Chương 2 Thông tư 195/2009/TT-BTC về giao nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng xuất cấp từ nguồn dự trữ quốc gia không thu tiền để cứu trợ, hỗ trợ, tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh do Bộ Tài chính ban hành

a) Kiểm tra danh mục hàng hóa, quy cách, số lượng, chất lượng, hồ sơ tài liệu có liên quan.

b) Chuẩn bị nhân lực kiểm tra, giám sát tại các điểm kho xuất hàng; chuẩn bị phương tiện, nhân lực bốc xếp và phương tiện vận chuyển (nếu phải vận chuyển giao hàng).

2. Địa điểm giao hàng

a) Đối với hàng dự trữ quốc gia là lương thực, giống cây trồng, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật, vật tư thiết bị y tế xuất cấp để cứu trợ, hỗ trợ thì các đơn vị dự trữ quốc gia tổ chức vận chuyển và giao cho các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ nhận hàng, trên phương tiện của đơn vị dự trữ quốc gia giao hàng, tại trung tâm các quận, huyện được cấp hàng cứu trợ, hỗ trợ; hoặc giao hàng trên phương tiện của bên nhận tại cửa kho dự trữ quốc gia theo quyết định phân bổ của Thủ trưởng Bộ, ngành, hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trên nguyên tắc đảm bảo thuận tiện và rút ngắn thời gian cho đơn vị nhận hàng.

b) Đối với các loại hàng dự trữ quốc gia khác (bao gồm cả vật tư, trang thiết bị, phương tiện) được giao trên phương tiện vận chuyển của đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ nhận hàng tại cửa kho dự trữ quốc gia.

c) Trường hợp đặc biệt theo quyết định của cấp có thẩm quyền, yêu cầu phải vận chuyển để phục vụ nhiệm vụ khẩn cấp, các đơn vị dự trữ quốc gia được huy động, hoặc thuê phương tiện để kịp thời tổ chức vận chuyển, giao hàng đúng địa điểm quy định cho các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ nhận hàng đáp ứng yêu cầu khẩn cấp theo quy định hiện hành.

a) Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, trong đó ghi rõ hàng xuất cấp theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Giá trị hàng xuất cấp được phản ánh theo đơn giá đang theo dõi hạch toán trên sổ kế toán của đơn vị.

b) Lập biên bản giao nhận hàng, trong đó, ghi rõ họ tên, chức vụ người giao, người nhận hàng, đơn vị giao, đơn vị nhận hàng, thời gian, địa điểm, số lượng, giá trị và chất lượng hàng giao nhận (chi tiết theo từng loại danh mục mặt hàng).

c) Trường hợp xuất hàng dự trữ quốc gia để đáp ứng yêu cầu theo khoản 2 Điều 3 của Thông tư này, thì ngoài việc lưu giấy giới thiệu người đại diện của đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ nhận hàng, lập hồ sơ thủ tục và ghi theo các nội dung như trên, trong biên bản giao nhận hàng phải ghi rõ số chứng minh nhân dân, hoặc chứng minh thư quân đội, công an (nếu người đó là quân nhân, công an), ngày, tháng, năm cấp và nơi cấp của người nhận hàng, số biển kiểm soát phương tiện vận chuyển và các thông tin cần thiết khác (nếu thấy cần), để tiện theo dõi, quản lý và bổ sung hoàn thiện thủ tục sau này.

d) Đối với vật tư, trang thiết bị khi giao phải kèm theo các hồ sơ, tài liệu kỹ thuật (nếu có).

a) Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền về xuất hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ; căn cứ hồ sơ chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, thanh lý hợp đồng, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng ghi giảm giá trị hàng dự trữ quốc gia tương ứng với số lượng hàng thực tế đã xuất cấp, đồng thời ghi giảm nguồn vốn hàng dự trữ quốc gia theo đúng quy định của chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

Riêng đối với hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng theo khoản 2 Điều 3 Thông tư này, các đơn vị dự trữ quốc gia ghi giảm kho hàng dự trữ quốc gia để chuyển sang theo dõi hàng tạm xuất sử dụng.

b) Thực hiện thanh quyết toán các chi phí thực hiện xuất cấp hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ theo quy định tại Thông tư này và quy định tại các văn bản hướng dẫn hiện hành.

c) Kết thúc nhiệm vụ xuất hàng để cứu trợ, hỗ trợ các đơn vị trực tiếp xuất hàng tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện, gửi cơ quan quản lý cấp trên. Căn cứ báo cáo của các đơn vị về kết quả xuất cấp hàng, các Bộ, ngành tổng hợp báo cáo gửi Bộ Tài chính, để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

a) Công tác chỉ đạo thực hiện tiếp nhận, phân phối:

- Thủ trưởng các Bộ, ngành và địa phương được nhận hàng xuất cấp: căn cứ số lượng, giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp, có trách nhiệm phân phối kịp thời (tối đa là 30 ngày) ngay sau khi nhận được quyết định xuất cấp hàng dự trữ quốc gia của Thủ tướng Chính phủ; giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng cho các đơn vị, tổ chức có chức năng, để quản lý và thực hiện phân phối hàng cứu trợ, hỗ trợ (đối với lương thực, muối, giống cây trồng, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật, vật tư thiết bị y tế), hoặc tiếp nhận để quản lý, sử dụng phục vụ công tác tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn (đối với vật tư, trang thiết bị, phương tiện).

Quyết định phân bổ và danh sách các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng được gửi cho các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng, để phối hợp thực hiện.

- Các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng: Trong thời hạn tối đa là 20 ngày kể từ ngày các Bộ, ngành và địa phương ký quyết định phân bổ hàng, các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải triển khai tiếp nhận đủ số hàng được phân bổ. Quá thời gian quy định trên, các đơn vị dự trữ quốc gia xuất hàng báo cáo cơ quan quản lý cấp trên, để báo cáo Thủ tướng Chính phủ dừng cấp. Trừ trường hợp bất khả kháng, các Bộ, ngành và địa phương phải có văn bản nêu rõ lý do gửi Bộ Tài chính xem xét quyết định.

b) Quản lý hàng dự trữ quốc gia sau khi tiếp nhận, phân phối:

Hàng dự trữ quốc gia xuất thực hiện cứu trợ, hỗ trợ, sau khi tiếp nhận phải được theo dõi, quản lý chặt chẽ; việc phân phối, sử dụng phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng mục đích. Nghiêm cấm việc bán, đổi hàng để tạo nguồn bù đắp các chi phí, hoặc sử dụng sai mục đích. Cụ thể:

b.1. Đối với hàng dự trữ quốc gia là lương thực xuất để cứu trợ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, phân phối chủ động phối hợp với các ban, ngành, tổ chức có chức năng liên quan và chính quyền địa phương các cấp, có kế hoạch cụ thể, thực hiện phân phối kịp thời toàn bộ số hàng được cấp đến các đối tượng được cứu trợ theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kết quả tiếp nhận hàng, cơ quan tài chính các cấp ghi bổ sung kinh phí ngân sách nhà nước cấp cứu trợ, hỗ trợ cho địa phương mình theo chế độ kế toán hiện hành, để theo dõi, quản lý. Kết thúc đợt cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ kết quả phân phối, các hồ sơ, báo cáo liên quan, để quyết toán giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp cứu trợ, hỗ trợ và lập báo cáo gửi cơ quan quản lý cấp trên.

b.2. Đối với hàng dự trữ quốc gia là hạt giống các loại, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật xuất hỗ trợ địa phương để duy trì phát triển sản xuất, dập dịch, bệnh: Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận khẩn trương và chủ động phối hợp với địa phương được hỗ trợ, tổ chức thực hiện ngay để hỗ trợ nhân dân địa phương kịp thời đẩy nhanh sản xuất đáp ứng nhu cầu thời vụ, hoặc dập dịch, bệnh, ngăn chặn lây lan của dịch bệnh, bảo đảm ổn định đời sống của nhân dân và ổn định xã hội.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kết quả tiếp nhận hàng, tổ chức tài chính của các cơ quan, đơn vị ghi bổ sung kinh phí ngân sách nhà nước cấp cứu trợ, hỗ trợ cho cơ quan, đơn vị mình theo chế độ kế toán hiện hành, để theo dõi, quản lý. Khi hoàn thành, kết thúc nhiệm vụ cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ kết quả thực hiện, các hồ sơ, báo cáo liên quan, để quyết toán giá trị hàng dự trữ quốc gia được cấp cứu trợ, hỗ trợ và lập báo cáo gửi cơ quan tài chính đồng cấp và cơ quan quản lý cấp trên.

Trường hợp không sử dụng hết số hàng đã tiếp nhận (sau khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ), các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng như tài sản Nhà nước giao cho Bộ, ngành, địa phương, đơn vị.

b.3. Đối với hàng dự trữ quốc gia là các trang thiết bị, phương tiện, máy móc, hàng cứu hộ, cứu nạn: Thủ trưởng các Bộ, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các cơ quan, đơn vị được tiếp nhận, quản lý, sử dụng phải thực hiện đúng quy định của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, chế độ quy định hiện hành của Nhà nước về đăng ký, quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ đảm bảo khai thác sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả.

Trong quá trình quản lý, sử dụng, để đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đáp ứng kịp thời mọi tình huống khi có nhu cầu sử dụng, đơn vị thực hiện chế độ bảo quản, bảo dưỡng theo quy trình quy định của Nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan quản lý chuyên trách.

Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, hồ sơ, chứng từ liên quan, tổ chức tài chính của các cơ quan, đơn vị ghi tăng giá trị tài sản, công cụ, dụng cụ tại cơ quan, đơn vị mình theo chế độ kế toán quy định, thực hiện quản lý theo chế độ quy định và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Đồng thời lập báo cáo kết quả thực hiện tiếp nhận hàng xuất cấp gửi cơ quan tài chính đồng cấp và cơ quan quản lý cấp trên.

b.4. Riêng đối với hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng theo khoản 2 Điều 3 Thông tư này, các cơ quan, đơn vị nhận hàng hạch toán trên tài khoản ngoài bảng (tài khoản nhờ giữ hộ) và phản ảnh trên các sổ kế toán liên quan để theo dõi, quản lý đến khi giao hàng nhập lại kho dự trữ quốc gia theo chế độ quy định.

b.5. Trong quá trình quản lý, phân phối, sử dụng nếu xảy ra trường hợp bị mất, hư hỏng, các Bộ, ngành và địa phương phải thành lập Hội đồng để xử lý như đối với hàng hóa, tài sản của Bộ, ngành và địa phương mình theo các quy định và hướng dẫn hiện hành.

c. Quyết toán và báo cáo kết quả tiếp nhận, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ.

- Quyết toán kinh phí thực hiện cứu trợ, hỗ trợ: sau khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ, các Bộ, ngành và địa phương chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tiếp nhận, quản lý sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ, căn cứ chế độ quy định và hướng dẫn hiện hành lập báo cáo quyết toán kinh phí thực hiện cứu trợ, hỗ trợ để xem xét phê duyệt.

Đối với các chi phí quản lý, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ phục vụ hoạt động của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Nội vụ và của Ủy ban Quốc gia Tìm kiếm Cứu nạn, thực hiện quyết toán theo quy định và hướng dẫn riêng.

- Báo cáo kết quả tiếp nhận, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ: các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị thực hiện theo quy định và hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư này.

a) Đối với các đơn vị dự trữ quốc gia xuất giao hàng.

Nội dung và mức chi đối với các đơn vị dự trữ quốc gia xuất giao hàng, thực hiện theo quy định và hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính.

Các đơn vị dự trữ quốc gia xuất giao hàng lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí đảm bảo xuất hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước và các quy định hướng dẫn hiện hành.

b) Đối với các đơn vị, tổ chức tiếp nhận hàng thuộc các Bộ, ngành và địa phương được Nhà nước cấp hàng.

Toàn bộ các chi phí liên quan trong quá trình thực hiện, từ khâu tổ chức tiếp nhận, vận chuyển, quản lý, phân phối hàng đến đối tượng sử dụng; các chi phí thu hồi, bảo dưỡng kỹ thuật và chi phí bảo dưỡng, sửa chữa phục hồi đảm bảo chất lượng hàng dự trữ nhập lại kho (do bị hỏng hóc, kém chất lượng) đối với máy móc, thiết bị, phương tiện tạm xuất tái nhập lại kho dự trữ quốc gia theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này do Bộ, ngành và địa phương đảm bảo để thực hiện.

Thủ trưởng các Bộ, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước quy định, phê duyệt nội dung và mức chi để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

c) Nội dung chi phí quy định tại Thông tư này không áp dụng đối với các hoạt động tìm kiếm cứu nạn, cứu hộ, ứng phó thiên tai, thảm họa và chi phí liên quan trong quản lý, sử dụng của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Nội vụ.

a) Hình thức báo cáo: báo cáo bằng văn bản.

b) Kỳ báo cáo: thực hiện báo cáo theo vụ việc (sau khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ theo từng quyết định của Thủ tướng Chính phủ, hoặc ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ) và báo cáo năm.

c) Trường hợp đột xuất theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ, Thủ trưởng các Bộ, ngành, địa phương thực hiện báo cáo theo quy định.

a) Báo cáo xuất cấp hàng.

- Thủ trưởng các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng: căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ xuất hàng dự trữ quốc gia để thực hiện cứu trợ, hỗ trợ và kết quả thực hiện có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận chức năng của đơn vị tổng hợp báo cáo tình hình và kết quả thực hiện gửi cơ quan quản lý cấp trên.

Thời gian gửi báo cáo: báo cáo theo vụ việc chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày kết thúc việc xuất hàng và hai bên ký biên bản giao nhận hàng; báo cáo năm gửi trước ngày 20 tháng 1 năm sau.

- Thủ trưởng các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia: căn cứ báo cáo của các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất hàng, có trách nhiệm chỉ đạo đơn vị có chức năng tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức triển khai và kết quả thực hiện gửi Bộ Tài chính, để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Thời gian gửi báo cáo: đối với báo cáo theo vụ việc, chậm nhất sau 05 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của các đơn vị dự trữ quốc gia trực tiếp xuất cấp hàng và báo cáo năm gửi trước ngày 25 tháng 1 năm sau.

b) Báo cáo tiếp nhận, quản lý, phân phối sử dụng hàng cứu trợ, hỗ trợ.

- Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng cứu trợ, hỗ trợ: căn cứ số lượng và giá trị hàng được cơ quan có thẩm quyền giao, kết quả thực tế tiếp nhận, quản lý, phân phối, sử dụng có trách nhiệm chỉ đạo đơn vị tổng hợp báo cáo gửi cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp về kết quả tiếp nhận, phân phối, sử dụng hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ.

Thời gian gửi báo cáo: đối với báo cáo theo vụ việc chậm nhất sau 10 ngày kể từ khi kết thúc việc cứu trợ, hỗ trợ và báo cáo năm gửi trước ngày 20 tháng 1 năm sau.

- Sở Tài chính các địa phương, hàng năm căn cứ báo cáo của các đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, phân phối, sử dụng về số lượng, giá trị hàng được Nhà nước cấp cứu trợ, hỗ trợ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kết quả tình hình tiếp nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng cứu trợ, hỗ trợ của địa phương và hạch toán phần giá trị của địa phương mình nhận vào kinh phí Trung ương cứu trợ, khi báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm.

- Thủ trưởng các Bộ, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được Nhà nước cấp hàng có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan, đơn vị chức năng thuộc Bộ, ngành và địa phương mình, căn cứ báo cáo của các đơn vị về kết quả tiếp nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng dự trữ quốc gia để cứu trợ, hỗ trợ tổng hợp gửi Bộ Tài chính, để phối hợp quản lý và tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Thời gian gửi báo cáo: đối với báo cáo theo vụ việc chậm nhất sau 05 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của các đơn vị và báo cáo năm gửi trước ngày 25 tháng 1 năm sau.