QUYẾT ĐỊNH

VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ KHO, QUỸ TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố ngày 24-5-1990;

- Căn cứ Nghị định số 196/HĐBT ngày 11-12-1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của các Bộ;

- Theo đề nghị của Vụ trưởng vụ phát hành và kho quỹ Ngân hàng Nhà nước.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1

Nay ban hành kèm theo quyết định này "Chế độ quản lý kho, quỹ trong ngành Ngân hàng".

Điều 2

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 1-11-1991, những quy định trước đây trái với chế độ này đều bãi bỏ.

Điều 3

Vụ trưởng Vụ phát hành và kho quỹ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ này trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Thương mại quốc doanh, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Tổng công ty kinh doanh vàng bạc, đá quý Việt Nam.

Các Tổng Giám đốc Ngân hàng Thương mại Quốc doanh, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Tổng công ty Vàng bạc, đá quý Việt Nam căn cứ chế độ này có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất trong hệ thống Ngân hàng mình.

Điều 4

Các ông Chánh văn phòng, Chánh Thanh tra, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Viện, Trường, các chi nhánh và đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Các ông Tổng Giám đốc Ngân hàng Thương mại quốc doanh, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Tổng công ty kinh doanh vàng bạc, đá quý Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

 

 

CHẾ ĐỘ

QUẢN LÝ KHO, QUỸ TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG
(Ban hành theo Quyết định số 184/NH-QĐ ngày 10-10-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước

Chương I

ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Điều 1

Kho tiền nói trong chế độ này bao gồm các kho của ngành Ngân hàng được dùng để bảo quản tiền mặt (tiền đồng, ngoại tệ), các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý, các loại ấn chỉ có giá trị quan trọng;

Kho tiền Ngân hàng được đặt tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương và các chi nhánh; Ngân hàng Thương mại quốc doanh, Ngân hàng đầu tư và phát triển; Tổng Công ty kinh doanh vàng bạc, đá quý Việt Nam (gọi tắt là Ngân hàng quốc doanh).

Điều 2

Tiền mặt, vàng, bạc, đá quý, các loại ấn chỉ có giá, quan trọng thuộc loại quỹ tiền của ngành Ngân hàng được quản lý theo quyết định số 113/NH-QĐ ngày 24-8-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Các quỹ tiền phải bảo quản tại các kho tiền:

2.1. Quỹ dự trữ tiền phát hành của Nhà nước, gọi tắt là "Quỹ dự trữ phát hành". Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thực hiện việc bảo quản tại các kho tiền trung ương theo uỷ nhiệm của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng.

2.2. Quỹ điều hoà tiền mặt, thành lập ở Ngân hàng Nhà nước Trung ương, các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố (gọi tắt là Ngân hàng Nhà nước tỉnh) Thống đốc Ngân hàng Nhà nước giao cho vụ trưởng vụ Phát hành và kho quỹ, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh bảo quản tại kho tiền của đơn vị mình.

2.3. Quỹ nghiệp vụ Ngân hàng, quỹ này được thành lập ở hệ thống Ngân hàng Nhà nước; Ngân hàng Thương mại quốc doanh, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Tổng công ty vàng bạc, đá quý từ trung ương đến cơ sở và được bảo quản tại kho tiền của Ngân hàng nơi có quỹ nghiệp vụ.

Điều 3

Quỹ điều hoà tiền mặt và quỹ nghiệp vụ ngân hàng gồm các loại tiền giấy, tiền kim loại và ngoại tệ, tín phiếu, trái phiếu, vàng bạc, kim khí, đá quý dùng trong hoạt động kinh doanh, dịch vụ thanh toán được thể hiện trên tài khoản thuộc tài sản Có của các ngân hàng là phần vốn bằng tiền của ngân hàng.

Điều 4

Quy định hoạt động, giao dịch giữa các loại quỹ tiền ngân hàng:

4.1. Quỹ dự trữ phát hành chỉ giao dịch với quỹ điều hoà tiền mặt Ngân hàng Nhà nước.

4.2. Quỹ điều hoà tiền mặt giao dịch với quỹ dự trữ phát hành, quỹ nghiệp vụ ngân hàng Nhà nước và giữa các quỹ nghiệp vụ Ngân hàng Nhà nước và giữa các quỹ điều hoà tiền mặt với nhau.

4.3. Quỹ nghiệp vụ Ngân hàng của hệ thống Ngân hàng Nhà nước, chỉ giao dịch với quỹ điều hoà tiền mặt Ngân hàng Nhà nước cùng đơn vị và với quỹ nghiệp vụ của các ngân hàng quốc doanh và các khách hàng được mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn.

4.4. Quỹ nghiệp vụ của Hệ thống Ngân hàng quốc doanh trực tiếp giao dịch với khách hàng (là các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế và tư nhân) hoặc quỹ nghiệp vụ Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn; không giao dịch trực tiếp với quỹ điều hoà tiền mặt (trừ trường hợp đặc biệt do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định).

Mọi khoản thu, chi tiền mặt, mua, bán ngoại tệ, tín phiếu, trái phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý đều phải thực hiện thông qua quỹ nghiệp vụ của mình. Nghiêm cấm việc ghi giá thu, giá chi.

Điều 5

Thủ trưởng ngân hàng các cấp, nơi có kho tiền và quỹ nghiệp vụ ngân hàng phải chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng theo quy định trong chế độ này.

Việc quyết định thành lập hoặc giải thể các kho tiền và quỹ nghiệp vụ quy định như sau:

- Các kho tiền, quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước, do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

- Các kho tiền, quỹ nghiệp vụ của các Ngân hàng thương mại quốc doanh, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Tổng Công ty vàng bạc, đá quý, do Tổng Giám đốc quyết định, sau đó có ý kiến thống nhất của Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ Ngân hàng Nhà nước.

Chương II

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ KHO TIỀN

Mục I. Tổ chức bộ máy, trách nhiệm các thành viên ban quản lý và những người làm việc trong kho tiền

Điều 6

Hệ thống kho tiền được đặt tại các Ngân hàng:

- Kho tiền do Vụ Phát hành và kho quỹ Ngân hàng Nhà nước quản lý (gọi tắt là kho tiền Ngân hàng Trung ương).

- Kho tiền Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Sở giao dịch các Ngân hàng quốc doanh trung ương; các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, các chi nhánh Ngân hàng quốc doanh tỉnh, thành phố (gọi tắt là kho tiền ngân hàng cơ sở).

Điều 7

Thủ trưởng các đơn vị quy định ở điều 6 là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, bảo quản, đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối kho tiền tại đơn vị mình.

Giúp việc thủ trưởng về công tác quản lý kho tiền và làm công việc trong kho tiền, có một số cán bộ, nhân viên, gồm:

- Kế toán trưởng;

- Trưởng phòng tiền tệ quản lý ngoại hối vàng bạc;

- Thủ kho;

- Nhân viên phụ kho;

- Nhân viên bảo vệ an toàn kho;

- Một số thợ vàng bạc, kim khí quý, đá quý, thợ khoá két (đối với kho tiền Ngân hàng Trung ương và Ngân hàng tỉnh);

- Lái xe và phụ xe (các kho tiền Ngân hàng Trung ương).

Điều 8

Trách nhiệm của từng thành viên tham gia quản lý kho tiền và trực tiếp làm công việc trong kho nói tại điều 7 quy định như sau:

a. Thủ trưởng đơn vị: Là người thay mặt Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hay Tổng Giám đốc Ngân hàng quốc doanh, chịu trách nhiệm về công tác quản lý kho tiền, nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối tài sản bảo quản trong kho tiền tại đơn vị mình.

Thủ trưởng phải giữ chìa một ổ khoá thuộc cánh cửa ngoài kho tiền, trực tiếp mở cửa và cùng vào, ra kho với các thành viên quản lý kho tiền để giám sát công việc xuất nhập và làm trong kho.

b. Kế toán trưởng: Là người tổ chức thực hiện công tác kế toán, vừa giúp thủ trưởng quản lý kho tiền, vừa là người kiểm soát viên của Nhà nước tại đơn vị; có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán phát hành tiền của Ngân hàng Nhà nước, và chế độ kế toán tài vụ tại đơn vị mình.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của thủ kho tiền và kế toán kho.

- Giữ chìa một ổ khoá thuộc cánh cửa ngoài của kho tiền, trực tiếp mở cửa và cùng vào, ra kho tiền với các thành viên quản lý kho.

- Giám sát việc thực hiện xuất, nhập tiền và tài sản quản lý trong kho tiền từng lần; thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ kho, bảo đảm sự khớp đúng; Ký xác nhận các chữ, các số trên sổ sách, chứng từ của kế toán và sổ kho (nếu có) sửa chữa, thêm bớt.

- Thực hiện việc kiểm kê, kiểm tra kho tiền theo định kỳ.

c. Trưởng phòng tiền tệ, quản lý ngoại hối và vàng bạc: là người chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kho quỹ; Tổ chức và kiểm tra việc xuất nhập, bảo quản, bảo vệ kho tiền và việc vận chuyển tiền theo chế độ quy định; tha gia các kỳ kiểm tra, kiểm kê kho tiền.

d. Thủ kho: Là người chịu trách nhiệm chính để đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền, vàng, bạc và tài sản khác bảo quản trong kho tiền; thực hiện việc xuất, nhập kho chính xác. Nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Giữ chìa khoa các ổ khoá thuộc cánh cửa trong của kho tiền.

- Thực hiện việc xuất nhập tiền và tài sản khác từng lần theo đúng lệnh, đúng phiếu xuất, nhập và hợp lệ;

- Sắp xếp các loại quỹ tiền và tài sản trong kho gọn gàng theo đúng chế độ đã quy định;

- Thường xuyên kiểm tra và áp dụng các biện pháp chống mối mọt, chống gián nhấm, chống ẩm ướt và làm vệ sinh trong kho tiền.

- Mở sổ kho, thẻ kho ghi chép và lưu giữ các sổ sách, giấy tờ về kho tiền đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

Thủ kho có quyền:

- Từ chối việc xuất, nhập bất kỳ loại quỹ, hoặc tài sản nào nếu không có lệnh, không có phiếu, nhập, xuất, hoặc lệnh phiếu xuất, nhập kho không hợp lệ.

- Không cho nhập vào kho tiền những loại không được quy định bảo đảm trong kho tiền.

- Không cho vào kho đối với những người không có trách nhiệm.

- Kiểm tra và ghi vào sổ những người: được lệnh vào kho làm nhiệm vụ theo sự uỷ nhiệm của cấp có thẩm quyền.

e. Nhân viên phụ kho: Là người giúp việc trực tiếp thủ kho về mọi công việc bốc vác, sắp đặt tiền, các loại tài sản quý, các loại ấn chỉ có giá, quan trọng, các loại vật tư chuyên dùng khác trong quá trình xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ở trong và ngoài kho, và thay thủ khi khi vắng mặt (nếu có văn bản chỉ định của thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý). Các nhân viên phụ kho được phép vào kho tiền dưới sự kiểm soát của những người chịu trách nhiệm quản lý kho.

g. Nhân viên bảo vệ kho: Là người chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị trong việc kiểm soát và giám sát những người được lệnh vào, ra và làm việc trong kho tiền; có các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Kiểm tra tại chỗ các điều kiện đảm bảo an toàn, mỗi khi có lệnh giao nhận tiền và các tài sản khác điều chuyển tiền đi, đến và kiểm tra công tác an toàn kho trong và ngoài giờ làm việc;

- Kiểm tra và đối soát những người vào ra kho tiền đúng với họ tên và ghi trong chế độ hoặc trong lệnh của thủ trưởng cho phép vào, ra kho tiền có phù hợp với công việc đã quy định không;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định tại điều 27 và 32 trong chế độ này;

- Kiến nghị với Thủ trưởng các biện pháp tổ chức bảo vệ an toàn kho tiền;

- Được quyền kiểm tra, soát xét những người vào, ra kho tiền nếu thấy có hiện tượng nghi vấn.

Điều 9

Trưởng kho tiền và thủ kho các kho tiền Ngân hàng Nhà nước trung ương do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm, theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và đào tạo, sau khi đã thống nhất với Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ Ngân hàng Nhà nước.

- Thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước tỉnh, do Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của trưởng phòng hành chính nhân sự, sau khi thống nhất với Trưởng phòng tiền tệ, quản lý ngoại hối, vàng, bạc...

- Thủ kho tiền thuộc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước trung ương, do Giám đốc Sở giao dịch bổ nhiệm, sau khi trao đổi thống nhất với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và đào tạo và Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ.

- Thủ kho tiền của Sở giao dịch Ngân hàng thương mại trung ương, thủ kho tiền Ngân hàng tỉnh, thủ kho tiền ngân hàng cơ sở thuộc hệ thống Ngân hàng thương mại nào, thì do Tổng Giám đốc Ngân hàng thương mại đó bổ nhiệm, theo sự phân công và uỷ quyền quản lý cán bộ của hệ thống mình.

Điều 10

Việc lựa chọn trưởng kho tiền, thủ kho tiền, Thủ quỹ trưởng tại các kho tiền và quỹ nghiệp vụ trong ngành Ngân hàng, nhất thiết phải bảo đảm các tiêu chuẩn của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định (có văn bản quy định riêng).

Việc thay đổi các chức danh ở điều 8 thuộc cấp nào bổ nhiệm do cấp đó ra quy định thuyên chuyển công tác, đình chỉ hay miễn nhiệm.

Điều 11

Quy định việc uỷ nhiệm quản lý kho tiền của thủ trưởng, toán, thủ kho tiền như sau:

11.a. Thủ trưởng được uỷ nhiệm cho các phó thủ trưởng thay mình quản lý kho tiền, mỗi lần uỷ nhiệm phải có văn bản, người được uỷ nhiệm phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước thủ trưởng về việc quản lý kho tiền quy định tại điều 8a trong chế độ này.

11.b. Trưởng kế toán được đề nghị uỷ nhiệm bằng văn bản cho phó kế toán trưởng thay mình quản lý kho tiền, nhưng phải được thủ trưởng đơn vị nơi có kho tiền chấp nhận bằng văn bản. Người được uỷ nhiệm phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị nơi có kho tiền, theo quy định tại điều 8b trong chế độ này.

11.c. Thủ kho tiền chỉ được đề nghị thủ trưởng cử người thay mình trong các trường hợp:

- Nghỉ phép, nghỉ việc theo chế độ...

- ốm đau, đi công tác, đi họp, đi học...

Mỗi lần uỷ nhiệm phải có văn bản và kiểm kê bàn giao tài sản cho người được uỷ nhiệm. Người được uỷ nhiệm phải chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản bảo quản trong kho, an toàn tuyệt đối trong thời gian được uỷ nhiệm, theo quy định tại điều 8d trong chế độ này.

Thủ trưởng, kế toán trưởng có thể uỷ nhiệm từ 1 - 2 người, khi uỷ nhiệm phải làm đầy đủ thủ tục quy định trên. Những người được uỷ nhiệm ở điều 11 này phải đăng ký chữ ký với thủ trưởng ngân hàng trực tiếp quản lý và phải báo cáo lại công việc đã làm về quản lý kho tiền cho người uỷ nhiệm khi nhận lại công việc theo chức danh. Những người được uỷ nhiệm quy định ở điều 11 không được quyền uỷ nhiệm tiếp cho người khác thay thế mình.

Mục II. Xây dựng và cấu trúc kho tiền

Điều 12

Kho tiền phải được xây dựng trong trụ sở làm việc cơ quan Ngân hàng và phải bảo đảm các điều kiện an toàn, bí mật, thuận tiện cho việc xuất, nhập tiền. Trường hợp đặc biệt cần xây dựng ở nơi riêng biệt phải được Thống nhất Ngân hàng nhà nước (đối với kho tiền của Ngân hàng Nhà nước) hoặc Tổng Giám đốc Ngân hàng thương mại (đối với kho tiền thuộc hệ thống Ngân hàng thương mại) đồng ý cho phép bằng văn bản.

Điều 13

Kho tiền phải xây dựng theo thiết kế mẫu của Thống đốc ngân hàng Nhà nước phê duyệt.

Cấu trúc kho tiền phải đảm bảo vững chắc ở các khâu: nền, tường, trần. .. cửa kho, khoá, lỗ thông hơi đảm bảo an toàn bền chắc và có đủ diện tích sử dụng theo đúng quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (có bản quy định riêng).

Điều 14

Cửa kho tiền phải có 2 lớp cánh cửa sắt:

- Lớp cành cửa ngoài bằng sắt dày từ 5-7 ly, phải lắp 2 ổ khoá ngoại. - Lớp cánh cửa trong bằng chấn song chắc chắn, có lắp 1 ổ khoá chìm loại tốt. Những cánh cửa kho tiền và khoá cửa kho phải do Xí nghiệp 37/I, 37/II sản xuất hoặc đặt mua nước ngoài, loại tốt đảm bảo an toàn. Mỗi ổ khoá phải có đủ 2 chìa, theo đúng quy cách và chất lượng của Thống đốc đã quy định (có văn bản quy định riêng).

Mỗi kho tiền chỉ có một cửa vào, cửa các gian kho, mỗi két một tủ lưới sắt, mỗi hòm đặt trong các gian kho dùng để bảo quản tiền và các loại tài sản quý đều phải có 1 ổ khóa.

Điều 15

Tuỳ theo khối lượng tiền và tài sản quý thuộc các loại quỹ khác nhau và các tín phiếu, ấn chỉ quan trọng, quy định ở điều 1, kho tiền được bố trí một gian phía ngoài kho để giao nhận tiền và từ 2 đến nhiều gian khác có ngăn cách giữa các gian với nhau để bảo quản các loại quỹ. Tại mỗi kho tiền phải có sơ đồ các gian kho và cửa vào mỗi gian kho đó. Sơ đồ này bỏ vào phong bì dán kín do Thủ trưởng bảo quản tại két riêng của mình trong cơ quan theo quy định tại điều 23 dưới đây.

Mục III. Sử dụng, bảo quản chìa khoá kho tiền và việc vào, ra kho tiền

I. Sử dụng, bảo quản chìa khoá kho tiền

Điều 16

Mỗi ổ khoá lắp ở cửa kho phải luôn luôn có đủ và đúng 2 chìa: 1 chìa để sử dụng hàng ngày và 1 chìa để dự phòng. Các chìa khoá được đánh số phù hợp với số gian, số hòm, két do thủ trưởng ngân hàng quy định để thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng. Chìa khoá sử dụng hàng ngày và chìa dự phòng của mỗi ổ khoá mang số giống nhau.

Điều 17

Nghiêm cấm việc làm thêm chìa khoá. Trường hợp chìa của ổ khoá lắp trên 2 lớp cánh cửa kho bị hư hỏng mà chưa có điều kiện thay khoá khác, cần làm lại để thay thế, nếu kho tiền ngân hàng tỉnh thì phải báo cáo lên Ngân hàng cấp trên theo hệ thống dọc (Ngân hàng Thương mại báo cáo Tổng Giám đốc, Ngân hàng Nhà nước báo cáo Vụ trưởng Vụ phát hành và kho quỹ), nếu kho tiền ngân hàng cơ sở thì Giám đốc chi nhánh Ngân hàng thương mại cáp tỉnh cho phép bằng văn bản.

Việc làm lại các chìa khoá mới, do thợ khoá của Ngân hàng đảm nhiệm. Trường hợp Ngân hàng chưa có thợ khoá thì cho phép thuê thợ ngoài làm lại, với điều kiện không cho người làm khoá biết đó là chìa khoá kho tiền.

Điều 18

Chìa khoá dùng hàng ngày của ổ khoá lắp trên mỗi cánh cửa kho của kho tiền ngân hàng tỉnh, kho tiền Ngân hàng cơ sở do thủ trưởng, kế toán trưởng và thủ kho, mỗi người bảo quản và sử dụng một chìa của một ổ nhất định như đã quy định ở điều 8 trên.

Chìa khoá dùng hàng ngày của kho tiền Ngân hàng trung ương do Vụ trưởng Vụ phát hành và kho quỹ (hay người được vụ trưởng uỷ nhiệm), thủ kho và trưởng phòng kế toán phát hành tiền Vụ phát hành và kho quỹ giữ. Chìa khoá dùng hàng ngày của các gian kho, các hòm, két, tủ lưới sắt, các mật hiệu khoá chữ, đều do thủ kho bảo quản và sử dụng.

Đề có thể mở được kho tiền ngay khi có công việc khẩn cấp, cần bố trí ở cửa những người được phân công giữ chìa khoá gần nơi làm việc của cơ quan. Gặp trường hợp hoả hoạn thiên tai, địch hoạ, nếu thiếu 1, 2 người giữ chìa khoá, thì thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng chìa khoá dự phòng, nếu quá khẩn cấp thì cho phá cửa để cứu lấy tài sản Nhà nước.

Điều 19

Khoá chữ do người nào sử dụng thì người đó tự tay ghi lại ký hiệu mật chính xác, dễ đọc trên giấy mỗi mật hiệu một mảnh giấy riêng bỏ vào phong bì dán kín, niêm phong và bảo quản các mật hiệu này như bảo quản chìa khoá dự phòng sẽ quy định ở điều 22 dưới đây.

Điều 20

Chìa khoá dùng hàng ngày được bảo quản như sau:

a. Chìa khoá của các tủ, hòm, két đặt tại gian kho nào thì bỏ chung vào một hộp sắt con, khoá lại và để hộp sắt con tại gian kho đó.

b. Chìa khoá cửa kho tiền, chìa khoá cửa các gian kho, chìa khoá cửa hộp sắt con nói ở điểm a điều 20, các ký hiệu mật khoá chữa của mỗi cán bộ quản lý kho phải bảo quản chu đáo và cất trong két sắt bảo đảm an toàn tại nơi làm việc của mình trong trụ sở cơ quan. Ngoài giờ làm việc, phải khoá cửa cơ quan và không được ai tự tiện ở lại một mình. Làm việc ngoài giờ ít nhất phải có 2 người trở lên và phải được thủ trưởng cơ quan đồng ý.

Điều 21

a. Chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền do cán bộ được giao trách nhiệm sử dụng ổ khoá đó tự tay bỏ vào một túi vài kèm theo bản kê ghi rõ ràng, chính xác; số lượng chìa khoá, số hiệu của từng chìa khoá, tên, chức vụ của mình, ngày tháng năm và ký tên, buộc miệng túi và niêm phong, ngoài niêm phong phải ghi đủ các yếu tố cần thiết quy định như bản kê đã bỏ vào bên trong túi.

b. Chìa khoá dự phòng của các gian kho, các tủ lưới sắt hòm, két đặt tại các gian kho, cả 3 cán bộ quản lý kho tiền (thủ trưởng, kế toán trưởng và thủ kho) lập bản kê và bỏ vào 1 túi vải, niêm phong miệng túi lại như điểm a điều 20 đã quy định.

Các túi vải đựng chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền, của các gian kho, tủ lưới sắt, hòm, két, mỗi loại được bỏ vào một hộp sắt và khoá lại, với sự chứng kiến của 3 người: thủ trưởng, kế toán trưởng và thủ kho. Chìa khoá của các hộp sắt này do thủ trưởng bảo quản 1 chìa và thủ kho bảo quản 1 chìa. Cách bảo quản phải theo đúng như quy định tại điều 20 và 22. Cả ba cán bộ quản lý kho tiền thủ trưởng, kế toán trưởng và thủ kho phải ký tên trên niêm phong đồng thời lập biên bản về việc niêm phong hộp sắt. Biên bản ghi rõ họ tên, chức vụ cán bộ niêm phong hộp sắt, số túi vải để trong hộp sắt, số lượng chìa khoá và số hiệu từng chìa khoá trong mỗi túi vải. Biên bản lập thành 4 bản: mỗi người giữ 1 bản sử dụng theo quy định ở điều 23 dưới đây.

Điều 22

Việc bảo quản hộp sắt đựng các loại chìa khoá dự phòng quy định như sau:

- Hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng của cửa các gian kho hoặc các tủ, hòm, két sắt thuộc kho tiền nào, thì do thủ trưởng của kho tiền đó chịu trách nhiệm cất giữ tại két riêng của mình trong cơ quan trong quy định ở điều 21.

- Các hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền Ngân hàng cơ sở, ký giữ tại kho tiền tỉnh, hoặc một kho tiền gần nhất do Giám đốc chi nhánh Ngân hàng tỉnh chỉ thị bằng văn bản.

- Các hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng của cửa các kho tiền ngân hàng tỉnh được ký gửi tại chi nhánh Ngân hàng cơ sở gần nhất, do Giám đốc chi nhánh Ngân hàng tỉnh quy định bằng văn bản.

- Các hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng của các kho tiền Ngân hàng trung ương do Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ bảo quản tại két sắt dùng riêng của mình ở nơi làm việc trong trụ sở cơ quan. Riêng chìa khoá của kho tiền II, gửi tại kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước thành phố Hồ Chí Minh. Giám đốc chi nhánh Ngân hàng nhận ký gửi hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng căn cứ vào giấy đề nghị và biên bản, phải lập phiếu nhập kho, ghi sổ sách theo chế độ đã quy định và có nhiệm vụ bảo quản hộp sắt an toàn, nguyên vẹn niêm phong.

Điều 23

Chỉ được mở các hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng trong các trường hợp sau đây:

a. Lấy ra để sử dụng ngay do mất chìa khoá đang dùng hàng ngày hoặc thiếu người cất giữ chìa khoá mà cần phải mở kho trong trường hợp khẩn cấp;

b. Cất thêm các chìa khoá của các ổ khoá kho.

c. Rút các chìa dự phòng của các ổ khoá kho đã được thay mới; d. Kiểm tra, kiểm kê theo lệnh viết của Giám đốc chi nhánh Ngân hàng cấp trên.

Mỗi lần mở hộp chìa khoá dự phòng, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng có họp khoá dự phòng phải làm giấy đề nghị gửi Giám đốc chi nhánh Ngân hàng tỉnh, thành phố, nêu rõ lý do xin mở, uỷ nhiệm người tới chứng kiến việc mở hộp và nhận lại chìa khoá. Giám đốc chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố căn cứ vào giấy đề nghị đó để ra lệnh cho phép mở các hộp đựng chìa khoá dự phòng, đồng thời phải làm văn bản báo cáo Thống đốc Ngân hàng nhà nước hay Tổng Giám đốc Ngân hàng thương mại trung ương.

- Riêng tại các kho tiền Ngân hàng trung ương quy định như sau:

- ở kho tiền I, Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ phải làm văn bản báo cáo lý do xin mở hộp khoá dự phòng gửi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hay Phó Thống đốc thường trực, và chỉ được mở khi có lệnh cho phép của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

- ở kho tiền II, Trưởng kho tiền làm văn bản gửi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, đồng gửi Giám đốc chi nhánh Ngân hàng thành phố căn cứ vào giấy đề nghị cho mở; đồng thời làm văn bản báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Trước khi mở hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng thủ trưởng, kế toán trưởng và thủ kho tiền ở Ngân hàng nhận ký gửi và những người đại diện của Ngân hàng đến nhận dưới sự chứng kiến của Chánh thanh tra hoặc kiểm soát viên nơi Ngân hàng có hộp khoá dự phòng gửi, mỗi người phải xem xét kỹ hộp sắt và lập biên bản cùng xác nhận tình trạng của các niêm phong hộp sắt (còn nguyên vẹn niêm phong).

Điều 24

Các cán bộ được giao nhiệm vụ bảo quản và sử dụng chìa khoá có trách nhiệm bảo đảm an toàn bí mật chìa khoá được giao. Cụ thể là:

- Không làm thất lạc mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ.

- Không mang chìa khoá ra ngoài trụ sở cơ quan.

Trường hợp chìa khoá đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khoá phải báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị bằng văn bản, nói rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm làm mất chìa khoá. Thủ trưởng đơn vị phải đăng ký báo mất ngay với cơ quan công an đồng cấp. Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khoá và làm các thủ tục xin lấy hộp sắt đựng chìa khoá dự phòng quy định ở điều 23 để sử dụng tạm trước khi được đổi ổ khoá mới (nhưng không quá 24 giờ phải được thay ổ khoá khác).

Điều 25

Thủ trưởng Ngân hàng có kho tiền phải theo dõi, kiểm tra tuyệt đối không được để xảy ra các tình trạng vì điều động cán bộ mà lần lượt các chìa của các ổ khoá cửa kho giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này, tất các các ổ khoá của kho coi như đã bị lộ bí mật, bị mất chìa và thủ trưởng đơn vị ngân hàng nơi để xảy ra tình trạng đó phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khoá cửa kho.

Điều 26

Các ổ khoá cửa kho tiền bị lộ bí mật chìa hoặc bị mất chìa đều phải thay thế ngay bằng các ổ khoá mới.

Các ký hiệu mật khoá chữ bị lộ, phải thay thế ngay bằng các ký hiệu mật mới. Người làm lộ, làm mất chìa khoá phải được kiểm điểm nghiêm túc, tuỳ mức độ thiệt hại do hậu quả trên gây ra người làm lộ, làm mất chìa khoá phải chịu kỷ luật hành chính hoặc xử lý theo pháp luật.

II. Vào, ra kho tiền

Điều 27

Chỉ có các cán bộ, công nhân, nhân viên quy định dưới đây, khi cần thiết mới được vào kho tiền:

- Các cán bộ có trách nhiệm giữ chìa khoá kho tiền quy định ở điều 8.

- Các đồng chí Thống đốc, Phó Thống đốc Ngân hàng Nhà nước được vào kiểm tra đột xuất các kho tiền trong toàn ngành.

- Các Tổng giám đốc, Phó tổng Giám đốc ngân hàng thương mại trung ương. Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách tiền tệ kho quỹ tại chi nhánh Ngân hàng tỉnh, vào kiểm tra kho tiền thuộc hệ thống mình quản lý.

- Các cán bộ của Ngân hàng cấp trên về kiểm tra có giấy giới thiệu của thủ trưởng Ngân hàng cấp trên trực tiếp quản lý kho tiền, hoặc giấy giới thiệu của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

- Giám đốc Ngân hàng Nhà nước tỉnh hoặc cán bộ được Giám đốc Ngân hàng tỉnh uỷ nhiệm vào kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất kho tiền của các ngân hàng thương mại trên địa bàn;

- Thủ kho tiền;

- Nhân viên được giao làm các công việc bốc xếp, vận chuyển tiền;

- Công nhân làm nhiệm vụ sửa chữa trang thiết bị trong kho tiền theo giấy phép của thủ trưởng Ngân hàng trực tiếp.

Điều 28

Các trường hợp được vào kho tiền:

- Thực hiện các lệnh, các phiếu xuất, nhập tiền, tài sản quý chứng từ có giá;

- Giao, nhận tiền mặt của quỹ nghiệp vụ bảo quản trong kho tiền; - Kiểm tra, kiểm kê kho tiền theo định kỳ hoặc đột xuất;

- Quét dọn, bốc xếp, đảo kho ...;

- Sửa chữa trang thiết bị kho;

- Cứu kho tiền khỏi mưa bão, lũ lụt, trộm cướp, cháy, phá hoại.

Điều 29

Trừ trường hợp cấp trên kiểm tra đột xuất, còn bình thường hàng ngày mỗi lần vào, ra kho tiền phải thực hiện theo đúng quy định. Mỗi lần vào, ra kho phải có lệnh, phải đăng ký vào sổ "đăng ký vào kho tiền". Nội dung ghi rõ: họ và tên người được vào, vào gian kho nào, mục đích vào, thời gian vào ra (có mẫu đính kèm). Mọi người cùng vào, cùng làm việc và cùng ra một lần. Gặp trường hợp đang làm việc nhưng có 1 trong 3 người có trách nhiệm quản lý kho ra ngoài, thì tất cả mọi người phải ra ngoài. Khi vào thủ kho là người vào đầu tiên, khi ra thủ kho là người ra cuối cùng. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ đăng ký vào kho.

Điều 30

Không được mang theo túi xách, cặp... và các chất dễ nổ, cháy; nghiêm cấm việc hút thuốc trong kho tiền.

Trước khi mở khoá, phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khoá và cửa kho tiền.

- Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ các nghi vấn mới được mở khoá.

- Nếu thấy có vết tích biểu hiện rõ đã có kẻ gian xâm nhập kho hoặc có ý đồ xâm nhập, phải giữ nguyên vẹn hiện trường mời công an đến xem xét, lập biên bản, sau đó mới mở khoá vào kho tiền.

Trước khi ra khỏi kho tiền phải:

- Kiểm tra các thứ cần mang ra ngoài kho;

- Tắt hết quạt và đèn trong kho tiền.

Mục IV. Canh gác, bảo vệ kho tiền

Điều 31

Kho tiền phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên, nghiêm ngặt 24 giờ/ngày, kể cả các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết (dương và âm lịch) các ngày hội ở địa phương. Tại mỗi kho tiền, được trang bị các phương tiện bảo vệ (súng, đạn...) và các phương tiện chống cháy, phòng chống bão lụt...

Điều 32

Việc canh gác bảo vệ kho tiền chủ yếu do lực lượng chuyên trách đảm nhiệm. Giám đốc chi nhánh Ngân hàng cần phân công cán bộ lãnh đạo (kể cả lãnh đạo cấp phòng) và cán bộ nhân viên trong cơ quan thay nhau tham gia bảo vệ ban đêm, các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết. Riêng các kho tiền Ngân hàng trung ương, kho tiền Ngân hàng Nhà nước tỉnh có thêm lực lượng công an vũ trang bảo vệ. ở các nơi này phải có phương án phối hợp và phân định rõ trách nhiệm của các lực lượng làm nhiệm vụ bảo vệ.

Điều 33

Việc bảo vệ kho tiền được kết hợp chặt chẽ với việc bảo vệ chung trụ sở cơ quan Ngân hàng và được bàn bạc phối hợp chặt chẽ lực lượng bảo vệ của Công an và Quân đội trong phạm vi khu vực chung quanh trụ sở ngân hàng, bằng một phương án hợp đồng cụ thể. Thủ trưởng Ngân hàng phải chủ động đề xuất giải quyết và thường xuyên đôn đốc thực hiện.

Điều 34

Những người được giao nhiệm vụ chuyên trách bảo vệ kho cũng như cán bộ, nhân viên khác được huy động làm nhiệm vụ bảo vệ, phải nêu cao tinh thần cảnh giác cách mạng, dũng cảm hy sinh bảo vệ kho khi xảy ra sự việc khẩn cấp để bảo đảm kho an toàn.

Thủ trưởng Ngân hàng hoặc người được uỷ nhiệm và những cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ chuyên trách bảo vệ; cán bộ nhân viên được huy động làm nhiệm vụ bảo vệ tuỳ theo chức trách, nhiệm vụ đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu sơ xuất để xảy ra tình trạng tiền và tài sản trong kho bị trộm, cướp, phá hoại.

Điều 35

Các cán bộ nhân viên (kể cả cán bộ lãnh đạo) được huy động canh gác bảo vệ kho ngoài giờ làm việc được nghỉ bù hoặc bồi dưỡng theo chế độ.

Chương III

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ QUỸ NGHIỆP VỤ NGÂN HÀNG

Mục I. Tổ chức bộ máy của quỹ nghiệp vụ ngân hàng

Điều 36

Thủ trưởng cơ quan ngân hàng được phép có quỹ nghiệp vụ, quyết định thành lập quỹ nghiệp vụ, bổ nhiệm và bãi miễn cán bộ giữ các chức danh của quỹ quy định tại điều 37 bản quy định này.

Đối với cơ quan Ngân hàng trực thuộc cơ quan Ngân hàng cấp trên, thực hiện hạch toán kế toán không đầy đủ, nếu được phép có quỹ nghiệp vụ thì việc thành lập quỹ và bổ nhiệm, bãi miễn thủ quỹ do thủ trưởng cơ quan Ngân hàng cấp trên trực tiếp ra quyết định theo đề nghị của cơ quan ngân hàng trực thuộc.

Điều 37

Chức danh cán bộ của quỹ nghiệp vụ Ngân hàng có:

- Trưởng quỹ, phó trưởng quỹ;

- Thủ quỹ của quỹ nghiệp vụ,

- Tổ trưởng quầy thu, quầy chi hoặc tổ trưởng tổ thu, tổ chi.

Ngoài chức danh cán bộ nói trên, quỹ nghiệp vụ ngân hàng còn có các nhân viên thu, chi tiền.

Việc xác định biên chế của quỹ nghiệp vụ, bố trí đủ cán bộ, nhân viên theo tất cả các chức danh, hoặc chỉ theo một số chức danh, do thủ trưởng cơ quan ngân hàng có quỹ nghiệp vụ quyết định, căn cứ tính chất khối lượng tiền thu, chi, số khách hàng và số món giao dịch tiền mặt của quỹ. Nhưng trong một ngày giao dịch, thu, chi tiền mặt, với bất kỳ trường hợp nào cũng không được bố trí cán bộ tổ trưởng quầy thu kiêm tổ trưởng quầy chi và ngược lại.

Điều 38

Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan ngân hàng trong việc chỉ đạo và điều hành mọi công việc về thu, chi tiền mặt và bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản khác trong quỹ nghiệp vụ, có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày của các tổ trưởng và các nhân viên thu, chi tiền.

- Hướng dẫn đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện bản chế độ này và các văn bản khác có liên quan đề nghị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và Tổng Giám đốc Ngân hàng thương mại ban hành.

Hướng dẫn khách hàng về thủ tục giấy tờ và sắp xếp tiền khi giao dịch với ngân hàng; xử lý các việc phát sinh hàng ngày trong quan hệ giao dịch tiền mặt giữa ngân hàng với khách hàng; nghiên cứu ý kiến của khách hàng để xây dựng phong cách, thái độ phục vụ khách hàng của anh chị em thủ quỹ và nhân viên thu, chi tiền.

- Chủ động nghiên cứu giải quyết và tham mưu cho thủ trưởng cơ quan; cùng với các bộ phận chức năng khác trong cơ quan, với các ngành hữu quan trong việc điều tra, xác minh, xử lý các vụ thiếu, thừa, nhầm lẫn, hư hỏng tiền của quỹ nghiệp vụ.

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện ghi chép sổ sách, giấy tờ về quỹ nghiệp vụ và làm các báo cáo thống kê nghiệp vụ, các điện báo theo quy định.

Điều 39

Phó trưởng quỹ làm các công việc do trưởng quỹ phân công và thay trưởng quỹ khi vắng mặt.

Mục II. Thu chi tiền mặt của quỹ nghiệp vụ

Điều 40

Thu và chi tiền mặt của quỹ nghiệp vụ phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp theo quy định hiện hành của Tổng Giám đốc Ngân hàng thương mại cùng hệ thống và Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Trước khi thu hoặc chi tiền mặt, nhân viên thu hoặc chi phải kiểm soát kỹ tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Việc thu, chi tiền mặt phải tuân thủ các quy trình nghiệp vụ đính kèm

Điều 41

Mỗi chứng từ kế toán thu hoặc chi tiền mặt phải kèm theo một bảng kê phân loại tiền. Bảng kê phân loại tiền do khách hàng nộp tiền lập; bảng kê phân loại tiền chi do tổ trưởng quầy chi lập căn cứ số tiền các loại có tại quỹ. Tổng số các loại tiền trên bảng kê phải khớp đúng so với số tiền ghi bằng số và bằng chữ trên chứng từ kế toán.

Trên chứng từ kế toán và bảng kê phân loại tiền phải có chữ ký của khách hàng và của thủ quỹ, sau khi thực hiện xong việc thu, chi tiền mặt. Thu, chi tiền mặt tiến hành vào ngày, tháng, năm nào, trên chứng từ kế toán, bảng kê phân loại tiền, sổ thu, sổ chi, sổ quỹ và nhật ký quỹ của kế toán phải ghi đúng ngày, tháng, năm đó.

Điều 42

Tiền mặt thu vào hay chi ra phải bảo đảm đủ và đúng với tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ trên chứng từ kế toán, đủ và đúng với số tiền từng loại ghi trên bảng kê phân loại tiền. Khách hàng lĩnh tiền trên phải kiểm đếm lại tiền trước khi rời khỏi quầy chi, khách hàng nộp tiền phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm tiền mình nộp.

Điều 43

Không thu vào quỹ nghiệp vụ các loại tiền khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thông do nguyên nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền mẫu... khi phát hiện các loại tiền này nhân viên đếm kiểm tiền phải báo cáo với Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo các quy định hiện hành.

Điều 44

Sau khi hoàn thành mỗi món thu, chi tiền mặt thủ quỹ phải ghi ngay vào sổ quỹ, ký tên vào chỗ quy định trên chứng từ thu, chi, sau đó trả một liên biên lai thu tiền cho khác, và giao ngay các chứng từ thu, chi đó cho kế toán bằng đường dây nội bộ, hàng ngày các bảng kê phân loại tiền được đóng thành tập gồm 2 phần thu và chi, trong từng phần sắp xếp bảng kê phân loại tiền theo thứ tự số chứng từ kế toán từ số đầu ngày đến số cuối ngày giao dịch bảng kê phân loại tiền thu để trên và bảng kê phân loại tiền chi để dưới. Các loại bảng kê này được bảo quản trong thời hạn 2 năm.

Mục III. Đếm kiểm, chọn lọc, đóng bó, niêm phong tiền

Điều 45

Mọi khoản thu, chi tiền mặt của quỹ nghiệp vụ với khách hàng phải được nhân viên thu chi kiểm đếm từng tờ (tiền giấy) hoặc từng đơn vị (tiền kim loại), kiểm đúng tổng số rồi mới đếm trong từng túi, bó, xếp, thỏi; đếm xong túi, bó xếp thỏi này rồi mới đếm túi, bó xếp, thỏi khác; đếm túi bó nguyên trước, đếm xếp, thỏi và các tờ lẻ, đơn vị lẻ sau; vừa đếm vừa chọn lọc, sắp xếp tiền lành riêng, các tờ tiền giả, tiền mẫu, tiền hư hỏng do nguyên nhân có tính chất phá hoại; không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm rồi với tiền chưa đếm kiểm.

Điều 46

Trước khi mở 1 bó tiền hoặc túi tiền để đếm kiểm nhân viên phải kiểm soát kỹ, bó hoặc túi tiền đó phải còn nguyên vẹn, nguyên niêm phong và đủ 10 xếp (mười xếp), 10 (mười thỏi) mới được cắt dây buộc để đếm kiểm (theo đúng điều 48).

Đếm xong một bó hoặc một túi tiền, nhân viên thu tiền có nhiệm vụ:

- Nếu bó hay túi tiền có đủ số tiền theo quy định thì huỷ ngay niêm phong của bó hay túi tiền đó.

- Nếu bó hay túi thừa hoặc thiếu tiền, có tiền giả, tiền mẫu thì lập biên bản kèm theo niêm phong của bó hay túi tiền đó chuyển qua kế toán để làm chứng từ ghi sổ và tiến hành tiếp việc xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 47

Quy cách đóng bó, túi tiền quy định như sau:

a) Về tiền giấy:

- Cứ 100 (một trăm) tờ tiền cùng loại sắp thành một xếp, dỗ 4 cạnh của xếp tiền cho thẳng và trùng khít nhau, dùng một đoạn dây buộc ngay xếp ở vị trí 1/3 chiều dài của xếp, gắt hai đầu đoạn dây buộc vào giữa xếp tiền.

- Cứ 10 ( mười) xếp tiền cùng loại đóng thành 1 (một) bó; để 5 xếp có dây buộc ngay cùng phía và 5 xếp kia ở khác phía; đặt một tờ giấy lót lên xếp tiền trên cùng, rồi dùng dây buộc bó tiền thật chặt. Đối với các loại tiền lớn từ loại 1000 đ trở lên, buộc 3 vòng ngang song song và cách nhau theo chiều ngang, buộc vòng dây ở giữa theo chiều dài bó tiền (gọi là 3 ngang, 1 dọc). Các loại tiền vừa và nhỏ từ loại 500 đ trở xuống buộc hai vòng dây ngang song song theo chiều ngang và một dây ở giữa theo chiều dài bó tiền (gọi là 2 ngang 1 dọc). Tại các điểm giao nhau giữa buộc chạy ngang và dây buộc chạy dọc bó tiền phải quấn vòng qua nhau để giữ cho bó tiền được chặt.

Mối buộc thắt nút hai đầu phải đặt lên phía trên tờ giấy lót và dán tờ niêm phong đè lên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt núi bó tiền.

b. Về tiền kim loại:

- Cứ 100 (một trăm) đơn vị tiền cùng loại sắp trùng khít vào nhau thành một thỏi, dùng giấy quận lại, dấu kín hai đầu vào mép dọc thỏi.

- Cứ 10 (mười) thỏi đóng thành 1 (một) túi, dùng dây buộc thắt nút chặt miệng túi, rồi dán tờ niêm phong lên điểm buộc và hai đầu dây, khi dán niêm phong phải tách hai đầu dây cách nhau.

Điều 48

Niêm phong các bó, túi tiền thực hiện tại điều 18 quy định về quản lý, bảo quản, điều chuyển và giao nhận các loại quỹ tiền trong ngành ngân hàng, ban hành theo quyết định số 113/NH-QĐ ngày 24/8/1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Mục IV. Giao nhận tiền mặt trong quỹ nội bộ quỹ nghiệp vụ

Điều 49

Trong nội bộ một quỹ nghiệp vụ, việc giao nhận tiền mặt được thực hiện:

- Giữa thủ quỹ của quỹ nghiệp vụ với các tổ thu của quỹ

- Giữa thủ quỹ của quỹ nghiệp vụ với các tổ chi của quỹ

Tổ thu không được giao tiền trực tiếp cho tổ chi và ngược lại

Điều 50

Cuối mỗi ngày làm việc, các tổ thu phải nộp toàn bộ tiền mặt đã thu trong ngày cho trưởng quỹ hoặc thủ quỹ.

Các tổ thu có thể nộp tiền nhiều lần trong một ngày theo yêu cầu của trưởng quỹ hoặc thủ quỹ. Các lần nộp trước chỉ nộp các bó, túi nguyên niêm phong; các xếp thỏi và tờ, đơn vị lẻ nộp vào lần cuối ngày. Tổng số tiền của tổ thu nộp các lần trong ngày cho trưởng quỹ hoặc thủ quỹ phải bằng tổng số tiền thu ghi trên các chứng từ thu của kế toán và trên các bảng kê phân loại tiền thu trong ngày.

Mỗi ngày tổ chi có thể nhận một lần hay nhiều lần tiền theo bó, túi niêm phong của trưởng quỹ hoặc thủ quỹ giao để chi trong cả ngày, tuỳ thuộc điều kiện và khả năng tiền mặt của quỹ nghiệp vụ. Cuối ngày, tổ chi phải nộp số tiền chưa chi hết cho trưởng quỹ hoặc thủ quỹ; số tiền của tổ chi nộp cho trưởng quỹ hoặc thủ quỹ phải bằng số tiền tổ chi đã nhận trong ngày trừ đi các số tiền đã chi theo chứng từ chi của Kế toán trong ngày.

Mục V. Kiểm kê tồn quỹ nghiệp vụ

Điều 51

Tiền mặt ở quỹ nghiệp vụ được phân làm 2 phần như sau:

- Một phần tiền thuộc quỹ nghiệp vụ ngân hàng chưa sử dụng tới, gọi là "phần quỹ nghiệp vụ dự trữ; phần này để trong kho tiền gồm những bó tiền chẵn 10 thiệp bằng 1000 tờ (đối với tiền giấy), một nghìn đơn vị (đối với tiền kim khí), các bó, túi tiền phải đóng gói niêm phong đúng quy định; từng loại tiền được xếp riêng đúng vào bao tải, hòm tôn, hoặc tủ lưới sắt. Việc đóng bao, hòm, ban quản lý quỹ (đủ 3 người) phải kiểm soát chặt chẽ, sau đó cùng nhau ký niêm phong bao, hòm tủ lưới ghi số tiền trong từng bao, hòm, tủ lưới để theo dõi. Mỗi lần kiểm kê quỹ nghiệp vụ này, chỉ cần kiểm soát xem xét, bao hòm, tủ lưới, nếu thấy niêm phong không có khả nghi gì thì cộng tổng số tiền trong bao, trong hòm, tủ lưới đó lại là được.

- Phần quỹ nghiệp vụ dùng trong ngày gọi là (phần quỹ nhật dung), phần quỹ này là số tiền lẻ (không đủ bó, túi...) và phần tiền chẵn đủ bó, thiếp dùng để chi trong ngày hoặc thu được trong ngày, chưa đủ đóng thành bao, hòm để chuyển vào phần quỹ nghiệp vụ dự trữ. Phần quỹ này cuối ngày kiểm kê xong thì đưa vào bảo quản trong kho đựng tiền.

Việc kiểm kê quỹ nghiệp vụ cuối ngày, sau khi đã hình thành hai phần quỹ như trên, ban quản lý quỹ nghiệp vụ cuối ngày chỉ cần kiểm phần quỹ nhật dụng đúng vào các điều 51, 52 cộng (+) thêm với phần tồn quỹ của phần quỹ nghiệp vụ dự trữ nếu thấy đúng với số quỹ nhật ký quỹ của kế toán thì xác nhận.

Điều 52

Cuối giờ làm việc hàng ngày (không được để sang ngày sau) thủ trưởng cơ quan ngân hàng có quỹ nghiệp vụ phải tổ chức việc kiểm kê tồn quỹ, bảo đảm tiền mặt tồn quỹ thực tế khớp đúng với số dư trên sổ quỹ và nhật ký của kế toán.

Việc kiểm kê tồn quỹ nghiệp vụ cuối ngày do một tập thể gồm thủ trưởng cơ quan ngân hàng có quỹ nghiệp vụ, kế toán trưởng, trưởng quỹ và thủ quỹ thực hiện. Để có đủ điều kiện tiến hành việc kiểm kê đều đặn, thường xuyên hàng ngày, mỗi đồng chí nói trên có thể uỷ nhiệm từ 1 đến 2 cán bộ cấp phó hoặc cán bộ tin cẩn thực hiện công việc này thay mình khi vắng mặt. Khi cần thiết có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm kê tồn quỹ nghiệp vụ cuối ngày.

Điều 53

Các cán bộ kiểm kê tồn quỹ nghiệp vụ cuối ngày phải trực tiếp xem xét kỹ việc đóng bó, đóng túi và niêm phong tất cả các bó, túi, bao tiền tuỳ theo quy định của bản quy định này và đếm từng tờ (tiền giấy), từng đơn vị (tiền kim loại) đối với số tiền chưa đủ bó, đủ túi, khi xét thấy cần thiết có thể mở một số bó, một số túi hoặc mở tất cả các số bó, các túi tiền trong quỹ để kiểm đến lại từng tờ, từng đơn vị và sau khi đếm kiểm song phải đóng bó, đóng túi và niêm phong lại theo quy định; đối chiếu tổng số tiền mặt tồn quỹ thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ sách của thủ quỹ và của kế toán.

Trường hợp kết quả kiểm kê có sự chênh lệch giữa tiền mặt thực tế với sổ sách thì phải xử lý theo quy định. Khi kiểm kê xong phải ghi chi tiết từng loại tiền vào sổ quỹ; thủ trưởng, kế toán trưởng, trưởng quỹ hoặc người được uỷ nhiệm phải ký tên xác nhận trên sổ quỹ của thủ quỹ và nhật ký quỹ của kế toán.

Mục VI. Đảm bảo an toàn quỹ nghiệp vụ

Điều 55

Nơi làm việc của bộ phận quỹ nghiệp vụ phải bố trí ngăn cách nhau giữa nơi thu, chi tiền mặt với nơi làm việc khác, giữa quầy thu với quầy chi, giữa quầy này với quầy thu khác, giữa quầy chi này với quầy chi khác. Người ngoài quầy không được đến bên trong quầy, trừ trường hợp thật cần thiết được trưởng quỹ hoặc thủ quỹ cho phép.

Cán bộ, nhân viên thu, chi kiểm đếm tiền mặt vào nơi làm việc phải mặc áo choàng ngoài, không được mang theo người tiền, túi xách, ví, cặp...; khi cần ra ngoài phải báo cáo và phải được trưởng quỹ hoặc thủ trưởng đồng ý, trước khi ra khỏi nơi làm việc phải cất hết tiền vào hóm, két, tủ... và phải đóng khoá hòm, két, tủ cẩn thận.

Điều 56

Trong giờ làm việc tất cả tiền mặt phải được xếp gọn gàng ngăn nắp trong các hòm, két, ô kéo, tủ... theo từng loại tiền. Hết giờ làm việc, tiền mặt phải được cất hết vào kho tiền.

Điều 57

Chìa khoá các hòm, két, tủ ô kéo... dựng tiền mặt phải do ai sử dụng, người đó có trách nhiệm bảo quản trong két sắt tại nơi làm việc, không được mang ra khỏi cơ quan.

Chương IV

QUY ĐỊNH VIỆC GỬI TIỀN VÀ TÀI SẢN QUÝ HIẾM VÀO KHO TIỀN

Điều 58

Việc gửi tiền và tài sản quý hiếm vào kho tiền của Ngân hàng khác hệ thống và Chi cục kho bạc trên địa bàn vào kho tiền phải đảm bảo các nguyên tắc chặt chẽ, an toàn tài sản và phân định rõ trách nhiệm là:

- Đơn vị gửi và đơn vị nhận cho gửi phải có văn bản quy định trách nhiệm đơn vị và cá nhân rõ ràng.

- Tiền, tài sản gửi ở kho tiền phải để riêng từ đơn vị gửi và bố trí riêng một gian kho hoặc một khu vực riêng trong cùng gian kho để bảo quản số tài sản của các đơn vị gửi.

- Đơn vị gửi và đơn vị nhận cho gửi hai bên phải mở sổ sách, mỗi lần gửi và lấy ra phải ghi chép và có chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm.

Điều 59

Đơn vị có kho tiền nhận cho gửi tiền và tài sản quý, hiếm, chỉ nhận cho gửi bao, hòm, két, có khoá và niêm phong.

Điều 60

Đơn vị nhận cho gửi tiền và tài sản quý hiếm được phép lấy chi phí dịch vụ là 0,05%/tháng so với số giá trị đơn vị gửi (mức thu tối thiểu 200 ngàn đồng, tối đa 500 ngàn đồng/tháng, (đơn vị) tiền tới khi có điều kiện. Tổng Giám đốc các Ngân hàng thương mại có kho tiền có thể hướng dẫn và quy định việc cho thuê tủ, két sắt với các đơn vị kinh tế và nhân dân gửi vào kho tiền thuộc hệ thống mình quản lý và quy định tỷ lệ phần trăm dịch vụ này thích hợp từng khu vực.

Chương V

XỬ LÝ THỪA, THIẾU, KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 61

Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản trong các loại quỹ Ngân hàng, thủ trưởng, kế toán trưởng, thủ kho hoặc thủ quỹ đơn vị Ngân hàng có quỹ thừa, thiếu phải xem xét, kiểm tra ngay và truy cứu trách nhiệm của Ban quản lý kho, quỹ và trách nhiệm cá nhân của người gây ra thừa, thiếu; đồng thời lập biên bản, ghi sổ sách kịp thời, chờ Hội đồng xử lý. Nếu số tiền và tài sản mất, trị giá từ 5 triệu đồng trở lên thì thủ trưởng đơn vị quyết định đình chỉ công tác đối với những người có liên quan đến việc thiếu mất tài sản này, đồng thời phải báo cáo và xin chỉ thỉ giải quyết của ngân hàng cấp trên.

Điều 62

Thành phần Hội đồng xử lý thừa, thiếu tiền và tài sản trong kho, quỹ, ở c ác cấp ngân hàng quy định như sau:

a. Tại Ngân hàng tỉnh, thành phố và ngân hàng cơ sở quận, huyện, thị xã hoặc liên huyện (khu vực) cơ:

- Giám đốc Ngân hàng cơ sở, Chủ tịch,

- Kiểm soát viên, Phó chủ tịch,

- Trưởng Kế toán, uỷ viên,

- Trưởng phòng Hành chính, tổ chức, uỷ viên,

- Trưởng phòng tiền tệ, quản lý ngoại hối, vàng bạc, uỷ viên

b. Tại Ngân hàng thương mại trung ương gồm:

- Tổng Giám đốc, Chủ tịch,

- Trưởng phòng thanh tra, Phó chủ tịch,

- Trưởng phòng Kế toán, uỷ viên,

- Trưởng phòng Hành chính, tổ chức, uỷ viên,

- Trưởng phòng ngân quỹ, uỷ viên.

c. Tại Ngân hàng Nhà nước trung ương, gồm:

- Vụ trưởng Tổng kiểm soát, Chủ tịch,

- Vụ trưởng Vụ Kế toán, Phó chủ tịch,

- Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ, uỷ viên,

- Vụ trưởng Vụ Tổ chức và cán bộ, uỷ viên

- Cục trưởng Cục quản trị, uỷ viên.

Các thành viên của các Hội đồng xử lý từ cơ sở đến trung ương, là những thành viên không có liên quan đến các vụ, việc thiếu, mất tiền và tài sản cần xử lý.

Nếu có liên quan thì cứ cấp phó thay thế.

Điều 63

Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng:

1. Hội đồng xử lý của Ngân hàng cơ sở, tháng họp 01 lần, xử lý các vụ việc thừa, thiếu tiền và tài sản từ 5 triệu đồng trở xuống (nếu có) Những vụ việc thiếu, mất tiền và tài sản trị giá từ trên 5 triệu đồng trong thời gian 1 tháng phải điều tra, xác minh, lập hồ sơ và kiến nghị gửi Hội đồng cấp trên xử lý.

2. Hội đồng xử lý của Ngân hàng tỉnh, thành phố, 3 tháng họp 1 lần, xử lý các vụ việc thiếu mất từ trên 5 triệu đến 200 triệu đồng.

Xem xét các đơn khiếu nại của đương sự, đối với Hội đồng xử lý cấp dưới để trả lời đương sự và thông báo cho Hội đồng cấp dưới thuộc quyền hạn quản lý biết.

Cùng Hội đồng cấp dưới xem xét, điều tra các vụ thiếu mất tiền và tài sản trị giá trên 20 triệu đồng để kiến nghị lên Hội đồng cấp trung ương xử lý.

3. Hội đồng xử lý Ngân hàng Nhà nước trung ương và Hội đồng xử lý Ngân hàng thương mại trung ương, 6 tháng họp một lần xử lý các vụ việc thiếu mất tiền và tài sản trị giá trên 20 triệu đồng. Đặc biệt đối với những vụ, việc thiếu mất tiền và tài sản có hành vi, thủ đoạn tinh sảo, có ảnh hưởng lớn đến uy tín của ngành, thì Hội đồng xử lý Ngân hàng thương mại trung ương phải báo cáo Chủ tịch Hội đồng xử lý Ngân hàng Nhà nước trung ương phối hợp cùng xem xét xử lý.

Điều 64

Mọi quyết định xử lý của Hội đồng Ngân hàng các cấp, phải được thực hiện nghiêm túc. Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng nơi xảy ra các vụ việc thiếu mất tiền và tài sản chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện các quyết định của Hội đồng tại đơn vị mình quản lý và hàng tháng phải báo cáo kết quả thực hiện với Hội đồng tại đơn vị và hội đồng cấp trên.

Điều 65

Trách nhiệm của Thủ trưởng Ngân hàng các cấp trong việc quản lý và bảo quản kho quỹ trong ngành Ngân hàng, nếu do thiếu tinh thần trách nhiệm, không kiểm tra đôn đốc việc chấp hành chế độ an toàn kho quỹ, để cán bộ thuộc quyền quản lý trực tiếp lợi dụng sơ hở tham ô, lấy cắp tiền, tài sản quý trong kho quỹ, có giá trị lớn mang tính chất nghiêm trọng, thì thủ trưởng đơn vị nơi có sự việc xảy ra sẽ bị kỷ luật hành chính từ mức cảnh cáo đến cách chức giám đốc hoặc phó giám đốc điều động đi làm công tác khác; nếu có liên đới về vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Điều 66

Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho, quỹ, phụ kho, kiểm ngân, nếu tham ô, lợi dụng tiền, tài sản trong kho, quỹ, thì phải buộc thôi việc, nếu nghiêm trọng sẽ tuỳ mức để xử lý theo luật pháp.

Điều 67

Về khen thưởng.

- Đối với ban quản lý kho, quỹ (bao gồm thủ trưởng, kế toán trưởng, thủ kho, nơi không có thủ kho thì thủ quỹ) và những anh chị em trực tiếp làm công tác kho quỹ làm việc tận tuỵ, liêm khiết, chấp hành nghiêm chế độ an toàn kho, quỹ; trong năm không xảy ra các vụ thiếu, mất tiền và tài sản bảo quản trong kho, liên khiết trả nhiều tiền thừa cho khách hàng sẽ được xét khen thưởng tinh thần và vật chất kể cả việc nâng lương đặc cách (sẽ có văn bản quy định riêng).

- Tất cả các cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, quy định ở điều 7 và 37 đều được hưởng chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ phụ cấp độc hại, chế độ bảo hộ lao động, chế độ tranh chấp... theo quy định của Nhà nước và của ngành.

Chương VI

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Điều 68

Thủ trưởng các cấp Ngân hàng có kho, quỹ phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ như sau:

- Báo cáo Thống kê các loại tiền thuộc quỹ điều hoà tiền mặt tháng/lần.

- Báo cáo Thống kê thu chi tiền mặt tháng lần.

- Báo cáo năng suất thu phát tính theo bó người/ngày/tháng lần.

- Báo cáo kiểm kê quỹ điều hoà tiền mặt và quỹ nghiệp vụ vào cuối ngày 30 hoặc 31 hàng tháng trong năm.

- Báo cáo các vụ thiếu mất tiền và số tiền thiếu mất mỗi quỹ lần.

- Báo cáo số tiền và tài sản đã thu hồi, theo quyết định của Hội đồng xử lý, mỗi tháng 1 lần.

- Báo cáo số biên chế cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, 6 tháng lần.

- Báo cáo sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về công tác an toàn kho quỹ. Các Ngân hàng thương mại gửi báo cáo theo hệ thống dọc, đồng gửi cho Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để tổng hợp báo cáo Ngân hàng trung ương.

Điều 69

Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc các Ngân hàng trên địa bàn; tập hợp báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước trung ương (Vụ Phát hành và Kho quỹ), Vụ trưởng Vụ Phát hành và kho quỹ chịu trách nhiệm tổng hợp trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN KHÁC

Điều 70

Những kho tiền bảo quản quỹ dự trữ phát hành của Nhà nước và quỹ điều hoà tiền mặt của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, thì có thủ kho riêng và là người chịu trách nhiệm chính số tiền và tài sản để bảo quản trong kho. Đối với những kho tiền chỉ dùng để bảo quản quỹ nghiệp vụ ngân hàng, thì thủ quỹ được đơn vị kiêm thủ kho tiền.

Điều 71

Tổng Giám đốc ngân hàng thương mại trung ương, Vụ trưởng Vụ phát hành và kho quỹ Ngân hàng Nhà nước, phối hợp chặt chẽ với các công ty, xí nghiệp chuyên doanh của ngành phân phối và trang bị đủ các phương tiện, ấn chỉ chuyên dùng cho kho quỹ, tạo điều kiện cho ngân hàng cơ sở chấp hành tốt chế độ này.

- Các chế độ, quyền lợi vật chất khác cho cán bộ nhân viên quản lý kho quỹ sẽ có quy định riêng.

Điều 72

Chế độ này có hiệu lực từ ngày 01-11-1991, các quy định trước đây trái với chế độ này đều hết hiệu lực thi hành.