QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH LÀO CAI.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 45/TTr-STTTT ngày 20 tháng 9 năm 2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 03/2006/QĐ-UBND ngày 24/01/2006 của UBND tỉnh Lào Cai về việc Ban hành Quy chế tạm thời về sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên mạng thông tin UBND tỉnh Lào Cai.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH LÀO CAI.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 37/2010 /QĐ-UBND ngày 20/10/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư xây dựng (sau đây viết tắt là phần mềm QLVB&HSCV) đối với các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này.

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này.

Điều 2. Phần mềm QLVB&HSCV

1. Phần mềm QLVB&HSCV là thành phần trong hệ thống Mạng thông tin tỉnh Lào Cai, phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh với những chức năng cơ bản sau: Quản lý văn bản đi, đến, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính; xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm; quản lý lịch công tác; quản lý tài nguyên; chia sẻ tài liệu và báo cáo thống kê.

2. Các chữ in nghiêng trong Quy chế này thể hiện tên các mục hoặc chức năng sử dụng trong phần mềm QLVB&HSCV.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

2. Mở hồ sơ là việc tạo mới hồ sơ công việc theo mẫu thống nhất trong phần mềm QLVB&HSCV để tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

3. Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

4. Đường công văn truyền thống là những văn bản gửi qua dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu chính chuyển phát hoặc được chuyển văn bản trực tiếp từ cơ quan gửi đến cơ quan nhận.

Điều 4. Tính hợp pháp của văn bản trên phần mềm QLVB & HSCV

Nội dung văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a) Phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;

b) Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải quyết công việc;

c) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo các cấp;

d) Đúng thẩm quyền.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

1. Sử dụng phông chữ: Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.

2. Văn bản không được cập nhật vào phần mềm QLVB&HSCV:

a) Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước quy định tại Quyết định số 67/2007/QĐ-UBND ngày 11/9/2007 của Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Lào Cai về Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước tỉnh Lào Cai và văn bản thuộc danh mục Bí mật Nhà nước của các Bộ, ngành, địa phương quy định.

b) Đơn thư tranh chấp, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo.

3. Các loại văn bản phát hành và quét bằng máy quét (scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin .pdf khi truyền nhận thông qua phần mềm QLVB&HSCV không phải gửi theo đường công văn truyền thống gồm: văn bản sao y bản chính, trích sao, sao lục; văn bản dự thảo để xin ý kiến; báo cáo của UBND tỉnh; giấy mời họp, chương trình, kế hoạch công tác.

Điều 5. Quản lý, sử dụng phần mềm QLVB & HSCV

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước đối với phần mềm QLVB&HSCV và ủy quyền cho Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

2. UBND tỉnh thống nhất sử dụng phần mềm QLVB&HSCV trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này để quản lý văn bản đi - đến; trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu, xử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua chức năng hồ sơ công việc của phần mềm.

Chương II

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Điều 6. Tiếp nhận văn bản đến

Nhân viên văn thư (sau đây viết tắt là Văn thư) trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm QLVB & HSCV để tiếp nhận văn bản đến điện tử thông qua mạng máy tính hoặc cập nhật văn bản đến theo đường công văn truyền thống.

1. Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm QLVB&HSCV, Văn thư vào mục Văn bản đến điện tử để kiểm tra văn bản do các cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;

2. Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc qua hệ thống thư điện tử của tỉnh tại địa chỉ http://mail.laocai.gov.vn, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật đầy đủ những thông tin của văn bản đến và Đính kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin .doc, .pdf,… trừ những văn bản quy định tại Khoản 4, Điều 4, Chương I của Quy chế này. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,…), Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.

Điều 7. Duyệt và phân xử lý văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện Duyệt nội dung, phân quyền đọc văn bản đến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị để xem nội dung văn bản, Phân xử lý văn bản đến cho phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc cho chuyên viên trực tiếp thụ lý (Xử lý chính) và phân Phối hợp xử lý (nếu có) và Chuyển thực hiện trên phần mềm QLVB&HSCV.

Trường hợp lãnh đạo cơ quan, đơn vị bận công tác không trực tiếp thực hiện chức năng này thì ủy quyền cho Văn thư thực hiện trên phần mềm QLVB&HSCV theo nội dung đã duyệt, phân xử lý trên văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc văn bản đến gửi qua thư điện tử do Văn thư in ra.

Điều 8. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc chuyên viên xử lý chính, chuyên viên phối hợp xử lý thông qua chức năng Trạng thái của Phiếu giao việc hoặc chức năng Trạng thái của Hồ sơ trên phần mềm QLVB & HSCV.

Điều 9. Xử lý Hồ sơ công việc

1. Mở mới hồ sơ: Từ Phiếu giao việc (Xử lý văn bản đến hay Xử lý công việc) do lãnh đạo cơ quan, đơn vị phân hoặc thấy cần đề xuất giải quyết công việc do yêu cầu nhiệm vụ, chuyên viên xử lý chính Mở hồ sơ (Xử lý văn bản đến hay Soạn thảo văn bản đi) để trình phát hành văn bản đi hoặc Mở hồ sơ Xử lý công việc để trình kế hoạch triển khai công việc theo Danh sách đề mục công việc;

2. Xử lý hồ sơ: Chuyên viên xử lý chính vào Theo dõi – xử lý hồ sơ công việc để Phân quyền đọc, Phân người phối hợp, tập hợp các Văn bản xử lý, Văn bản liên quan; tổng hợp các Ý kiến từ các chuyên viên, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tham gia giải quyết công việc và lập Phiếu trình xin chủ trương (nếu thấy cần thiết), đính kèm tệp văn bản vào Dự thảo phát hành; Trình duyệt nội dung văn bản hoặc trình lãnh đạo Ký - phát hành văn bản đi.

3. Kiểm duyệt hồ sơ: Người Kiểm duyệt (nếu chuyên viên xử lý chính chọn người kiểm duyệt) vào hồ sơ công việc, vào Theo dõi – xử lý để kiểm duyệt nội dung Phiếu trình (nếu có), duyệt nội dung văn bản Dự thảo phát hành hoặc Trả lại cho chuyên viên xử lý chính (nếu chưa đạt), Chỉnh sửa (nếu cần) và Trình lãnh đạo ký ban hành văn bản.

4. Theo dõi hồi báo:

a) Chuyên viên xử lý chính khi Thêm mới văn bản dự thảo chọn chức năng Đơn vị hồi báo, Đơn vị cần hồi báo, Thời hạn hồi báo cho văn bản đi nếu cần theo dõi các văn bản phúc đáp từ các cơ quan, đơn vị nhận văn bản đi;

b) Khi nhận văn bản phúc đáp từ các đơn vị hồi báo, chuyên viên xử lý chính Chuyển văn bản dạng hồi báo vào hồ sơ công việc đó để theo dõi hồi báo.

Điều 10. Phát hành văn bản đi

1. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hàng ngày vào hồ sơ công việc để duyệt nội dung Phiếu trình (nếu có), duyệt nội dung văn bản Dự thảo phát hành hoặc Trả lại cho chuyên viên xử lý chính hay người kiểm duyệt (nếu chưa đạt), Chỉnh sửa văn bản dự thảo (nếu cần) và Ký – phát hành văn bản đi.

2. Văn thư hàng ngày vào mục Văn bản chờ cấp số, khi có văn bản được ký phát hành thực hiện rà soát, kiểm tra thể thức văn bản theo chức năng nhiệm vụ để cấp số và vào sổ văn bản điện tử; Phân quyền đọc cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị và Chuyển phát hành văn bản đi cho các cơ quan, đơn vị nhận văn bản qua phần mềm QLVB&HSCV, gửi thư điện tử bằng hộp thư của đơn vị trên hệ thống thư điện tử của tỉnh và gửi theo phương thức truyền thống.

Chương III

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB&HSCV

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu cho UBND tỉnh triển khai thống nhất phần mềm QLVB&HSCV cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh về tình hình sử dụng phần mềm của các cơ quan, đơn vị.

2. Chỉ đạo đơn các vị trực thuộc tiếp nhận, quản trị và hỗ trợ kỹ thuật các đơn vị sử dụng có hiệu quả phần mềm QLVB&HSCV.

3. Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp phần mềm và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai phần mềm cho các cơ quan, đơn vị hành chính Nhà nước trên địa bàn trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

Điều 12. Các cơ quan sử dụng phần mềm QLVB & HSCV

1. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm:

a) Quán triệt và chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai, thực hiện tới tất cả cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc sử dụng các chức năng của phần mềm QLVB&HSCV trong tác nghiệp, xử lý công việc hàng ngày;

b) Thực hiện xử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.

2. Các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm:

a) Thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB&HSCV theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ công việc và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định;

b) Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

c) Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý giải quyết công việc của cơ quan trên phần mềm QLVB&HSCV.

d) Cán bộ quản trị phần mềm QLVB&HSCV có trách nhiệm tạo tài khoản cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và phân quyền sử dụng; định kỳ sao lưu dữ liệu phần mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu.

3. Không sử dụng các phần mềm QLVB&HSCV khác vào sử dụng tại cơ quan, đơn vị khi chưa được sự đồng ý của UBND tỉnh.

4. Liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông thông qua Trung tâm CNTT và Viễn thông để được hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố và hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVB&HSCV.

5. Hàng năm báo cáo tình hình sử dụng phần mềm QLVB&HSCV của cơ quan, đơn vị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 14. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét quyết định./.