QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ, SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/ 2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về “tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 313/TTr-SNV ngày 07 tháng 6 năm 2016 của Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Giao Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện Quy chế này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ các quy định trước đây trái với quyết định này.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ, SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC
(Kèm theo Quyết định số 1942/QĐ-UBND ngày 13 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục;

2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ;

3. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

4. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

5. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

Sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thực hiện theo quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang, các tập thể và cá nhân trong nước và nước ngoài (sau đây gọi chung là độc giả) đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 3. Mục tiêu, nguyên tắc sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

1. Nhằm đảm bảo phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung liên quan đến sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử không được quy định trong quy chế này được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ THẨM QUYỀN VÀ THỦ TỤC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 4. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh Vĩnh Phúc;

b) Tài liệu do UBND tỉnh Vĩnh Phúc chỉ đạo Chi cục giữ ngoài danh mục thành phần tài liệu nộp lưu;

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn giải mật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục quý, hiếm của tỉnh;

b) Tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng;

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho phép sử dụng một số loại văn bản, tài liệu sau:

a) Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã được giải mật;

b) Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu;

c) Các Quyết định cá biệt, các Chỉ thị và các Văn bản hành chính thông thường của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công khai, có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu đọc, sao, chứng thực tài liệu.

Điều 5. Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu

1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

a) Độc giả đến đăng ký, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; để phục vụ nhiệm vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; trường hợp nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp phải có đề cương nghiên cứu.

b) Độc giả ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu quy định.

2. Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu.

a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức tiếp nhận đăng ký độc giả vào sổ theo mẫu quy định.

b) Viên chức trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức giao tài liệu cho độc giả sử dụng, độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

Điều 6. Thẻ độc giả

Độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm thẻ độc giả.

Thời hạn sử dụng thẻ là 01 năm kể từ ngày cấp.

Điều 7. Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu

1. Các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu; phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu; phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.

a) Phiếu yêu cầu đọc tài liệu thực hiện theo quy định và được đăng ký vào Sổ theo dõi.

b) Phiếu yêu cầu sao tài liệu thực hiện theo quy định và được đăng ký vào Sổ theo dõi.

c) Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu thực hiện theo quy định và được đăng ký vào Sổ theo dõi .

2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả.

a) Tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b) Tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

Điều 8. Sử dụng công cụ tra cứu tại phòng đọc

1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của viên chức phòng đọc.

2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.

Điều 9. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc

1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).

2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).

3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.

4. Viên chức phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu được thực hiện theo quy định.

5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.

6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.

7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau:

a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;

b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.

Điều 10. Sao tài liệu

1. Tài liệu được sao bao gồm: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.

Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.

2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Điều 11. Chứng thực tài liệu

Chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ nội dung văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

1. Viên chức tiếp nhận xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên Phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

2. Viên chức tiếp nhận điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.

3. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

4. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.

5. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

6. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

7. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

8. Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

9. Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

Điều 12. Lệ phí sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử

1. Các đối tượng sử dụng tài liệu có nhu cầu: Cung cấp bản sao, photo, chứng thực tài liệu, làm thẻ, nộp lệ phí khai thác và sử dụng tài liệu theo quy định tại Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Các đối tượng được miễn nộp phí bao gồm:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử.

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng, người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.

3. Ngoài các đối tượng nêu trên việc thu phí được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Các công cụ quản lý, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Chi cục

1. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

2. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

3. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

4. Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

5. Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.

6. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu.

7. Sổ đăng ký độc giả.

8. Sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả.

9. Sổ đăng ký chứng thực tài liệu.

10. Mẫu dấu chứng thực tài liệu.

11. Sổ đóng góp ý kiến của độc giả

12. Hồ sơ độc giả.

Các mẫu phiếu yêu cầu, đăng ký, chứng thực và sử dụng tài liệu thực hiện theo các Phụ lục hướng dẫn tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Các sổ công cụ nêu tại Khoản 3, 6, 7, 8, 9, 11,12 của Điều này được lập và đăng ký theo từng năm, hết năm các sổ này được giao nộp vào lưu trữ cơ quan để quản lý.

Điều 14. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình danh mục tài liệu lưu trữ cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

2. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Chi cục chủ động thực hiện và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ, UBND tỉnh theo quy định.

Chương III

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 15. Khen thưởng

Trong quá trình sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, bổ sung, quản lý, bảo quản an toàn, phục vụ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

3. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 16. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại, mất tài liệu lưu trữ, làm lộ thông tin hoặc có những hành vi khác vi phạm những điều của Quy chế này và pháp luật về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này đồng thời phải chấp hành nội quy sử dụng tài liệu tại phòng đọc do Lưu trữ lịch sử quy định.

2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

3. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên cứu, xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.