Điều 12 Thông tư 56/2012/TT-BGTVT quy định về kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành

Đơn vị đăng kiểm phải quản lý, lưu trữ Hồ sơ phương tiện, Hồ sơ kiểm định và dữ liệu kiểm định. Hồ sơ lưu trữ yêu cầu phải đầy đủ, được bảo quản tốt, dễ theo dõi, dễ kiểm tra.

1. Hồ sơ phương tiện gồm:

a) Phiếu lập Hồ sơ phương tiện.

b) Giấy tờ nêu tại điểm c, khoản 1, Điều 5 Thông tư này.

c) Các Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo).

d) Hai ảnh tổng thể rõ biển số của xe cơ giới chụp góc chéo khoảng 45° từ phía trước bên cạnh xe và phía sau góc đối diện (kể cả khi xe cơ giới thay đổi biển số hoặc cải tạo thay đổi hình dáng bố trí chung).

đ) Bản sao chụp Giấy chứng nhận, giấy đăng ký xe khi lập Phiếu lập Hồ sơ phương tiện và khi có thay đổi thông tin hành chính, kỹ thuật.

e) Các giấy tờ khác ghi nhận những thay đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có).

2. Hồ sơ kiểm định gồm:

a) Các Phiếu kiểm định;

b) Bản sao chụp các giấy tờ: giấy đăng ký xe, Giấy chứng nhận cấp mới cho xe cơ giới.

3. Dữ liệu kiểm định được lưu trữ tại Đơn vị đăng kiểm và trên Cơ sở dữ liệu của Chương trình Quản lý kiểm định.

4. Thời gian lưu trữ

a) Hồ sơ phương tiện: Lưu trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm kể từ khi phương tiện hết niên hạn.

b) Hồ sơ kiểm định: Lưu trữ trong thời hạn 3 năm kể từ ngày kiểm định.