ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 104/TTr-STTTT ngày 27/3/2015; báo cáo thẩm định của Sở Tư pháp tại Văn bản số 115/BC-STP ngày 14/7/2014,

QUYẾT ĐỊNH:

VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-UBND ngày 13/4/2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định cụ thể về việc thực hiện trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số trong hoạt động trao đổi công việc của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước thuộc Tỉnh bao gồm các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh; Các đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đang làm việc trong các cơ quan nhà nước thuộc Tỉnh và những tổ chức, cá nhân có liên quan áp dụng Quy định này trong việc trao đổi văn bản điện tử tại các cơ quan, đơn vị.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. “An toàn thông tin” là sự bảo vệ thông tin và các hệ thống thông tin tránh bị truy nhập, sử dụng, tiết lộ, gián đoạn, sửa đổi hoặc phá hoại trái phép nhằm bảo đảm tính nguyên vẹn, tính bảo mật và tính khả dụng của thông tin.

2. "Chứng thư số" là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

3. “Chứng thư số có hiệu lực” là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.

4. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

5. “Chữ ký số hợp lệ” là chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định về việc trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh

 1. Văn bản điện tử phải được thực hiện trao đổi rộng rãi trên cơ sở các phần mềm, thiết bị kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin – viễn thông được cài đặt, thiết lập để khởi tạo, sử dụng, gửi, nhận và lưu trữ văn bản điện tử.

 2. Cơ quan nhà nước thực hiện trao đổi văn bản điện tử phải thực hiện theo quy định này đồng thời tuân thủ các quy định về Giao dịch điện tử, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định về văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo tính an toàn bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.

 3. Văn bản điện tử đã được ký bởi chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như văn bản giấy, được tiếp nhận và xử lý theo quy định; cơ quan phát hành không cần gửi bản giấy.

Điều 5. Quy định về sử dụng chứng thư số

1. Chứng thư số của các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Quảng Ninh do cơ quan Chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp được sử dụng để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin với đầy đủ giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử của nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị tỉnh Quảng Ninh.

2. Các cơ quan nhà nước thuộc Tỉnh đã được cấp chứng thư số hợp lệ dành cho đơn vị phải sử dụng để xác thực văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức phát hành.

Điều 6. Quy định về ký số trên văn bản điện tử

1. Các cơ quan, đơn vị lựa chọn một trong hai cách thức ký số vào văn bản điện tử:

a) Văn bản điện tử được ký số bởi chứng thư số đơn vị:

Văn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, người có thẩm quyền ký tên, chuyển tiếp văn thư đóng dấu của cơ quan, quét (scan) và lưu dưới dạng tệp tin PDF để thực hiện ký số bởi chứng thư số còn hiệu lực của đơn vị và thực hiện gửi qua mạng Internet.

b) Văn bản điện tử được ký số đồng thời bởi chứng thư số của người có thẩm quyền và chứng thư số của đơn vị:

Văn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, chuyển sang dạng tệp tin PDF, người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân còn hiệu lực, chuyển tiếp văn thư đơn vị ký số bởi chứng thư số còn hiệu lực của đơn vị và thực hiện gửi qua mạng Internet.

2. Vị trí ký và thông tin chữ ký số trên văn bản điện tử:

a) Đối với chữ ký số của đơn vị: Ký tại trang đầu tiên của tệp văn bản, tại khoảng trắng lề bên trái ngay dưới nội dung “ký hiệu văn bản” hoặc các vị trí tương tự đối với văn bản trình bày theo khổ ngang (như phụ lục, bảng biểu…); đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Tên cơ quan ký, thời gian ký).

b) Đối với chữ ký số cá nhân: Ký tại vị trí ký tên như chữ ký tay thông thường; đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Tên cá nhân ký, tên cơ quan, thời gian ký).

3. Trong môi trường điện tử, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của tệp văn bản điện tử (không phụ thuộc vào số trang văn bản). Trong trường hợp nội dung gửi có nhiều tệp văn bản điện tử khác nhau thì cần thực hiện ký số trên từng tệp văn bản đó.

Điều 7. Phương thức trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng

Phương thức trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng phải bảo đảm độ tin cậy, tính kịp thời, chính xác và an toàn, an ninh thông tin. Căn cứ vào điều kiện thực tế, các cơ quan, đơn vị chủ động lựa chọn một hoặc nhiều phương thức trao đổi văn bản điện tử:

 1. Phương thức bắt buộc phải thực hiện đồng thời:

- Trao đổi qua hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh.

 - Trao đổi qua hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Tỉnh.

 2. Phương thức bổ sung:

- Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tỉnh/trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (truy cập với tên miền .gov.vn) để phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu điện tử.

Điều 8. Quy định về loại văn bản trao đổi dưới dạng điện tử

Ngoại trừ các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, các loại văn bản sau đây sử dụng chữ ký số để trao đổi dưới dạng điện tử:

1. Trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử:

 1.1. Trong phạm vi nội bộ các cơ quan, đơn vị: Văn bản chỉ đạo, điều hành; lịch công tác; các chương trình, kế hoạch; giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.

 1.2. Giữa các cơ quan, đơn vị: Các văn bản hành chính trao đổi công việc, chỉ đạo điều hành (công văn, thông báo, chương trình, kế hoạch…); tài liệu, văn bản tham gia ý kiến, góp ý; văn bản để biết, để báo cáo; báo cáo định kỳ, báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp; lịch công tác; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp.

 2. Trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy:

 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật.

 2.2. Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Tỉnh ủy, HĐND Tỉnh và UBND Tỉnh.

Các văn bản trên sau khi phát hành văn bản điện tử phải gửi kèm văn bản giấy tương ứng với nội dung văn bản điện tử được ban hành.

3. Đối với các loại văn bản không thuộc quy định tại Điều này nhưng bên gửi và bên nhận có đủ điều kiện kỹ thuật cho phép để trao đổi dưới dạng điện tử thì các bên chủ động công bố và thực hiện.

Điều 9. Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý, khai thác sử dụng thông tin

1. Bộ phận văn thư tại các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên các hệ thống thông tin tiếp nhận văn bản điện tử để tiếp nhận và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

2. Khi nhận được văn bản điện tử, bộ phận văn thư tại đơn vị có trách nhiệm kiểm tra chữ ký số trên văn bản. Nếu đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, còn hiệu lực và đầy đủ thông tin thì vào sổ công văn đến và xử lý như văn bản giấy theo quy trình xử lý văn bản của đơn vị.

3. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm hồ sơ, văn bản giấy khác (Tờ trình, hồ sơ dự thảo…), văn thư tiếp nhận, hợp nhất văn bản điện tử với hồ sơ, văn bản giấy, và xử lý theo quy định.

Điều 10. Lộ trình thực hiện trao đổi văn bản điện tử

1. Tháng 5/2015: Vận hành thử nghiệm việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong toàn Tỉnh kết hợp với hình thức gửi văn bản giấy và hiệu chỉnh các vấn đề phát sinh trong quá trình thử nghiệm.

2. Từ 01/6/2015: Bắt đầu thực hiện trao đổi văn bản điện tử sử dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước của Tỉnh.

3. Các cơ quan, đơn vị phải công bố rộng rãi về phương thức trao đổi văn bản điện tử của đơn vị mình, mẫu chữ ký số của đơn vị, đầu mối tiếp nhận và các thông tin liên quan (chậm nhất trước 01/5/2015).

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CBCCVC

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Sở Thông tin và Truyền thông:

Tham mưu cho UBND Tỉnh triển khai toàn diện quy định này; tổ chức kiểm tra, đôn đốc thực hiện quy định này trên phạm vi toàn Tỉnh.

Ban hành theo thẩm quyền văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu; cách thức xác thực chữ ký số hợp lệ; các quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của giao dịch điện tử.

Quản lý việc cung cấp dịch vụ, phát triển hạ tầng công nghệ thông tin trong hoạt động trao đổi văn bản điện tử. Đảm bảo hạ tầng kết nối giữa các cơ quan nhà nước ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật.

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị về trao đổi văn bản điện tử theo kế hoạch được duyệt.

2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị phát hành, lưu trữ văn bản điện tử đảm bảo theo các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

3. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư: Bố trí kinh phí; hướng dẫn Sở thông tin và Truyền thông và các đơn vị lập dự toán kinh phí nhằm đảm bảo duy trì, vận hành hệ thống thông tin dùng chung thường xuyên, liên tục.

4. Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố; các đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước: Chủ động, tích cực thực hiện trao đổi văn bản điện tử theo Quy định này; Ban hành Quy định nội bộ, danh mục cụ thể các văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và dưới dạng hỗn hợp đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc; Số hóa các văn bản, tài liệu để phục vụ việc lưu trữ, trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý văn bản điện tử.

Điều 12. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

 1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị:

 a. Chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện Quy định này trong các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình;

 b. Gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo, đôn đốc, giám sát tất cả các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tăng cường sử dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử nội bộ cơ quan và với các cơ quan đơn vị khác; tích cực sử dụng hệ thống thông tin quản lý văn bản, hệ thống thư điện tử và hệ thống cổng thông tin điện tử và các hệ thống thông tin khác để trao đổi văn bản điện tử.

 c. Ưu tiên nguồn lực (nhân lực, hạ tầng kỹ thuật,...) trong việc trao đổi văn bản điện tử của cơ quan mình để cải tiến thủ tục hành chính, tăng năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động, nâng cao hiệu quả công vụ.

d. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc danh mục các tài liệu Mật không được phép thông tin trên mạng theo quy định tại Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật Nhà nước.

e. Phân công bộ phận hoặc cán bộ phụ trách thường xuyên theo dõi việc thực hiện nhận và gửi văn bản điện tử.

 2. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động:

 a. Thực hiện nghiêm các nội dung của Quy định này và quy định nội bộ của cơ quan, đơn vị.

 b. Sử dụng chứng thư số cá nhân còn hiệu lực trong quy trình tham mưu, xử lý công việc và trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thông tin quản lý văn bản, hộp thư điện tử công vụ.

 c. Tích cực, chủ động thay đổi lề lối làm việc dựa trên giấy tờ sang phong cách làm việc mới dựa trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả công việc.

 d. Tuyệt đối tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh thông tin.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị và các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quy định.

 2. Tổ chức, cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ theo Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định.

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Định kỳ hàng năm tổ chức tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện quy định này; định kỳ tổng hợp báo cáo UBND Tỉnh.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.