THÔNG TƯ

Thực hiện Điều 15 Pháp lệnh Hợp đồng lao động ngày 30 tháng 8 năm 1990 của Hội đồng Nhà nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994 về việc cấp, quản lý và sử dụng sổ lao động. Đến nay Thông tư này vẫn còn phù hợp với thực tiễn và không trái với Điều 6, Điều 183 và Điều 196 của Bộ Luật Lao động, chỉ có một số điểm Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn bổ sung thêm như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI CẤP SỔ LAO ĐỘNG:

Đối tượng và phạm vi cấp sổ lao động thực hiện theo điểm a khoản 2 mục I của Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994, nay bổ sung đối tượng được cấp sổ lao động như sau:

- Công dân Việt Nam ít nhất đủ 15 tuổi, có khả năng lao động, thực hiện ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản có thời hạn từ 3 tháng trở lên;

- Trẻ em chưa đủ 15 tuổi làm việc ở một số nghề và công việc theo quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

II. VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ THỦ TỤC CẤP SỔ LAO ĐỘNG:

Việc quản lý, sử dụng và thủ tục cấp sổ lao động thực hiện theo mục II, Thông tư số 18/LĐBTXH-TT ngày 31-5-1994, nay hướng dẫn và bổ sung thêm một số điềm sau:

1. Việc chuẩn bị hồ sơ cấp sổ lao động:

Chuẩn bị hồ sơ phục vụ cho việc cấp sổ lao động là một công việc rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Do vậy để giúp cho việc kê khai cấp sổ lao động được thuận lợi, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của người lao động, đồng thời báo cho người lao động chuẩn bị hồ sơ cá nhân của mình để đối chiếu và tiến hành kê khai cấp sổ lao động. Trường hợp hồ sơ của người lao động bị mất, thiếu các giấy tờ cần thiết hoặc còn những vấn đề cần xác minh thì doanh nghiệp phải thực hiện tiếp một số công việc sau:

- Đối với hồ sơ thiếu giấy tờ mà người lao động có khả năng bổ sung doanh nghiệp yêu cầu người lao động bổ sung ngay. Nếu việc cần xác minh vượt quá khả năng của người lao động thì doanh nghiệp phải tổ chức đi xác minh cho người lao động.

- Đối với hồ sơ bị mất giấy tờ trong trường hợp doanh nghiệp đã giải thích thì phải có xác nhận (bằng văn bản) của cấp trên trực tiếp của đơn vị đó.

2. Việc theo dõi và quản lý sổ lao động của người lao động có nhu cầu chuyển đi tỉnh khác hoặc tỉnh khác chuyển đến theo quy định tại điểm c khoản 1 mục II Thông tư số 18/LĐBTXH-TT ngày 31-5-1994, nay bổ sung thêm như sau:

- Về cách làm: Doanh nghiệp phải gửi thông báo và sổ lao động của người lao động có quyết định chuyển đi hoặc chuyển đến cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Căn cứ vào đó Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xem xét và ghi xác nhận vào trang 32 của sổ lao động. Riêng đối với các tỉnh, thành phố có địa bàn hoạt động rộng, nếu tập trung đầu mối tại Sở sẽ không thuận lợi cho các doanh nghiệp thì Sở Lao động - Thương binh và Xã hội giao cho các quận, huyện trực tiếp nhận yêu cầu của các doanh nghiệp, sau đó tổng hợp, báo cáo Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để giải quyết.

3. Đăng ký cấp sổ lao động.

Việc đăng ký cấp sổ lao động thực hiện theo điểm a khoản 2 mục II Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994, nay bổ sung thêm như sau:

- Về nguyên tắc sổ lao động cấp theo địa bàn; đơn vị đóng ở đâu thì đăng ký cấp sổ lao động ở địa phương đó. Do vậy đối với các đơn vị thành viên thuộc các Tổng công ty, công ty, Liên hiệp các xí nghiệp v.v... mà các Tổng công ty, công ty, Liên hiệp các xí nghiệp này hoạt động trên một địa bàn rộng gồm nhiều tỉnh hoặc trong cả nước thì Giám đốc thành viên được cấp có thẩm quyền uỷ quyền (bằng văn bản) ký hợp đồng lao động với người lao động thì có đủ thẩm quyền để đăng ký xin cấp sổ lao động với địa phương.

- Sau khi ký hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp phải tiến hành các thủ tục cấp sổ lao động cho người lao động (nếu chưa có sổ lao động) trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chính thức ký hợp đồng lao động.

4. Ghi sổ lao động và ghi tờ khai cấp sổ lao động:

a. Ghi sổ lao động: Phần "quá trình làm việc":

- Ghi quá trình làm việc của người lao động bao gồm: Thời gian làm việc theo "biên chế"; thời gian làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn 1 năm trở lên (trước 1-1-1995); thời gian làm việc theo hợp đồng lao động với thời hạn 3 tháng trở lên (từ 1-1-1995 trở đi); thời gian phục vụ lực lượng vũ trang nhân dân; thời gian đi học do đơn vị cử.

- Việc ghi tiền lương vào sổ lao động để làm cơ sở cho việc tính các chế độ cho người lao động như: trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, thất nghiệp; đồng thời là cơ sở để đánh giá sự trưởng thành của người lao động trong quá trình làm việc. Do vậy việc ghi tiền lương vào sổ lao động phải ghi đúng các mức lương cơ bản và phụ cấp lương (nếu có) mà người lao động đã được hưởng trong quá trình làm việc.

b. Ghi "Tờ khai cấp sổ lao động", phần "Các chế độ đã được hưởng":

Các chế độ người lao động đã được hưởng đến thời điểm kê khai cấp sổ lao động phải được ghi đầy đủ và chính xác. Về cách ghi phần này đã quy định tại trang 4 của tờ khai, nay cần lưu ý thêm về cách ghi như sau:

- Cột "Thời gian": ghi rõ số năm, tháng mà người lao động đã được hưởng.

- Cột "Mức": ghi số tiền mà người lao động đã được hưởng.

- Cột "Đơn vị thanh toán": ghi tên đơn vị, cơ quan giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động.

Trường hợp người lao động đã hưởng chế độ từ 02 lần trở lên thì ghi tổng số thời gian và số tiền đã được hưởng; tên các đơn vị, cơ quan đã giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động.

5. Sổ lao động cấp cho người lao động theo Điều 183 Bộ luật Lao động và khoản 2 Điều 19 Nghị định 72/CP ngày 31-10-1995 được sử dụng vào một số công việc theo quy định tại khoản 1 mục I Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994 và một số công việc sau:

- Làm căn cứ để giải quyết các chế độ về: thôi việc, thất nghiệp, mất việc làm...

- Là một loại giấy tờ quan trọng trong hồ sơ xin việc làm của người lao động;

- Là một công cụ để quản lý lao động xã hội.

Để thực hiện được yêu cầu trên, việc cấp sổ lao động phải đảm bảo nguyên tắc: cấp đúng đối tượng, ghi đầy đủ, chính xác theo đúng quy trình và thủ tục cấp sổ lao động đã quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994 và Thông tư này.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Để việc triển khai cấp sổ lao động thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994 và Thông tư này, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố phải thực hiện tốt một số công việc sau:

1. Tổ chức kiểm tra và đánh giá từng bước thực hiện công tác này, qua đó rút ra những kết luận, kinh nghiệm cần thiết và đề ra biện pháp tổ thức thực hiện có hiệu quả hơn;

2. Chỉ đạo, đôn đốc và hướng dẫn doanh nghiệp về thủ tục và cách tiến hành cấp sổ lao động theo đúng quy trình đã quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994;

3. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo mẫu đã quy định đính kèm Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31-5-1994;

4. Trong quá trình tổ chức thực hiện cấp sổ lao động, nếu có vấn đề gì vướng mắc hoặc không rõ thì báo cáo về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Vụ Chính sách Lao động và Việc làm) để nghiên cứu giải quyết.