ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Sơn La tại Tờ trình số 493/TTr-STP ngày 11 tháng 8 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 27/2015/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2015 của UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về nguyên tắc; các tiêu chí và số điểm của từng tiêu chí (bao gồm: Nhân sự, trụ sở, cơ sở vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện); trình tự và thời gian thực hiện thủ tục xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Điều 3. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định.

2. Phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

3. Văn phòng Công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng Công chứng không có thành viên góp vốn và do 01 công chứng viên hợp danh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên làm Trưởng Văn phòng Công chứng.

4. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng được xét duyệt cho phép thành lập Văn phòng Công chứng phải đạt từ 70/100 điểm trở lên, trong đó số điểm tiêu chí về nhân sự đạt ít nhất là 24/40 điểm, tiêu chí trụ sở đạt ít nhất là 16/30 điểm, tiêu chí cơ sở vật chất phải đạt 25/25 điểm, tiêu chí kế hoạch triển khai thực hiện đạt 5/5 điểm.

5. Không tiếp nhận, xem xét hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng khi có một trong các nội dung sau:

a) Trên địa bàn cấp huyện đã thành lập đủ tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch.

b) Một trong các công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đã bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng.

Chương II

CÁC TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA TỪNG TIÊU CHÍ

Điều 4. Các tiêu chí và số điểm chấm

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng được xét trên 04 tiêu chí được nêu trong đề án thành lập Văn phòng Công chứng (Khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng năm 2014) và tổng số điểm của 04 tiêu chí là 100 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí về nhân sự: 40 điểm.

2. Tiêu chí trụ sở làm việc: 30 điểm.

3. Tiêu chí cơ sở vật chất: 25 điểm.

4. Tiêu chí kế hoạch triển khai thực hiện: 05 điểm.

Điều 5. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí nhân sự (40 điểm)

1. Số lượng công chứng viên (12 điểm)

a) Có 02 công chứng viên: 08 điểm.

b) Có 03 công chứng viên trở lên: Cộng thêm 04 điểm.

2. Trưởng Văn phòng Công chứng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên: 05 điểm.

3. Nhân viên nghiệp vụ (10 điểm)

a) Có 01 nhân viên nghiệp vụ trình độ Đại học chuyên ngành luật: 05 điểm.

b) Có 02 nhân viên nghiệp vụ trình độ Đại học chuyên ngành luật trở lên: Cộng thêm 03 điểm.

c) Trường hợp nhân viên nghiệp vụ có Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng: Cộng thêm 02 điểm.

4. Nhân viên khác (08 điểm)

a) Nhân viên làm công tác kế toán (08 điểm)

- Có trình độ Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành kế toán: 05 điểm.

- Có trình độ Trung cấp chuyên ngành kế toán: 03 điểm.

b) Nhân viên khác như: Thủ quỹ, văn thư, lưu trữ (05 điểm)

- Có 01 nhân viên: 03 điểm.

- Có 02 nhân viên trở lên: Cộng thêm 02 điểm.

Điều 6. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí trụ sở (30 điểm)

1. Trụ sở Văn phòng Công chứng

Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (10 điểm):

a) Có tổng diện tích từ 80m² đến 100 m²: 08 điểm.

b) Có tổng diện tích trên 100m²: Cộng thêm 02 điểm.

2. Tính pháp lý của trụ sở Văn phòng Công chứng

a) Trụ sở là nhà thuộc sở hữu của 01 trong các công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng: 06 điểm.

b) Trụ sở là nhà đi thuê thời hạn thuê là 05 năm: 05 điểm.

c) Trụ sở là nhà đi thuê thời hạn thuê trên 05 năm: Cộng thêm 02 điểm.

3. Đối với địa bàn cấp huyện được Quy hoạch 01 tổ chức hành nghề công chứng thì địa điểm đặt trụ sở ở vị trí trung tâm, thuận tiện cho người yêu cầu công chứng, chứng thực: 04 điểm.

4. Đối với địa bàn cấp huyện được Quy hoạch từ 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên thì tổ chức hành nghề công chứng đề nghị thành lập sau phải cách tổ chức hành nghề công chứng hiện có từ 03 km trở lên: 03 điểm.

Điều 7. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí cơ sở vật chất (25 điểm)

1. Có máy photo, máy vi tính và máy in vi tính: 07 điểm.

2. Có tủ đựng tài liệu, máy điện thoại cố định, bàn ghế ngồi làm việc, bàn ghế tiếp khách và các trang thiết bị khác: 07 điểm.

3. Có đăng ký kết nối mạng Internet: 04 điểm.

4. Có phương án đầu tư phần mềm hoặc sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng: 04 điểm.

5. Có lắp đặt thiết bị về phòng chống cháy nổ: 03 điểm.

Điều 8. Số điểm của kế hoạch triển khai thực hiện (05 điểm)

Kế hoạch triển khai thực hiện sau khi nhận được Quyết định của UBND tỉnh cho phép thành lập và các nội dung của kế hoạch phải đảm bảo đầy đủ theo quy định của pháp luật về công chứng: 05 điểm.

Chương III

TRÌNH TỰ VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN THỦ TỤC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 9. Cơ quan tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả

1. Cơ quan Quyết định cho phép thành lập: Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La.

2. Cơ quan tiếp nhận, xét duyệt, trình và trả kết quả: Sở Tư pháp tỉnh Sơn La.

Điều 10. Quy định về hồ sơ

1. Tổ chức, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Sở Tư pháp.

2. Thành phần hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng được thực hiện theo Khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng năm 2014 và nộp kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trong Điều 5, Điều 6 Quy định này.

Điều 11. Thời gian và cách thức xét duyệt hồ sơ

1. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng, xác minh hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng (nếu thấy cần thiết), cách thức xét duyệt hồ sơ như sau:

a) Chấm điểm từng tiêu chí của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo Chương II Quy định này.

b) Xét duyệt cho phép thành lập Văn phòng Công chứng: Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng phải đạt từ 70 điểm trở lên theo Khoản 4 Điều 3 Quy định này đối với 01 hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng. Trường hợp có nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng cùng đề nghị trên 01 địa bàn cấp huyện/01 lần thì được xét duyệt theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có số điểm từ cao xuống thấp cho đến khi hết chỉ tiêu số lượng cho phép thành lập Văn phòng Công chứng.

- Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có số điểm bằng nhau thì xét theo thứ tự ưu tiên từ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có số điểm tiêu chí nhân sự, đến hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có số điểm tiêu chí trụ sở, sau đó mới đến hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có số điểm tiêu chí cơ sở vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

2. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ do Sở Tư pháp trình, UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng của UBND tỉnh, Sở Tư pháp có trách nhiệm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp UBND tỉnh thực hiện tốt chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tiếp nhận, kiểm tra, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng và trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng Công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng và Quy định này.

2. Theo dõi, hướng dẫn việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng của Văn phòng Công chứng được thành lập, trường hợp phát hiện Văn phòng Công chứng được thành lập không thực hiện đúng các tiêu chí trong đề án thành lập Văn phòng Công chứng thì đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo UBND tỉnh, Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Điều 13. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng có trách nhiệm thực hiện đúng Luật Công chứng năm 2014, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này.

2. Thực hiện đúng các nội dung đã nêu trong đề án thành lập Văn phòng công chứng sau khi được UBND tỉnh cho phép thành lập và Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng./.