Chương 5 Thông tư 1990/2001/TT-TCĐC hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do Tổng cục địa chính ban hành

c) Chủ sử dụng đất được Uỷ ban nhân dân tỉnh cấp GCNQSDĐ đăng ký vào quyển số 1; đất do Uỷ ban nhân dân xã đăng ký ghi vào cuối quyển số 1. Chủ sử dụng đất được Uỷ ban nhân dân cấp huyện cấp GCNQSDĐ đăng ký vào các quyển còn lại; Chủ sử dụng đất cư trú tại điểm dân cư nào thì đăng ký vào quyển của điểm dân cư đó; Hộ gia đình, cá nhân ở các điểm dân cư nhỏ thì đăng ký vào quyển của điểm dân cư gần nhất nơi họ tham gia sinh hoạt; các hộ gia đình, cá nhân có đất phụ canh trong xã đăng ký vào quyển riêng hoặc vào quyển cuối cùng của xã.

d) Sổ được lập lần lượt cho từng chủ sử dụng đất, mỗi chủ một trang, mỗi thửa đất một dòng; chủ sử dụng đất nhiều thửa đăng ký 1 trang không hết thì lập vào nhiều trang, cuối trang ghi số của trang tiếp theo và đầu trang tiếp theo ghi số của trang mà nó kế tiếp. Trên mỗi trang sổ, sau mỗi lần đăng ký phải kẻ dòng ngăn cách phía dưới thửa đăng ký cuối cùng.

3. Cách ghi sổ

a) Trang nội dung đăng ký đất.

- Phần: "Chủ sử dụng đất" được ghi như sau:

+ Mục "Tên chủ sử dụng đất": Tổ chức sử dụng đất ghi tên theo quyết định thành lập. Cơ sở tôn giáo, các công trình công cộng do Uỷ ban nhân dân xã đăng ký thì ghi tên gọi của công trình kèm theo địa danh có công trình; những loại đất khác do Uỷ ban nhân dân xã đăng ký thì ghi tên của loại đất như: đất nông nghiệp dành cho công ích xã hội, sông suối, đất bằng chưa sử dụng...

Hộ gia đình sử dụng đất thì ghi tên "Hộ ông (bà) và tên của chủ hộ" tên chủ hộ gia đình, cá nhân ghi theo khai sinh; trường hợp quyền sử dụng đất của chung hai vợ chồng (không phải đất giao cho hộ gia đình) thì ghi tên của cả vợ, chồng và ghi chú thêm việc đồng quyền sử dụng của vợ và chồng vào Phần III;

+ Mục "Năm sinh": Ghi theo khai sinh và chỉ ghi đối với chủ hộ gia đình, cá nhân.

+ Mục "Số CMND": Ghi số chứng minh nhân dân của chủ hộ gia đình, cá nhân.

+ Mục "Họ tên vợ/chồng" ghi theo khai sinh của vợ hoặc chồng của chủ hộ hiện còn sống.

+ Mục "Nơi thường trú": Ghi đầy đủ tên tỉnh, huyện, xã, thôn (ấp, xóm...) đường phố, số nhà - nơi đăng ký thường trú của chủ sử dụng đất; nếu nơi thường trú trùng với nơi lập sổ thì không phải ghi tên xã, huyện, tỉnh, (đã ghi ở bìa sổ). Người sử dụng đất có quốc tịnh nước ngoài thì ghi thêm quốc tịch của người đó.

+ Mục "Sổ quản lý": Ghi số thứ tự của chủ sử dụng đất trong phạm vi mỗi xã (số này trùng với số hồ sơ lưu trữ các tài liệu hình thành trong quá trình đăng ký của mỗi chủ sử dụng đất).

- Phần: "Đăng ký sử dụng đất"

+ Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của mỗi lần đăng ký vào sổ địa chính.

+ Cột 2 và 3: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính và số hiệu thửa đất, thửa có thêm số hiệu thửa phụ thì ghi lần lượt: số hiệu thửa chính, số hiệu thửa phụ (thửa phụ ghi trong ngoặc đơn). Ví dụ: 195 (10).

+ Cột 4: Ghi địa danh nơi có thửa đất như: Tên xứ đồng, tên thôn (xóm, ấp).

+ Cột 5: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m²); Thửa đất gộp nhiều mục đích sử dụng thì ghi thêm diện tích theo từng mục đích sử dụng ở các dòng dưới kế tiếp.

+ Cột 6: Ghi hạng đất tính thuế sử dụng đất đã được duyệt.

+ Cột 7: Ghi mục đích sử dụng đất được đăng ký và ghi bằng ký hiệu quy định ở trang cuối sổ.

+ Cột 8: Ghi ngày - tháng - năm hết hạn sử dụng đất.

+ Cột 9: Ghi căn cứ pháp lý của việc đăng ký vào sổ địa chính (số quyết định, ký hiệu văn bản và cơ quan ký, thời gian ký quyết định). Lần đăng ký ban đầu, căn cứ pháp lý và quyết định cấp GCNQSDĐ; Khi đăng ký biến động, căn cứ pháp lý là quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép hoặc xác nhận biến động (Quyết định giao, cho thuê đất; Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất...).

+ Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp GCNQSDĐ của giấy chứng nhận được cấp.

+ Cột 11: Chủ sử dụng đất ký vào dòng ghi thửa cuối cùng của mỗi lần đăng ký khi nhận GCNQSDĐ.

- Phần: "Những ràng buộc quyền sử dụng đất" để ghi chú trường hợp: Nhà nước cho thuê đất, giao đất có thu tiền (ghi số tiền nộp), đồng quyền sử dụng đất, ràng buộc về quy hoạch xây dựng, ràng buộc công trình chung (tường, lối đi...), những ràng buộc khác: ghi chú tài sản gắn liền với đất và tên người sở hữu khác (nếu có). Nội dung ghi chú gồm: Vị trí (số thửa đất, diện tích và nội dung ghi chú, ràng buộc).

- Phần: "Những thay đổi trong quá trình sử dụng" Ghi chú những thay đổi trong quá trình sử dụng đất phải đăng ký biến động, nội dung ghi như quy định tại điểm 4.2- mục "Cập nhật, chỉnh lý sổ" của hướng dẫn này.

b) Trang mục lục tên chủ dùng để tra cứu sổ địa chính. Quyển lập cho các tổ chức ghi theo thứ tự chủ sử dụng đất đăng ký vào sổ. Quyển lập cho các hộ gia đình và cá nhân, trang mục lục lập cho từng điểm dân cư lập sổ; tên chủ sử dụng đất trong mục lục được xếp theo vần A, B, C... theo chữ đầu của tên chủ; ghi hết mỗi vần để cách số dòng tối thiểu bằng tổng số chủ đã viết của vần đó để viết bổ sung sau này. Số thứ tự tên chủ được đánh liên tục từ 1 đến hết trong mỗi vần.

4. Cập nhật, chỉnh lý sổ.

a) Việc cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính chỉ được thực hiện cho những trường hợp biến động đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ký cấp GCNQSDĐ hoặc chứng nhận biến động lên GCNQSDĐ đã cấp.

b) Việc cập nhật, chỉnh lý từng loại hình biến động quy định như sau:

- Người được Nhà nước giao đất, cho thuê đất hoặc nhận chuyển quyền sử dụng đất được đăng ký tiếp vào các dòng còn trống của phần "Đăng ký sử dụng đất" thuộc trang đăng ký của người đó; nếu người đó chưa có tên trong sổ địa chính thì lập trang mới như quy định tại điểm 3 của hướng dẫn này.

- Người sử dụng đất bị thu hồi hoặc chuyển quyền sử dụng một phần diện tích đã đăng ký cho người khác thì gạch dòng thửa biến động (bằng mực đỏ) và ghi: số hiệu thửa biến động; Nội dung biến động (loại hình, diện tích biến động và tên người nhận QSDĐ); căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần: "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Phần diện tích chuyển quyền được đăng ký vào trang đăng ký của người nhận quyền sử dụng.

- Người sử dụng đất chuyển quyền sử dụng toàn bộ diện tích đã đăng ký cho người khác thì người nhận quyền sử dụng đất được đăng ký trên trang sổ đã đăng ký của chủ cũ bằng cách gạch tên chủ cũ (bằng mực đỏ); ghi tên chủ mới, hình thức chuyển quyền, căn cứ pháp lý chuyển quyền (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần: "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Quy định này thực hiện cho cả trường hợp đổi tên chủ sử dụng đất đã đăng ký.

Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất giữa hộ gia đình, cá nhân với tổ chức hoặc giữa các hộ gia đình ở các khu dân cư khác nhau thì gạch chéo góc trang thay đổi bằng nực đỏ và đăng ký cho người nhận quyền vào quyển khác theo đúng nguyên tắc lập sổ.

- Khi có sự thay đổi hình thể thửa đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất đã đăng ký thì gạch ngang dòng bằng mực đỏ thửa thay đổi và ghi lại xuống dòng dưới cùng của trang chủ sử dụng đã đăng ký; ghi chú số hiệu thửa thay đổi và căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần "những thay đổi trong quá trình sử dụng".

- Khi đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi: Số giấy chứng nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, nơi nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, số hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Khi chấp dứt thế chấp hoặc bảo lãnh phải gạch ngang dòng ghi tình trạng đang thế chấp hoặc bảo lãnh (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt thế chấp hoặc bảo lãnh ngày - tháng - năm" vào khoảng chống còn lại của dòng này.

- Khi đăng ký việc cho thuê, cho thuê lại đất phải ghi vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng" về các nội dung: số hiệu thửa cho thuê. Tên và địa chỉ thường trú của Bên thuê hay thuê lại đất, diện tích thuê (nếu thuê một phần của thửa đất), thời hạn thuê, số hợp đồng thuê đất. Khi chấm dứt việc cho thuê, cho thuê lại đất phải gạch ngang dòng ghi tình trạng cho thuê đất (bằng mực đỏ) và ghi chú thêm: "Đã chấm dứt cho thuê, cho thuê lại đất ngày-tháng-năm".

- Khi đăng ký việc góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi: Số hiệu thửa và diện tích đất góp vốn, tên tổ chức kinh tế nơi góp vốn, số hợp đồng góp vốn vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Khi chấm dứt góp vốn phải gạch ngang dòng ghi việc góp vốn (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt góp vốn ngày-tháng- năm" vào khoảng chống còn lại của dòng này.

- Khi người sử dụng đất khai báo mất GCNQSDĐ phải ghi "GCN số...bị mất ngày-tháng-năm" vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Khi cấp lại hay cấp đổi GCNQSDĐ mới thì gạch (bằng mực đỏ) số của GCNQSDĐ cũ tại cột 10 và ghi "GCN số... đã thu hồi - lý do thu hồi - được cấp lại, cấp đổi GCN mới số..." vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng".

MẪU TRANG NỘI DUNG SỔ ĐỊA CHÍNH KHU VỰC NÔNG THÔN

(Tiếp theo trang số...) Trang số ......

Chuyển tiếp trang số:

SỔ
ĐỊA CHÍNH

KHU VỰC ĐÔ THỊ

MÃ SỐ

PHƯỜNG, THỊ TRẤN:.................................................................

QUẬN, HUYỆN, THỊ XÃ, TP (thuộc tỉnh):................................

TỈNH, THÀNH PHỐ (trực thuộc TW):........................................

Quyển số:.........Tờ bản đồ số:..........

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ ĐỊA CHÍNH KHU VỰC ĐÔ THỊ

1. Mục đích lập sổ: Sổ địa chính được lập để đăng ký quyền sử dụng đất hợp pháp của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và đăng ký đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng, làm cơ sở để nhà nước thực hiện quản lý đất đai theo pháp luật.

2. Nguyên tắc lập sổ.

a) Sổ lập theo đơn vị hành chính phường, thị trấn: được Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn xác nhận, cơ quan địa chính các cấp huyện, tỉnh duyệt.

b) Sổ lập căn cứ vào hồ sơ kê khai đăng ký đất đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (dưới đây viết tắt là GCNQSDĐ).

c) Sổ lập riêng cho từng tờ bản đồ gồm tất cả các thửa đất, mỗi thửa đất lập một trang và vào theo thứ tự số hiệu thửa đất. Thửa đất có người sử dụng được đăng ký thì ghi đầy đủ các mục I, II, III, IV của trang sổ; thửa đất có nhiều người đăng ký thì ghi chi tiết quyền sử dụng đất của từng người vào mục III, mỗi người ghi một dòng, trường hợp ghi 1 trang không hết thì ghi nhiều trang, cuối trang trước ghi số của trang tiếp theo và đầu trang tiếp theo ghi số của trang mà nó kế tiếp. Thửa đất do Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn đăng ký chỉ ghi vào mục I và II của trang sổ; đất có công trình công cộng theo tuyến không có số thửa đăng ký vào cuối quyển sổ của tờ bản đồ đó.

d) Mỗi phường, thị trấn lập một quyển sổ mục lục chủ sử dụng đất để tra cứu; mục lục cho các tổ chức lập trước, các hộ gia đình và cá nhân lập sau; các hộ gia đình và cá nhân xếp theo vần A, B, C ... theo chữ đầu của tên chủ, ghi hết mỗi vần để cách số trang tối thiểu bằng số trang đã viết của vần đó để bổ sung sau này.

3. Cách ghi sổ

Mục I "Hiện trạng thửa đất" ghi các nội dung như sau:

- Cột 1 và 2: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính và số hiệu thửa đất đăng ký. Nơi đăng ký theo trích đo thì ghi số hiệu tờ trích đo vào cột số thửa và ghi chú thích "Trích đo" vào cột 5.

- Cột 3: Ghi diện tích của thửa đất theo đơn vị mét vuông. Thửa đất đo gộp nhiều loại đất thì ghi diện tích theo từng loại đất ở các dòng dưới kế tiếp.

- Cột 4: Ghi loại đất bằng ký hiệu như quy định thể hiện trên bản đồ địa chính.

- Cột 5: Ghi chú phương pháp đo đạc và những thông tin hiện trạng khác cần làm rõ thêm. Thửa đất do UBND phường, thị trấn quản lý và đăng ký thì ghi chú "Uỷ ban Nhân dân phường, thị trấn đăng ký".

- Cột "Hồ sơ gốc số": Ghi số thứ tự của hồ sơ gốc mỗi thửa đất; hồ sơ gốc gồm tập hợp các tài liệu hình thành trong quá trình đo đạc, đăng ký đất của các chủ sử dụng trên mỗi thửa đất; số thứ tự ghi từ 1 đến hết trong phạm vi từng phường, thị trấn và ghi đủ 5 chữ số Ả rập, ví dụ: "00145".

Mục II "Tài sản gắn liền với đất" ghi thông tin về nhà hoặc tài sản khác gắn liền với đất:

- Cột 1: Ghi địa chỉ của nhà: tên đường phố, số nhà... ngoài tên đơn vị hành chính đã ghi ở bìa sổ.

- Cột 2: Ghi diện tích chiếm đất của ngôi nhà theo đơn vị mét vuông.

- Cột 3: Ghi tổng diện tích sử dụng của nhà theo đơn vị mét vuông.

- Cột 4: Ghi tổng số tầng của ngôi nhà.

- Cột 5: Ghi rõ loại vật liệu sử dụng của tường, sàn, mái công trình; Ví dụ: Tường gạch, sàn, mái bê tông.

- Cột 6: Ghi tên các tài sản có giá trị khác gắn liền với đất theo quy định phải đăng ký.

Mục III: "Đăng ký sử dụng" để ghi nội dung đăng ký của từng chủ như sau:

- Cột 1: ghi ngày- tháng -năm chủ sử dụng đất đăng ký vào sổ địa chính.

- Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất được đăng ký; trường hợp địa chỉ thường trú của chủ sử dụng đất khác với địa chỉ nhà đã ghi ở mục II thì ghi thêm địa chỉ thường trú của chủ sử dụng đất vào cột này.

+ Đối với tổ chức: Ghi tên theo quyết định thành lập hoặc công nhận, cho phép hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Đối với hộ gia đình: ghi "Hộ ông (bà) và tên của chủ hộ": Chủ hộ gia đình hoặc cá nhân phải ghi đủ họ, tên theo khai sinh; trường hợp quyền sử dụng đất của chung 2 vợ chồng (không phải đất giao cho hộ gia đình) thì ghi tên của cả vợ, chồng và ghi chú thêm việc đồng quyền sử dụng của hai vợ chồng vào Phần IV.

+ Các cơ sở tôn giáo: Ghi tên gọi công trình xây dựng kèm theo địa danh nơi có công trình.

- Cột 3: Ghi số giấy chứng minh nhân dân của chủ hộ gia đình, cá nhân. Đối với người không có quốc tịch Việt Nam thì ghi tên nước mà người đó mang quốc tịch. Đối với tổ chức ghi số, ký hiệu và ngày ban hành quyết định thành lập hoặc công nhận, cho phép hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Cột 4 và 5: Ghi diện tích đất mà người sử dụng được đăng ký theo đơn vị mét vuông; diện tích đất có quyền sử dụng riêng được ghi ở cột 5; diện tích đất có quyền sử dụng chung với người khác được ghi ở cột ô; trường hợp một chủ sử dụng đất đăng ký sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau thì ghi diện tích theo từng mục đích sử dụng ở các dòng dưới kế tiếp.

- Cột 6: Ghi mục đích sử dụng đất được đăng ký (ghi bằng ký hiệu quy định ở trang cuối sổ địa chính).

- Cột 7: ghi ngày, tháng, năm hết hạn sử dụng đất.

- Cột 8: Ghi số hiệu của căn hộ thuộc quyền sở hữu của người đăng ký (đối với nhà chung cư).

- Cột 9: Ghi diện tích sử dụng của căn hộ thuộc quyền sở hữu của người đăng ký (đối với nhà chung cư).

- Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp GCNQSDĐ của giấy chứng nhận được cấp;

Mục IV "Những điều ràng buộc" để ghi chú trường hợp: Nhà nước cho thuê đất, giao đất có thu tiền (ghi số tiền nộp), đồng quyền sử dụng đất, rằng buộc về quy hoạch xây dựng, ràng buộc công trình chung (tường, lối đi), những ràng buộc khác (nếu có); ghi chú người có quyền sở hữu tài sản ghi ở mục II (trường hợp tài sản không thuộc sở hữu của người đăng ký ở mục III). Nội dung ghi chú phải ghi rõ: vị trí, diện tích, nội dung ràng buộc cụ thể.

Mục V "Ghi chú những thay đổi trong quá trình sử dụng đất": Để ghi chú những nội dung thay đổi phải chỉnh lý tại các mục I, II, III của trang sổ và đăng ký tình trạng cho thuê, cho thuê lại, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất, tình trạng mất GCNQSDĐ. Nội dung ghi chú các cột:

- Cột "Ngày- tháng- năm": Ghi thời gian thay đổi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Cột "Nội dung thay đổi" ghi tóm tắt: Vị trí thay đổi - lý do thay đổi - căn cứ pháp lý của việc thay đổi (Số, ký hiệu của văn bản và cơ quan ký, thời gian ký văn bản cho phép hoặc công nhận thay đổi).

Ví dụ: "Ông Nguyễn Văn Bé chuyển nhượng cho bà Lê Thị Ân 80 m² theo Hợp đồng số 425/HĐCN được UBND huyện xác nhận ngày 8/7/2001".

4. Cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính:

a) Việc cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính chỉ được thực hiện cho những trường hợp biến động đã được cấp GCNQSDĐ hoặc chứng nhận biến động lên GCNQSDĐ đã cấp.

b) Việc cập nhật, chỉnh lý từng loại hình biến động thực hiện như sau:

- Khi người sử dụng chuyển quyền sử dụng diện tích đã đăng ký cho chủ mới, thì gạch ngang dòng đăng ký của chủ cũ ở mục III của trang sổ (bằng mực đỏ); đăng ký phần diện tích còn lại của chủ cũ (nếu còn) và diện tích của chủ mới vào các dòng trống dưới kế tiép tại mục III của trang sổ; ghi chú việc thay đổi này vào mục V của trang sổ.

Khi chuyển quyền sử dụng một phần diện tích đất dẫn đến việc chia tách và thay đổi số hiệu thửa đất thì gạch chéo góc trang sổ đã thay đổi và ghi chú lý do thay đổi, số hiệu thửa mới thay thế vào Mục V của trang sổ; đăng ký cho Bên nhận quyền và diện tích còn lại của Bên chuyển quyền vào trang sổ mới theo đúng quy định tại điểm 2, 3 của hướng dẫn này.

- Khi thay đổi diện tích hoặc nội dung hiện trạng khác của thửa đất, hiện trạng công trình trên đất mà không có sự thay đổi nội dung đăng ký của từng chủ thì chỉnh lý như sau:

* Nếu nội dung thay đổi không làm thay đổi số hiệu thửa đất, thì gạch ngang dòng có nội dung thay đổi (bằng mực đỏ) và ghi lại nội dung mới vào dòng kế tiếp phía dưới của cột đó.

* Nếu nội dung thay đổi phải huỷ bỏ số hiệu thửa cũ và thay bằng các số hiệu thửa mới thì gạch chéo góc trang sổ đã thay đổi và ghi chú lý do thay đổi, số hiệu thửa mới thay thế vào Mục V của trang sổ; và lập trang sổ mới cho từng số thửa mới theo đúng quy định tại điểm 2, 3 của hướng dẫn này.

- Khi đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất: Ghi ngày- tháng- năm đăng ký thế chấp hoặc bảo lãnh, tên chủ sử dụng đất thế chấp hoặc bảo lãnh (nếu thửa đất có nhiều chủ đăng ký), nơi thế chấp hoặc bảo lãnh, số hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh vào mục V của trang sổ. Khi đăng ký xóa thế chấp hoặc bảo lãnh thì gạch ngang dòng ghi tình trạng đang thế chấp hoặc bảo lãnh (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt thế chấp, bảo lãnh ngày - tháng - năm" vào khoảng trống còn lại của dòng này hoặc dòng dưới kế tiếp.

- Khi đăng ký việc cho thuê, cho thuê lại đất phải ghi vào mục V của trang sổ các nội dung: Tên chủ sử dụng đất cho thuê (nếu thửa đất có nhiều chủ đăng ký), tên và địa chỉ thường trú của bên thuê hay thuê lại đất, diện tích thuê (nếu thuê một phần thửa đất), thời hạn thuê, số hợp đồng thuê đất. Khi chấm dứt việc cho thuê, cho thuê lại đất phải gạch ngang dòng đã ghi việc cho thuê đất (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt cho thuê hay cho thuê lại đất ngày - tháng - năm" vào khoảng trống còn lại của dòng này hoặc dòng dưới kế tiếp.

- Khi đăng ký việc góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi: Số hiệu thửa và diện tích đất góp vốn, tên tổ chức kinh tế nơi góp vốn, số hợp đồng góp vốn vào phần V. Khi chấm dứt góp vốn phải gạch ngang dòng ghi việc góp vốn (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt góp vốn ngày - tháng - năm" vào khoảng trống còn lại của dòng này.

- Khi người sử dụng đất khai báo mất GCNQSDĐ phải ghi "GCN số... bị mất ngày - tháng - năm" vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng". Trường hợp cấp lại hay cấp đổi GCNQSDĐ mới thì gạch (bằng mực đỏ) số vào sổ cấp GCNQSDĐ cũ tại cột 10 và ghi "GCN số.... đã thu hồi - lý do thu hồi - được cấp lại, cấp đổi GCNQSDĐ mới số...".

MẪU TRANG SỔ ĐỊA CHÍNH KHU VỰC ĐÔ THỊ

(tiếp theo trang số: ...) Trang số: .....

Chuyển tiếp trang số: .........

MẪU TRANG MỤC LỤC CHỦ SỬ DỤNG ĐẤT

(CỦA SỔ ĐỊA CHÍNH)

MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG ĐẤT VÀ KÝ HIỆU QUY ƯỚC

(Ghi trong sổ địa chính và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

SỔ
MỤC KÊ ĐẤT

KHU VỰC NÔNG THÔN

XĂ:...................................

HUYỆN:............................

TỈNH:................................

Quyển số: ...........

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ MỤC KÊ ĐẤT KHU VỰC NÔNG THÔN

1. Mục đích lập sổ: Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã để phục vụ yêu cầu thống kê diện tích đất và tra cứu bản đồ, sổ địa chính.

2. Nguyên tắc chung.

a) Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu Điều tra đo đạc đã được hoàn chỉnh theo kết quả đăng ký đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

b) Sổ lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ; mỗi thửa đất

liệt kê 1 dòng trên trang Nghị định chính của sổ. Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1/2 số trang sổ đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này. Nơi bản đồ địa chính có nhiều loại tỉ lệ thì tờ bản đồ tỉ lệ nhỏ vào trước, tờ bản đồ tỉ lệ lớn hơn vào sau.

c) Sổ lập theo đơn vị hành chính xă: được Uỷ ban nhân dân xã xác nhận, cơ quan địa chính các cấp huyện, tỉnh duyệt.

3. Cách ghi sổ.

- Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu từng trang sổ.

- Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ tự từ thửa số 1 đến thửa cuối cùng của mỗi tờ bản đồ.

- Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất như quy định viết sổ địa chính. Thửa đất gộp nhiều chủ sử dụng phải liệt kê lần lượt tên các chủ và diện tích sử dụng của mỗi chủ ở dòng dưới kế tiếp. Thửa đất đo bao được đo vẽ chi tiết ở tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn thì ở tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ không ghi tên chủ, diện tích, loại đất mà chỉ ghi số hiệu thửa đất đo bao và chú thích ở cột ghi chú là: "Đo bao, xem tờ bản đồ số...".

Đất giao thông, thuỷ lợi, sông suối không có số hiệu thửa thì tổng hợp diện tích theo từng loại đất có trên mỗi tờ bản đồ và ghi ở trang cuối cùng của tờ bản đồ đó.

- Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m²- Các cột tiếp theo (từ cột 4 đến cột 12) để ghi diện tích của thửa theo từng loại đất tương ứng với ký hiệu loại đất ghi ở đầu cột. Trường hợp trên trang sổ đã lập có số loại đất cần ghi lớn hơn số cột kẻ sẵn thì kẻ thêm cột mới vào phần ghi chú.

- Cột 13 để ghi chú các trường hợp: Số thửa bỏ, thửa đất đo bao và ghi chú việc chỉnh lý biến động như quy định tại điểm 5 dưới đây.

4. Tổng hợp diện tích

a) Tổng hợp cuối trang liệt kê thửa đất.

- Cộng diện tích các thửa đất ghi ở các cột (từ cột 3 đến cột 12) và ghi vào dòng "Cộng trang".

- Liệt kê các loại đối tượng sử dụng có trên trang sổ vào phần tổng hợp cuối trang theo thứ tự các cột của biểu thống kê diện tích đất.

- Cộng diện tích của từng loại đối tượng sử dụng đất ghi ở các cột loại đất.

b) Tổng hợp trang cuối sổ mục kê được thực hiện theo thứ tự từng loại đối tượng sử dụng; diện tích từng loại đất tổng hợp cuối mỗi trang liệt kê thửa đất được ghi 1 dòng trên trang tổng hợp cuối sổ, liệt kê xong các loại đất của mỗi loại đối tượng phải tổng hợp diện tích rồi mới liệt kê và tổng hợp cho loại đối tượng khác.

5. Chỉnh lý sổ

a) Việc chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện cho những trường hợp biến động đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động lên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp.

b) Việc chỉnh lý sổ quy định như sau:

- Các nội dung thay đổi phải được gạch ngang bằng mực đỏ

- Khi thay đổi loại đất: gạch bỏ diện tích ghi ở cột loại đất cũ và ghi vào cột loại đất mới trên cùng một dòng của thửa đất đã ghi.

- Khi thay đổi tên chủ sử dụng đất: Gạch bỏ tên chủ cũ (bằng mực đỏ) rồi ghi tên chủ sử dụng đất mới vào cột ghi chú.

- Khi tăng giảm diện tích thửa đất: Gạch bỏ dòng thửa thay đổi, ghi lại thửa đất theo số liệu mới xuống các trang cuối dành cho mỗi tờ bản đồ và ghi "Xem thửa số..." vào dòng thửa đã thay đổi ở cột ghi chú.

MẪU TRANG SỔ MỤC KÊ ĐẤT

(TRANG MỤC KÊ THỬA ĐẤT)

Tờ bản đồ số:........ Trang số:

MẨU TRANG SỔ MỤC KÊ ĐẤT

(TRANG TỔNG HỢP DIỆN TÍCH CÁC TRANG MỤC KÊ THỬA ĐẤT)

SỔ
CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN: ....................................................

HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, TP (thuộc tỉnh):.................................

TỈNH, THÀNH PHỐ (trực thuộc TW):.....................................

Quyển số: ...............

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

1. Mục đích lập sổ.

Sổ được lập để cơ quan địa chính thuộc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo dõi, quản lý việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở cấp ḿnh.

2. Nguyên tắc chung.

a) Sở Địa chính, Sở Địa chính - Nhà đất chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; Cơ quan Địa chính cấp huyện lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

b) Cơ quan Địa chính cấp huyện lập sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo phạm vi hành chính xã, phường, thị trấn; Sở Địa chính lập sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo phạm vi từng huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

c) Thứ tự vào sổ liên tiếp theo thứ tự giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp. Ghi hết nội dung của mỗi số giấy chứng nhận để cách 3 dòng rồi mới ghi cho giấy chứng nhận tiếp theo.

3. Ghi nội dung sổ.

a) Trang bìa sổ: ghi tên đơn vị hành chính các cấp xã, huyện, tỉnh.

b) Trang nội dung sổ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp.

Cột 1: Ghi số thứ tự giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp. Số thứ tự được ghi liên tục từ số 1 đến hết trong phạm vi từng xã (đối với quyển lập tại cơ quan Địa chính cấp huyện) hoặc trong phạm vi từng huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (đối với quyển lập tại Sở Địa chính).

Cột 2: ghi tên chủ sử dụng đất theo tên ghi trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Nơi thường trú ghi đầy đủ tên tỉnh, huyện, xã, thôn (ấp, xóm...) đường phố, số nhà - nơi đăng ký thường trú của chủ sử dụng đất. Nếu nơi thường trú ở tại xã lập sổ thì không phải ghi tên xã, huyện, tỉnh (đã ghi ở bìa sổ). Người sử dụng đất mang quốc tịch nước ngoài thì ghi thêm quốc tịch của người đó.

Cột 3: Ghi tổng diện tích các thửa đất được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đơn vị mét vuông (m2).

Cột 4: Ghi tổng số thửa đất được cấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cột 5: Ghi số hiệu từng thửa đất, số hiệu tờ bản đồ có thửa đất (ghi trong ngoặc đơn). Trường hợp giấy chứng nhận có nhiều thửa đất ở nhiều tờ bản đồ thì liệt kê hết số thửa đất của tờ bản đồ này rồi mới ghi các thửa đất của tờ bản đồ khác.

Cột 6: Ghi số quyết định, ký hiệu quyết định, thời gian ký quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (đối với lần đăng ký ban đầu) hoặc các quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất... (đối với các trường hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau lần đăng ký ban đầu).

Cột 7: Ghi chú các trường hợp huỷ hoặc cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

4. Cập nhật, chỉnh lý sổ

a) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp trong quyết toán đăng ký biến động đất đai được ghi vào sổ tiếp theo số thứ tự giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cuối cùng của đơn vị hành chính lập sổ.

b) Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất

- Nếu thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi "đã thu hồi" vào cột ghi chú

- Nếu giấy chứng nhận chuyển cho chủ mới thì ghi tên chủ mới và nơi thường trú vào cột ghi chú.

- Nếu một phần diện tích của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp được tách ra cấp theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới thì ghi số hiệu thửa đất tách ra và số thứ tự của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới vào cột ghi chú.

c) Trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để huỷ bỏ do thu hồi đất, do thiên tai không c̣n đất sử dụng và trường hợp cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất, viết sai giấy chứng nhận thì gạch ngang (bằng mực đỏ) dòng ghi nội dung của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã huỷ và ghi vào cột ghi chú" đã huỷ"; nếu cấp lại giấy chứng nhận khác thì ghi số thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp lại.

d) Trường hợp cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi chú: "đã thu hồi, số thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận mới cấp đổi".

MẪU TRANG SỔ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Trang số

SỔ THEO DÕI

BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN: ...........................................

HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, TP (thuộc tỉnh):........................

TỈNH, THÀNH PHỐ (trực thuộc TW):...............................

Quyển số: ...............

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ THEO DÕI BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

1. Mục đích lập sổ

Sổ được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến động đất đai ở các cấp và làm cơ sở để thống kê diện tích đất đai định kỳ hàng năm.

2. Nguyên tắc chung.

a) Sổ lập theo đơn vị hành chính cấp xã, do cán bộ địa chính cấp xã và cơ quan địa chính các cấp huyện, tỉnh lập và quản lý.

b) Sổ lập cho các hồ sơ đăng ký biến động do người sử dụng đất nộp và các "Thông báo chỉnh lý biến động" do cơ quan địa chính các cấp chuyển đến.

3. Ghi nội dung sổ.

a) Cột 1: ghi số thứ tự của hồ sơ đăng ký biến động hoặc "Thông báo chỉnh lý biến động" khi tiếp nhận; số thứ tự được ghi liên tục từ 1 đến hết trong mỗi năm. Trường hợp nhận được "Thông báo chỉnh lý biến động" của hồ sơ đăng ký biến động đã vào sổ thi ghi ngày nhận "Thông báo chỉnh lý biến động" vào cột 7 của dòng ghi hồ sơ đăng ký biến động đã nhận.

b) Cột 2: Ghi ngày - tháng - năm tiếp nhận hồ sơ đăng ký biến động của người sử dụng đất nộp; trường hợp nhận được "Thông báo chỉnh lý biến động" của cơ quan địa chính cấp có thẩm quyền gửi đến thì ghi ngày - tháng- năm tiếp nhận ở cột 7.

c) Cột 3: Ghi tên chủ sử dụng đất trước khi biến động và ghi nơi thường trú ở dòng dưới kế tiếp.

d) Cột 4: Ghi nội dung biến động như sau:

- Trường hợp chuyển quyền hoặc chia tách, cho tặng quyền sử dụng đất phải ghi: hình thức chuyển quyền (chuyển đổi, chuyển nhượng ... cho, tặng), tên người nhận chuyển quyền, diện tích chuyển quyền, loại đất thay đổi (nếu có).

- Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng đất phải ghi: mục đích sử dụng và diện tích đất thay đổi.

- Trường hợp giao đất, cho thuê đất thì ghi: tên người được giao đất, thuê đất, diện tích được giao, mục đích sử dụng.

- Trường hợp thu hồi đất, biến động do thiên tai thì ghi: lý do biến động, diện tích biến động, loại đất thay đổi sau biến động; trường hợp thu hồi đất giao cho người khác thì ghi tên người được giao đất.

- Trường hợp đổi tên chủ sử dụng phải ghi rơ: "Đổi tên chủ và ghi tên chủ dụng đất mới".

- Trường hợp đăng ký thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi: hình thức (thế chấp, bảo lãnh, góp vốn), số GCNQSDĐ và nơi thế chấp, bảo lãnh, góp vốn.

- Trường hợp cho thuê, cho thuê lại đất phải ghi: hình thức (cho thuê, cho thuê lại đất), tên người thuê, thuê lại đất.

- Trường hợp cấp đổi, cấp lại GCNQSDĐ phải ghi "Đổi GCN số...".

d) Cột 5 và 6: Ghi đối với những hồ sơ đăng ký biến động được tiếp nhận, giải quyết tại cơ quan nơi lập sổ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để tiếp tục giải quyết theo quy định của thủ tục đăng ký biến động. Nội dung ghi như sau:

- Cột 5: Ghi ngày - tháng- năm gửi hồ sơ đăng ký biến động đi.

- Cột 6: Ghi nơi nhận hồ sơ chuyển đến.

e) Cột 7: Ghi ngày- tháng- năm nhận được "Thông báo chỉnh lý biến động" của cơ quan có thẩm quyền giải quyết gửi đến để chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính.

MẪU TRANG SỔ THEO DÕI BIẾN ĐỘN G ĐẤT ĐAI

Trang số:....

(Mẫu số 05/ĐK)

QUYẾT ĐỊNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN

Về việc thành lập Hội đồng đăng ký đất đai

UỶ BAN NHÂN DÂN

- Căn cứ Luật Tổ chức của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30 tháng 11 năm 2001 của Tổng cục Địa chính Hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Xét đề nghị của...........................................................................................

QUYẾT ĐỊNH