Điều 8 Thông tư 195/2009/TT-BTC về giao nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng xuất cấp từ nguồn dự trữ quốc gia không thu tiền để cứu trợ, hỗ trợ, tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh do Bộ Tài chính ban hành

a) Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền về xuất hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ; căn cứ hồ sơ chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, thanh lý hợp đồng, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng ghi giảm giá trị hàng dự trữ quốc gia tương ứng với số lượng hàng thực tế đã xuất cấp, đồng thời ghi giảm nguồn vốn hàng dự trữ quốc gia theo đúng quy định của chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

Riêng đối với hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng theo khoản 2 Điều 3 Thông tư này, các đơn vị dự trữ quốc gia ghi giảm kho hàng dự trữ quốc gia để chuyển sang theo dõi hàng tạm xuất sử dụng.

b) Thực hiện thanh quyết toán các chi phí thực hiện xuất cấp hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ theo quy định tại Thông tư này và quy định tại các văn bản hướng dẫn hiện hành.

c) Kết thúc nhiệm vụ xuất hàng để cứu trợ, hỗ trợ các đơn vị trực tiếp xuất hàng tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện, gửi cơ quan quản lý cấp trên. Căn cứ báo cáo của các đơn vị về kết quả xuất cấp hàng, các Bộ, ngành tổng hợp báo cáo gửi Bộ Tài chính, để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

a) Công tác chỉ đạo thực hiện tiếp nhận, phân phối:

- Thủ trưởng các Bộ, ngành và địa phương được nhận hàng xuất cấp: căn cứ số lượng, giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp, có trách nhiệm phân phối kịp thời (tối đa là 30 ngày) ngay sau khi nhận được quyết định xuất cấp hàng dự trữ quốc gia của Thủ tướng Chính phủ; giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng cho các đơn vị, tổ chức có chức năng, để quản lý và thực hiện phân phối hàng cứu trợ, hỗ trợ (đối với lương thực, muối, giống cây trồng, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật, vật tư thiết bị y tế), hoặc tiếp nhận để quản lý, sử dụng phục vụ công tác tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn (đối với vật tư, trang thiết bị, phương tiện).

Quyết định phân bổ và danh sách các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng được gửi cho các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng, để phối hợp thực hiện.

- Các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng: Trong thời hạn tối đa là 20 ngày kể từ ngày các Bộ, ngành và địa phương ký quyết định phân bổ hàng, các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải triển khai tiếp nhận đủ số hàng được phân bổ. Quá thời gian quy định trên, các đơn vị dự trữ quốc gia xuất hàng báo cáo cơ quan quản lý cấp trên, để báo cáo Thủ tướng Chính phủ dừng cấp. Trừ trường hợp bất khả kháng, các Bộ, ngành và địa phương phải có văn bản nêu rõ lý do gửi Bộ Tài chính xem xét quyết định.

b) Quản lý hàng dự trữ quốc gia sau khi tiếp nhận, phân phối:

Hàng dự trữ quốc gia xuất thực hiện cứu trợ, hỗ trợ, sau khi tiếp nhận phải được theo dõi, quản lý chặt chẽ; việc phân phối, sử dụng phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng mục đích. Nghiêm cấm việc bán, đổi hàng để tạo nguồn bù đắp các chi phí, hoặc sử dụng sai mục đích. Cụ thể:

b.1. Đối với hàng dự trữ quốc gia là lương thực xuất để cứu trợ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, phân phối chủ động phối hợp với các ban, ngành, tổ chức có chức năng liên quan và chính quyền địa phương các cấp, có kế hoạch cụ thể, thực hiện phân phối kịp thời toàn bộ số hàng được cấp đến các đối tượng được cứu trợ theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kết quả tiếp nhận hàng, cơ quan tài chính các cấp ghi bổ sung kinh phí ngân sách nhà nước cấp cứu trợ, hỗ trợ cho địa phương mình theo chế độ kế toán hiện hành, để theo dõi, quản lý. Kết thúc đợt cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ kết quả phân phối, các hồ sơ, báo cáo liên quan, để quyết toán giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp cứu trợ, hỗ trợ và lập báo cáo gửi cơ quan quản lý cấp trên.

b.2. Đối với hàng dự trữ quốc gia là hạt giống các loại, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật xuất hỗ trợ địa phương để duy trì phát triển sản xuất, dập dịch, bệnh: Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận khẩn trương và chủ động phối hợp với địa phương được hỗ trợ, tổ chức thực hiện ngay để hỗ trợ nhân dân địa phương kịp thời đẩy nhanh sản xuất đáp ứng nhu cầu thời vụ, hoặc dập dịch, bệnh, ngăn chặn lây lan của dịch bệnh, bảo đảm ổn định đời sống của nhân dân và ổn định xã hội.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kết quả tiếp nhận hàng, tổ chức tài chính của các cơ quan, đơn vị ghi bổ sung kinh phí ngân sách nhà nước cấp cứu trợ, hỗ trợ cho cơ quan, đơn vị mình theo chế độ kế toán hiện hành, để theo dõi, quản lý. Khi hoàn thành, kết thúc nhiệm vụ cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ kết quả thực hiện, các hồ sơ, báo cáo liên quan, để quyết toán giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp cứu trợ, hỗ trợ và lập báo cáo gửi cơ quan tài chính đồng cấp và cơ quan quản lý cấp trên.

Trường hợp không sử dụng hết số hàng đã tiếp nhận (sau khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ), các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng như tài sản Nhà nước giao cho Bộ, ngành, địa phương, đơn vị.

b.3. Đối với hàng dự trữ quốc gia là các trang thiết bị, phương tiện, máy móc, hàng cứu hộ, cứu nạn: Thủ trưởng các Bộ, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các cơ quan, đơn vị được tiếp nhận, quản lý, sử dụng phải thực hiện đúng quy định của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, chế độ quy định hiện hành của Nhà nước về đăng ký, quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ đảm bảo khai thác sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả.

Trong quá trình quản lý, sử dụng, để đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đáp ứng kịp thời mọi tình huống khi có nhu cầu sử dụng, đơn vị thực hiện chế độ bảo quản, bảo dưỡng theo quy trình quy định của Nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan quản lý chuyên trách.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, hồ sơ, chứng từ liên quan, tổ chức tài chính của các cơ quan, đơn vị ghi tăng giá trị tài sản, công cụ, dụng cụ tại cơ quan, đơn vị mình theo chế độ kế toán quy định, thực hiện quản lý theo chế độ quy định và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Đồng thời lập báo cáo kết quả thực hiện tiếp nhận hàng xuất cấp gửi cơ quan tài chính đồng cấp và cơ quan quản lý cấp trên.

b.4. Riêng đối với hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng theo khoản 2 Điều 3 Thông tư này, các cơ quan, đơn vị nhận hàng hạch toán trên tài khoản ngoài bảng (tài khoản nhờ giữ hộ) và phản ảnh trên các sổ kế toán liên quan để theo dõi, quản lý đến khi giao hàng nhập lại kho dự trữ quốc gia theo chế độ quy định.

b.5. Trong quá trình quản lý, phân phối, sử dụng nếu xảy ra trường hợp bị mất, hư hỏng, các Bộ, ngành và địa phương phải thành lập Hội đồng để xử lý như đối với hàng hóa, tài sản của Bộ, ngành và địa phương mình theo các quy định và hướng dẫn hiện hành.

c. Quyết toán và báo cáo kết quả tiếp nhận, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ.

- Quyết toán kinh phí thực hiện cứu trợ, hỗ trợ: sau khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ, các Bộ, ngành và địa phương chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tiếp nhận, quản lý sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ chế độ quy định và hướng dẫn hiện hành lập báo cáo quyết toán kinh phí thực hiện cứu trợ, hỗ trợ để xem xét phê duyệt.

Đối với các chi phí quản lý, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ phục vụ hoạt động của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Nội vụ và của Ủy ban Quốc gia Tìm kiếm Cứu nạn, thực hiện quyết toán theo quy định và hướng dẫn riêng.

- Báo cáo kết quả tiếp nhận, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ: các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị thực hiện theo quy định và hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư này.