QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG VÀ QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM "QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC" TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH, CÁC SỞ, BAN NGÀNH VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN, THỊ, THÀNH PHỐ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 26/2005/CT-UBND ngày 12/12/2005 của UBND tỉnh về vận hành hệ thống thông tin điện tử trên mạng diện rộng trong đó có chương trình phần mềm "Quản lý văn bản và hồ sơ công việc" (viết tắt là QLVB&HSCV);

Để thống nhất công tác QLVB&HSCV tại Văn phòng UBND tỉnh, tại các Sở, ban ngành và Văn phòng UBND huyện thị, thành phố trong tỉnh, theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về việc sử dụng, quản trị chương trình phần mềm QLVB&HSCV tại Văn phòng UBND tỉnh, các Sở, Ban ngành và Văn phòng UBND huyện, thị, thành phố trong tỉnh.

Điều 2. Kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2006, đưa vào sử dụng phần mềm QLVB&HSCV để cập nhật, xử lý văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt, luân chuyển phát hành văn bản đi giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong phạm vi toàn tỉnh trên mạng diện rộng của tỉnh;

Các dữ liệu văn bản đã được nhập, lưu trữ trong các phần mềm "Quản lý văn bản" trước đây phải được lưu trữ và giữ vận hành trên mạng nội bộ để phục vụ khai thác theo yêu cầu quản lý văn thư tại cơ quan, đơn vị.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01/9/2006.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, lãnh đạo các Sở, Ban ngành, Chủ tịch UBND huyện, thị, TP đã được cài đặt Phần mềm QLVB&HSCV và toàn thể cán bộ, công chức trực thuộc đơn vị có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ VIỆC SỬ DỤNG, QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM "QUẢN LÝ VĂN BẢN & HỒ SƠ CÔNG VIỆC" TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH, CÁC SỞ, BAN NGÀNH VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN, THỊ, THÀNH PHỐ.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1437/QĐ-UBND ngày 28/7/2006 của Chủ tịch UBND tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Quy chế này quy định việc sử dụng chương trình phần mềm "Quản lý văn bản và hồ sơ công việc" (sau đây gọi tắt là Phần mềm QLVB&HSCV) nhằm hỗ trợ các Phòng, các bộ phận trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, các Sở, ban ngành và Văn phòng UBND huyện, thị, TP (sau đây gọi tắt là các Sở/Huyện) xử lý trên mạng các tác vụ tiếp nhận, luân chuyển, xử lý văn bản đến; soạn thảo, lập phiếu trình, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc, đồng thời cập nhật những thông tin đã xử lý, phục vụ cho việc thống kê, giám sát quá trình xử lý văn bản đến/đi tại các Sở/Huyện một cách thống nhất, đồng bộ trên mạng nội bộ và giao tiếp được với tất cả các cơ quan hành chính nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh, trao đổi thông tin nhanh chóng trên mạng máy tính diện rộng của tỉnh và Chính phủ .

Điều 2. Phạm vi ứng dụng

Phần mềm QLVB&HSCV được sử dụng để quản lý văn bản đến/đi, quản lý hồ sơ công việc tại các Sở/Huyện trong tỉnh, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo được quản lý riêng.

Các chữ in nghiêng trong Quy chế này để thể hiện tên các Mục hoặc chức năng sử dụng trong phần mềm QLVB&HSCV.

Điều 3. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin và quá trình xử lý văn bản trên Phần mềm QLVB&HSCV.

1. Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm xử lý văn bản thuộc các Sở/Huyện đều phải tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến/đi trên mạng nội bộ tại đơn vị và có trách nhiệm cập nhật vào Phần mềm QLVB&HSCV, xử lý những văn bản và hồ sơ công việc mình được phân công xử lý trên giấy và trên Phần mềm này theo đúng qui trình thao tác và tiến độ xử lý để không làm ách tắc việc luân chuyển thông tin trên mạng diện rộng.

2. Lãnh đạo Sở/Huyện phải trực tiếp xử lý trên Phần mềm, nhưng nếu do bận công tác không trực tiếp được thì ủy nhiệm cho cán bộ, chuyên viên cập nhật những thông tin do mình đã bút phê trên "Phiếu xử lý văn bản đến" hay "Phiếu trình giải quyết công việc" (Rất hạn chế trường hợp này).

3. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh/huyện trực tiếp xử lý văn bản trên Phần mềm, hoặc vì bận công việc có thể bút phê trên "Phiếu xử lý văn bản đến" hay trên các "Phiếu trình giải quyết công việc"; khi đó, chuyên viên trực tiếp thụ lý có trách nhiệm cập nhật ý kiến của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh/huyện vào Phần mềm QLVB&HSCV.

4. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật làm Phần mềm tạm ngưng hoạt động, cán bộ/công chức có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản 1,2,3 của Điều này, tạm ghi nhận tiến trình xử lý văn bản, hồ sơ trên giấy hay bằng công cụ khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý văn bản ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

5. Chuyên viên đang thụ lý văn bản, hồ sơ công việc, ngay sau khi xử lý xong phần việc của mình, có trách nhiệm chuyển thông tin về văn bản, hồ sơ đó trên mạng đồng thời với việc chuyển văn bản, hồ sơ trên giấy (nếu có) cho người xử lý kế tiếp trong quy trình. Trường hợp người xử lý kế tiếp chưa nhận được đồng bộ văn bản, hồ sơ và thông tin về văn bản, hồ sơ đó trên mạng thì có quyền yêu cầu người xử lý trước đó chuyển thông tin trên mạng hoặc luân chuyển văn bản, hồ sơ giấy theo quy định tại Điều này.

Trường hợp văn bản đến được chuyển nhưng không đúng chuyên viên có trách nhiệm xử lý thì người nhận được văn bản đến phải chuyển trả lại văn thư để giao đúng người có trách nhiệm xử lý.

6. Phòng Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng việc cập nhật đầy đủ các tiêu chí trong quá trình xử lý văn bản từ đầu qui trình đến khi kết thúc phát hành văn bản.

Điều 4. Quyền quản trị chương trình phần mềm QLVB&HSCV và phân quyền truy cập thông tin.

1. Phòng Hành chính (hay Văn thư) được giao nhiệm vụ quản trị và điều hành phần mềm QLVB&HSCV, có trách nhiệm quản lý, thống kê báo cáo mọi thông tin xử lý văn bản đến/đi khi Lãnh đạo có yêu cầu đột xuất và định kỳ (tuần, tháng, quý, năm).

2. Cán bộ quản trị mạng tại các Sở/Huyện đã được đào tạo có nhiệm vụ hỗ trợ cho Văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ quản trị Phần mềm, riêng tại Văn phòng UBND tỉnh sẽ do Trung tâm Tin học tỉnh hỗ trợ.

3. Cán bộ, công chức trực thuộc các Sở/Huyện được khai báo, phân quyền sử dụng Phần mềm đều được xem thông tin văn bản đến, văn bản đi có liên quan đến lĩnh vực phụ trách trên Phần mềm. Riêng thông tin về Phiếu trình xử lý văn bản đến, Dự thảo văn bản đi thì chỉ người có trách nhiệm xử lý mới được xem; những bộ phận, cá nhân khác muốn biết thông tin này để phối hợp công tác thì liên hệ với người đang có trách nhiệm xử lý để trao đổi thông tin.

4. Lãnh đạo UBND tỉnh/huyện, Lãnh đạo các Sở/Huyện được quyền xem toàn bộ thông tin văn bản đến, văn bản đi trên Phần mềm để giám sát và theo dõi tình hình xử lý văn bản của cơ quan.

Điều 5. Tài liệu hướng dẫn.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu quản trị Phần mềm QLVB&HSCV được Trung tâm Tin học tỉnh cài đặt ngay trên mạng cục bộ của các Sở/Huyện để phổ biến rộng rãi đến tất cả cán bộ, công chức.

Chương II

XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN PHẦN MỀM QLVB&HSCV

A. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI VĂN THƯ

Điều 6. Cập nhật văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan trên mạng máy tính hoặc trên giấy, nhân viên văn thư phải tiến hành cập nhật thông tin vào Phần mềm QLVB&HSCV. Tiến trình cập nhật như sau:

1. Nhân viên văn thư (sau đây gọi là Văn thư) tạo mới văn bản đến và cập nhật những thông tin như sau:

1.1. Văn bản đến trên giấy bằng đường công văn bình thường:

Cập nhật vào Văn bản đến các tiêu chí: Ngày đến, số đến, số ký hiệu, cấp cơ quan, cơ quan phát hành, nơi gửi, lĩnh vực, trích yếu, ngày ký, người ký, độ khẩn, độ mật, mức quan trọng, nơi lưu trữ, sổ văn bản đến.

Văn thư quét (Scan) văn bản vào dưới dạng tập tin .PDF và gắn đính kèm vào Văn bản đến.

1.2. Văn bản đến bằng đường gửi qua mạng máy tính:

Văn thư vào mục Hộp thư văn bản đến điện tử, chọn mục nhận Email để nhận tập tin văn bản đến, chọn mục Cập nhật để cập nhật toàn văn văn bản đến và các tiêu chí như mục 1.1 nêu trên.

2. Lãnh đạo phụ trách xử lý công văn đến được quyền trực tiếp Duyệt văn bản đến, Phân quyền đọc văn bản đến cho cán bộ- công chức trong đơn vị xem nội dung văn bản, Phân xử lý văn bản cho chuyên viên trực tiếp thụ lý văn bản (xử lý chính), cho chuyên viên phối hợp xử lý (nếu có); trường hợp giao quyền xử lý cho phòng thì chọn đích danh Trưởng phòng.

Các chức năng này nếu Lãnh đạo vì bận công tác không trực tiếp xử lý trên Phần mềm sẽ bút phê trên Phiếu xử lý văn bản đến và ủy nhiệm cho Văn thư thực hiện (nên hạn chế tối đa trường hợp này).

Điều 7. Phát hành văn bản đi

1.- Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt trên "Phiếu trình xử lý văn bản" và ký văn bản chính thức trên giấy, nội dung và các tiêu chí văn bản được chuyên viên xử lý Chuyển phát hành vào mục văn bản đi của Phần mềm; Văn thư thực hiện các việc sau:

- Sử dụng chức năng Văn bản đi của phần mềm QLVB&HSCV để nhập vào số, ký hiệu, địa chỉ lưu trữ, sổ văn bản và hiệu chỉnh các tiêu chí của văn bản đi theo đúng quy định.

- Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy đến những địa chỉ cần thiết, sau đó phát văn bản trên mạng bằng chức năng E-mail của Phần mềm.

2. Đối với những văn bản đi cần theo dõi hồi báo; văn thư cập nhật tên chuyên viên theo dõi hồi báo và cả thời hạn theo dõi.

3. Văn thư cập nhật danh sách những phòng, ban và cá nhân có quyền xem văn bản đi và kết thúc quá trình cập nhật văn bản đi.

Điều 8. Quản trị chương trình phần mềm

Kết hợp với quản trị mạng, Văn thư phải thường xuyên rà soát, cập nhật các mục trong Danh mục của Phần mềm QLVB&HSCV (bao gồm: Chức danh, đơn vị trực thuộc, cấp cơ quan, tính chất văn bản, lĩnh vực, dạng văn bản liên quan, dạng văn bản đến, dạng văn bản đi, nơi lưu trữ, sổ văn bản), bảo đảm các dữ liệu trong các Danh mục luôn đầy đủ, đúng thực tế và phù hợp với quy định của đơn vị; có quyền can thiệp và thực hiện việc chuyển thông tin trên mạng trong trường hợp người có trách nhiệm luân chuyển thông tin nêu tại Điều 3 khoản 5 không thực hiện đúng quy định

Điều 9. Theo dõi, thống kê và báo cáo.

Theo yêu cầu của lãnh đạo, văn thư có thể lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp văn bản đến, đi, tình hình xử lý văn bản đến, hoạt động xử lý của từng chuyên viên trong khoảng thời gian xác định bằng cách sử dụng chức năng Thống kê - Báo cáo ở mục Công cụ của phần mềm.

Định kỳ hàng tháng, văn thư sử dụng chức năng Thống kê - Báo cáo ở mục Công cụ của Phần mềm để báo cáo cho lãnh đạo cơ quan các số liệu sau đây:

- Báo cáo văn bản đi và đến: Hằng ngày gửi lãnh đạo cơ quan, hằng tuần/tháng đưa lên mạng nội bộ để chuyên viên tham khảo

- Báo cáo số văn bản đến đã xử lý, số văn bản đến đang xử lý, số văn bản quá hạn xử lý.

- Danh mục các văn bản đến quá hạn và tên chuyên viên xử lý .

- Các trường hợp chưa thực hiện đúng quy định này.

B. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CHUYÊN VIÊN TRỰC TIẾP XỬ LÝ VĂN BẢN

Điều 10. Tác vụ tiếp nhận văn bản đến.

Hằng ngày, chuyên viên phải thường xuyên đăng nhập vào Phần mềm QLVB&HSCV để nắm bắt và xử lý kịp thời các văn bản đến được chuyển giao cho mình xử lý. Mỗi khi đăng nhập, Phần mềm sẽ có hộp thoại "Hệ thống nhắc việc" liệt kê danh sách các hồ sơ văn bản chờ chuyên viên xử lý:

- Mục “Văn bản đến” hiển thị thông tin các văn bản đến có liên quan đến chuyên viên tham gia xử lý.

- Mục “Văn bản đến/Tình trạng xử lý/nhận để biết” hiển thị thông tin văn bản đến cần xem mà không cần xử lý.

- Mục “Văn bản đến/Tình trạng xử lý/Đã phân xử lý” hiển thị thông tin văn bản đến đang chờ chuyên viên xử lý.

- Mục “Văn bản đến/Tình trạng xử lý/Đã hoàn thành” hiển thị thông tin văn bản đến đã xử lý xong.

Điều 11. Chuyên viên xử lý văn bản đến

11.1- Chọn Mục “Văn bản đến/Tình trạng xử lý/Đã phân xử lý”, sau đó nhấp chọn một văn bản đến cần xử lý, chọn mục !Xử lý, sau đó sử dụng các chức năng hồ sơ công việc của Phần mềm như : có Ý kiến, lập Phiếu trình, lập Dự thảo văn bản giải quyết và chuyển những dữ liệu này cho người có trách nhiệm xử lý kế tiếp trong quy trình.

11.2- Sau khi dự thảo văn bản giải quyết đã thông qua người đủ thẩm quyền, chuyên viên chọn mục Chuyển phát hành của chức năng Hồ sơ công việc để Văn thư thực hiện công việc phát hành; sau đó chọn mục Kết quả để ghi lại kết quả xử lý và nhấp chuột vào mục Ghi nhận, mục Hoàn thành để kết thúc qui trình xử lý hồ sơ.

Điều 12. Theo dõi, tham gia xử lý văn bản đến

Khi Lãnh đạo cơ quan hoặc chuyên viên được phân công tham gia xử lý một văn bản đến, thông tin này sẽ hiển thị tại mục "Xử lý công việc/Hồ sơ công việc". Khi đó, để tham gia hoặc theo dõi tình hình xử lý, hãy chọn chức năng "!Theo dõi xử lý" để xem quá trình xử lý hoặc tham gia phối hợp xử lý bằng các chức năng hồ sơ công việc như Khoản 11.1 nêu trên.

Điều 13. Lập hồ sơ công việc trong trường hợp không có văn bản đến.

Trường hợp không có văn bản đến, chuyên viên vẫn có thể lập hồ sơ công việc bằng chức năng Xử lý công việc/Hồ sơ công việc/Thêm mới và chọn 1 trong 3 mục: Hồ sơ soạn thảo văn bản, Hồ sơ giải quyết công việc hay Hồ sơ tập hợp các văn bản có liên quan.

Điều 14. Các nội dung khác có liên quan đến hồ sơ công việc.

1.- Chuyên viên được lãnh đạo giao trực tiếp xử lý văn bản đến (trong Phần mềm gọi là Xử lý chính) có trách nhiệm cập nhật toàn bộ quá trình xử lý và kết quả vào hồ sơ công việc.

2.- Lãnh đạo Phòng có nhiệm vụ theo dõi tình hình xử lý băn bản của chuyên viên thuộc lĩnh vực phòng mình phụ trách bằng chức năng Theo dõi - Xử lý của thực đơn Xử lý công việc/Hồ sơ công việc; đồng thời có nhiệm vụ đóng góp ý kiến của mình trong mục ý kiến vào quá trình xử lý công việc của chuyên viên trực thuộc.

D. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

Điều 15. Xử lý thông tin trên chương trình QLVB&HSCV.

Chương trình QLVB&HSCV là công cụ giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh/huyện và lãnh đạo cơ quan quản lý và xử lý trên mạng tất cả thông tin về công văn đến, quá trình xử lý công văn và tình hình phát hành công văn đi tại đơn vị;

Vì vậy, để công tác văn bản tại đơn vị không bị tồn đọng, ách tắc; lãnh đạo cơ quan phải trực tiếp thực hiện các thao tác "Xử lý công việc" như ghi "Ý kiến", duyệt "Tờ trình", duyệt "Dự thảo văn bản" để Phần mềm vận hành thông suốt.

Điều 16. Theo dõi, giám sát xử lý văn bản

1. Lãnh đạo cơ quan phải thường xuyên đăng nhập vào Phần mềm QLVB&HSCV để biết thông tin, tiến độ xử lý văn bản, hồ sơ công việc của cá nhân mình và của các chuyên viên, các phòng, trung tâm do mình phụ trách nhằm kịp thời đôn đốc xử lý các trường hợp để văn bản đến tồn đọng do chưa thực hiện đúng Quy chế này.

2. Lãnh đạo cơ quan phụ trách lĩnh vực có nhiệm vụ theo dõi, giám sát tình hình xử lý văn bản của chuyên viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách bằng chức năng Theo dõi - Xử lý của mục Xử lý công việc/Hồ sơ công việc; đồng thời có quyền trực tiếp góp ý trong mục Ý kiến vào quá trình xử lý công việc của chuyên viên.

3. Trường hợp để xảy ra văn bản, xử lý hồ sơ công việc trễ thời hạn quy định, lãnh đạo cơ quan phụ trách lĩnh vực trực tiếp làm việc với chuyên viên, phòng, bộ phận có hồ sơ xử lý trễ hạn để tìm nguyên nhân, có biện pháp khắc phục và tổ chức thực hiện.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Quy chế có hiệu lực kể từ ngày 01/9/2006. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh đã được cài đặt Phần mềm QLVB&HSCV có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và chỉ đạo cho cán bộ, công chức trong đơn vị thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

Điều 18. Hội đồng Thi đua khen thưởng cơ quan, Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh đưa công tác sử dụng Phần mềm này vào tiêu chí thi đua hằng năm; các cá nhân/đơn vị không chấp hành xem như chưa hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 19. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung; các đơn vị báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.