b) Quy trình mới xây dựng là một phần của quy trình nghiệp vụ mà trang thiết bị đó hỗ trợ và phải gắn liền với nghiệp vụ quản lý rủi ro.

c) Phù hợp với quy trình vận hành của hệ thống trang, thiết bị.

d) Đảm bảo sử dụng hiệu quả và phát huy tối đa công suất của hệ thống.

đ) Tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại, hành khách xuất nhập cảnh nhưng vẫn đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra, giám sát của hải quan.

e) Trước khi ban hành, phải gửi dự thảo báo cáo Tổng cục Hải quan (Cục GSQT) xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của Tổng cục Hải quan, Cục HQ tỉnh, thành phố mới ban hành chính thức.

2.2. Yêu cầu cụ thể.

Các quy trình tối thiểu phải có các nội dung sau:

a) Phần quy định chung

- Nêu rõ mối liên hệ của Quy trình này với các Quy trình nghiệp vụ liên quan hoặc các quy định thủ tục hải quan có liên quan;

- Quy định rõ chức năng và thời gian làm việc của trang thiết bị kiểm tra, giám sát;

- Quy định về nhiệm vụ và thời gian làm việc của bộ phận điều hành, quản lý các trang, thiết bị kiểm tra, giám sát;

- Quy định việc lưu trữ và thời gian lưu trữ các dữ liệu phù hợp với các quy định của TCBQ;

- Chế độ bàn giao ca, ghi sổ nhật ký, Kiểm tra, rà soát, cập nhật, bổ sung dữ liệu cuối ca trực;

- Quy định chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ đối với lãnh đạo các Trường hợp hệ thống xảy ra sự cố, hỏng hóc phải có phương án dự phòng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, không để xảy ra ách tắc hàng hóa;

- Bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra thường xuyên, định kỳ hệ thống. b) Phần quy định cụ thể

- Quy định rõ trình tự các bước thực hiện cụ thể của trang, thiết bị khi hoạt động để thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ theo quy trình thủ tục hải quan liên quan;

- Quy định rõ đối tượng, khu vực cần kiểm tra, giám sát;

- Quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của công chức và lãnh đạo Đội, bộ phận được giao phụ trách cùng như của Chi cục và công tác phối hợp giữa các bộ phận khi thực hiện kiểm tra, giám sát bằng trang, thiết bị;

- Cách xử lý khi xảy ra các tình huống: không có vi phạm, có dấu hiệu vi phạm hoặc các tình huống đột xuất khác;

- Xử lý vi phạm;

- Cập nhật và lưu trữ kết quả xử lý theo quy định. c) Phần tổ chức thực hiện

- Quy định cơ chế phối hợp các đơn vị liên quan (các cơ quan quản lý nhà nước tại cửa khẩu, các doanh nghiệp kinh doanh kho, bãi) để triển khai quy trình có hiệu quả;

- Chế độ báo cáo Tổng cục giải quan theo quy định.

3. Triển khai thực hiện.

Đối với trang thiết bị đã được trang bị nêu tại mục 1.1 và 1.2 của công văn này mà hiện chưa có Quy trình thì trong thời hạn 01 quý kể từ khi nhận được công văn này, các đơn vị phải tiến hành xây dựng, ban hành quy trình và báo cáo Tổng cục Hải quan. Với trang thiết bị mới trang bị, chậm nhất sau 01 tháng kể từ ngày được trang bị, đơn vị phải xây dựng và ban hành xong quy trình.

Đối với Quy định thời điểm giám sát hải quan bằng camera tại cảng Hải phòng và ICD tại Đồng Nai; Quy định về kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng máy soi container tại Cục Hải quan Hải phòng và Cục Hải quan Quảng trị do Tổng cục Hải quan ban hành thì vẫn tiếp tục triển khai thực hiện cho đến hết thời gian thí điểm. Sau đó Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trên sẽ tổng kết, đánh giá, báo cáo Tổng cục Hải quan xin ý kiến chỉ đạo trước khi Cục Hải quan ban hành chính thức.

Đối với các Quy định đã ban hành chính thức như Quy định về kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng máy soi container tại cảng Cát Lái, TP. Hồ Chí Minh, yêu cầu cầu đơn vị rà soát đánh giá, sửa đổi cho phù hợp, báo cáo Tổng cục Hải quan trước khi ban hành lại.

Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố khẩn trương tiến hành rà soát và xây dựng các Quy trình theo quy định./.