QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) năm 2014;

Căn cứ Quy định số 03/QyĐ-VKSTC ngày 24 tháng 10 năm 2019 của Viện trưởng VKSND tối cao về tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND tối cao;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng tổng hợp, Trưởng phòng Tổ chức cán bộ VKSND Thành phố Hồ Chí Minh; Viện trưởng VKSND Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố Hồ Chí Minh (viết tắt là VKSND Thành phố).

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, điều kiện tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố.

2. Đối tượng áp dụng của Quy định này bao gồm các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia các hội nghị, hội thảo sau đây:

a) Hội nghị, hội thảo do VKSND tối cao tổ chức, phối hợp tổ chức và do các đơn vị thuộc VKSND tối cao tổ chức, VKSND Thành phố là đơn vị tham gia;

b) Hội nghị, hội thảo do VKSND Thành phố tổ chức, phối hợp tổ chức;

c) Hội nghị, hội thảo do VKSND Thành phố tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ quốc tế;

d) Hội nghị, hội thảo do các VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố tổ chức.

Điều 2. Từ ngữ sử dụng trong Quy định

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hội nghị là cuộc họp bàn những vấn đề cụ thể để đánh giá quá trình công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời điểm nhất định và bàn phương hướng trong thời gian tới; thể hiện tính hành chính, kết thúc hội nghị có ban hành kết luận.

2. Hội thảo là cuộc họp của cơ quan, đơn vị được tổ chức để thảo luận, đưa ra ý kiến tranh luận về một hay nhiều vấn đề cụ thể; thể hiện tính tự nguyện và không có kết luận.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Bảo đảm thống nhất công tác quản lý các hoạt động đăng ký, phê duyệt và tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố.

2. Bảo đảm thực chất, hiệu quả, chống lãng phí.

3. Tuân thủ quy định của Nhà nước, của VKSND tối cao và VKSND Thành phố.

4. Khuyến khích việc tăng cường tổ chức các hội nghị, hội thảo bằng hình thức trực tuyến.

Điều 4. Thẩm quyền tổ chức hội nghị, hội thảo

1. Viện trưởng VKSND Thành phố (hoặc Phó Viện trưởng VKSND Thành phố được Viện trưởng VKSND Thành phố phân công) quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố trên cơ sở đề xuất của Chánh Văn phòng tổng hợp, Chánh Thanh tra, Trưởng phòng trực thuộc VKSND Thành phố (gọi chung là Thủ trưởng đơn vị).

2. Viện trưởng VKSND Thành phố quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo có sự tham gia hoặc tài trợ quốc tế theo Kế hoạch của lãnh đạo VKSND tối cao hoặc đã thực hiện các trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật và báo cáo được lãnh đạo VKSND tối cao nhất trí tổ chức hội nghị, hội thảo.

3. Viện trưởng VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố tổ chức hội nghị, hội thảo theo Kế hoạch của VKSND tối cao, của VKSND Thành phố hoặc sau khi báo cáo được Viện trưởng VKSND Thành phố nhất trí tổ chức hội nghị, hội thảo.

Điều 5. Quản lý, tổ chức hội nghị, hội thảo

1. Viện trưởng VKSND Thành phố thống nhất việc quản lý, tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố và phân công cho các Phó Viện trưởng VKSND Thành phố phụ trách thực hiện.

2. Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, thành phần, nội dung đã được phê duyệt, phải thật sự cần thiết, thực chất, tránh lãng phí; thực hiện nghiêm các quy định về công tác bảo vệ bí mật và các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

Chương II

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN

Điều 6. Đăng ký tổ chức

1. Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố căn cứ nhiệm vụ hằng năm, căn cứ tình hình, yêu cầu của địa phương lập danh sách chi tiết về từng hội nghị, hội thảo; phối hợp với Văn phòng tổng hợp để xây dựng Kế hoạch và thực hiện công tác chuẩn bị. Đăng ký tổ chức cần làm rõ một số nội dung sau:

a) Mục đích, yêu cầu;

b) Lĩnh vực, nội dung tổ chức;

c) Đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp thực hiện;

d) Thành phần và số lượng đại biểu;

đ) Địa điểm, hình thức tổ chức (trực tiếp, trực tuyến);

e) Dự kiến thời gian thực hiện;

g) Xây dựng tài liệu và hình thức phát hành tài liệu;

h) Phân công trách nhiệm tổ chức;

i) Nguồn kinh phí;

k) Thông báo các cơ quan báo chí, truyền hình (nếu có);

l) Các công việc khác (nếu có).

2. Thời gian các đơn vị đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo trước ngày 20/11 hằng năm. Dự kiến thực hiện từ 01 tháng đến 03 tháng trước khi diễn ra hội nghị, hội thảo.

3. Đối với các hội nghị, hội thảo có sự tham gia, tài trợ quốc tế, chủ động báo cáo lãnh đạo VKSND tối cao để đăng ký tổ chức kịp thời, đúng tiến độ, yêu cầu, bảo đảm trình tự theo quy định của pháp luật, có thể đăng ký sớm hoặc muộn hơn so với thời điểm 20/11 hằng năm.

Điều 7. Xây dựng Kế hoạch

1. Văn phòng tổng hợp có nhiệm vụ rà soát việc lập danh sách hội nghị, hội thảo do các đơn vị, VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố đăng ký tổ chức, đối chiếu với Kế hoạch của VKSND tối cao, Kế hoạch năm trước của VKSND Thành phố bảo đảm không trùng lặp. Đồng thời, xây dựng dự thảo Kế hoạch chung, sau đó gửi lấy ý kiến các đơn vị, VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố và lãnh đạo VKSND Thành phố phụ trách các khối.

2. Sau khi lấy ý kiến các đơn vị, VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố và lãnh đạo VKSND Thành phố phụ trách các khối, Văn phòng tổng hợp thực hiện tiếp thu ý kiến, hoàn thiện Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố, trình xin ý kiến Viện trưởng VKSND Thành phố để ban hành.

Điều 8. Triển khai thực hiện Kế hoạch

1. Ngay sau khi Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố được ban hành, Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng VKSND quận, huyện chủ trì tổ chức có trách nhiệm tham mưu xây dựng Kế hoạch, Quyết định thành lập Ban tổ chức, các tiểu ban của hội nghị, hội thảo và phân công nhiệm vụ từng thành viên.

2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo của đơn vị chủ trì:

a) Tham mưu lãnh đạo VKSND Thành phố xây dựng Kế hoạch cụ thể về tổ chức hội nghị, hội thảo và chương trình tổ chức hội nghị, hội thảo;

b) Trước ngày diễn ra hội nghị, hội thảo 10 ngày, đơn vị chủ trì có tờ trình (kèm theo Kế hoạch, dự thảo Chương trình) trình Viện trưởng VKSND Thành phố (có ý kiến của Phó Viện trưởng VKSND Thành phố phụ trách kèm theo) phê duyệt trước khi tiến hành hội nghị, hội thảo;

c) Đăng ký với Văn phòng tổng hợp dự kiến thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo;

d) Chuẩn bị các phiếu đánh giá báo cáo, tham luận tại hội nghị, hội thảo; cử thư ký hội nghị, hội thảo;

đ) Chịu trách nhiệm xây dựng tài liệu hội nghị, hội thảo;

e) Nhận báo cáo, tham luận của đơn vị và cá nhân (nếu không đạt yêu cầu, đề nghị chỉnh sửa hoặc từ chối sử dụng tại hội nghị, hội thảo);

g) Tổng hợp và phân loại tài liệu; sắp xếp, biên tập, chỉnh lỗi, hoàn thiện, bảo mật, phát hành, thu hồi (nếu có) tài liệu hội nghị, hội thảo (phát trước ít nhất 01 ngày đến các đại biểu);

h) Trường hợp tài liệu đưa lên Trang thông tin điện tử VKSND Thành phố, các đơn vị, VKSND quận, huyện phải gửi về Văn phòng tổng hợp ít nhất trước 03 ngày diễn ra hội nghị, hội thảo để đăng tải tài liệu;

i) Gửi bản mềm những tài liệu trình chiếu (nếu có) tại hội nghị, hội thảo đến Văn phòng tổng hợp ít nhất trước 01 ngày diễn ra hội nghị, hội thảo;

k) Trước 05 ngày diễn ra hội nghị, hội thảo phải phối hợp với Văn phòng tổng hợp để thực hiện công tác chuẩn bị như: dự trù kinh phí; ban hành công văn triệu tập; hệ thống đường truyền, các VKSND quận, huyện là điểm cầu báo cáo, tham luận;

l) Trong phạm vi 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo, đơn vị chủ trì phải báo cáo lãnh đạo VKSND Thành phố kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo;

m) Đối với hội nghị phải thông báo kết luận chỉ đạo hội nghị bằng văn bản đến các đơn vị liên quan chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị;

n) Đối với hội nghị, hội thảo tổ chức ngoài trụ sở VKSND Thành phố, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng tổng hợp lựa chọn địa điểm, quy mô, hình thức tổ chức (trực tiếp, trực tuyến, phương tiện đi lại,....) để thực hiện các nhiệm vụ bảo đảm việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

3. Các đơn vị phối hợp có trách nhiệm:

a) Cung cấp đủ tài liệu, danh sách đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo cho đơn vị chủ trì;

b) Phối hợp kiểm tra về nội dung của hội nghị, hội thảo bảo đảm đúng quy định của VKSND tối cao, của VKSND Thành phố;

c) Thực hiện công việc khác bảo đảm việc tổ chức hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của đơn vị chủ trì.

4. Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm:

a) Thực hiện dự trù và bảo đảm kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo (trừ các hội nghị, hội thảo có tài trợ của các cơ quan, tổ chức quốc tế); lựa chọn địa điểm, hình thức tổ chức bảo đảm chất lượng và tiết kiệm; thực hiện đúng các quy định hiện hành về sử dụng kinh phí, thanh quyết toán tài chính;

b) Xây dựng và ban hành văn bản triệu tập hội nghị, hội thảo; giấy mời đại biểu dự hội nghị, hội thảo; phối hợp với đơn vị chủ trì đón tiếp đại biểu;

c) Thực hiện việc gửi tài liệu vào hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị, đăng tải lên Trang thông tin điện tử VKSND Thành phố; chỉ đóng quyển tài liệu khi có chỉ đạo của lãnh đạo VKSND Thành phố hoặc Chánh Văn phòng tổng hợp;

d) Chuẩn bị hội trường, maket, biển tên, sắp xếp chỗ ngồi; dẫn chương trình khi được lãnh đạo VKSND Thành phố phân công; bảo đảm chất lượng đường truyền phục vụ các hội nghị, hội thảo bằng hình thức trực tuyến;

đ) Bố trí nơi ăn, nghỉ, phương tiện đưa đón đại biểu dự hội nghị, hội thảo theo giấy mời (thư mời), công văn triệu tập;

e) Phối hợp với VKSND quận, huyện nơi tổ chức hội nghị, hội thảo liên hệ thuê địa điểm tổ chức và bố trí nơi ăn, nghỉ của đại biểu, bố trí phương tiện đưa đón (nếu có);

g) Phối hợp với Tổ tuyên truyền biên tập, viết bài tuyên truyền trên Trang thông tin điện tử VKSND Thành phố; quay phim, chụp ảnh, biên tập, đăng tải, tuyên truyền về hội nghị, hội thảo theo quy định;

h) Phối hợp các đơn vị liên quan bảo đảm an ninh, an toàn cho hội nghị, hội thảo;

i) Chuẩn bị các công tác khác bảo đảm việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

5. Văn phòng tổng hợp là đầu mối liên hệ với Vụ Hợp tác quốc tế và Tương trợ tư pháp về hình sự VKSND tối cao chuẩn bị các điều kiện cần thiết về nghi lễ bảo đảm cho việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế mà VKSND Thành phố tổ chức.

6. Đối với hội nghị, hội thảo do VKSND tối cao tổ chức, do các đơn vị thuộc VKSND tối cao tổ chức, VKSND Thành phố tham gia, Chánh Văn phòng tổng hợp tham mưu xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện và đề xuất đơn vị chủ trì để lãnh đạo VKSND Thành phố phân công.

7. Đối với hội nghị, hội thảo do VKSND quận, huyện tổ chức, Viện trưởng VKSND quận, huyện thực hiện công tác chuẩn bị, phối hợp với các đơn vị có liên quan, bảo đảm việc tổ chức hội nghị, hội thảo theo quy định của VKSND tối cao và Quy định này.

Điều 9. Các điều kiện bảo đảm thực hiện

1. Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo và hoàn tất thủ tục thanh toán các mục chi cho hội nghị, hội thảo do VKSND Thành phố tổ chức.

2. Đối với các hội nghị, hội thảo có sự tài trợ của các cơ quan, tổ chức quốc tế, Văn phòng tổng hợp phối hợp với đơn vị chủ trì thực hiện việc bảo đảm kinh phí để tổ chức.

3. Viện trưởng VKSND quận, huyện có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo và hoàn tất thủ tục thanh toán các mục chi cho hội nghị, hội thảo do VKSND quận, huyện tổ chức.

Điều 10. Tổng kết tổ chức hội nghị, hội thảo

1. Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng VKSND quận, huyện chủ trì hội nghị, hội thảo có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng tổng hợp định kỳ báo cáo, tổng kết việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

2. Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp báo cáo lãnh đạo VKSND Thành phố việc tổ chức hội nghị, hội thảo hằng năm; tham mưu, đề xuất các hình thức để bảo đảm việc tổ chức hội nghị, hội thảo được thực chất và hiệu quả.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng đơn vị, Viện trưởng VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình tổ chức thực hiện đúng Quy định này.

2. Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm phối hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo của VKSND Thành phố và VKSND quận, huyện thuộc VKSND Thành phố.

Điều 12. Điều khoản thi hành

1. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các đơn vị kịp thời báo cáo lãnh đạo VKSND Thành phố (qua Văn phòng tổng hợp) để tổng hợp, báo cáo Viện trưởng VKSND Thành phố.

Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Viện trưởng VKSND Thành phố quyết định./.