huyện), chủ tịch UBND xã (ngân sách cấp xã) làm Chủ tài khoản. Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:

- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 01a/MTK);

- Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản;

- Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao được ký chức danh "Kế toán trưởng" trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN.

c) Các cá nhân

Trường hợp cá nhân được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu hoặc cho phép đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN theo quy định tại điểm b, Khoản 2, Điều 13 Thông tư này, hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản gồm:

- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);

- Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN do KBNN cấp.

d) Các doanh nghiệp, tổ chức khác

- Đối với doanh nghiệp có vốn nhà nước (bao gồm các doanh nghiệp có vốn nhà nước và các Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước 1 thành viên), hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:

+ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);

+ Quyết định thành lập doanh nghiệp;

+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc người Phụ trách kế toán);

+ Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06A-MSNS-BTC, 06B-MSNS-BTC ban hành kèm theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC) hoặc Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN do KBNN cấp;

- Đối với doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:

+ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN do KBNN cấp;

+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) hoặc văn bản phân công cán bộ Phụ trách kế toán.

đ) Các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền hoàn trả các khoản thu NSNN

Để KBNN có căn cứ kiểm soát mẫu dấu, mẫu chữ ký trên chứng từ (Lệnh hoàn trả các khoản thu NSNN) và thực hiện hoàn trả các khoản thu NSNN cho người được thụ hưởng, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền quyết định hoàn trả thu NSNN lập và gửi KBNN đồng cấp Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN, gồm:

- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);

- Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản.

a) Đối với những hồ sơ do phòng (bộ phận) kế toán kiểm soát

- Đơn vị, tổ chức, cá nhân tùy từng trường hợp cụ thể lập 03 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK) hoặc Giấy đăng ký và sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số 01b/MTK), Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 02/MTK) cùng Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK, nếu có) và toàn bộ hồ sơ pháp lý gửi đến KBNN nơi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Cán bộ phòng (bộ phận) kế toán tiếp nhận hồ sơ chuyển Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền xử lý, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt và thực hiện như sau:

+ 01 bản cùng toàn bộ hồ sơ pháp lý kèm theo được lưu tại trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

+ 01 bản lưu tại cán bộ kế toán phụ trách đơn vị, để phục vụ cho công tác kiểm soát đối chiếu với mẫu dấu, mẫu chữ ký trên chứng từ của đơn vị khi giao dịch tại KBNN.

+ 01 bản để thông báo cho đơn vị, tổ chức biết tài khoản sử dụng (để ký kết hợp đồng, ghi trên chứng từ kế toán,…) khi giao dịch với KBNN.

b) Đối với những hồ sơ do phòng (bộ phận) kiểm soát chi kiểm soát

- Đơn vị, tổ chức, cá nhân tùy từng trường hợp cụ thể lập 03 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK), Giấy đăng ký và sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số 01b/MTK), Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 02/MTK) cùng Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK, nếu có) và toàn bộ hồ sơ pháp lý gửi đến KBNN nơi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Cán bộ phòng (bộ phận) kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ chuyển Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền xử lý, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt và thực hiện như sau:

+ 01 bản cùng toàn bộ hồ sơ pháp lý kèm theo được lưu tại trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

+ 01 bản lưu tại cán bộ kiểm soát chi được phân công chuyên quản đơn vị, để phục vụ công tác kiểm soát, đối chiếu với mẫu dấu, mẫu chữ ký trên chứng từ của đơn vị khi giao dịch với KBNN.

+ 01 bản để thông báo cho các đơn vị, đơn vị chủ đầu tư biết tài khoản sử dụng (để ký kết hợp đồng, ghi trên chứng từ kế toán,..,) khi giao dịch với KBNN.

- Riêng trường hợp chi chương trình mục tiêu thuộc dự toán chi thường xuyên, chi sự nghiệp có tính chất đầu tư, thực hiện theo quy trình tiếp nhận, xử lý, quản lý hồ sơ quy định tại điểm a, khoản 2, điều 8 Thông tư này.

Một số lưu ý đối với các dự án đầu tư:

Trong trường hợp đơn vị chủ đầu tư có nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách, đơn vị ban quản lý dự án được giao quản lý nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách:

+ Nếu các dự án có cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và người ký Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) và cùng một mẫu dấu: Ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư chỉ cần lập và gửi KBNN 01 bộ Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản kèm Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số: 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK).

+ Nếu các dự án không cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) hoặc khác mẫu dấu: Đơn vị ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư lập và gửi KBNN hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản cho từng dự án.

c) Đối với những hồ sơ hết hiệu lực

Đối với mẫu dấu, mẫu chữ ký hoặc các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản hết hiệu lực, cán bộ kế toán, cán bộ kiểm soát chi ghi ngày hết hiệu lực của từng tài khoản, chuyển trả lại Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền đóng vào tập hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản hết hiệu lực hàng năm, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

a) Nguyên tắc

- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký được lập thành 03 bản và phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên mẫu; Chủ tài khoản ký tên và đóng dấu của đơn vị, tổ chức (riêng tài khoản cá nhân không phải đóng dấu) gửi cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản (KBNN trả đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng tài khoản 01 bản).

- Các nội dung trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký với KBNN có giá trị kể từ ngày KBNN thông báo chấp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký đến khi đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký lại mẫu dấu, mẫu chữ ký (gửi KBNN Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký) hoặc tất toán tài khoản, ngừng giao dịch tại KBNN.

b) Một số quy định cụ thể

(1) Về chữ ký

(1.1.) Đối với các đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN và các tổ chức ngân sách:

Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

- Trường hợp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức ủy quyền cho người khác làm Chủ tài khoản phải có văn bản ủy quyền cho người làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật gửi KBNN nơi giao dịch.

- Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.

Đối với đơn vị dự toán cấp 1, 2, 3:

- Chữ ký của Chủ tài khoản là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc chữ ký của người được ủy quyền làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật.

- Chữ ký của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản được ghi trong Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký:

+ Trường hợp thủ trưởng đơn vị là Chủ tài khoản, người được ủy quyền ký thay có thể là cấp phó hoặc thủ trưởng đơn vị cấp dưới phụ trách công tác quản lý tài chính (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, ngành).

+ Trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản, người được ủy quyền ký thay là thủ trưởng đơn vị cấp dưới phụ trách công tác quản lý tài chính (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, ngành).

Đối với đơn vị dự toán cấp 4:

- Chữ ký của Chủ tài khoản là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức được ghi trong Quyết định thành lập đơn vị hoặc văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân), hoặc chữ ký của người được ủy quyền làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật.

- Chữ ký của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản là chữ ký được ghi trong Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký.

(Lưu ý: Các đơn vị KBNN không lưu Quyết định bổ nhiệm của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản).

Chữ ký thứ hai: là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ "Không có".

- Trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cần ghi rõ họ, tên, chức vụ của người đăng ký chữ ký.

- Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền); 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 2 người được ủy quyền).

(Lưu ý: Các đơn vị KBNN không lưu Quyết định bổ nhiệm hoặc phân công của người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng, Phụ trách Kế toán).

Một số lưu ý đối với các dự án đầu tư:

- Trường hợp đơn vị chủ đầu tư trực tiếp giao dịch với KBNN, chữ ký thứ nhất là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị chủ đầu tư (hoặc người được ký ủy quyền), chữ ký thứ 2 là chữ ký của Kế toán trưởng đơn vị chủ đầu tư (hoặc chữ ký của người được ủy quyền).

- Trường hợp Ban quản lý dự án đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN, chữ ký thứ nhất là chữ ký của trưởng ban (Giám đốc) Ban quản lý dự án (hoặc người được ký ủy quyền), chữ ký thứ 2 là chữ ký của Kế toán trưởng Ban quản lý dự án (hoặc của người được ủy quyền).

(1.2) Đối với cơ quan tài chính khi đăng ký sử dụng tài khoản thu, chi ngân sách:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền Làm Chủ tài khoản) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản, cụ thể như sau:

+ Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Vụ NSNN - Bộ Tài chính, ký chữ ký thứ nhất; riêng đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước: Lãnh đạo Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngàn sách cấp tỉnh: Lãnh đạo Sở Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngân sách cấp huyện: Lãnh đạo phòng Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngân sách cấp xã: Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã ký chữ ký thứ nhất.

- Chữ ký thứ hai: là chữ ký của cán bộ được phân công theo dõi, quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản dự toán chi chuyển giao của đơn vị, cụ thể như sau:

+ Ngân sách trung ương: Lãnh đạo phòng quản lý NSNN - Vụ NSNN (Bộ Tài chính) ký chữ ký thứ hai đối với các khoản cấp bằng lệnh chi, các khoản ghi thu, ghi chi; riêng đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước: Lãnh đạo phòng chuyên môn của Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo phòng chuyên môn (Sở Tài chính) được phân công quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp huyện: Cán bộ (Phòng tài chính) được giao quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp xã: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký chữ ký thứ hai.

(1.3) Đối với cá nhân:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của cá nhân làm Chủ tài khoản (không đăng ký chữ ký người được ủy quyền ký thay).

- Chữ ký thứ hai: Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Trường hợp Chủ tài khoản ủy quyền cho người khác thực hiện giao dịch tại KBNN:

+ Phải có Giấy ủy quyền của Chủ tài khoản và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền;

+ Việc ủy quyền chỉ được thực hiện cho từng lần giao dịch.

(1.4) Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, các doanh nghiệp và tổ chức khác:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) hoặc người đại diện pháp luật được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức khác, Chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức. Riêng đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên: tùy theo quy định cụ thể tại Điều lệ của Công ty, Chủ tài khoản có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc); việc đăng ký chữ ký được thực hiện theo quy định đối với doanh nghiệp, tổ chức nêu trên.

- Chữ ký thứ hai: là chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng.

(1.5) Đối với các cơ quan có thẩm quyền hoàn trả các khoản thu NSNN:

- Cơ quan thu, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định hoàn trả các khoản thu NSNN (chữ ký trên Lệnh hoàn trả các khoản thu NSNN, Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ thu NSNN) đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền).

- Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Trường hợp do đặc thù của đơn vị hoàn trả các khoản thu NSNN cần đăng ký nhiều hơn số lượng người ký chữ ký thứ nhất và người ký chữ ký thứ hai theo quy định nêu trên, phải có sự đồng ý băng văn bản của Kho bạc Nhà nước.

(2) Về mẫu dấu

- Mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành hai (02) dấu rõ nét.

- Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành (Quốc phòng, An ninh).

- Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): được sử dụng con dấu của đơn vị chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của đơn vị chủ đầu tư với cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản giao dịch.

- Đối với cá nhân: không phải đăng ký mẫu dấu.

(3) Một số quy định khác:

- Tất cả các chữ ký (chữ ký thứ nhất, chữ ký thứ hai) đều phải được ký vào từng liên chứng từ bằng loại mực không phai; không được ký lồng bằng giấy than, bằng mực đỏ, mực đen, bằng bút chì; không được sử dụng chữ ký dạng in, photocopy hoặc chữ ký khắc dấu. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

- Dấu của đơn vị, tổ chức trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

- Đối với chức danh Chủ tài khoản tại nội dung "…. ngày.... tháng ... năm... Chủ tài khoản" trên chứng từ, Chủ tài khoản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, họ, tên bằng loại mực không phai (hoặc đóng dấu khắc tên Chủ tài khoản) và đóng dấu của đơn vị, tổ chức.

a) Sử dụng trong trường hợp đơn vị giao dịch có nhiều nguồn kinh phí, đơn vị chủ đầu tư có nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách, đơn vị ban quản lý dự án được giao quản lý nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách yêu cầu đăng ký và sử dụng nhiều tài khoản với cùng người ký chữ ký thứ nhất, người ký chữ ký thứ hai và mẫu dấu.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

a) Sử dụng trong trường hợp đơn vị đăng ký thêm tài khoản chi tiết và không thay đổi về hồ sơ pháp lý) mẫu dấu, mẫu chữ ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

a) Khi thay đổi người ký chữ ký thứ nhất, hoặc người ký chữ ký thứ hai, hoặc thay đổi mẫu dấu, hồ sơ pháp lý so với lần đăng ký trước: đơn vị, tổ chức có tài khoản tại KBNN lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 02/MTK) kèm hồ sơ pháp lý thay đổi có liên quan (nếu có) gửi KBNN nơi giao dịch.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

a) Các đơn vị gửi Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị khi lần đầu tiên đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN (Bản sao phải được công chứng, chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, hoặc đóng dấu sao y bản chính của cơ quan cấp trên quản lý đơn vị).

Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị được KBNN lưu cùng Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản của đơn vị.

b) Các đơn vị sau không phải gửi bản sao Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị:

- Các cơ quan của Đảng cộng sản Việt nam.

- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).

a) Đối với trường hợp có Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Các đơn vị, tổ chức gửi Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng cho Phụ trách kế toán tới KBNN nơi giao dịch khi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Giám đốc hoặc Tổng giám đốc làm chủ tài khoản, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Quyết định bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc do Chủ tịch hội đồng quản trị ký.

- KBNN lưu Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng cùng Hồ sơ pháp lý đăng ký và sử dụng tài khoản của đơn vị.

b) Đối với trường hợp không có Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Trường hợp Thủ trưởng đơn vị không trực tiếp làm Chủ tài khoản, ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản, đơn vị gửi văn bản ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp các đơn vị có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, được pháp luật cho phép đặt trụ sở văn phòng đại diện tại khu vực khác (có con dấu riêng, chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí ngân sách như một đơn vị độc lập), đơn vị gửi văn bản phân công cho phó Thủ trưởng đơn vị phụ trách theo từng khu vực tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp đơn vị là các tổ chức đoàn thể mà người đứng đầu được bầu thông qua Nghị quyết, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Nghị quyết hoặc Quyết định công nhận các chức danh có tên người đứng đầu tổ chức đoàn thể.

- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Chủ tịch HĐQT làm chủ tài khoản, đơn vị gửi Nghị quyết đại hội cổ đông bầu chủ tịch HĐQT tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp đơn vị không có Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán), công việc kế toán giao cho cán bộ nghiệp vụ khác kiêm nhiệm, hoặc đơn vị thuê kế toán thì đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch văn bản giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm. Trường hợp phải đi thuê người làm công tác kế toán thì đơn vị thuê kế toán phải đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật,

c) Các đơn vị sau không phải gửi Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Các cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam.

- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).

d) Trường hợp có Quyết định bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán, các đơn vị, tổ chức phải gửi KBNN nơi giao dịch các văn bản bổ nhiệm hoặc phân công lại. Đơn vị KBNN không chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bổ nhiệm các chức danh này.

đ) Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp quyết định bổ nhiệm Chủ tài khoản hoặc Kế toán trưởng đăng ký chữ ký tại KBNN đã hết thời hạn hiệu lực nhưng đơn vị chưa có Quyết định bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc chưa có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán.

a) Nhóm tài khoản dự toán

- Các đoạn mã của tài khoản dự toán của đơn vị, tổ chức gồm: Mã tài khoản kế toán, Mã cấp ngân sách, Mã ĐVQHNS (Mã Dự án, BQL dự án hoặc đơn vị chủ đầu tư - đối với TK chi đầu tư).

- Các tài khoản tạm ứng, ứng trước, chi ngân sách nhà nước được KBNN sử dụng khi đơn vị, tổ chức rút dự toán ngân sách để chi tiêu, hoặc thanh toán với các đơn vị, tổ chức khác. Các đoạn mã của tài khoản này gồm: Mã tài khoản kế toán, Mã cấp ngân sách, Mã ĐVQHNS (Mã Dự án, BQL dự án hoặc đơn vị chủ đầu tư - đối với TK chi đầu tư).

b) Nhóm tài khoản tiền gửi, tài khoản có tính chất tiền gửi (tài khoản tạm thu, tạm giữ)

Các đoạn mã của tài khoản tiền gửi thuộc nhóm tài khoản Phải trả tiền gửi của các đơn vị, tổ chức gồm: Mã tài khoản kế toán, Mã cấp ngân sách (Trường hợp không có cấp NS thì ghi cấp 0), Mã ĐVQHNS (hoặc Mã số đơn vị có giao dịch với KBNN), Mã chương trình mục tiêu, dự án và hạch toán chi tiết (Trường hợp không có mã CTMT thì ghi mã 00000).

a) Cơ quan tài chính cấp mã ĐVQHNS theo nguyên tắc sau:

Mỗi đơn vị có quan hệ với ngân sách được cơ quan tài chính cấp 1 mã ĐVQHNS duy nhất và được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động. Mã ĐVQHNS đã được cấp sẽ không được sử dụng lại để cấp cho đơn vị có quan hệ với ngân sách khác. Đối với các đơn vị chủ đầu tư, ngoài mã ĐVQHNS của đơn vị chủ đầu tư, từng dự án ĐTXDCB sẽ được cấp mã dự án.

Quy trình cấp mã thực hiện theo quy định tại Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/07/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

b) KBNN cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc KBNN trong các trường hợp sau:

- Các đơn vị, tổ chức có giao dịch với KBNN, nhưng chưa được cơ quan tài chính cấp mã ĐVQHNS theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC và Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính (không thuộc đối tượng được cấp mã N= 1, 2, 3, 7, 8);

- Các đơn vị, tổ chức đã được cấp mã ĐVQHNS, nhưng do yêu cầu quản lý cần mở thêm tài khoản tiền gửi có cùng mã tài khoản kế toán để theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi khác nhau.

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu hoặc cho phép mở tài khoản tại KBNN.

c) Các đơn vị thuộc khối quốc phòng, an ninh:

- Các đơn vị thuộc Bộ Công an; cơ quan tài chính cấp 1 mã ĐVQHNS dùng chung cho chi thường xuyên (Mã 1053629); 1 mã ĐVQHNS dùng chung cho các dự án ĐTXDCB (Mã 7004692).

- Các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng: cơ quan tài chính cấp 1 mã ĐVQHNS dùng chung cho chi thường xuyên (Mã 1053630); 1 mã ĐVQHNS dùng chung cho các dự án ĐTXDCB (Mã 7004686).

- KBNN cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN đối với tài khoản tiền gửi của từng đơn vị quốc phòng, an ninh theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước.

d) Đối với các đơn vị tổ chức hoạt động mua sắm tài sản, hàng hóa từ ngân sách nhà nước theo phương thức tập trung, được cấp thêm 01 mã đơn vị quan hệ với ngân sách phục vụ cho việc theo dõi, quản lý và sử dụng dự toán chi mua sắm tập trung.

a) Mức lãi suất tiền gửi

Tài khoản tiền gửi của đơn vị, tổ chức, cá nhân mở tại các đơn vị KBNN quy định tại khoản 2 nêu trên được hưởng lãi theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn của Ngân hàng Nhà nước trả cho KBNN trong cùng kỳ. KBNN tỉnh, thành phố thông báo mức lãi suất của Ngân hàng Nhà nước trả cho KBNN cho từng KBNN quận, huyện trực thuộc.

b) Phương pháp tính

- Lãi tiền gửi trả các đơn vị, tổ chức, cá nhân được KBNN tính một lần vào ngày cuối cùng của tháng và được chuyển trả đơn vị chậm nhất trong 5 ngày đầu của tháng sau trừ ngày nghỉ, ngày lễ.

- Số dư tính lãi là số dư cuối ngày của tất cả các ngày trong tháng (số ngày thực tế) có trên tài khoản tiền gửi của đơn vị, tổ chức, cá nhân.

- Số ngày tính lãi trong tháng được quy định thống nhất là 30 ngày, lãi suất sử dụng trong công thức là lãi suất tính theo tháng.

- Số lãi phải trả cho đơn vị, tổ chức, cá nhân được tính theo phương pháp tính lãi tính theo tích số, công thức tính như sau:

Trong đó:

D1: là số dư tài khoản tính lãi ngày 01 của tháng ...

D2: là số dư tài khoản tính lãi ngày 02 của tháng ...

D3: là số dư tài khoản tính lãi ngày 03 của tháng ...

…

D31: là số dư tài khoản tính lãi ngày 31 của tháng ... (nếu tháng ... có 31 ngày).

(Tổng số ngày thực tế là số ngày của tháng tính lãi, có thể là 28, 29, 30 hoặc 31 ngày).

a) Nguyên tắc

Việc thu phí dịch vụ thanh toán được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- KBNN không hoàn trả lại khoản phí dịch vụ thanh toán đã thu trong trường hợp đơn vị, tổ chức, cá nhân yêu cầu hủy bỏ dịch vụ thanh toán hoặc dịch vụ thanh toán không thực hiện được vì những sai sót, sự cố không phải do lỗi của KBNN gây ra.

- KBNN không thu phí dịch vụ thanh toán đối với các khoản thanh toán trực tiếp giữa đơn vị, tổ chức, cá nhân với KBNN (trích tài khoản để trả phí dịch vụ thanh toán, trả tiền mua ấn chỉ của Kho bạc,...), giữa đơn vị, tổ chức với các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác cùng đăng ký và sử dụng tài khoản tại một KBNN.

- KBNN không tự ý khấu trừ số tiền thanh toán của đơn vị, tổ chức để thu phí dịch vụ thanh toán.

b) Phương thức thu phí dịch vụ thanh toán

Các đơn vị KBNN thực hiện thu phí dịch vụ thanh toán theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:

- Thu từng lần: KBNN tính và thu phí dịch vụ thanh toán của đơn vị, tổ chức ngay khi thực hiện dịch vụ thanh toán (áp dụng đối với đơn vị, tổ chức, cá nhân không thường xuyên giao dịch với KBNN hoặc đơn vị, tổ chức, cá nhân nộp tiền mặt vào KBNN để chuyển tiền cho đơn vị khác, trừ trường hợp để nộp thu NSNN tại KBNN khác).

- Thu định kỳ theo tháng: Việc thu phí định kỳ được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận (Hợp đồng thanh toán) giữa các đơn vị KBNN với đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN, cuối tháng căn cứ trên thỏa thuận trong hợp đồng, KBNN lập Bảng kê tính phí dịch vụ thanh toán và thực hiện thu phí theo một trong hai phương thức sau:

+ Lập chứng từ và trích tài khoản tiền gửi của đơn vị, tổ chức, cá nhân để thu phí dịch vụ thanh toán; đồng thời gửi chứng từ bảo Nợ cho đơn vị, tổ chức.

+ Gửi Bảng kê tính phí dịch vụ thanh toán bảo cho đơn vị, tổ chức, cá nhân để chủ động nộp phí dịch vụ thanh toán cho KBNN (KBNN không thực hiện trích Nợ tài khoản tiền gửi của đơn vị, tổ chức).

3. Hạch toán kế toán

- Các khoản thu từ phí dịch vụ thanh toán và lãi tài khoản tiền gửi phải trả các đơn vị, tổ chức được hạch toán kế toán theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước.

- Định kỳ (tháng, năm), các đơn vị KBNN cấp dưới lập và gửi Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B03-TC theo Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/07/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), trong đó phản ánh đầy đủ các khoản lãi tài khoản tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán về KBNN cấp trên.