QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TRA, GIÁM SÁT HẢI QUAN BẰNG HỆ THỐNG CAMERA GIÁM SÁT

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG

Căn cứ Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra giám sát hải quan;

Căn cứ Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

Căn cứ Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn thí điểm hải quan điện tử;

Căn cứ công văn số 6076/TCHQ-GSQL ngày 05/12/2011 của Tổng cục Hải quan phân cấp ban hành quy trình kiểm tra, giám sát hải quan bằng trang thiết bị kỹ thuật;

Theo đề nghị của Phòng Giám sát quản lý về hải quan tại tờ trình số 24/GSQL ngày 19/3/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình kiểm tra, giám sát hải quan bằng hệ thống camera giám sát.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc và cán bộ công chức Cục Hải quan Bình Dương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

KIỂM TRA, GIÁM SÁT HẢI QUAN BẰNG HỆ THỐNG CAMERA GIÁM SÁT
(Ban hành kèm theo Quyết định số 96/QĐ-HQBD ngày 19 tháng 3 năm 2012 của Cục trưởng Cục Hải quan Bình Dương)

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy trình này áp dụng tại Cục Hải quan Bình Dương để hướng dẫn công tác kiểm tra, giám sát hải quan bằng hệ thống camera giám sát.

Hệ thống camera giám sát được xác định là công cụ hỗ trợ cho công tác nghiệp vụ, khi thực hiện công chức hải quan phải đối chiếu và căn cứ các quy định có liên quan.

2. Hệ thống camera giám sát là tài sản của Cục Hải quan Bình Dương giao cho các Chi cục Hải quan trực thuộc Cục quản lý và sử dụng phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát trên địa bàn quản lý và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật. Căn cứ yêu cầu quản lý Chi cục sử dụng Camera theo thời gian 24/7.

Yêu cầu lắp đặt hệ thống camera quan sát được toàn cảnh khu vực, giám sát được toàn bộ khu vực kiểm tra hàng hóa, khu vực tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ hải quan, giám sát liên tục được đối tượng cần theo dõi.

3. Lãnh đạo các Chi cục trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương được trang bị hệ thống camera giám sát phải phân công cán bộ công chức quản lý, sử dụng, bảo quản, bảo trì thường xuyên và theo định kỳ. Chi cục trưởng chịu trách nhiệm nhắc nhở công chức nâng cao ý thức giữ gìn tài sản chung, thực hiện tốt qui trình kiểm tra, giám sát bằng hệ thống camera giám sát.

4. Công chức Chi cục được giao quản lý và sử dụng hệ thống camera giám sát hàng ngày phải ghi nhận tình hình; thực hiện bàn giao ca, kíp, công việc, sổ sách theo quy định; báo cáo tình trạng của thiết bị để Lãnh đạo Chi cục xử lý đúng thẩm quyền. Chi cục chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng thiết bị đúng mục đích yêu cầu được trang bị; phân công công chức theo dõi quản lý theo ca, số lượng công chức thực hiện do Lãnh đạo Chi cục bố trí.

5. Việc lưu trữ hình ảnh, dữ liệu giám sát bằng camera được lưu giữ theo quy định của Ngành; sử dụng ổ đĩa máy vi tính hoặc thiết bị lưu trữ chuyên dụng khác theo quy định.

6. Hàng ngày phải ghi nhật ký hoạt động của thiết bị, ghi chép đầy đủ các nội dung. Thực hiện bàn giao công việc, sổ sách theo quy định.

7. Trường hợp xảy ra sự cố, hư hỏng công chức quản lý, sử dụng xử lý ngay tùy sự cố kỹ thuật, không tiếp tục cho thiết bị hoạt động để hạn chế thấp nhất hư hỏng. Báo cáo Lãnh đạo Chi cục để kiểm tra, đề xuất Phòng Tài vụ quản trị sửa chữa, thay thế phục vụ cho công tác, không để ách tắc hàng hóa.

8. Thực hiện chế độ bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, đề xuất sửa chữa thay thế những thiết bị hư hỏng, kiểm tra hiệu chuẩn thiết bị đúng quy định; phân công công chức chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, vệ sinh sau khi sử dụng, bảo quản, lưu giữ thiết bị theo yêu cầu của nhà sản xuất, kiểm tra các chức năng hoạt động của thiết bị đảm bảo sẵn sàng phục vụ công tác.

Mọi hư hỏng mất mát đơn vị sử dụng phải báo cáo bằng văn bản về Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương (qua Phòng Tài vụ quản trị) để làm rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm và xử lý theo quy định của Ngành.

9. Quản lý việc sử dụng

- Việc tiếp nhận, cấp phát, quản lý việc sử dụng hệ thống camera giám sát do Phòng Tài vụ quản trị chịu trách nhiệm thực hiện.

- Mỗi hệ thống camera giám sát phải có một hồ sơ quản lý được lưu giữ tại Phòng Tài vụ quản trị (hồ sơ quản lý gồm: Biên bản giao nhận tài sản, hợp đồng, hoá đơn mua (nếu có), phiếu nhập, phiếu xuất tài sản và các chứng từ khác có liên quan...). Các giấy tờ trong hồ sơ được ghi đầy đủ trong sổ theo dõi tài sản cố định của cơ quan theo đúng quy định. Nhũng hệ thống camera giám sát đã hết khấu hao giá trị tài sản nhưng vẫn được sử dụng, phải được tiếp tục quản lý cho đến khi thanh lý.

- Mọi trường hợp hư hỏng, mất mát đều phải được báo cáo bằng văn bản về lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương (qua Phòng Tài vụ quản trị); trong đó, xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm và kết quả xử lý hoặc đề xuất biện pháp xử lý đối với các tập thể và cá nhân có liên quan theo quy định của ngành.

- Về bảo dưỡng, sửa chữa

Chi cục quản lý, sử dụng có trách nhiệm bảo dưỡng và kịp thời báo cáo về Phòng Tài vụ quản trị để sửa chữa kịp thời hệ thống camera giám sát theo đúng chế độ tiêu chuẩn, quy trình kỹ thuật.

Hàng năm, Chi cục sử dụng căn cứ hồ sơ kỹ thuật (được cung cấp theo từng hệ thống camera giám sát) và thực tế hư hao, lập kế hoạch về yêu cầu sửa chữa, bổ sung gởi về Phòng Tài vụ quản trị để tổng hợp trình lãnh đạo Cục duyệt và ký hợp đồng bảo dưỡng, sửa chữa bổ sung.

- Về kiểm kê, kiểm tra tình trạng sử dụng trang thiết bị

+ Về kiểm kê trang thiết bị sử dụng: Định kỳ vào cuối năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của ngành, Phòng Tài vụ quản trị phối hợp các Chi cục phải tiến hành kiểm kê trang thiết bị và lập biên bản theo quy định. Sau khi kiểm kê trang thiết bị, Phòng Tài vụ quản trị tổng hợp tình hình chung toàn Cục báo cáo lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương.

+ Về kiểm tra tình trạng sử dụng trang thiết bị: Định kỳ vào cuối năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của ngành, Phòng Giám sát quản lý về hải quan phối hợp với Chi cục kiểm tra tình trạng sử dụng trang thiết bị của Chi cục và lập biên bản. Sau khi kiểm tra tình trạng sử dụng trang thiết bị, Phòng Giám sát quản lý về hải quan tổng hợp tình hình chung toàn Cục báo cáo lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Đối với lãnh đạo đơn vị trực tiếp quản lỷ, sử dụng

- Lãnh đạo lập kế hoạch, phân công công chức quản lý, sử dụng hệ thống camera giám sát theo đúng quy định.

- Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở công chức thực hiện đúng trình tự quản lý, sử dụng, vận hành thiết bị và quy trình quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

2. Đối với công chức được phân công quản lý, sử dụng

- Các trường hợp sử dụng thiết bị trong quy trình nghiệp vụ có liên quan phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo Chi cục.

- Công chức được phân công chịu trách nhiệm kiểm tra, khởi động và vận hành thiết bị, thực hiện thao tác từ khởi động đến kết thúc theo đúng trình tự đã được tập huấn, theo sách hướng dẫn của nhà sản xuất.

- Chịu trách nhiệm theo dõi hình ảnh camera quan sát hoặc kiểm tra dữ liệu của camera, nếu có thông tin cảnh báo hoặc phát hiện có nghi vấn cần xử lý tại hiện trường thì chụp ảnh, in ảnh, báo cáo lãnh đạo Chi cục xử lý theo thẩm quyền, thực hiện ghi nhận tình hình kiểm tra vào hồ sơ theo quy trình nghiệp vụ và ghi nhận đồng thời vào sổ theo dõi quản lý việc sử dụng.

Thực hiện các bước cơ bản sau:

+ Đăng nhập hệ thống.

+ Chọn hệ thống camera, khu vực đặt camera theo yêu cầu quan sát.

+ Thực hiện ghi hình theo yêu cầu quản lý: Ghi theo ngày/giờ hoặc ghi theo sự kiện

+ Tìm kiếm, truy xuất dữ liệu bằng cách: chọn camera muốn truy suất hoặc chọn ngày/giờ muốn truy suất để kiểm tra, tìm kiếm dữ liệu.

- Trường hợp ca trực phát sinh sự cố về hệ thống máy tính, chương trình hoặc camera không hoạt động thì:

+ Phải ghi sổ trực tình trạng hoạt động của camera, diễn biến cụ thể của các sự cố, các thông tin sau khi sự cố được khắc phục, vụ việc phát sinh có liên quan.

+ Báo cáo lãnh đạo Chi cục để chỉ đạo cán bộ quản trị mạng xử lý kịp thời các sự cố, vướng mắc phát sinh liên quan đế hệ thống camera.

- Hình ảnh, dữ liệu do camera ghi lại là cơ sở để xem xét xử lý các việc có liên quan.

- Hàng ngày, công chức sử dụng thiết bị phải lập báo cáo tình hình, kết quả thực hiện và báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo.

- Trường hợp kiểm tra thực tế có sử dụng hệ thống camera giám sát công chức kiểm tra thực tế phối hợp với công chức quản lý để thực hiện các thao tác đúng quy định.

Trường hợp kết quả kiểm tra có sai lệch, vi phạm: Báo cáo lãnh đạo Chi cục xử lý và thực hiện theo các quy định của Ngành có liên quan.

* Bảo quản, cập nhật kết quả và công tác báo cáo

- Lãnh đạo đơn vị, công chức chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng không lợi dụng vi phạm quy định sử dụng các trang thiết bị kiểm tra, giám sát; mọi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của Ngành.

- Chi cục lập sổ theo dõi tài sản, thực hiện chế độ báo cáo về tình hình sử dụng và thực trạng tài sản theo quy định.

- Thực hiện chế độ kiểm tra, bảo quản ngay sau khi sử dụng, tránh hư hỏng tài sản.

- Việc cập nhật và lưu trữ kết quả được thực hiện hàng ngày, thiết bị lưu trữ sử dụng ổ đĩa cứng máy vi tính hoặc thiết bị chuyên dụng khác.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm triển khai và quán triệt đến từng cán bộ công chức trong đơn vị biết, thực hiện.

- Chi cục có trách nhiệm thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng/quý tình hình và kết quả hoạt động của trang thiết bị kiểm tra, giám sát hải quan theo công văn 4770/TCHQ-GSQL ngày 30/09/2011 của Tổng cục Hải quan về Cục Hải quan Bình Dương (qua Phòng Tài vụ quản trị). Phòng Tài vụ quản trị có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Tổng cục Hải quan theo quy định.

- Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc hoặc cần sửa đổi bổ sung quy trình cho phù hợp thì trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc có báo cáo, đề xuất về Cục Hải quan Bình Dương xem xét, xử lý./.