QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN MẠNG THÔNG TIN UBND TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ vào Quyết định số: 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 -2005;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế tạm thời về sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên Mạng thông tin UBND tỉnh Lào Cai",

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Giám đốc Trung tâm lưu trữ và tích hợp dữ liệu tỉnh căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

QUY CHẾ TẠM THỜI

VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN MẠNG THÔNG TIN UBND TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2006/QĐ-UBND ngày 24 tháng 1 năm 2006 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (QLVB&HSCV) là phần mềm ứng dụng được Chính phủ triển khai trên toàn quốc sử dụng làm phương tiện xử lý, lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu và gửi nhận văn bản giữa các đơn vị: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, đoàn thể, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố trên Mạng thông tin UBND tỉnh.

Điều 2. Phạm vi áp dụng: Quy chế này được áp dụng cho tất cả các lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên (cán bộ và chuyên viên gọi tắt là chuyên viên), cán bộ văn thư của các đơn vị sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thành phố trong tỉnh.

Điều 3. Các văn bản không được cập nhật vào phần mềm QLVB&HSCV:

- Văn bản đóng dấu mật;

- Đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo;

- Quyết định xếp ngạch, bậc lương cho cán bộ, công chức;

- Danh sách cán bộ, công chức của các đơn vị đê nghị chuyển ngạch, bậc lương;

- Danh sách cán bộ, công chức của các đơn vị đề nghị khen thưởng, kỷ luật,...

- Văn bản hợp đồng;

- Văn bản giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho cán bộ, công chức và người nước ngoài;

- Các loại văn bản khác theo quy định về bí mật của ngành, lĩnh vực, quốc gia.

Chương II

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Điều 4. Quá trình tiếp nhận và phân phối văn bản đến:

4.1. Văn thư làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến:

a) Phân loại sơ bộ:

- Làm thủ tục gửi trả các văn bản không hợp lệ;

- Chuyển các văn bản đích danh tới địa chỉ nhận;

- Chuyển các văn bản mật, khẩn, các văn bản quan trọng,... tới cấp thẩm quyền;

b) Cập nhật văn bản vào phần mềm:

- Những văn bản gốc đến theo đường công văn truyền thống; luân chuyển và lưu trữ dưới dạng giấy được văn thư gõ lại hoặc quét bằng máy Scanner cập nhật vào Sổ văn bản điện tử.

- Những văn bản đến qua đường truyền trên mạng (văn bản điện tử) được trực tiếp đưa vào hệ thống cùng với các thông tin quản lý văn bản.

Kết thúc quá trình này, văn bản đã được tự động gửi tới các tài khoản có chức năng kiểm duyệt và phân văn bản.

4.2. Người phân văn bản (lãnh đạo cơ quan) kiểm duyệt và phân xử lý văn bản:

- Duyệt nội dung;

- Phân quyền đọc, phân xử lý và phối hợp xử lý cho các phòng, ban hoặc trực tiếp đến tài khoản của chuyên viên trong cơ quan.

Kết thúc quá trình này, phân mềm đã tự động tạo lập hồ sơ công việc gọi là Hồ sơ xử lý văn bản (HSXLVB).

Điều 5. Các quá trình giải quyết hồ sơ công việc:

5.1. Xử lý văn bản theo HSXLVB:

Chuyên viên xử lý chính trao đổi ý kiến với các phòng, ban chức năng; hoặc chuyên viên phối hợp xử lý; lập phiếu trình, dự thảo văn bản đề xuất giải quyết công việc.

5.2. Soạn thảo văn bản:

Chuyên viên lập Hồ sơ soạn thảo văn bản (HSSTVB), lập phiếu trình, dự thảo văn bản đề xuất giải quyết công việc. Trong quá trình dự thảo, chuyên viên có thể trao đổi ý kiến các phòng, ban chức năng, chuyên viên có liên quan.

5.3. Giải quyết công việc:

- Chuyên viên lập Hồ sơ giải quyết công việc (HSGQCV) từ yêu cầu giải quyết công việc. HSGQCV được tự động chuyển đến các phòng, ban, chuyên viên có trách nhiệm phối hợp xử lý.

- Các phòng, ban, chuyên viên tham gia xử lý trao đổi thông tin liên quan đến giải quyết công việc thông qua HSGQCV: gửi, nhận thông tin, cho ý kiến giải quyết,...

- Chuyên viên xử lý chính tập hợp các nội dung giải quyết, trình lãnh đạo đơn vị xin ý kiến chỉ đạo, ban hành các kết quả giải quyết (nội dung, văn bản phát hành,...) và đóng HSGQCV khi đã kết thúc công việc.

5.4. Theo dõi hồi báo:

- Khi cần theo dõi công tác triển khai thực hiện văn bản đi tại các cơ quan nhận hoặc yêu cầu có văn bản trả lời, chuyên viên xử lý chính lập hồ sơ theo dõi hồi báo (HSTDHB) của văn bản đi.

- Gắn các văn bản đến hồi báo, các báo cáo từ các cơ quan thực hiện vào HSTDHB, cập nhật các thông tin theo dõi thực hiện từ các đơn vị khác vào HSTDHB, gửi thông báo đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện văn bản.

5.5. Tập hợp các văn bản liên quan (VBLQ) thành hồ sơ:

- Xuất phát từ yêu cầu, chuyên viên lập hồ sơ văn bản liên quan (HSVBLQ), cập nhật và gắn các VBLQ vào HS VBLQ, theo dõi các xử lý, các văn bản, các tài liệu liên quan đến HSVBLQ, lập danh mục các thông tin có trong HSVBLQ.

Điều 6. Ban hành văn bản đi:

Khi được lãnh đạo duyệt, ký ban hành văn bản (văn bản giấy), Văn thư cấp số và cập nhật vào Số văn bản điện tử; nhân bản, đóng dấu, làm các thủ tục gửi đi, lưu trữ văn bản gốc. Văn bản đi được gửi qua phần mềm (văn bản điện tử) trên hệ thống mạng và theo cách truyền thống.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Văn phòng UBND tỉnh (trực tiếp là Trung tâm lưu trữ và tích hợp dữ liệu) hướng dẫn bộ phận quản trị hệ thống của các đơn vị quản trị phần mềm QLVB&HSCV tại đơn vị; tổng hợp các vướng mắc liên quan đến phần mềm và Quy chế này, báo cáo UBND tỉnh để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

Các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ văn thư của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng phần mềm QLVB&HSCV phục vụ cho công tác chuyên môn:

- Được bộ phận quản trị hệ thống của đơn vị cấp quyền sử dụng thông qua tài khoản truy cập cá nhân (gồm tên và mật khẩu đăng nhập) và quản lý tài khoản cá nhân của mình (thường xuyên thay đổi mật khẩu);

- Có trách nhiệm sử dụng thường xuyên phần mềm để xử lý công việc hàng ngày trên mạng, chịu trách nhiệm về các văn bản, hồ sơ công việc và những thông tin xử lý qua phần mềm.

Điều 8. Thủ trưởng các sỏ, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện theo đúng quy định ban hành trong Quy chế này; đồng thời quán triệt cho các cán bộ, chuyên viên của đơn vị mình nâng cao nhận thức, nâng cao năng lực sử dụng hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác điều hành tác nghiệp hàng ngày.

Điều 9. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.