ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO DÕI, TỔNG HỢP KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ DO ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIAO CHO CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH, ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1298/QĐ-UBND-HC ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định quy trình thực hiện và trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh và các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trong việc sử dụng phần mềm theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh giao (sau đây gọi tắt là nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao).

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương và các cá nhân có liên quan đến việc sử dụng phần mềm.

Điều 2. Mục đích, yêu cầu của việc sử dụng phần mềm

1. Phần mềm được sử dụng để phục vụ cho việc theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh.

2. Các nhiệm vụ và kết quả thực hiện do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao phải được cập nhật, báo cáo đầy đủ, kịp thời trên phần mềm quản lý và được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tỉnh.

Chương II

QUY TRÌNH THỰC HIỆN PHẦN MỀM THEO DÕI GIAO NHIỆM VỤ

Điều 3. Các loại nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao được cập nhật vào phần mềm

1. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao gồm:

a) Công văn của Ủy ban nhân dân Tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh truyền đạt nội dung chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện có thời hạn.

b) Thông báo kết luận cuộc họp, hội nghị do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh chủ trì được lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân nhân Tỉnh ký có giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện có thời hạn.

c) Các văn bản chỉ đạo khác có thời hạn.

2. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao tại khoản 1 Điều này phải được cập nhật vào phần mềm để theo dõi, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện.

3. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị, địa phương nhưng không nêu thời hạn thực hiện thì không cập nhật vào phần mềm.

Điều 4. Quy trình cập nhật, theo dõi giao nhiệm vụ trên phần mềm

1. Mỗi sở, ban, ngành tỉnh, huyện, thị xã, thành phố được cấp một tài khoản để đăng nhập và sử dụng phần mềm.

2. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao theo quy định được Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh cập nhật và tích hợp vào phần mềm để các cơ quan, đơn vị, địa phương biết, thực hiện nhiệm vụ được giao.

3. Các cơ quan, đơn vị, địa phương đăng nhập tài khoản trên phần mềm để tiếp nhận, triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao.

4. Các cơ quan, đơn vị, địa phương phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trên phần mềm (việc gửi văn bản giấy qua đường văn thư vẫn được thực hiện theo quy định hiện hành).

5. Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh chịu trách nhiệm xem xét các phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ từ các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi đến trên phần mềm để xác nhận kết quả thực hiện và thông báo cho đơn vị biết để hoàn tất quá trình theo dõi hoặc sẽ tiếp tục thông báo đến đơn vị trên phần mềm nếu kết quả phản hồi, báo cáo chưa đạt theo yêu cầu.

Các nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tỉnh.

Điều 5. Phần mềm báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ

Phần mềm tự động truy xuất, thống kê, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chí và thời gian khác nhau theo yêu cầu để phục vụ cho quá trình chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Tỉnh.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH, UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ TRONG VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Điều 6. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh

1. Xây dựng, quản lý phần mềm, đảm bảo an toàn hệ thống để đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra theo Quy chế này.

2. Tiến hành cài đặt, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan thực hiện phần mềm.

3. Cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản giao nhiệm vụ, công việc vào phần mềm, cụ thể như sau:

a) Chuyên viên soạn thảo văn bản giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm cập nhật các văn bản quy định Khoản 1, Điều 3 Quy chế này. Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

- Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành;

- Người chỉ đạo giao nhiệm vụ, người ký văn bản giao nhiệm vụ và công chức soạn thảo, trình ký;

- Cơ quan, đơn vị, địa phương được giao nhiệm vụ;

- Ngày, tháng, năm kết thúc thời hạn thực hiện nhiệm vụ;

- Đính kèm tập tin văn bản giao nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (sử dụng chữ ký số);

- Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

Riêng văn bản chỉ đạo tại Điểm c, Khoản 1, Điều 3 Quy chế này, đối với trường hợp phiếu lấy ý kiến tham mưu của các cơ quan, đơn vị, địa phương qua mạng không cần cập nhật số, ký hiệu.

b) Văn bản giao nhiệm vụ phải được cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản, trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

4. Chỉ đạo các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, xem xét các phản hồi, báo cáo do các cơ quan, đơn vị, địa phương chuyển đến để xác nhận đạt hoặc không đạt theo yêu cầu vào phần mềm.

Việc kiểm tra, xem xét và cập nhật các báo cáo, phản hồi vào phần mềm được thực hiện ngay trong ngày làm việc, trường hợp văn bản đơn vị gửi đến sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải kiểm tra, cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

5. Chỉ đạo Phòng Hành chính – Tổ chức theo dõi tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

6. Cổng thông tin điện tử của Tỉnh chịu trách nhiệm xây dựng, thiết kế và điều chỉnh phần mềm phù hợp với thực tế và yêu cầu nhiệm vụ.

Điều 7. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố

1. Sử dụng phần mềm đúng mục đích, yêu cầu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, hiệu quả tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Phân công công chức, viên chức am hiểu về tin học để cập nhật, đăng nhập và sử dụng phần mềm đúng hướng dẫn; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc vận hành, sử dụng phần mềm tại đơn vị, địa phương.

3. Thường xuyên theo dõi phần mềm để tiếp nhận và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân Tỉnh giao.

4. Thực hiện các nhiệm vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh giao đúng thời hạn quy định và phản hồi, báo cáo kết quả thông qua phần mềm để theo dõi.

5. Văn bản phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phải được đơn vị cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản, trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản giao nhiệm vụ;

b) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ;

c) Đính kèm tập tin văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (có thể sử dụng chữ ký số hoặc scan);

d) Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

6. Tiếp tục hoàn thiện và báo cáo các nhiệm vụ được giao đã có phản hồi, báo cáo nhưng được xác nhận chưa phù hợp được thông báo trên phần mềm.

Thời điểm gửi văn bản phản hồi, báo cáo qua phần mềm được tính để xác định nhiệm vụ được hoàn thành là trước thời hạn, đúng thời hạn hoặc trễ thời hạn theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các phòng, ban, bộ phận trực thuộc thực hiện Quy chế này.

2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và kết quả việc thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.