BỘ TƯ PHÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------
Số: 2376/QĐ-BTP	Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2009

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năn 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ - CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận:  - Như Điều 3;  - Cục VT& LTNN (để phối hợp);  - Các Thứ trưởng;  - Cơ quan đại diện tại TP Hồ Chí Minh;  - Cổng Thông tin điện tử BTP;  - Lưu: VT.

BỘ TRƯỞNG Hà Hùng Cường

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2376/QĐ – BTP Ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về tổ chức, nhiệm vụ và nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến xây dựng, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan Bộ Tư pháp, con dấu của đơn vị thuộc Bộ; thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp, các cán bộ, công chức của các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Văn bản đến" là những văn bản, đơn, thư khiếu nại, tố cáo, công điện, công hàm, thư điện tử, bản fax và các tài liệu khác bằng văn bản do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi đến mà Bộ Tư pháp hoặc các đơn vị thuộc Bộ nhận được;

2. "Văn bản đi" là những văn bản, bản kiến nghị, thư công tác, công điện, thư điện tử, bản fax hoặc các tài liệu khác bằng văn bản do Bộ Tư pháp hoặc các đơn vị thuộc Bộ gửi đi;

3. "Thư điện tử" là một thông điệp được gửi từ người này cho người khác khi cả hai trường hợp trên đều tham gia vào một hệ thống mạng nhất định (LAN, WAN, Intranet, Internet);

4. "Sổ chuyển giao văn bản đến" là Sổ được tạo lập trên Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tư pháp;

5. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

6. "Phông lưu trữ cơ quan" là toàn bộ tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ hoặc đơn vị trực thuộc Bộ được đưa vào bảo quản tại kho Lưu trữ hiện hành của cơ quan;

7. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan Bộ Tư pháp hoặc của đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành của cơ quan, đơn vị đó.

Điều 3. Tổ chức và tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Tổ chức văn thư, lưu trữ:

 - Cơ quan Bộ có bộ phận Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ);

 - Cơ quan Bộ có Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ;

- Các đơn vị thuộc Bộ, tùy theo cơ cấu tổ chức, quy mô hoạt động và nhu cầu công việc để bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ (Văn thư đơn vị).

2. Tiêu chuẩn của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

a) Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư, lưu trữ, nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi được phân công quản lý;

b) Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của Bộ Tư pháp trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, thủ tục quản lý hành chính Nhà nước;

c) Hiểu rõ những đặc điểm các đối tượng quản lý; biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của chuyên viên văn thư, lưu trữ; biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng;

d) Tốt nghiệp trung học Văn thư - lưu trữ trở lên và đã qua tập sự. Nếu là trung cấp, đại học khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung học văn thư - lưu trữ trở lên.

Điều 4. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ

- Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và đơn vị mình phụ trách theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế này.

- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 5. Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ

Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ Tư pháp. Các đơn vị thuộc Bộ dự trù kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm của đơn vị. Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

- Việc quản lý, sử dụng các hồ sơ, tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 18/2004/QĐ - TTg ngày 12 tháng 02 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Cán bộ Văn thư, lưu trữ không được cung cấp cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồ sơ, văn bản tài liệu đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý kiến giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHIỆM VỤ VĂN THƯ

Điều 7. Nội dung công tác văn thư

1. Xây dựng và ban hành văn bản;

2. Tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản đến;

3. Quản lý văn bản đi;

4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

5. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị.

Điều 8. Nhiệm vụ của Văn thư Bộ

1. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng;

3. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;

4. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành;

5. In, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ theo đường công văn và thông tin điện tử;

6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu tại Văn thư Bộ;

7. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ, quản lý văn bản lưu tại Văn thư Bộ;

8. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt;

9. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật;

10. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu, sổ sách văn thư Bộ vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc năm công tác;

11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.

Điều 9. Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị

1. Nhận các văn bản đến, thư, báo của đơn vị tại Văn thư Bộ;

2. Chuyển các văn bản, tài liệu đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị;

3. Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị tại đơn vị và tại Văn thư Bộ;

4. Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 10. Hình thức và thể thức văn bản

1. Văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số 93/2008/NĐ-CP nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên ngành và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

 3. Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số11-HD/VPTW của Ban chấp hành TW Đảng Cộng sản Việt Nam. Thể thức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VP của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 11. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản

1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008; Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ - BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

2. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản khác gồm các bước sau:

a) Soạn thảo văn bản;

b) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;

c) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

d) Ký văn bản;

đ) Ban hành văn bản.

Điều 12. Soạn thảo văn bản

1. Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, nội dung và thể thức của văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng văn bản sẽ ban hành, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản;

2. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người được giao soạn thảo văn bản phải ký tắt. Các đơn vị có con dấu riêng, thì Trưởng phòng hoặc tương đương phải ký tắt trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành;

3. Việc soạn thảo và ban hành đề án, văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28 tháng 4 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Điều 13. Trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung và thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành. Người được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại nội dung, thể thức văn bản bản trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành;

2. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của Bộ;

3. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng kiểm tra văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký;

4. Văn thư Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng kiểm tra văn bản lần cuối trước khi phát hành. Nếu phát hiện văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảo sửa lại đúng quy định mới phát hành.

Điều 14. Ký, ban hành văn bản

1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

2. Khi ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ phai;

3. Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm hoặc giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành;

4. Văn bản đã ký, đóng dấu phải được phát hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản.

Điều 15. Bản sao văn bản

Thể thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

1. Hình thức sao “Sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” gồm các thành phần: Tên đơn vị, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ, tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao; dấu của đơn vị, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

2. Bản “Sao y bản chính”, “Bản trích sao” và “Bản sao lục” được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị như bản chính.

3. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 1 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Mục 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp hoặc gửi đến các đơn vị thuộc Bộ phải được Văn thư Bộ hoặc Văn thư các đơn vị quản lý theo trình tự sau đây:

1. Tiếp nhận, kiểm tra phân loại, bóc bì, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số và ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trong phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tư pháp” tại Văn thư Bộ. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ thì đơn vị, cá nhân có liên quan không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn thư Bộ được phép bóc các bì gửi đến Bộ Tư pháp, trừ các bì “Điện mật”, bì đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và các bì gửi cho đơn vị hoặc gửi đích danh người nhận. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được phép bó các bì “Mật”, “ Tối mật”, “ Tuyệt mật” gửi Bộ Tư pháp.

3. Văn thư Bộ gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đúng thể thức Nhà nước quy định, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, tài liệu nhàu nát.

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được kịp thời trình, chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Những văn bản có ý kiến bút phê của Lãnh đạo chỉ được lưu hành trong nội bộ Cơ quan.

1. Đối với Văn thư Bộ:

a) Sau khi đăng ký văn bản đến, các văn bản “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được chuyển ngay đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết;

b) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ thì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có);

c) Đối với những văn bản thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thì Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết. Văn thư đơn vị nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư Bộ vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều của các ngày làm việc;

d) Đối với các văn bản hoả tốc có hẹn giờ gửi đến Bộ Tư pháp ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết;

đ) Đối với các loại văn bản thông thường khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo;

e) Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi và chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ chuyển ngay cho đơn vị và cá nhân được giao trách nhiệm xử lý.

Khi xử lý xong, các đơn vị phải chuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật;

h) Đối với các văn bản chuyển nhầm địa chỉ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, ngoài việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Bộ tiến hành cập nhật lại dữ liệu trên “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Bộ.

2. Đối với Văn thư đơn vị:

a) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo đơn vị thì Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển văn bản đến bộ phận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;

b) Đối với những văn bản thông thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;

c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư Bộ những văn bản chuyển đến nhầm địa chỉ để Văn thư Bộ xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị khác.

Điều 19. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Thủ trưởng đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách;

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo các bộ phận hoặc cá nhân trực thuộc giải quyết văn bản theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan gửi văn bản;

3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân giải quyết văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc các bộ phận, cá nhân giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.

Mục 4. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do Bộ, các đơn vị thuộc Bộ phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:

1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản;

2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ "Khẩn", "Mật" (nếu có);

4. Cập nhật số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ký ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản vào Sổ chuyển giao văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ;

5. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

6. Văn bản của các đơn vị gửi các cơ quan Tư pháp địa phương có tính chất hướng dẫn nghiệp vụ thì đơn vị ban hành văn bản phải gửi Văn thư Bộ 01 ( một) bản để quản lý theo quy định.

Điều 21. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị (có dấu riêng) hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất phải được chuyển phát trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo;

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng bản fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, nhưng vẫn phải gửi bản chính đến nơi nhận văn bản theo quy định.

Điều 22. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 (hai) bản chính: một bản lưu tại Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị, một bản lưu trong hồ sơ công việc tại đơn vị soạn thảo;

2. Các bản lưu văn bản đi phải được Văn thư Bộ,Văn thư đơn vị sắp xếp theo thứ tự đã đăng ký;

3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của Bộ phải được in, photocopy bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Mục 5. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 23. Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ

1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải đảm bảo thứ tự theo thời gian ban hành và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc của đơn vị, cá nhân khi kết thúc công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều về nội dung và thời hạn bảo quản.

Điều 24. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

1. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong việc giao nộp tài liệu:

a) Cá nhân trong cơ quan, đơn vị phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 (hai) năm;

c) Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác, mọi cán bộ, công chức, viên chức đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị hoặc người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: (Hồ sơ giải quyết công việc hành chính) sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ gồm báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu, sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp:

Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 (hai) bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 (hai) bản "Biên bản giao nhận tài liệu" theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại 01 (một) bản.

Điều 25. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho Bộ trưởng trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan và Trung tâm Lưu trữ quốc gia đối với các đơn vị thuộc Bộ;

2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình;

3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc của mình và nộp về Văn thư đơn vị;

4. Văn thư đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, thu nhận hồ sơ, tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị để nộp vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc một năm công tác.

Mục 6. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 26. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định của Quy chế này;

2. Con dấu của cơ quan, đơn vị phải được giao cho nhân viên văn thư hoặc cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, đơn vị. Nhân viên văn thư hoặc cán bộ được giao kiêm nhiệm công tác văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Giữ và bảo quản con dấu, không được tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan, không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

Điều 27. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định;

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục;

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 28. Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1. Công tác lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị và lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử;

2. Tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp là những tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư đã được lập thành hồ sơ;

3. Tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của Cơ quan Bộ, được lựa chọn và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Bộ và Lưu trữ các đơn vị trực thuộc.

Điều 29. Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Bộ theo những nội dung sau:

a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ của Bộ, của các đơn vị;

b) Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các đơn vị;

c) Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định;

d) Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị;

đ) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động lưu trữ;

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ;

g) Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

h) Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Bộ:

a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 30. Quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

Phòng Lưu trữ quản lý tập trung, thống nhất và lập thành Phông lưu trữ cơ quan Bộ Tư pháp bao gồm: Tài liệu về tổ chức, hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ; tài liệu của Lãnh đạo Bộ, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Ban vì Sự tiến bộ phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Thanh tra nhân dân.

Điều 31. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong công tác lưu trữ

1. Cán bộ, công chức cơ quan Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc giao, nộp, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

2. Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm của riêng hoặc từ chối không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Mục 2. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 32. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu trong cơ quan;

b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu theo đúng thủ tục đã quy định.

2. Khi giao, nhận hồ sơ, tài liệu, Lưu trữ cơ quan phải lập 02 (hai) bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành; đơn vị giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản.

Điều 33. Chỉnh lý tài liệu

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu do các đơn vị, tổ chức giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:

1. Toàn bộ tài liệu phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

2. Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu;

3. Thực hiện hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

4. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;

5. Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

Điều 34. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau đây:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn (tính bằng số lượng năm);

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Tư pháp.

Điều 35. Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan

1. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ về việc quyết định:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Chánh Văn phòng hay cấp phó của lãnh đạo đơn vị có tư cách pháp nhân: Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện đơn vị có tài liệu tiêu hủy: Uỷ viên;

- Đại diện Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ đơn vị: Uỷ viên.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận, biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại;

- Thông qua biên bản trình Bộ trưởng hay Thủ trưởng đơn vị quyết định.

Điều 36. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp, người đứng đầu các đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của Bộ hoặc đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự tiêu huỷ tài liệu lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào.

2. Thủ tục và hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị:

a) Đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ gồm:

- Tờ trình xin tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn;

- Dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan tư vấn cho Lãnh đạo Bộ quyết định đối với tài liệu đề nghị tiêu huỷ;

c) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị của Bộ Tư pháp và các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

d) Sau khi có quyết định bằng văn bản của Bộ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo trình tự sau:

- Lập biên bản bàn giao giữa người quản lý tài liệu và người thực hiện tiêu hủy tài liệu;

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

- Giám sát việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 37. Quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị, tổ chức

1. Khi chia tách đơn vị, tổ chức để thành các đơn vị, tổ chức mới:

- Nếu đơn vị, tổ chức trước khi chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu thì cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý; hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới thành lập có nhiệm vụ đó tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp;

- Nếu đơn vị, tổ chức trước khi chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong do cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý; tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới thành lập có nhiệm vụ đó tiếp nhận để theo dõi, giải quyết tiếp.

2. Khi chia tách một hoặc một số bộ phận của đơn vị, tổ chức để sáp nhập vào đơn vị, tổ chức khác:

- Toàn bộ số hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong của bộ phận được tách giao lại cho lưu trữ của đơn vị, tổ chức cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong của bộ phận được tách đưa về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp.

3. Khi sáp nhập đơn vị, tổ chức vào một đơn vị, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số đơn vị, tổ chức thành đơn vị, tổ chức mới):

- Nếu đơn vị, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan mới;

- Nếu đơn vị, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được chuyển về cơ quan mới.

Điều 38. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ cơ quan Bộ, Cục Thi hành án dân sự, Cục Trợ giúp pháp lý, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Cục Con nuôi, Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, Viện Khoa học pháp lý, các đơn vị sự nghiệp khác là đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

2. Những hồ sơ, tài liệu phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử phải được thống kê theo các biểu mẫu thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

3. Thời hạn giao nộp:

Hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước sau khi kết thúc được quản lý, khai thác, sử dụng tại Lưu trữ cơ quan 10 năm, sau đó được nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định.

Mục 3. TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Điều 39. Thẩm quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Bộ trưởng Bộ Tư pháp giải quyết cho cán bộ, công chức cơ quan Bộ Tư pháp mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, công tác ở nước ngoài và cho phép các tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ những tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật của Bộ Tư pháp hoặc các tài liệu quý, hiếm khác);

b) Chánh Văn phòng giải quyết cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu của đơn vị khác vì mục đích công vụ;

c) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ giải quyết các yêu cầu xin cung cấp các thông tin về cá nhân cán bộ, công chức đã nghỉ hưu khi cá nhân đó có đơn yêu cầu;

d) Trưởng Phòng Lưu trữ giải quyết cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị khi Thủ trưởng đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Cán bộ, công chức có nhu cầu mang theo tài liệu phục vụ công tác, học tập ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước ngoài xin cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có đơn yêu cầu cung cấp tài liệu. Đơn yêu cầu phải được Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký đề nghị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định;

b) Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu có nhu cầu được cung cấp thông tin về cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh thư nhân dân và ý kiến bằng văn bản của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ;

c) Cán bộ, công chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị;

d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm cung cấp các bản sao tài liệu cho cán bộ, công chức khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền;

đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan.

Điều 40. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan phục vụ cán bộ, công chức, viên chức khai thác tài liệu tại Phòng đọc;

2. Lưu trữ cơ quan giải quyết cho cán bộ, công chức mượn hồ sơ, tài liệu hành chính về nghiên cứu tại phòng làm việc, thời gian mượn không quá 02 (hai) ngày.

Điều 41. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Theo dõi việc thu, nộp, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan gồm có:

- Sổ nhập tài liệu lưu trữ để theo dõi việc thu, nộp tài liệu của các đơn vị;

- Sổ đăng ký phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để theo dõi việc mượn, khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

Mục 4. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 42. Bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan

1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành;

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng chỉ đạo việc thực hiện các quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong cơ quan;

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp phải được bảo quản tập trung trong kho lưu trữ cơ quan và được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp trên giá để dễ thấy, dễ lấy và di chuyển khi cần thiết;

4. Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải được đặt ở địa điểm thông thoáng, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu và các chất dễ cháy khác;

5. Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải được xây dựng chắc chắn, trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống cháy, nổ theo tiêu chuẩn nhà nước quy định;

6. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 43. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Theo định kỳ hàng năm, các đơn vị trực thuộc Bộ gửi báo cáo thống kê nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu của đơn vị về Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 01 năm sau;

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ thường xuyên và đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 44. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 45. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ.

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp tới cán bộ, công chức của đơn vị mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế trên./.