a. Để bảo đảm nguyên tắc thống nhất quản lý sổ lao động trên toàn Quốc, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội tổ chức in và phát hành theo mẫu quy định.

b. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố là đầu mối cung cấp sổ lao động cho các đơn vị đóng trên địa bàn. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện quản lý và tổ chức hướng dẫn các đơn vị triển khai cấp sổ lao động, theo dõi, kiểm tra việc sử dụng và quản lý sổ lao động ở các đơn vị.

c. Đơn vị sử dụng lao động là nơi trực tiếp quản lý và sử dụng sổ lao động trong thời gian người lao động làm việc tại đơn vị. Sổ lao động phải được bảo quản theo chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị. Tuỳ theo số lượng lao động trong đơn vị nhiều hay ít, đơn vị bố trí người chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và ghi sổ, ngoài ra không một ai được tự ý ghi vào sổ.

d. Sổ lao động giao lại cho người lao động trong các trường hợp sau:

- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ thôi việc theo chế độ trợ cấp 1 lần, nghỉ hưu, mất sức.

- Người lao động đang thực hiện hợp đồng lao động nhưng tạm hoãn để đi làm nghĩa vụ quân sự, bị tạm giữ... khi hết hạn không muốn trở về đơn vị cũ để tiếp tục làm việc.

Trước khi giao sổ lao động cho người lao động, đơn vị phải ghi đầy đủ các chế độ và quyền lợi mà họ được hưởng, sau đó phải được tổ thẩm định thông qua và thông báo cho người lao động kiểm tra lại trước khi nhận lại sổ lao động. Giám đốc (người chủ sử dụng) đại diện cho tổ thẩm định chịu trách nhiệm ký tên và đóng dấu vào sổ lao động. Trường hợp cần thiết nếu Giám đốc không ký được thì uỷ quyền cho Phó giám đốc ký thay. Thời hạn trả lại sổ lao động cho người lao động không quá 07 ngày tính từ ngày đơn vị ra quyết định thôi làm việc tại đơn vị, người lao động nhận lại sổ phải ký tên vào quyển sổ theo dõi cấp sổ lao động của đơn vị (ghi rõ ngày, tháng, năm nhận sổ).

đ. Để phát huy tốt tác dụng của sổ lao động, khi sử dụng sổ lao động yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương và đơn vị thực hiện theo đúng các quy định sau:

- Đối với các Bộ, các ngành, các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố: theo dõi, quản lý lao động thông qua sổ lao động. Căn cứ vào nội dung của sổ lao động, cơ quan quản lý lao động khai thác các thông tin cần thiết phục vụ công tác hoạch định chính sách và quản lý, sử dụng lao động.

- Đối với đơn vị sử dụng lao động sổ lao động để theo dõi sự trưởng thành của người lao động, xem xét nâng bậc, đi học, chuyển đổi công việc và các quyền lợi khác trong quá trình làm việc tại đơn vị.

- Đối với người lao động dùng sổ lao động để làm cơ sở theo dõi và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp xảy ra, chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết chế độ, xuất trình với đơn vị sử dụng lao động để bố trí sắp xếp việc làm (kèm theo đơn xin việc làm). Trường hợp đơn vị sử dụng lao động có những yêu cầu thêm do đòi hỏi của những công việc đặc biệt thì đơn vị sử dụng lao động báo cho người lao động biết.

e. Khi người lao động chuyển sang làm việc ở đơn vị khác ngoài tỉnh, hoặc người tỉnh khác chuyển đến phải báo cáo Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện để làm thủ tục cần thiết cho việc chuyển đi, chuyển đến.

f. Trường hợp đơn vị hoặc người lao động làm mất sổ lao động, để được cấp lại sổ lao động mới, cần phải thực hiện theo quy định sau: đơn vị lập biên bản tại chỗ với sự tham gia của trưởng phòng tổ chức, công đoàn và người lao động để xác nhận trường hợp mất sổ (nguyên nhân, vị trí, thời điểm). Trường hợp mất sổ đơn vị không xác nhận được do có liên quan đến các vấn đề khác như: kinh tế và chính trị... thì phải báo công an cùng điều tra cho rõ. Đơn vị gửi công văn đề nghị cấp sổ bổ sung kèm theo biên bản cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể Sở Lao động - Thương binh và Xã hội kiểm tra, xem xét và xử lý theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về quản lý và sử dụng sổ lao động (khi có quy định này) đồng thời thông báo cho đơn vị và người lao động huỷ bỏ sổ lao động cũ cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để cấp sổ mới. Sổ lao động cấp bổ sung phải ghi theo số và ký hiệu riêng (do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội quy định).

a. Đối với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội:

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố phải chủ động nắm đối tượng cần cấp sổ, trên cơ sở số lượng đăng ký của các đơn vị (Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn. Việc đăng ký mua sổ lao động được thực hiện như sau: đơn vị hạch toán độc lập đóng trên địa bàn của địa phương nào thì đăng ký mua sổ ở địa phương đó. Đối với các đơn vị nằm trong các Tổng công ty, Công ty liên hiệp các xí nghiệp như: Tổng cục Đường sắt, Tổng cục Bưu điện, Năng lượng... mọi hoạt động tập trung một đầu mối là các liên hiệp, công ty, còn các đơn vị nằm ở các nơi khác chỉ là một bộ phận cấu thành thì đầu mối để đăng ký mua sổ là văn phòng công ty, liên hiệp và mua tại địa phương nơi văn phòng công ty, liên hiệp đóng trụ sở.

- Để chuẩn bị cho việc cấp sổ lao động được tốt, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải lập hệ thống sổ sách riêng (sổ cái và các loại sổ khác quy định kèm theo thông tư này) và bố trí cán bộ để theo dõi chặt chẽ việc cấp sổ ngay từ ngày đầu tiên. Sổ lao động phát ra căn cứ theo danh sách trích ngang của từng đơn vị và ghi theo số và ký hiệu riêng (theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Việc quy định các ký hiệu riêng theo từng thành phần kinh tế, điều đó sẽ giúp cho các Sở theo dõi, quản lý lao động xã hội trên từng địa bàn. Thí dụ: nhà máy 8-3 thuộc Bộ công nghiệp nhẹ có ký hiệu - TW.

- Về kinh phí mua sổ lao động: từng đơn vị chuẩn bị kinh phí và đăng ký mua sổ lao động ở các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Kinh phí mua sổ này đơn vị tạm ứng trước và sẽ thu lại sau khi cấp sổ cho người lao động. Việc giao nhận sổ lao động giữa Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và đơn vị thực hiện theo phương thức nhận trực tiếp tại Sở hoặc qua bưu điện. Nếu nhận qua bưu điện đơn vị sẽ tính trả tiền bưu phí cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

b. Đối với các đơn vị khi tiến hành làm sổ lao động phải thực hiện theo trình tự sau:

- Trước hết thủ trưởng đơn vị phải nhận thức đúng chủ trương của Nhà nước ban hành sổ lao động, từ đó tổ chức phổ biến chủ trương và cách làm cho cán bộ chủ chốt của các phòng, ban hiểu và nắm được rõ mục đích, yêu cầu của việc cấp sổ lao động. Sau đó đơn vị phải tổ chức phổ biến đến từng người lao động để họ nhận thấy rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trước khi bắt tay vào thực hiện.

- Đối với đơn vị chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động trước khi tiến hành cấp sổ lao động đơn vị phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất của đơn vị để sắp xếp, bố trí lại lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đối với những người đủ điều kiện chuyển sang ký hợp đồng lao động thì đơn vị tổ chức cho người lao động ký hợp đồng và cấp sổ lao động.

- Đối với các đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng lao động thì thực hiện cấp sổ lao động cho những người đã ký hợp đồng lao động. Sau đó cấp sổ lao động cho những người chưa ký hợp đồng lao động.

- Việc ghi sổ lao động yêu cầu phải chính xác, đầy đủ và thực hiện theo đúng các quy định sau:

* Ghi lần đầu: Người được cấp sổ lao động đã có quá trình công tác, đơn vị phát 02 bản khai "Cấp sổ lao động" để họ tự kê khai. Trường hợp người lao động không tự khai được thì Phòng tổ chức của đơn vị giúp họ khai đúng. Căn cứ vào hồ sơ cũ, đối chiếu với bản khai, đơn vị hoàn chỉnh bản khai của từng người và tiến hành ghi vào sổ lao động. Sau đó toàn bộ sổ lao động và bản khai phải được tổ thẩm định thông qua. Giám đốc ký xác nhận vào các bản khai, đơn vị giao cho người lao động 1 bản khai để họ lưu giữ (tổ thẩm định do Giám đốc chủ trì và các thành viên: công đoàn và trưởng phòng tổ chức).

Trường hợp người lao động lần đầu tiên đi làm việc và ký hợp đồng lao động chưa có sổ lao động phải nộp đầy đủ các giấy tờ (theo quy định hiện hành cho đơn vị như: bản sơ yếu lý lịch, văn bằng xác nhận trình độ chuyên môn, tay nghề, đơn xin việc làm. Sau đó đơn vị cũng làm theo trình tự như trên để hoàn chỉnh sổ lao động cho người lao động.

* Ghi cập nhật (bổ sung); trong quá trình làm việc người lao động có thay đổi về nâng bậc, đi học... nội dụng thuộc phần nào của sổ lao động, đơn vị phải ghi bổ sung ngay vào đó trong thời gian ba ngày kể từ ngày có quyết định chính thức. Đồng thời đơn vị báo cho người lao động biết để bổ sung vào tờ khai lưu giữ của mình.

* Kiểm tra thường kỳ 6 tháng, 1 năm: việc tổ chức kiểm tra định kỳ, nhằm giúp cho đơn vị phát hiện kịp thời các trường hợp ghi vào sổ không đúng hoặc bỏ sót chưa ghi để bổ sung hoàn chỉnh sổ; hoặc phát hiện kịp thời các sổ bị hỏng, sau đó Giám đốc ký nháy vào bên cạnh các điều ghi bổ sung vào sổ lao động.

Đối với người lao động đã chuyển sang ký hợp đồng lao động theo Quyết định số 217/HĐBT ngày 14-11-1987 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư số 01/LĐTBXH-TT ngày 9-1-1988 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng không tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì thời gian đó không được ghi vào sổ lao động để tính thời gian được hưởng bảo hiểm xã hội. Trên đây là một số quy định cho việc ghi sổ lần đầu, ghi bổ sung và kiểm tra thường kỳ hàng năm, còn việc ghi cụ thể các nội dung vào sổ lao động, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định trong bản: "Hương dẫn ghi vào sổ lao động" kèm theo Thông tư này. Mọi sổ lao động phải thực hiện đúng quy định như trên, nếu thiếu một trong các quy định trên sổ lao động sẽ không có giá trị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Việc tổ chức cấp sổ lao động cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đúng yêu cầu, đúng đối tượng và đúng qui trình đã được quy định trong Thông tư này là một việc rất quan trọng, quyết định kết quả của công việc này. Do vậy Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương và đơn vị thực hiện tốt một số việc sau:

1. Đối với các Bộ chủ quản: sau khi nhận được Thông tư này phải tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo và tạo điều kiện giúp đỡ các đơn vị trực thuộc thực hiện.

2. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là đầu mối tổ chức cung cấp sổ lao động cho tất cả các đơn vị (kể cả Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn (trừ các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang theo hệ thống quản lý riêng). Vì vậy các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải quán triệt đầy đủ các văn bản hướng dẫn của Bộ để hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng quy định. Đối với các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải chuẩn bị hệ thống sổ sách theo dõi việc cung cấp sổ lao động, cán bộ thực hiện và các vấn đề khác có liên quan để tạo điều kiện cho các đơn vị đăng ký mua sổ nhanh, gọn, kịp thời và đúng đối tượng tránh gây phiền hà cho đơn vị. Tuy nhiên khi tiến hành cấp sổ lao động cho đơn vị nào Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải xem xét cẩn thận, đơn vị đủ điều kiện mới cấp.