1. Trình tự cấp Sổ BHXH:

1.1- Người sử dụng lao động lập 02 bản "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH" (mẫu 02/SBH kèm theo) gửi cơ quan BHXH nơi trực tiếp quản lý thu bảo hiểm xã hội.

1.2- Cơ quan BHXH tiếp nhận "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH", đối chiếu với "Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH" và "Danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH" của người sử dụng lao động để xác định danh sách lao động được cấp Sổ BHXH; đồng thời hướng dẫn người sử dụng lao động phương pháp tiến hành lập và xét duyệt "Tờ khai sổ BHXH" (mẫu số 01/SBH kèm theo).

1.3- Người lao động kê khai 03 bản "Tờ khai cấp sổ BHXH"

1.4- Người sử dụng lao động căn cứ hồ sơ, lý lịch và quá trình tham gia BHXH của người lao động (nếu có) để đối chiếu, xác nhận, ký, ghi rõ họ tên đóng dấu lên chỗ quy định trên "Tờ khai cấp sổ BHXH".

1.5- Cơ quan BHXH tiến hành thẩm định, ký duyệt "Tờ khai cấp sổ BHXH" của người lao động.

Ghi số sổ BHXH vào các "Tờ khai cấp sổ BHXH" đã duyệt và "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH".

Căn cứ số sổ BHXH đã duyệt ghi trên tờ khai, danh sách, cấp cho người sử dụng lao động sổ BHXH đã được ghi (đóng dấu) số sổ BHXH.

Số sổ BHXH là số được ghi trên sổ BHXH bao gồm 10 chữ số, trong đó 02 số đầu là mã số của BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Danh mục mã số đơn vị BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cơ quan BHXH Quốc phòng và Công an - đính kèm), 02 số tiếp theo là 02 số cuối của năm duyệt cấp sổ, 06 số tiếp theo là số thứ tự của người lao động được duyệt cấp sổ BHXH trong năm.

1.6- Người sử dụng lao động căn cứ danh sách, "Tờ khai cấp sổ BHXH" của người lao động đã được cơ quan BHXH xét duyệt, tiến hành ghi sổ BHXH cho người lao động.

1.7- Người lao động sau khi kiểm tra các nội dung ghi trên sổ BHXH ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định.

1.8- Người sử dụng lao động ký xác nhận và đóng dấu vào nơi quy định trên sổ BHXH.

1.9- Cơ quan BHXH sau khi đối chiếu với tờ khai của người lao động, ký, đóng dấu vào chỗ quy định trên sổ BHXH. Đồng thời đóng dấu giáp lai vào sổ BHXH và trả lại cho người sử dụng lao động quản lý.

2. Quy định về thẩm định, xác nhận "Tờ khai cấp sổ BHXH"

2.1- "Tờ khai cấp sổ BHXH"

"Tờ khai cấp sổ BHXH" kích thước 210 x 297 có 04 trang in liền nhau trong một tờ giấy (bằng khổ A3 gập đôi) gồm 02 phần:

Phần A- Do người lao động tự kê khai những vấn đề liên quan đến nhân thân, quá trình làm việc có đóng dấu BHXH.

Phần B- Do người sử dụng lao động và cơ quan BHXH ghi, xác nhận. Đối với những người đã có quá trình làm việc và đóng BHXH trước khi cấp sổ BHXH thì xét duyệt thời gian tham gia BHXH trước khi cấp sổ.

Trường hợp người lao động có thời gian làm việc và tham gia BHXH dài, sử dụng 1 tờ khai không đủ thì phần kê khai quá trình làm việc có đóng BHXH được dùng tờ đệm. Trên tờ đệm có ghi họ, tên; ngày tháng năm sinh; số chứng minh thư, đơn vị làm việc, và phần kê khai quá trình làm việc có đóng BHXH; đánh số thứ tự của tờ đệm (để trong ngoặc đơn) vào sau dòng chữ "Tờ khai cấp sổ BHXH" và đóng dấu của người sử dụng lao động trên góc trái của trang thêm này.

2.2- Kê khai trên "Tờ khai cấp sổ BHXH".

Người lao động kê khai các nội dung liên quan đến nhân thân và quá trình làm việc có đóng BHXH (nếu có) vào "Tờ khai cấp sổ BHXH"; ghi đầy đủ các yếu tố, nội dung trong tờ khai.

Khi kê khai quá trình làm việc có đóng BHXH phải tách các giai đoạn theo đúng thời gian ghi trong hồ sơ gốc; ghi đầy đủ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc (đặc biệt là công việc nặng nhọc độc hại), đơn vị làm việc (đối với doanh nghiệp đã được xếp hạng cũng ghi rõ hạng doanh nghiệp), địa điểm đơn vị đóng (nếu có phụ cấp khu vực ghi rõ xã, huyện). Các giai đoạn bị gián đoạn cũng phải kê khai đầy đủ, trên cột ghi thời gian tham gia BHXH bị gián đoạn được gạch chéo (x).

Trường hợp người lao động không đảm bảo kê khai đúng được qua trình làm việc có đóng BHXH thì người sử dụng lao động căn cứ hồ sơ đang quản lý, có thể kê khai hộ nhưng sau đó phải đưa người lao động kiểm tra kỹ lại. Tờ khai được lập làm 03 bản (có thể lập một bản ban đầu sau đó sao chụp làm 03 bản) và người lao động ký, ghi rõ họ tên lên chỗ quy định trên cả 03 tờ khai đó và nộp cho người sử dụng lao động.

2.3- Thẩm định, xác nhận "Tờ khai cấp sổ BHXH":

2.3.1- Căn cứ để thẩm định, xác nhận "Tờ khai cấp sổ BHXH".

- Hồ sơ xác định nhân thân của người lao động như hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh thư.

- Hồ sơ gốc liên quan xác định qua trình làm việc và đóng BHXH như: lý lịch công nhân viên chức, lý lịch Đảng viên, lý lịch quân nhân, các quyết định, hợp đồng lao động, thông báo, biên bản, trích lục.... đầy đủ căn cứ pháp lý liên quan đến việc tiếp nhận, phân công ra trường, gián đoạn thời gian công tác; tăng giảm lương, phụ cấp v.v... Nếu không có các quyết định xếp lương hoặc nâng lương kèm theo thì người sử dụng lao động phải đưa ra được những căn cứ pháp lý đảm bảo thay thế các quyết định trên và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

2.3.2- Người sử dụng lao động đối chiếu các nội dung của người lao động kê khai trên tờ khai với hồ sơ lý lịch gốc, đảm bảo nguyên tắc trùng khớp giữa tờ khai với hồ sơ lý lịch gốc mà đơn vị đang quản lý, nếu đúng xác nhận vào tờ khai và nộp cho cơ quan BHXH.

2.3.3- Cơ quan BHXH tiến hành thẩm định, đối chiếu giữa các nội dung của người lao động kê khai trên tờ khai với hồ sơ, lý lịch gốc và xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động vào chỗ quy định trên tờ khai. (Lưu ý, người sử dụng lao động nộp BHXH đến thời điểm nào chỉ được xác nhận trên tờ khai cho người lao động đến thời điểm đó).

2.3.4- Tờ khai sau khi được thẩm định, xác nhận, người lao động giữ một bản, người sử dụng lao động giữ một bản lưu cùng hồ sơ cá nhân của người lao động; cơ quan BHXH giữ một bản lưu cùng hồ sơ cấp sổ BHXH.

3. Quy định về ghi, xác nhận trên sổ BHXH;

3.1- Ghi, xác nhân khi cấp sổ BHXH:

3.1.1- Người sử dụng lao động ghi sổ BHXH cho người lao động phải đảm bảo đúng người, đúng số sổ BHXH đã duyệt. Ghi đúng, đầy đủ nội dung; đảm bảo tính liên tục về thời gian, không để cách dòng, cách trang. Tiền lương, phụ cấp phải ghi theo đúng quyết định, hợp đồng lao động; nếu bằng hệ số thì ghi hệ số, bằng tiền thì ghi mức tiền cụ thể. Các thời gian gián đoạn không tham gia BHXH phải ghi đầy đủ và nêu rõ nguyên nhân, lý do gián đoạn (các cột 4, 5, 6, 7, 8 được gạch chéo (x)).

Ghi sổ bằng mực không phai mầu đen hoặc xanh đậm, không dùng mực mầu đỏ hoặc các mầu khác hay bút chì. Trong từng lần ghi không được dùng hai loại mực có mầu khác nhau. Không ghi chồng đè, viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa.

Nếu có trường hợp ghi sai thì dùng bút mực mầu đỏ gạch chính giữa toàn bộ dòng viết sai và ghi vào dòng tiếp theo.

Sau khi đối chiếu, kiểm tra lần cuối người sử dụng lao động ký, đóng dấu xác nhận trên cột 9 ở trang ghi quá trình làm việc và đóng BHXH của sổ BHXH.

3.1.2- Cơ quan BHXH đối chiếu giữa "Tờ khai cấp sổ BHXH" với sổ BHXH, đảm bảo khớp đúng, ký xác nhận vào chỗ quy định trên trang 3 và trên cột 10 của các trang kê khai quá trình làm việc và đóng BHXH. Đóng dấu xác nhận trên chữ ký và đóng dấu vào nơi tiếp giáp hai trang cùng gáy (dấu giáp lai) của sổ BHXH.

3.2- Ghi, xác nhận trên sổ BHXH khi có yếu tố thay đổi:

3.2.1- Trong quá trình làm việc và tham gia BHXH người lao động có thay đổi một trong những yếu tố như: cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng, mức tiền lương, phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH thì người sử dụng lao động căn cứ hồ sơ gốc là các quyết định, hợp đồng lao động... ghi vào sổ BHXH cho người lao động.

Trường hợp người lao động có thời gian nghỉ việc không đóng BHXH (từ một tháng trở lên) do ốm đau dài ngày, ngừng việc; đi tù... đều phải ghi vào sổ BHXH và nêu rõ lý do gián đoạn.

3.2.2- Trước khi người lao động di chuyển, ngừng việc hoặc đề nghị hưởng chế độ trợ cấp BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH cho người lao động; lập, ghi, xác nhận trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm di chuyển, ngừng việc, mang kèm các giấy tờ liên quan đến cơ quan BHXH để làm các thủ tục tiếp theo.

3.2.3- Người sử dụng lao động, cơ quan BHXH thực hiện ký xác nhận trong mỗi một lần ghi sổ, có ghi tên và đóng dấu.

3.2.4- Khi xác nhận trên sổ BHXH cấp lại, xác nhận để giải quyết chế độ BHXH; xác nhận tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc chưa hưởng chế độ BHXH; di chuển đơn vị , cơ quan BHXH phải gạch một dòng bằng mực mầu đỏ sát dưới dòng cuối cùng kê khai quá trình công tác và ghi dòng chữ "Thời gian đóng BHXH tính đến tháng... năm... là.... tháng... năm". Ký đóng dấu, ghi họ tên, chức danh người xác nhận.

4. Quy định về cấp lại sổ BHXH:

4.1- Sổ BHXH đã được cấp cho người lao động bị mất, hỏng không sử dụng được thì được xem xét cấp lại.

4.2- Người lao động làm mất, hỏng sổ BHXH phải có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương, nơi đang ký hộ khẩu thường trú, cùng với tờ khai cấp sổ lần đầu, có đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH, thông qua người sử dụng lao động để nộp cho cơ quan BHXH.

Đối với người lao động đang ngừng việc, chưa hưởng chế độ BHXH; chưa có nơi làm việc mới mà bị mất, hỏng sổ, thì người lao động nộp đơn và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động cũ. Nếu người sử dụng lao động cũ không còn hoạt động do giải thể, sát nhập, phá sản thì nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi xác nhận trên sổ BHXH trước khi nghỉ việc.

4.3- Người sử dụng lao động làm mất, hỏng sổ BHXH của người lao động thì có công văn đề nghị kèm theo biên bản xác định nguyên nhân, số lượng, tình trạng, số sổ BHXH bị mất, hỏng kèm theo các tờ khai của người lao động nộp cho cơ quan BHXH

4.4- Cơ quan BHXH khi nhận được công văn (hoặc đơn) đề nghị cấp lại sổ BHXH, kiểm tra xem xét tính hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu với tờ khai và các hồ sơ lưu có liên quan để cấp lại sổ BHXH cho người lao động và đóng dấu "CẤP LẦN THỨ HAI" hoặc "Cấp lần thứ nhất..." vào trang 3 của sổ theo kích thước 10mm x60mm.

5. Thẩm quyền ký xác nhận trên sổ BHXH:

5.1- Người lao động ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên trang 3 của sổ BHXH. Trường hợp tàn tật hoặc không biết chữ thì phải điểm chỉ vào chỗ chữ ký và người sử dụng lao động thay người lao động ghi rõ họ, tên vào chỗ quy định.

5.2- Thủ trưởng đơn vị sử dụng lao động ký xác nhận khi cấp sổ BHXH cho người lao động, khi di chuyển, thôi việc chưa hưởng BHXH hoặc khi giải quyết chế độ BHXH. Ký xác nhận các lần ghi sổ tiếp theo là thủ trưởng đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị uỷ quyền bằng văn bản,

5.3- Huyện uỷ hoặc UBND huyện ký xác nhận cho cán bộ xã phường có thời gian làm việc và đóng BHXH trước 01/01/1998. Từ 01/01/1998 trở đi do Chủ tịch UBND xã ký, xác nhận.

5.4- Giám đốc BHXH cấp tỉnh, Thủ trưởng cơ quan BHXH thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an ký xác nhận khi cấp sổ BHXH, khi cấp lại sổ, người lao động tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc, chưa hưởng BHXH, khi di chuyển địa bàn ngoài tỉnh, ngoài lực lượng vũ trang và khi giải quyết chế độ BHXH cho người lao động (tại phần các chế độ BHXH đã được hưởng).

5.5- Trưởng phòng thu BHXH cấp tỉnh hoặc tương đương, Giám đốc BHXH cấp quận, huyện, thị được ký xác nhận trên sổ BHXH cho các lần ghi sổ tiếp theo, khi giải quyết chế độ BHXH (cột 10 phần kê khai quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội) và khi người lao động di chuyển đơn vị làm việc trong địa bàn tỉnh (trong lực lượng vũ trang có quy định riêng.

1- Người lao động:

1.1- Người lao động trực tiếp quản lý sổ BHXH, nhận sổ BHXH (có ký giao nhận) và các giấy tờ liên quan trong các trường hợp di chuyển đơn vị làm việc hoặc khi tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc, chưa hưởng BHXH. Khi đến nơi làm việc mới có trách nhiệm nộp ngay sổ BHXH và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động mới (có ký giao nhận) quản lý và đăng ký với cơ quan BHXH. Trong quá trình quản lý sổ BHXH không được tự ý sửa chữa, tẩy xoá, ghi chép trên sổ BHXH, phải bảo đảm an toàn, không để hư hỏng, mất mát.

1.2- Trường hợp đặc biệt khi thay đổi, biến động về nhân thân (họ, tên, ngày tháng năm sinh) người lao động phải có đơn trình bày kèm theo các giấy tờ liên quan gửi cho cơ quan BHXH để lưu cùng hồ sơ cấp sổ BHXH làm căn cứ khi giải quyết các chế độ BHXH sau này.

1.3- Người lao động có quyền được kiểm tra, xem xét các nội dung ghi trong sổ BHXH. Có quyền khiều nại, tố cáo với cơ quan BHXH hoặc các cơ quan có trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến việc kê khai, xác nhận, ghi và cấp sổ BHXH không đúng quy định cho bản thân cũng như đối với người lao động khác.

2. Người sử dụng lao động:

2.1- Người sử dụng lao động quản lý sổ trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, đồng thời lập, ghi, xác nhận và làm các thủ tục giải quyết chế độ BHXH cho người lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi bổ sung kịp thời khi một trong những yếu tố liên quan đến mức đóng BHXH của người lao động thay đổi.

2.2- Khi người sử dụng lao động thay đổi về pháp nhân (tên đơn vị, chức danh lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị) liên quan đến việc quản lý, ghi và xác nhận trên sổ BHXH phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH.

2.3- Người sử dụng lao động trong phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của mình quản lý sổ BHXH và các hồ sơ, giấy tờ liên quan của người lao động, không đề hư hỏng, mất mát. Những người không có thẩm quyền không được sao chụp, ghi chép, sửa chữa trên sổ BHXH. Trong các trường hợp thiên tai, hoả hoạn làm mất, hỏng Sổ BHXH, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH để phối hợp xử lý. Định kỳ tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng và bảo quản sổ BHXH.

3. Cơ quan Bảo hiểm xã hội các cấp:

3.1- Cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất tình hình quản lý, sử dụng sổ BHXH của người sử dụng lao động; đối chiếu với tình hình và kết quả thu nộp BHXH nhằm giải quyết, chấn chỉnh kịp thời các sai sót. Trong quá trình quản lý, kiểm tra, nếu phát hiện những sổ BHXH đã cấp thấy có tẩy xoá hay sai sót về ghi, xác nhận không đúng quy định hoặc sổ bị sửa chữa... thì phải lập biên bản xử lý.

3.2- Đối với các trường hợp người lao động di chuyển, cơ quan BHXH nơi dến kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ sổ BHXH của người di chuyển đến. Trường hợp có vấn đề nào chưa rõ có thể yêu cầu người lao động xuát trình tờ khai lưu hoặc các giấy tờ liên quan. Cần thết có thể yêu cầu BHXH nơi người lao động chuyển đi xác minh.

3.3- Cơ quan BHXH có trách nhiệm cung cấp các văn bản của Nhà nước, của ngành và các thông tin liên quan đến cấp, quản lý, sử dụng sổ BHXH cho người lao động và người sử dụng lao động. Thực hiện việc mở sổ theo dõi, thông tin, báo cáo về tình hình cấp, quản lý, sử dụng sổ BHXH theo các quy định của BHXH Việt Nam.

3.4- Trường hợp có tranh chấp, khiếu nại hoặc khi các cơ quan pháp luật yêu cầu, về ghi, xác nhận, cấp, quản lý, sử dụng sổ BHXH, cơ quan BHXH các cấp được cung cấp các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cấp sổ BHXH theo thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được giao.

4. Quản lý sổ BHXH bị hỏng, không sử dụng:

4.1- Sổ BHXH đã được cấp, người lao động khi thôi việc, bỏ việc không nhận lại sổ BHXH; người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động; chậm nhất trong vòng 12 tháng kể từ ngày thông báo lần đầu, người lao động không quay lại nhận sổ BHXH thì người sử dụng lao động có trách nhiệm làm thủ tục nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp phát để quản lý, theo dõi và xử lý.

4.3- Sổ BHXH hỏng không sử dụng được đều phải thu hồi, cơ quan BHXH tổ chức quản lý, mở sổ theo dõi riêng sổ BHXH thu hồi, bị hỏng.

4.4- BHXH tỉnh, thành phố định kỳ hàng năm tổ chức huỷ sổ hỏng, khi huỷ sổ phải thành lập Hội đồng. Trước khi huỷ sổ phải kiểm tra, lập bảng kê chi tiết số lượng, loại, tình trạng của sổ hỏng, không sử dụng được. Sau khi huỷ xong phải gửi biên bản kèm theo Quyết định, bảng kê chi tiết sổ huỷ về BHXH Việt Nam.

1. Cơ quan Bảo hiểm xã hội, người lao động và người sử dụng lao động tham gia BHXH có trách nhiệm thực hiện các quy định của Nhà nước và các quy định trong văn bản này theo đúng chức năng, thẩm quyền, trách nhiệm và phạm vi được pháp luật quy định.

2. Các cá nhân, cơ quan, đơn vị trong quá trình quản lý, lưu giữ sổ BHXH không được huỷ hoại, sửa chữa, tẩy xoá, làm sai lệch các yếu tố đã ghi trên sổ. Nếu cố ý sửa chữa, huỷ hoại, làm hỏng, man khai thì tuỳ theo mức độ mà xử lý hành chính hoặc bị truy tố trước pháp luật.

3. Việc cấp, quản lý, sử dụng sổ BHXH trong lực lượng vũ trang căn cứ quy định này để có văn bản hướng dẫn cho phù hợp.

MẪU SỐ 01/SBH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

A- NGƯỜI LAO ĐỘNG KÊ KHAI:

1. Họ và tên: ......................................................................................

Nam (1) Nữ (2) ..........

2. Ngày tháng năm sinh .....................

3. Nơi sinh: ........................................................................................

4. Sổ số BHXH (do cơ quan BHXH ghi)

5. Dân tộc:......................................... Quốc tịch:...................................

6. Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc:.....................................................

..............................................................................................................

7. Cơ quan, đơn vị làm việc:.................................................................

..............................................................................................................

8. Địa chỉ thường trú:............................................................................

9. CM thư số................ do CA............. cấp ngày.... tháng..... năm.......

I- QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC VÀ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ

II- CÁC CHẾ ĐỘ BHXH ĐÃ ĐƯỢC HƯỞNG

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

................................................ .............................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

......, ngày..... tháng.... năm....
Người khai
(Ký, ghi rõ họ và tên)

B - PHẦN XÉT DUYỆT

Thời gian đóng BHXH tính đến ngày....tháng.... năm.....là ... năm ...tháng.

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Thời gian đóng BHXH tính đến ngày.... tháng..... năm.....là ..... năm......tháng.

DANH MỤC MÃ SỔ ĐƠN VỊ BHXH TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG VÀ BHXH QUỐC PHÒNG - CÔNG AN

MẪU SỐ 02/SBH

DANH SÁCH LAO ĐỘNG ĐỀ NGHỊ CẤP SỔ BHXH

BHXH ........

+ Duyệt cấp đợt này.... sổ

+ Số sổ từ........ đến.........