1 - Hồ sơ giải quyết các chế độ trợ cấp ốm đau, chế độ trợ cấp thai sản, chế độ trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, chế độ trợ cấp một lần, chế độ hưu trí, chế độ tử tuất đối với cán bộ, công chức, viên chức, quân nhân, công an nhân dân, người lao động và đối với cán bộ xã, phường, thị trấn (gọi chung là hồ sơ BHXH của người lao động) là sổ Bảo hiểm xã hội và các loại giấy tờ cần thiết, hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật.

2 - Hồ sơ giải quyết hưởng BHXH phải đủ về số lượng, chủng loại được quy định cụ thể cho từng chế độ BHXH. Người lao động, người sử dụng lao động và các tổ chức có liên quan đến việc lập hồ sơ BHXH phải ghi đầy đủ, chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung kê khai, xác nhận.

3 - Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam thống nhất quản lý trong phạm vi cả nước. Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bảo hiểm xã hội Quân đội và Công an căn cứ hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ BHXH theo mẫu quy định của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam kèm theo quy định này được phép chế bản trên máy vi tính, bằng giấy trắng, khổ A4.

Riêng giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất do Bảo hiểm xã hội Việt Nam thống nhất quản lý và phát hành (theo mẫu đính kèm). Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp cho những người được hưởng hàng tháng đối với các chế độ này.

II - HỒ SƠ VỠ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ TRỢ CẤP ỐM ĐAU THAI SẢN.

A. Hồ sơ chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản.

1 - Hồ sơ chế độ trợ cấp ốm đau bao gồm:

1.1. Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH của người lao động bị ốm điều trị ngoại trú, Giấy ra viện của người lao động điều trị nội trú tại các cơ sở y tế.

Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện do bác sỹ, y sỹ, lương y được phân công khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở y tế nơi người lao động đăng ký Bảo hiểm y tế cấp theo hướng dẫn tại Thông tư Liên tịch số 11/1999/TTLT-BYT-BHXH ngày 22/6/1999 của Bộ Y tế và Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Trường hợp người lao động bị ốm đau phải cấp cứu hoặc khi đi công tác phải điều trị tại các cơ sở y tế do Bộ Y tế quản lý nhưng không thuộc cơ sở y tế nơi đăng ký Bảo hiểm y tế hoặc điều trị khác tuyến thì phải có thêm xác nhận của người sử dụng lao động nói rõ lý do điều trị tại cơ sở y tế không đăng ký Bảo hiểm y tế hoặc khác tuyến.

1.2. Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau - thai sản, theo mẫu số 02.

Ngoài các hồ sơ trên, nếu thuộc vào các diện đặc biệt thì phải có thêm một trong các loại giấy tờ sau:

- Người lao động làm việc lưu động, phân tán hoặc làm việc ở vùng cao, vùng sâu, xa các cơ sở y tế đăng ký bảo hiểm y tế, khi bị ốm điều trị tại trạm y tế xã thì phải có giấy khám bệnh hoặc giấy điều trị của trạm y tế xã được thành lập theo quy định của Bộ Y tế.

- Người lao động bị mắc bệnh cần điều trị dài ngày theo quy định của Bộ Y tế phải có giấy ra viện hoặc phiếu hội chẩn của bệnh viện.

- Người lao động thực hiện các biện pháp kế hoạch hóa dân số thuộc diện hưởng trợ cấp BHXH phải có giấy xác nhận của cơ sở y tế theo quy định của Bộ Y tế.

- Người lao động nghỉ việc để trông con ốm phải có xác nhận của người sử dụng lao động về thời gian nghỉ việc để chăm sóc con ốm kèm theo giấy khám bệnh hoặc giấy ra viện của con ốm (nếu điều trị tại bệnh viện).

- Đối với người lao động làm các nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại; Làm việc ở nơi có hệ số phụ cấp khu vực từ 0,7 trở lên, khi nghỉ việc vì ốm đau, ngoài các giấy tờ nêu trên phải có xác nhận của người sử dụng lao động về điều kiện làm việc đính kèm.

2 - Hồ sơ chế độ trợ cấp thai sản:

2.1. - Khi mang thai:

Trong thời gian mang thai, nếu người lao động nghỉ việc đi khám thai hoặc bị xảy thai, thai chết lưu thì phải có phiếu khám thai, giấy xác nhận xảy thai, thai chết lưu hoặc giấy xác nhận thai có bệnh lý, thai không bình thường của tổ chức y tế theo quy định của Bộ Y tế.

2.2. - Khi sinh con:

Hồ sơ trợ cấp sinh con gồm:

- Bản sao giấy chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh.

- Nếu người lao động nuôi con nuôi sơ sinh hợp pháp thì có giấy chứng nhận của cấp có thẩm quyền xác nhận về con nuôi. Trường hợp người lao động sau khi sinh con, nếu con bị chết thì phải có xác nhận của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc cơ sở y tế nơi sinh con, nếu đã khai sinh cho con mà con bị chết thì có giấy chứng tử.

Trường hợp người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, ngày hiểm hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, đặc biệt độc hại; làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,5 trở lên theo quy định của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoặc chế độ làm việc 3 ca mà trong sổ BHXH không thể hiện rõ những điều này khi nghỉ sinh con hưởng chế độ thai sản phải có thêm giấy xác nhận của người sử dụng lao động về điều kiện làm việc.

2.3. Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau - thai sản theo mẫu số 02.

Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản theo mẫu số 02 do đơn vị sử dụng lao động lập hàng tháng hoặc hàng qúy, lập theo các nội dung về chế độ ốm đau, thai sản với từng người lao động trong kỳ.

Về số lượng giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH, điều trị bệnh, giấy ra viện, giấy khám thai, giấy khai sinh, giấy khai tử hoặc chứng tử và các giấy xác nhận (nếu có) để làm căn cứ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản nêu tại điểm 1, điểm 2 trên, mỗi loại cần có một bản.

B - Quy trình tiếp nhận hồ sơ giải quyết hưởng chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản.

Ngàyên tắc chung áp dụng đối với việc tiếp nhận, xét duyệt chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản là cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp nào (cấp huyện hoặc cấp tỉnh) trực tiếp quản lý và thu BHXH đối với đơn vị sử dụng lao động thì cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp đó chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ xét duyệt, chi trả và thanh toán, quyết toán chế độ ốm đau, thai sản của đơn vị sử dụng lao động đó theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Việc tiếp nhận và quy trình giải quyết chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản đối với lực lượng vũ trang có quy định riêng.

1 - Trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động:

- Tiếp nhận giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, giấy ra viện, giấy khám thai, giấy chứng sinh... do người lao động thuộc quyền quản lý của đơn vị có tham gia BHXH chuyển đến và căn cứ vào những giấy chứng nhận này để lập "Bản danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản" theo mẫu số 02 rồi chuyển 3 bản cho Bảo hiểm xã hội huyện hoặc Bảo hiểm xã hội tỉnh xét duyệt.

- Việc giải quyết chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản và thanh quyết toán thực hiện như quy định hiện hành.

2 - Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xét duyệt chế độ (Bảo hiểm xã hội huyện hoặc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

Bảo hiểm xã hội huyện hoặc phòng Quản lý chế độ chính sách thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

2.1. Tiếp nhận hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản do các đơn vị sử dụng lao động chuyển đến để xét duyệt.

2.2. - Đối chiếu việc nộp BHXH của người lao động và đơn vị sử dụng lao động, kiểm tra thủ tục hồ sơ theo quy định.

2.3. Xác định những nội dung về ốm đau, thai sản được quy định trong hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản.

2.4. Xét duyệt mức hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản (trên mẫu số 02) đối với từng người lao động và từng đơn vị sử dụng lao động.

2.5. Dự thảo quyết định hưởng trợ cấp thai sản khi sinh con kèm theo mẫu số 02 để Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện hoặc Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương duyệt và ký (quyết định theo mẫu đính kèm).

2.6. Đối với những đơn vị do Bảo hiểm xã hội huyện tiếp nhận, xét duyệt thì Bảo hiểm xã hội huyện căn cứ mẫu số 02 lập báo cáo tổng hợp xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản theo mẫu số 03A gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh kèm theo toàn bộ biểu 02 của các đơn vị (phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội); Đối với đơn vị do Bảo hiểm xã hội tỉnh tiếp nhận, xét duyệt thì Bảo hiểm xã hội tỉnh (phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội) lập báo cáo tổng hợp theo mẫu số 03A.

Phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố lập báo cáo tổng hợp xét duyệt chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản theo mẫu số 03B đối với các huyện và các đơn vị sử dụng lao động do Bảo hiểm xã hội tỉnh tiếp nhận, xét duyệt trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố duyệt. Sau đó, chuyển Phòng Kế hoạch - Tài chính đối chiếu việc cấp kinh phí cho Bảo hiểm xã hội huyện hoặc chuyển kinh phí cho đơn vị sử dụng lao động.

2.7. Hàng qúy (vào ngày 5 của tháng đầu qúy sau) phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội căn cứ vào báo cáo tổng hợp duyệt trợ cấp ốm đau, thai sản theo mẫu số 03B gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Quản lý chế độ chính sách - Bảo hiểm xã hội) một bản.

3. Trách nhiệm các đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.1. Trách nhiệm của Ban Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội: Hàng qúy căn cứ báo cáo tổng hợp theo mẫu số 03B của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố, tổng hợp việc xét duyệt về chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản và chuyển Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội.

3.2. Trách nhiệm của Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội: Căn cứ bảng tổng hợp theo mẫu số 03B do Ban Quản lý Chế độ chính sách chuyển đến để thực hiện chức năng quản lý chi theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.3. Trách nhiệm của Ban Kế hoạch - Tài chính: Căn cứ báo cáo tổng hợp theo mẫu số 03B do Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội chuyển đến, đối chiếu, điều chỉnh số kinh phí đã cấp cho Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố.

III. HỒ SƠ VỠ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ HƯU TRÍ, TRỢ CẤP TAI NẠN LAO ĐỘNG, BỆNH NGHỀ NGHIỆP, TỬ TUẤT VỠ TRỢ CẤP ĐỐI VỚI CÁN BỘ XÃ PHƯỜNG, THỊ TRẤN.

A. Về hồ sơ

1. Hồ sơ chế độ cấp tai nạn lao động:

1.1. Công văn đề nghị giải quyết chế độ trợ cấp tai nạn lao động của người sử dụng lao động gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.

1.2. Biên bản điều tra tai nạn lao động. Biên bản này lập theo mẫu quy định tại Thông tư liên tịch số 03/1998/TTLT-BLĐTBXH-BYT-TLĐLĐVN ngày 26/3/1998 của Bộ Lao động - Thương binh & Xã hội - Bộ Y tế - Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Trường hợp bị tai nạn trên đường giao thông mà đề nghị xét hưởng chế độ TNLĐ thì phải có biên bản tai nạn giao thông (bản sao) hoặc biên bản khám nghiệm hiện trường đính kèm.

1.3. Giấy ra viện sau khi đã điều trị tai nạn lao động ổn định.

1.4. Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa.

2. Hồ sơ chế độ trợ cấp bệnh nghề nghiệp:

2.1. Công văn đề nghị giải quyết chế độ bệnh nghề nghiệp của người sử dụng lao động trong đó xác định nghề làm việc của người lao động bị bệnh nghề nghiệp gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.

2.2. Biên bản đo đạc môi trường lao động có yếu tố độc hại gây bệnh nghề nghiệp của cấp có thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế. Trường hợp biên bản xác định cho nhiều người trong cùng một tập thể thì hồ sơ của mỗi người lao động có bản trích sao về biên bản đo đạc môi trường có yếu tố độc hại gây bệnh.

Biên bản đo đạc môi trường có giá trị trong một năm (theo quy định tại Thông tư số 13/BYT-TT ngày 21/10/1996 của Bộ Y tế).

2.3. Giấy ra viện sau khi điều trị bệnh (trường hợp cá biệt, người lao động không điều trị tại bệnh viện thì phải có giấy khám bệnh nghề nghiệp).

2.4. Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa.

3. Hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hàng tháng:

3.1. Quyết định nghỉ việc để hưởng chế độ BHXH của người sử dụng lao động (theo mẫu quy định tại Quyết định số 517/LĐBTXH-QĐ ngày 17/5/1996 của Bộ Lao động - Thương binh & xã hội).

3.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH (do người sử dụng lao động lập theo mẫu đính kèm).

3.3. Trường hợp người lao động nghỉ việc để hưởng chế độ hưu trí nhưng chưa đủ tuổi đời thì phải có biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa hoặc người nghỉ hưu theo Nghị định số 93/1998/NĐ-CP ngày 12/11/1998 của Chính phủ thì phải có đơn tự ngàyện nghỉ hưu trước tuổi.

4. Hồ sơ của người nghỉ việc chờ đủ tuổi để hưởng hưu trí hàng tháng:

4.1. Quyết định nghỉ việc để hưởng chế độ BHXH của người sử dụng lao động (theo mẫu quy định tại Quyết định số 517/LĐTBXH-QĐ ngày 17/5/1996 của Bộ Lao động - Thương binh & xã hội) nhưng chưa xác định ngày tháng năm hưởng lương hưu.

4.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH (do người sử dụng lao động lập theo mẫu đính kèm).

4.3. Đơn tự ngàyện của người lao động nghỉ việc chờ đủ tuổi để hưởng hưu trí hàng tháng, có xác nhận của người sử dụng lao động lao động và của tổ chức công đoàn (nếu có).

4.4. Trường hợp trong thời gian đang chờ đủ tuổi để hưởng hưu trí hàng tháng, nếu người lao động bị suy giảm sức khỏe muốn hưởng mức lương hưu thấp hơn theo quy định tại Điều 26 - Điều lệ Bảo hiểm xã hội thì người lao động phải có đơn gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi thường trú, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố giới thiệu đến Hội đồng Giám định y khoa để giám định mức độ suy giảm khả năng lao động làm căn cứ xét hưởng chế độ hưu trí theo Luật định.

5. Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp 1 lần; trợ cấp xuất ngũ:

Như quy định tại điểm 3.1 và 3.2 tại mục 3 nêu trên và có đơn tự ngàyện của người lao động xin hưởng trợ cấp một lần (trợ cấp xuất ngũ không cần đơn tự ngàyện) có xác nhận của người sử dụng lao động và của tổ chức công đoàn (nếu có).

6. Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất:

6.1. Đối với người đang tham gia BHXH bị chết:

- Công văn của người sử dụng lao động đề nghị giải quyết chế độ tử tuất đối với thân nhân của người lao động chết (gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ quốc phòng, Bộ Công an).

- Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH (do người sử dụng lao động lập theo mẫu đính kèm).

- Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.

Trường hợp chết do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp phải có biên bản điều tra tai nạn lao động hoặc biên bản đo đạc môi trường có yếu tố độc hại gây bệnh hoặc bệnh án điều trị bệnh nghề nghiệp.

6.2. Đối với người đang hưởng trợ cấp BHXH hàng tháng bị chết:

- Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.

- Tờ khai hoàn cảnh gia đình có xác nhận của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi thân nhân người chết cư trú, xác nhận mối quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng thân nhân của người chết khi còn sống (1 bản) theo mẫu đính kèm.

6.3. Đối với người đã nghỉ việc đang chờ đủ tuổi để được hưởng chế độ hưu trí hàng tháng bị chết:

- Đơn đề nghị giải quyết chế độ tử tuất của thân nhân người chết.

- Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.

- Tờ khai hoàn cảnh gia đình có xác nhận của ủy ban nhân dân của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn xác nhận mối quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng thân nhân của người chết khi còn sống (1 bản) theo mẫu đính kèm.

7. Hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là cán bộ xã):

7.1. Hồ sơ hưởng trợ cấp hàng tháng:

7.1.1. Quyết định nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng của ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc quận ủy, huyện ủy (gọi chung là huyện) đối với cán bộ xã.

7.1.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.

7.2. Hồ sơ nghỉ việc chờ đủ tuổi đời để hưởng trợ cấp hàng tháng:

7.2.1. Đơn tự ngàyện của cán bộ xã chờ đủ tuổi để hưởng chế độ trợ cấp hàng tháng có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.

7.2.2. Quyết định của ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy cho cán bộ xã nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng nhưng chưa xác định ngày tháng năm hưởng trợ cấp BHXH.

7.2.3. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.

7.3. Hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần:

Hồ sơ đối với cán bộ xã hưởng trợ cấp 1 lần gồm các văn bản như đối với người hưởng trợ cấp hàng tháng quy định tại điểm 7.1 nêu trên, ngoài ra còn có đơn tự ngàyện của cán bộ xã xin hưởng trợ cấp 1 lần có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.

7.4. Hồ sơ hưởng trợ cấp mai táng phí:

a/ Đối với cán bộ xã đang tham gia BHXH bị chết:

7.4.1. Công văn đề nghị của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố về việc trợ cấp mai táng phí.

7.4.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH của cán bộ xã.

7.4.3. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.

b/ Đối với cán bộ xã đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đang trong thời gian chờ hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết:

7.4.4. Đơn đề nghị hưởng trợ cấp mai táng phí của thân nhân người chết, có xác nhận của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.

7.4.5. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.

Quy trình giải quyết hưởng trợ cấp BHXH và mẫu hồ sơ đối với cán bộ xã nêu tại điểm 4 nói trên vẫn thực hiện theo quy định tại công văn số 806/BHXH/CĐCS ngày 14/7/1998 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng bản khai qúa trình tham gia BHXH được thay bằng bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH theo mẫu đính kèm.

Quy định khác

1. Trường hợp người lao động có tham gia BHXH nhưng bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc sa thải, hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hoặc chế độ trợ cấp 1 lần không yêu cầu phải có Quyết định nghỉ việc để hưởng BHXH của người sử dụng lao động, mà được thay thế bằng:

- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.

- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc hoặc quyết định sa thải.

- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.

2. Trường hợp người lao động bị phạt tù, sau khi ra tù có đủ điều kiện hưởng trợ cấp 1 lần hoặc hưu trí theo điều 47, Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP thì hồ sơ bao gồm:

- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.

- Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù (bản sao)

- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.

3. Người sử dụng lao động khi chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội để giải quyết hưởng các chế độ trợ cấp thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, trợ cấp đối với cán bộ xã (đang làm việc) theo quy định trên phải kèm theo sổ BHXH của người lao động để làm căn cứ xét hưởng và đối chiếu.

Trường hợp người lao động chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa xác nhận đầy đủ các yếu tố có liên quan về chế độ thì yêu cầu người sử dụng lao động phải xuất trình lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân (bản gốc) và các tài liệu có liên quan đến qúa trình làm việc, tuổi đời, tiền lương, chức danh nghề nghiệp, nơi làm việc để cơ quan Bảo hiểm xã hội có căn cứ xét duyệt.

4. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH (trừ chế độ ốm đau, thai sản) bao gồm ngoài các giấy tờ thuộc hồ sơ do người sử dụng lao động hoặc người lao động chuyển đến để xét hưởng thì có thêm Quyết định của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương (theo mẫu đính kèm).

5. Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng và số của Giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã, trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trợ cấp tử tuất được dùng thống nhất với số sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động. Đối với những người chưa được cấp sổ BHXH mà hưởng BHXH hàng tháng thì số hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng do Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố cấp số coi như số sổ BHXH cấp mới cho người đó.

Riêng số hồ sơ trợ cấp tuất hàng tháng cho thân nhân được lấy theo số sổ BHXH của người lao động đang làm việc bị chết hoặc số hồ sơ của người hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết. Trường hợp nếu một người chết mà lập nhiều sổ cho thân nhân hưởng trợ cấp tiền tuất thì số các sổ đó vẫn như nhau theo hướng dẫn trên nhưng viết thêm vào mỗi sổ một chữ A,B hoặc C để tiện theo dõi quản lý.

6. Hồ sơ hưởng hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, trợ cấp cán bộ xã hưởng hàng tháng được lập thành 4 bộ: lưu Bảo hiểm xã hội 2 bộ (Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, Bảo hiểm xã hội Việt nam 1 bộ), người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ; Đối với hồ sơ hưởng trợ cấp một lần lập 3 bộ; lưu Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ.

B - Quy trình tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ.

1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động:

Để đảm bảo việc xét duyệt hò sơ hưởng BHXH cho người lao động có tham gia BHXH được kịp thời thì thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp (dưới đây gọi chung là người sử dụng lao động) có trách nhiệm đóng đủ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị đến thời điểm giải quyết chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội.

Đơn vị sử dụng lao động cần lập đầy đủ hồ sơ và gửi kịp thời đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương để cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết trả lương hưu hoặc trợ cấp đúng thời điểm mà đối tượng được hưởng.

Trường hợp việc lập hồ sơ gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội bị chậm thì cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉ giải quyết lương hưu hoặc trợ cấp kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ của đối tượng. Không thực hiện việc truy trả lương hưu hoặc trợ cấp trong thời gian chưa nhận đủ hồ sơ. Vì vậy khi người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm cụ thể như sau:

1.1. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ trợ cấp tai nạn lao động, trợ cấp bệnh nghề nghiệp:

- Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định tại điểm 1, điểm 2 phần A mục III nêu trên và chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để giải quyết.

- Nhận hồ sơ sau khi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú (nếu người lao động hưởng trợ cấp hàng tháng) hoặc tiếp nhận kinh phí và chi trả đối với người hưởng trợ cấp một lần.

1.2. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ hưu trí và trợ cấp 1 lần:

- Lập đầy đủ thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 3,4,5 phần A mục III nêu trên kèm theo sổ BHXH, chuyển hồ sơ đến Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố (Phòng Quản lý Chế độ chính sách) hoặc nếu thuộc lực lượng vũ trang thì chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để giải quyết.

- Nhận giấy chứng nhận hưu trí và hồ sơ để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú.

1.3. Khi giải quyết cho gia đình người lao động hưởng chế độ tử tuất: Thực hiện như đối với người hưởng chế độ hưu trí.

1.4. Khi giải quyết trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã.

Khi cán bộ xã nghỉ việc để hưởng BHXH hàng tháng, trợ cấp 1 lần hoặc bị chết, ủy ban nhân dân huyện hoặc Huyện ủy lập thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 7 phần A mục III nêu trên và chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố để xét duyệt.

2 - Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội về quy trình xét duyệt, thẩm định lại và quản lý các chế độ bảo hiểm xã hội.

2.1. Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Phòng quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện nhiệm vụ:

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.

- Trường hợp việc nộp BHXH của người sử dụng lao động và người lao động chưa được xác định thì chuyển hồ sơ sang phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội để phòng Quản lý Thu đối chiếu việc thu nộp BHXH của người lao động và xác nhận vào sổ BHXH và bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH đối với người chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa được xác nhận hoàn chỉnh đến thời điểm giải quyết chế độ. Sau đó nhận lại hồ sơ khi phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội đã kiểm tra, xác nhận việc nộp BHXH.

- Dự thảo Quyết định về hưởng chế độ BHXH và các giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất; Giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH theo mẫu C43-BH (có xác nhận của trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính), trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt và ký theo quy định.

Trường hợp đối tượng di chuyển đi ngoài tỉnh, thành phố thì lập thủ tục hồ sơ di chuyển theo hướng dẫn tại công văn số 1318/BHXH ngày 27/12/1996 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Thực hiện trả 2 bộ hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động kèm theo giấy chứng nhận hưu trí hoặc trợ cấp hàng tháng và giấy giới thiệu trả lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hoặc giấy chứng nhận chờ hưởng lương hưu trí hàng tháng; Đồng thời lưu 1 bộ hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố; 1 bộ hồ sơ gửi Bảo hiểm xã hội Việt nam (đối với hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng). Riêng hồ sơ tử tuất của người đang hưởng BHXH chết thì giao cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện để chuyển cho thân nhân người chết.

- Chuyển Phòng Kế hoạch - Tài chính danh sách người hưởng BHXH đã được Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố quyết định để Phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển kinh phí cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cấp kinh phí cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện chi trả trợ cấp cho người lao động.

- Ghi vào sổ BHXH của đối tượng nội dung chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hay chế độ hưu trí, trợ cấp một lần, để Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xác nhận trong sổ BHXH và giao trả cho người sử dụng lao động nếu đối tượng còn đang làm việc hoặc giao trả người lao động đã nghỉ việc.

- Căn cứ kết qủa xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH, định kỳ (hàng tháng hoặc qúy), Phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội mang 2 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và 1 bộ hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần cùng 2 bản danh sách người hưởng BHXH về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thẩm định lại (danh sách lập trên khổ giấy A3 và theo mẫu đính kèm).

Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an chỉ tiếp nhận khi đủ hồ sơ, bảo đảm tính pháp lý và do đơn vị sử dụng lao động chuyển đến. Trường hợp cá biệt do doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản thì người lao động có thể trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để xét duyệt.

Thời hạn xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH nói trên không qúa 30 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.

Chi tiết về việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH đối với người hưởng BHXH thuộc lực lượng vũ trang và Ban Cơ yếu Chính phủ theo quy định riêng.

2.2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh là đơn vị trực tiếp giúp Tổng Giám đốc tổ chức quản lý việc giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật.

Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội và Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh có nhiệm vụ:

- Tiếp nhận hồ sơ của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, của cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thẩm định lại theo quy định.

- Thông báo kết qủa thẩm định lại hồ sơ hưởng BHXH của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thực hiện và theo dõi việc xử lý đối với những trường hợp giải quyết sai chế độ, chính sách.

- Chuyển thông báo kết qủa thẩm định hồ sơ cho Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng đối tượng thuộc lực lượng vũ trang do phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh chuyển Ban Kế hoạch - Tài chính thực hiện việc cấp kinh phí và thanh quyết toán theo quy định.

- Phối hợp với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, đối chiếu hồ sơ gốc với hồ sơ lập để hưởng BHXH ở các đơn vị sử dụng lao động có tham gia BHXH.

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ theo quy định.

Trong qúa trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các Bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết.