QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN DÂN TỘC

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM UỶ BAN DÂN TỘC

Căn cứ Nghị định số Nghị định số 51/2003/NĐ-CP ngày 16/05/2003 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Dân tộc.
Căn cứ Quyết định số 234/2003/QĐ-UBDT ngày 16/10/2003 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban Dân tộc.
Căn cứ Quyết định số 239/2003/QĐ-UBDT ngày 27/10/2003 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc Ban hành quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc.
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Uỷ ban Dân tộc và Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế làm việc của Văn phòng Uỷ ban Dân tộc.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Mọi quy định trước đây trái với những quy định trong Quy chế ban hành kèm theo quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3: Chánh Văn phòng Uỷ ban Dân tộc, Vụ trưởng các Vụ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN DÂN TỘC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 298/2004/QĐ-UBDT ngày 19/10/2004 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc)

I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Ủy ban Dân tộc

1. Văn phòng Uỷ ban Dân tộc làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Tập thể Lãnh đạo Văn phòng bàn bạc triển khai những công việc ghi tại Điều 2 quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Uỷ ban tại Quyết định số 234/2003/QĐ-UBDT ngày 16/10/2003 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc.

2. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc và trước Pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Uỷ ban. Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng, thực hiện một số nhiệm vụ do Chánh Văn phòng phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước Pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

3. Lãnh đạo Văn phòng làm việc trực tiếp với trưởng, phó các Phòng, Đội trưởng, Đội phó đội xe, Giám đốc, Phó Giám đốc Nhà khách Dân tộc (sau đây gọi là các đơn vị thuộc Văn phòng). Khi cần thiết, Lãnh đạo Văn phòng làm việc trực tiếp với chuyên viên, cán bộ công nhân viên về những công việc có liên quan.

Điều 2: Cấp trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước Pháp luật về toàn bộ hoạt động của đơn vị; cấp trưởng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho cấp Phó và chuyên viên.

Cấp Phó là người giúp việc cho cấp Trưởng thực hiện nhiệm vụ do cấp Trưởng phân công, chịu trách nhiệm trước cấp Trưởng về nhiệm vụ được phân công.

Điều 3: Mối quan hệ trong giải quyết công việc giữa các đơn vị thuộc Văn phòng là mối quan hệ phối hợp chặt chẽ, tạo điều kiện để cùng hoàn thành nhiệm vụ theo sự quản lý, chỉ đạo thống nhất của Lãnh đạo Văn phòng.

II. PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC, MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC GIỮA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VÀ CÁC PHÒNG TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG

Điều 4: Chánh Văn phòng thực hiện các quy định trong khoản 1, khoản 2 Điều 6 Quy chế làm việc của Uỷ ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 239/2003/QĐ-UBDT, ngày 27/10/2003 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc và trực tiếp giải quyết những công việc cụ thể sau:

1. Chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng Uỷ ban Dân tộc; phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm về các văn bản do Văn phòng ký ban hành trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm và trước Pháp luật.

2. Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc kế hoạch thực hiện chương trình công tác thường xuyên và đột xuất của Uỷ ban.

3. Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc nội dung mua sắm trang thiết bị, kế hoạch tu sửa, cải tạo trụ sở làm việc và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.

4. Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc kế hoạch, nội dung cải cách hành chính của Văn phòng Uỷ ban, nội dung, đề án về tổ chức của Văn phòng và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.

5. Phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban về thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức trong cơ quan Uỷ ban Dân tộc.

6. Phân loại, tổng hợp, xử lý toàn bộ các thông tin, bảo đảm phục vụ kịp thời sự điều hành, chỉ đạo của Lãnh đạo Uỷ ban.

Điều 5: Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công giải quyết một số công việc cụ thể theo nguyên tắc:

1. Mỗi Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công và trực tiếp chỉ đạo điều hành công việc của một số đơn vị thuộc Văn phòng.

2. Trong giải quyết công việc, Phó Chánh Văn phòng được sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng để giải quyết công việc được giao và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về những công việc do mình đã giải quyết.

3. Phó Chánh Văn phòng chủ động giải quyết công việc được phân công; trong khi giải quyết công việc nếu có nội dung liên quan đến khối công việc do các Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thì trực tiếp trao đổi với Phó Chánh Văn phòng đó để phối hợp giải quyết; trường hợp chưa thống nhất thì Phó Chánh Văn phòng đang chủ trì giải quyết báo cáo Chánh Văn phòng để quyết định.

Điều 6: Hàng tuần Lãnh đạo Văn phòng có sự hội ý, trao đổi công việc, Hàng tháng Lãnh đạo Văn phòng họp giao ban với Trưởng, phó đơn vị thuộc Văn phòng để kiểm điểm công việc trong tháng và triển khai công việc tháng sau.

Trong trường hợp có công việc đột xuất, Chánh Văn phòng quyết định triệu tập cuộc họp và thành phần tham dự họp bất thường.

Điều 7: Phòng Hành chính - Quản trị giúp Chánh Văn phòng trong việc tiếp nhận, xử lý ban đầu văn bản đến, văn bản đi; in ấn nhân bản tài liệu phục vụ cho các hoạt động của Uỷ ban; quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu đúng quy định hiện hành của Nhà nước; bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, trực tiếp giải quyết những công việc cụ thể sau:

1. Quản lý công tác hành chính văn thư, tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, phát hành văn bản đi; thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quản lý sử dụng con dấu, thực hiện chế độ bảo mật đúng quy định của Nhà nước.

2. Tổ chức việc đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ các yêu cầu giải quyết công việc của cơ quan.

3. Phối hợp với các phòng thuộc Văn phòng, quản lý máy móc, trang thiết bị, cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.

4. Đề xuất kế hoạch, nội dung sửa chữa, cải tạo trụ sở làm việc của cơ quan; kế hoạch, nội dung mua sắm trang thiết bị, máy móc, vật dụng thường xuyên phục vụ các hoạt động của cơ quan.

5. Quản lý hội trường, phòng họp, bố trí, sắp xếp địa điểm và tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo yêu cầu của Lãnh đạo Uỷ ban và các vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban.

6. Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác theo quy định của nội quy làm việc của cơ quan.

7. Đề xuất kế hoạch, nội dung cải cách hành chính trong hoạt động của Văn phòng.

8. Quản lý công tác y tế, bảo vệ, duy trì trật tự, an toàn, vệ sinh môi trường của cơ quan.

9. Giải quyết một số công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Uỷ ban.

Điều 8: Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp các hoạt động về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước và làm nhiệm vụ giúp việc các đồng chí Lãnh đạo Uỷ ban, trực tiếp giải quyết những công việc cụ thể sau:

1. Xây dựng lịch công tác của Lãnh đạo Ủy ban.

2. Tổng hợp thông tin hoạt động của các Vụ, đơn vị trong Uỷ ban và của hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc từ Trung ương đến địa phương trong việc triển khai thực hiện chương trình công tác tháng, quý, năm về lĩnh vực công tác dân tộc.

3. Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý, năm của cơ quan và báo cáo tổng kết công tác dân tộc hàng năm.

4. Tiếp nhận, xử lý sơ bộ, rà soát thể thức, thủ tục các hồ sơ, văn bản trước khi trình Lãnh đạo Uỷ ban.

5. Dự, ghi biên bản các cuộc họp giao ban Uỷ ban, giao ban Văn phòng Uỷ ban; các cuộc làm việc do Lãnh đạo Uỷ ban và Lãnh đạo Văn phòng chủ trì.

6. Truyền đạt, thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Uỷ ban đến các Vụ, đơn vị, cá nhân có liên quan; đôn đốc giám sát việc thực hiện và tổng hợp thành hồ sơ, báo cáo Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Uỷ ban.

7. Chuẩn bị tài liệu các thủ tục hành chính cần thiết phục vụ cho các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Uỷ ban.

8. Giải quyết một số việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 9: Phòng Kế toán - Tài vụ, giúp Chánh Văn phòng quản lý, cân đối chi NSNN hàng năm theo nguồn kinh phí được phân bổ, bảo đảm kinh phí cho các hoạt động thường xuyên và đột xuất của cơ quan, trực tiếp giải quyết các công việc sau:

1. Xây dựng và bảo vệ kế hoạch chi NSNN hàng năm theo kế hoạch được giao của cấp trên.

2. Xây dựng dự toán chi tiêu hàng năm và cân đối phân bổ chi tiêu cho các quý.

3. Điều chỉnh kế hoạch chi cho phù hợp với các mục theo hướng dẫn của cơ quan Tài chính cấp trên.

4. Xây dựng báo cáo quyết toán quý, năm.

5. Quản lý, theo dõi, giám sát, đôn đốc việc thực hiện chi tiêu của các đơn vị theo Luật Ngân sách.

6. Phối hợp với các Phòng thuộc Văn phòng, quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ các hoạt động của cơ quan cả về hiện vật và giá trị.

7. Thực hiện chế độ thanh quyết toán theo quy định của Luật Ngân sách.

8. Giải quyết một số việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Uỷ ban.

Điều 10: Phòng Thi đua, giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, tổng hợp tình hình thi đua của cán bộ, công chức trong cơ quan và hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc trong cả nước, đề xuất các hình thức khen thưởng phù hợp với thực tế, đúng quy định của Nhà nước và của Uỷ ban Dân tộc về thi đua khen thưởng, trực tiếp giải quyết các công việc sau:

1. Xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác thi đua trong cơ quan và trong hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc.

2. Đề xuất nội dung thi đua phù hợp với lĩnh vực công tác dân tộc; theo dõi, tổng hợp kết quả và đề xuất các hình thức động viên khen thưởng thích hợp.

3. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế thi đua, khen thưởng của Uỷ ban Dân tộc.

4. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc xét tặng danh hiệu thi đua cho tập thể và cá nhân tiêu biểu trong cơ quan và hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc.

5. Giải quyết một số công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 11: Đội xe, giúp Chánh Văn phòng quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả xăng xe, phục vụ các hoạt động công vụ của cơ quan, trực tiếp giải quyết các công việc sau:

1. Bố trí, sắp xếp xe và lái xe phục vụ Lãnh đạo Uỷ ban đúng tiêu chuẩn, đảm bảo tuyệt đối an toàn.

2. Thường xuyên kiểm tra các thông số kỹ thuật xe, kịp thời đề xuất kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, trùng tu, đại tu các đầu xe để bảo đảm vận hành.

3. Cân đối, bố trí xăng xe phục vụ các đoàn công tác chu đáo, an toàn.

4. Xây dựng kế hoạch thanh lý xe cũ, đề xuất việc mua sắm xe mới theo quy định hiện hành của Nhà nước.

5. Giải quyết một số nhiệm vụ khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 12: Nhà khách Dân tộc là đơn vị trực thuộc Văn phòng Uỷ ban, thực hiện quy định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc

III. QUY ĐỊNH THỰC HIỆN

Điều 13: Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định ban hành. Tất cả cán bộ, công chức, công nhân viên thuộc Văn phòng Uỷ ban Dân tộc có trách nhiệm thực hiện theo quy chế.

Điều 14: Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi, Chánh Văn phòng Uỷ ban Dân tộc tổng hợp, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc xem xét quyết định./.