Chương 4 Thông tư 1990/2001/TT-TCĐC hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do Tổng cục địa chính ban hành

c) Sổ mục kê đất;

d) Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

đ) Sổ theo dõi biến động đất đai;

e) Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất và các giấy tờ do người sử dụng đất nộp khi kê khai đăng ký đất ban đầu và đăng ký biến động đất đai.

g) Tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của Uỷ ban nhân dân cấp xã: Biên bản xét duyệt của Hội đồng Đăng ký đất đai; Tờ trình của Uỷ ban nhân dân cấp xã và cơ quan Địa chính các cấp tỉnh, huyện; Danh sách các trường hợp đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

h) Các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: quyết định thành lập Hội đồng Đăng ký đất đai; quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giải quyết các trường hợp vi phạm; quyết định chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển loại đất sử dụng; quyết định cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

i) Biên bản kiểm tra nghiệm thu hồ sơ địa chính.

2. Lập hồ sơ địa chính.

a) Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc lập bản đồ địa chính ở địa phương mình. Bản đồ địa chính được lập theo quy phạm đo vẽ bản đồ địa chính của Tổng cục Địa chính.

b) Uỷ ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ mục kê đất, sổ theo dõi biến động đất đai ở địa phương mình theo mẫu quy định kèm theo Thông tư này.

c) Sở Địa chính, cơ quan Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm lập sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp mình ký cấp.

d) Cơ quan Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệm thu hồ sơ địa chính của cấp xã. Sở địa chính chịu trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lập hồ sơ địa chính và tổ chức phúc tra kết quả nghiệm thu hồ sơ địa chính của cơ quan Địa chính cấp huyện.

3. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính.

a) Các tài liệu sau đây được lập thành 3 bộ lưu giữ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, cơ quan Địa chính cấp huyện và Sở Địa chính:

- Bản đồ địa chính;

- Sổ địa chính;

- Sổ mục kê đât;

- Sổ theo dõi biến động đất đai.

b) Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lập một bộ, lưu tại cơ quan Địa chính thuộc cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

c) Các tài liệu quy định tại điểm 1.e, 1.g, 1.h và 1.i của chương này được lưu tại cơ quan Địa chính thuộc cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

4. Chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính.

a) Hồ sơ địa chính phải chỉnh lý biến động gồm có:

- Bản đồ địa chính;

- Sổ địa chính;

- Sổ mục kê đất;

- Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

b) Trường hợp chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế quyền sử dụng đất đã hoàn thành thủ tục quy định tại Nghị định số 17/1999/NĐ-CP: cơ quan địa chính cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chứng nhận thay đổi lên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chỉnh lý hồ sơ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý hồ sơ địa chính, giao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người sử dụng đất.

c) Trường hợp cho thuê, cho thuê lại đất đã hoàn thành thủ tục quy định tại Nghị định số 17/1999/NĐ-CP: cán bộ địa chính cấp xã hoặc cơ quan Địa chính cấp có thẩm quyền xác nhận hợp đồng cho thuê, cho thuê lại đất thực hiện đăng ký việc cho thuê, cho thuê lại đất vào sổ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để đăng ký vào sổ địa chính.

Khi chấm dứt việc cho thuê, cho thuê lại đất, căn cứ vào Hợp đồng thuê, thuê lại đất đã có xác nhận chấm dứt việc thuê, thuê lại đất, cán bộ địa chính cấp xã hoặc cơ quan Địa chính cấp có thẩm quyền xác nhận hợp đồng cho thuê, cho thuê lại đất thực hiện việc xoá nội dung đã đăng ký cho thuê, cho thuê lại đất trên sổ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý sổ địa chính.

d) Trường hợp thế chấp và bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất đã hoàn thành thủ tục quy định tại Nghị định số 17/1999/NĐ-CP: cán bộ địa chính cấp xã (đối với trường hợp thế chấp, bảo lãnh của hộ gia đình, cá nhân) hoặc Sở Địa chính (đối với trường hợp thế chấp, bảo lãnh của tổ chức) đăng ký việc thế chấp, bảo lãnh vào sổ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để đăng ký vào sổ địa chính.

Khi chấm dứt việc thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất, căn cứ vào Hợp đồng đã có xác nhận xoá thế chấp, bảo lãnh; cán bộ địa chính cấp xã (đối với trường hợp thế chấp, bảo lãnh của hộ gia đình, cá nhân) hoặc Sở Địa chính (đối với trường hợp thế chấp, bảo lãnh của tổ chức) xoá nội dung đã đăng ký thế chấp, bảo lãnh trên sổ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý sổ địa chính.

đ) Trường hợp góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất đã hoàn thành thủ tục quy định tại Nghị định số 17/1999/NĐ-CP: cán bộ địa chính cấp xã (đối với trường hợp góp vốn của hộ gia đình, cá nhân) hoặc Sở Địa chính (đối với trường hợp góp vốn của tổ chức) đăng ký việc góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất vào sổ địa chính đang lưu giữ và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để đăng ký vào sổ địa chính.

Khi chấm dứt việc góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất; cán bộ địa chính cấp xã (đối với trường hợp góp vốn của hộ gia đình, cá nhân) hoặc Sở Địa chính (đối với trường hợp góp vốn của tổ chức) xoá nội dung đã đăng ký góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất trên sổ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý sổ địa chính.

Trường hợp góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất làm phát sinh pháp nhân mới sử dụng đất thì chỉnh lý hồ sơ địa chính sau khi pháp nhân mới hoàn thành việc đăng ký quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 34 của Nghị định số 17/1999/NĐ-CP.

e) Trường hợp thu hồi đất: Căn cứ quyết định thu hồi đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và biên bản thu hồi đất ngoài thực địa, cơ quan Địa chính thuộc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chịu trách nhiệm thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp để chỉnh lý hoặc huỷ bỏ, chỉnh lý hồ sơ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý hồ sơ địa chính.

g) Trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất từ ngày Thông tư này có hiệu lực: Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính và thông báo cho cơ quan quản lý hồ sơ địa chính các cấp để chỉnh lý hồ sơ địa chính.

h) Đối với các trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất; chia tách thửa đất hoặc thay đổi tên chủ sử dụng đất, biến động diện tích do thiên tại, cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định tại mục II- Chương 3 của Thông tư này.