QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC LIÊN THÔNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 304/TTr-STTTT ngày 28/6/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc liên thông trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Cà Mau triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế kèm theo Quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC LIÊN THÔNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1525/QĐ-UBND ngày 07 tháng 10 năm 2010 của Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận và gửi văn bản điện tử đi trên môi trường mạng giữa các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố và các đơn vị trực thuộc; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

2. Quy chế được áp dụng cho tất cả cán bộ, công chức và viên chức đối với các cơ quan có trang bị phần mềm Quản lý hồ sơ công việc liên thông (Văn phòng điện tử - VIC).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

2. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.

3. Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.

4. Văn bản điện tử (VBĐT) là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu thông tin số.

5. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

6. Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.

7. Phần mềm là chương trình máy tính đ­ược mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hóa hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.

8. Phần mềm Quản lý hồ sơ công việc liên thông hay còn gọi là Văn phòng điện tử (viết tắt VIC) là hệ thống thông tin được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý văn bản; điều hành; chỉ đạo trên môi trường mạng.

9. An toàn thông tin là bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.

10. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin.

Điều 3. Định dạng văn bản

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Ký tự thể hiện văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

3. Các văn bản nhận và gửi có dấu và chữ ký, trong điều kiện chưa áp dụng chữ ký số thì phải tiến hành chuyển đổi sang định dạng số có phần mở rộng là pfd (bằng phương pháp dùng thiết bị scan hoặc phần mềm).

Điều 4. Quy định bắt buộc trong việc sử dụng phần mềm VIC

1. Các văn bản, hồ sơ có tính chất mật, tối mật và tuyệt mật; các đơn thư tố cáo, các thông tin có tính nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại… chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền) không được lưu trữ và xử lý trên chương trình phần mềm này.

2. Việc lưu trữ các văn bản, hồ sơ ở khoản 1 Điều 4 của Quy chế này phải thực hiện đúng theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành.

3. Giao dịch và xử lý thông tin phải tuân thủ theo Điều 9 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005.

Điều 5. Quy trình xử lý, quản lý hồ sơ văn bản điện tử

1. Quy trình xử lý văn bản điện tử đến, đi thực hiện theo mục 1 và mục 2, phần II tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

2. Quản lý hồ sơ thực hiện theo mục 3, phần II và được mô tả chi tiết ở các Phụ lục kèm theo tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Biên chế cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin

1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố ít nhất phải có 1 cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin (có trình độ từ kỹ thuật viên trung cấp công nghệ thông tin trở lên) để tiếp nhận và hỗ trợ trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan.

2. Các đơn vị thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố phải có ít nhất 1 cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin (có trình độ chứng chỉ B tin học trở lên) để tiếp nhận và hỗ trợ trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan.

Điều 7. Các yêu cầu đối với người sử dụng

1. Biết thao tác gửi, tiếp nhận văn bản điện tử đáp ứng các tiêu chí dữ liệu tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

2. Đáp ứng các chức năng nêu tại Điều 9 của Quy chế này.

Điều 8. Số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu

1. Thông tin được tạo lập ra đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.

2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép lưu trữ tại từng đơn vị ứng dụng và định kỳ không quá 24 giờ phải được sao lưu đồng bộ về Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

3. Các cơ quan, đơn vị cần có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.

Điều 9. Gửi, nhận văn bản điện tử

1. Toàn bộ các văn bản giải quyết và điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước phải được lưu trữ trên hệ thống phần mềm này (trừ các văn bản quy định tại khoản 1, Điều 4) đồng thời khi phát hành văn bản đi phải thực hiện phát hành trên phần mềm nhằm bảo đảm tính liên thông và thống nhất của hệ thống dữ liệu quản lý văn bản, hồ sơ công việc liên thông toàn tỉnh.

2. Khi nhận được văn bản giấy từ các đơn vị ngoài tỉnh, các cơ quan không nằm trong hệ thống quản lý nhà nước thì cơ quan nhận phải tiến hành số hóa lưu trữ theo Điều 8 của Quy chế này.

3. Các cơ quan sử dụng phần mềm Hồ sơ công việc liên thông có trách nhiệm ban hành Quy chế sử dụng phần mềm và chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình; Quy chế cần thực hiện theo các nguyên tắc chính sau:

a) Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định tại Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

b) Tuân thủ các hướng dẫn tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Điều 10. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Thực hiện theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Điều 11. Xác định thời gian văn bản đã nhận và văn bản đã gửi đi

1. Thời gian văn bản đã nhận là thời gian văn bản đã được gửi tới Văn thư bên nhận và được phần mềm VIC ghi nhận.

2. Thời gian văn bản đã được gửi đi là thời gian nhận được hồi báo tự động từ Văn thư bên nhận bằng phần mềm VIC.

3. Trường hợp ngoài giờ hành chính thì thời gian gửi, nhận một văn bản được tính là thời gian bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

Điều 12. Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng phần mềm VIC trên môi trường mạng vào xử lý công việc ở cơ quan, đơn vị mình; tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

2. Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của cơ quan, phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chép văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

Điều 13. Xử lý trường hợp hệ thống thông tin điện tử bị lỗi

Trong trường hợp hệ thống thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì người được phân công phụ trách công nghệ thông tin có trách nhiệm:

1. Thông báo ngay cho Thủ trưởng và người sử dụng trong cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.

2. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống.

3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Thời gian thực hiện

1. Bắt đầu ngày 01/10/2010 việc ứng dụng VIC trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước được đưa vào chương trình công tác thường xuyên của các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc ứng dụng VIC của cán bộ, công chức, viên chức, gắn với việc đẩy mạnh phát triển công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính ở cơ quan, đơn vị.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt các kết nối từ các cơ quan nhà nước để gửi, nhận văn bản điện tử. Thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc ứng dụng đưa vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước.

3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố.

b) Phối hợp với các đơn vị có liên quan để điều tra khắc phục sự cố.

c) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông thông qua Cục Ứng dụng công nghệ thông tin.

Điều 16. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc cần phải sửa đổi, bổ sung thì báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.