Điều 7 Thông tư 195/2009/TT-BTC về giao nhận, quản lý, phân phối, sử dụng hàng xuất cấp từ nguồn dự trữ quốc gia không thu tiền để cứu trợ, hỗ trợ, tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh do Bộ Tài chính ban hành

a) Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, trong đó ghi rõ hàng xuất cấp theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Giá trị hàng xuất cấp được phản ánh theo đơn giá đang theo dõi hạch toán trên sổ kế toán của đơn vị.

b) Lập biên bản giao nhận hàng, trong đó, ghi rõ họ tên, chức vụ người giao, người nhận hàng, đơn vị giao, đơn vị nhận hàng, thời gian, địa điểm, số lượng, giá trị và chất lượng hàng giao nhận (chi tiết theo từng loại danh mục mặt hàng).

c) Trường hợp xuất hàng dự trữ quốc gia để đáp ứng yêu cầu theo khoản 2 Điều 3 của Thông tư này, thì ngoài việc lưu giấy giới thiệu người đại diện của đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ nhận hàng, lập hồ sơ thủ tục và ghi theo các nội dung như trên, trong biên bản giao nhận hàng phải ghi rõ số chứng minh nhân dân, hoặc chứng minh thư quân đội, công an (nếu người đó là quân nhân, công an), ngày, tháng, năm cấp và nơi cấp của người nhận hàng, số biển kiểm soát phương tiện vận chuyển và các thông tin cần thiết khác (nếu thấy cần), để tiện theo dõi, quản lý và bổ sung hoàn thiện thủ tục sau này.

d) Đối với vật tư, trang thiết bị khi giao phải kèm theo các hồ sơ, tài liệu kỹ thuật (nếu có).