ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 64/TTr-VPUBND ngày 04/8/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH
(Kèm theo Quyết định số 27/2022/QĐ-UBND ngày 08 tháng 8 năm 2022 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

2. Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

3. Các nội dung khác không quy định tại Quy chế này thực hiện theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, Quy chế số 10-QC/TU ngày 10 tháng 6 năm 2020 của Tỉnh ủy Ninh Bình về quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Ninh Bình và các quy định hiện hành.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

2. Các cơ quan tham gia quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Chủ tịch UBND tỉnh

Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND tỉnh và cho phép các cơ quan, tổ chức được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

Điều 4. Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do UBND tỉnh chủ trì tổ chức thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh:

a) Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND tỉnh phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản có liên quan của Trung ương và của tỉnh.

b) Cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm: xây dựng đề án tổ chức; chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố có liên quan trên địa bàn tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và tham mưu UBND tỉnh tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung, đề án đã được phê duyệt; tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg).

2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Chủ tịch UBND tỉnh:

a) Các cơ quan, tổ chức nộp đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg. Trường hợp xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế khi có dịch bệnh, hồ sơ xin phép phải đảm bảo yêu cầu của công tác phòng, chống dịch bệnh theo quy định của cấp có thẩm quyền còn hiệu lực tại thời điểm đó.

b) Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố có liên quan trên địa bàn tỉnh; trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế có địa điểm tổ chức ngoài địa bàn tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh lấy ý kiến của UBND cấp tỉnh nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung phức tạp, nhạy cảm, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh báo cáo, xin ý kiến Bộ Ngoại giao và các cơ quan có liên quan. Cơ quan, đơn vị, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các cơ quan, đơn vị, địa phương, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Căn cứ đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành văn bản cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

d) Sau khi được cho phép, các cơ quan, tổ chức tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và báo cáo UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg).

3. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ (trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định việc cho phép cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế):

a) Các cơ quan, tổ chức nộp đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

b) Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

c) Sau khi được cho phép, các cơ quan, tổ chức tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; báo cáo UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) và Bộ Ngoại giao kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg).

4. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc trách nhiệm cho ý kiến góp ý của UBND tỉnh: Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố có liên quan trên địa bàn tỉnh tham mưu UBND tỉnh trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tham gia ý kiến.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

2. Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và đề án đã được phê duyệt; chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Các cơ quan, tổ chức có sử dụng ngân sách để tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

4. Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải bảo đảm thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

5. Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

a) Là cơ quan đầu mối giúp Chủ tịch UBND tỉnh thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, chủ trì thẩm định hồ sơ và tham mưu việc lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan; trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định cho phép cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Dự thảo văn bản trả lời đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc trách nhiệm cho ý kiến góp ý của UBND tỉnh.

c) Phối hợp theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình, thành phần tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế gửi Công an tỉnh để thực hiện quản lý xuất cảnh, nhập cảnh và chấp hành luật pháp của Việt Nam; phối hợp với cơ quan liên quan theo dõi đảm bảo an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội.

đ) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện việc kiểm tra, phát hiện, có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Phối hợp kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Trách nhiệm của Công an tỉnh

a) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh trong công tác tham mưu UBND tỉnh về những vấn đề liên quan đến an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Có ý kiến về nhân thân người nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế, tổ chức nước ngoài chủ trì, phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và các nội dung khác khi nhận được đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh. Chủ trì thực hiện công tác quản lý xuất cảnh, nhập cảnh và chấp hành luật pháp Việt Nam của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan trong việc kiểm tra, phát hiện, có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Khi nhận được thông tin về hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh mà cần có sự phối hợp của các cơ quan, đơn vị, Công an tỉnh chủ động thông tin với các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực để giải quyết.

d) Phối hợp theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; đồng thời, phối hợp với ban tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đảm bảo an ninh, an toàn cho các đại biểu là lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đoàn khách quốc tế về dự hội nghị, hội thảo và hoạt động của hội nghị, hội thảo.

e) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Trách nhiệm của Sở Văn hóa và Thể thao

a) Tham gia ý kiến bằng văn bản về việc cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh.

b) Chủ trì thực hiện chương trình văn nghệ phục vụ hội nghị, hội thảo quốc tế do UBND tỉnh tổ chức. Phối hợp thực hiện các nội dung khác theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động văn hoá phục vụ hội nghị, hội thảo và việc quảng cáo, treo băng rôn tuyên truyền về hội nghị, hội thảo trên địa bàn tỉnh sau khi cơ quan, tổ chức được người có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

a) Tham gia ý kiến bằng văn bản về việc cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh.

b) Phối hợp theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

5. Trách nhiệm của Sở Y tế

a) Tham gia ý kiến bằng văn bản về việc cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh.

b) Phối hợp theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trong thời gian có dịch bệnh, Sở Y tế có trách nhiệm chủ trì hướng dẫn cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện công tác phòng, chống dịch bệnh đảm bảo an toàn, không để lây lan ra cộng đồng.

6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và UBND các huyện, thành phố

a) Tham gia ý kiến bằng văn bản về việc cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh.

b) Phối hợp theo đề nghị của cơ quan, đơn vị được giao chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế đã được cho phép tổ chức.

d) Theo dõi, phát hiện, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) xử lý đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế này.

Điều 7. Trách nhiệm báo cáo

1. Định kỳ trước ngày 16/12 hằng năm, các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế cho Văn phòng UBND tỉnh. Thời gian chốt số liệu báo cáo tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.

2. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của tỉnh gửi Bộ Ngoại giao chậm nhất là ngày 18/12 hằng năm (theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg).

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế

1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy chế này.

2. Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 9. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, trường hợp có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân phản ánh kịp thời bằng văn bản gửi Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./