QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO DÕI, TỔNG HỢP KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 20/2013/QĐ-UBND ngày 25 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1298/QĐ-UBND-HC ngày 23/12/2013 của Ủy ban nhân dân Tỉnh.

Giao Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh theo dõi, tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh kết quả thực hiện.

Điều 3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO DÕI, TỔNG HỢP KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 790/QĐ-UBND-HC ngày 22 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao trên phần mềm và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng phần mềm theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ trên địa bàn tỉnh.

2. Quy chế này áp dụng đối với các nhiệm vụ có thời hạn xử lý được cập nhật, theo dõi qua phần mềm do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện; do các sở và cơ quan ngang sở giao cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc; do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao cho các phòng và cơ quan tương đương phòng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, một số cơ quan khác thuộc huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

Điều 2. Các cơ quan giao nhiệm vụ và cơ quan nhận nhiệm vụ theo phần mềm

1. Các cơ quan giao nhiệm vụ theo phần mềm gồm:

a) Ủy ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh (do Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh chịu trách nhiệm cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao);

b) Các sở và cơ quan ngang sở (do Văn phòng sở và cơ quan tương đương chịu trách nhiệm cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao);

c) Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố (do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao).

2. Các cơ quan nhận nhiệm vụ theo phần mềm:

Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp là cấp dưới của các cơ quan giao nhiệm vụ được quy định tại điểm a, điểm b, điểm c Khoản 1 Điều này.

Điều 3. Phần mềm theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ

1. Địa chỉ truy cập phần mềm: http://cv.dt.gov.vn.

2. Phần mềm được xây dựng để phục vụ cho việc theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Tỉnh và các cơ quan giao nhiệm vụ trên địa bàn tỉnh.

3. Phần mềm được thiết kế chạy trên nền web, gồm hệ quản trị cơ sở dữ liệu, chương trình ứng dụng trên máy chủ đặt tại Cổng Thông tin điện tử của Tỉnh và trình duyệt web trên máy trạm tại các cơ quan, đơn vị dùng để khai thác sử dụng phần mềm. Cơ sở dữ liệu của phần mềm được quản lý tập trung tại Cổng Thông tin điện tử của Tỉnh.

4. Phần mềm được thiết kế theo hướng mở, đảm bảo liên thông dữ liệu cho tất cả các đơn vị từ các sở, ngành tỉnh đến cấp huyện, cấp xã; đảm bảo khả năng mở rộng phạm vi ứng dụng và tính năng dễ dàng.

5. Phần mềm tự động truy xuất, thống kê, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chí và thời gian khác nhau theo yêu cầu quản lý. Các nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao được công khai qua phần mềm.

6. Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh chịu trách nhiệm quản lý và phát triển phần mềm, được sử dụng tài khoản quản trị để cấp, phân quyền tài khoản người dùng cho cán bộ, công chức, viên chức và đơn vị sử dụng.

Điều 4. Tài khoản sử dụng phần mềm

1. Các cơ quan giao nhiệm vụ theo phần mềm được cấp các tài khoản sử dụng đến chuyên viên để cập nhật, theo dõi nhiệm vụ được giao và một tài khoản quản trị của đơn vị để tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao theo phân quyền sử dụng.

2. Các cơ quan nhận nhiệm vụ được cấp một tài khoản để đăng nhập và sử dụng phần mềm vào việc báo cáo và phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ.

3. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, đảm bảo bí mật, an toàn cho tài khoản; không được dùng các công cụ khác thông qua tài khoản cá nhân nhằm truy cập trái phép và làm thay đổi tính năng phần mềm so với quyền sử dụng đã được cấp.

Chương II

QUY TRÌNH CẬP NHẬT, THEO DÕI CÁC NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO TRÊN PHẦN MỀM

Điều 5. Các loại nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao được cập nhật trên phần mềm

1. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao được cập nhật trên phần mềm gồm:

a) Công văn của Ủy ban nhân dân Tỉnh, công văn của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh có truyền đạt nội dung chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện có thời hạn.

b) Thông báo kết luận cuộc họp, hội nghị do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh chủ trì được Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân nhân Tỉnh ký có giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện có thời hạn.

c) Các văn bản chỉ đạo khác có thời hạn.

2. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao tại khoản 1 Điều này phải được cập nhật vào phần mềm để theo dõi, kiểm tra và phải được báo cáo kết quả thực hiện đầy đủ, kịp thời vào phần mềm để phục vụ cho quá trình chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Tỉnh.

3. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị, địa phương nhưng không nêu thời hạn thực hiện hoặc văn bản giao nhiệm vụ được phát hành theo chế độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) thì không cập nhật vào phần mềm.

Điều 6. Quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân Tỉnh giao trên phần mềm

1. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh giao theo quy định được Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh cập nhật và tích hợp vào phần mềm. Cụ thể như sau:

a) Chuyên viên soạn thảo văn bản giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm cập nhật các văn bản quy định tại Khoản 1, Điều 5 Quy chế này. Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

- Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành;

- Người chỉ đạo giao nhiệm vụ, người ký văn bản giao nhiệm vụ và công chức soạn thảo, trình ký;

- Cơ quan, đơn vị, địa phương được giao nhiệm vụ;

- Ngày, tháng, năm kết thúc thời hạn thực hiện nhiệm vụ;

- Đính kèm tập tin văn bản giao nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (sử dụng chữ ký số) và các văn bản, tài liệu liên quan.

- Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

Riêng văn bản chỉ đạo tại Điểm c, Khoản 1, Điều 5 Quy chế này, đối với trường hợp phiếu lấy ý kiến tham mưu của các cơ quan, đơn vị, địa phương qua mạng không cần cập nhật số, ký hiệu.

b) Văn bản giao nhiệm vụ phải được cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản, trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Các cơ quan nhận nhiệm vụ đăng nhập tài khoản trên phần mềm để tiếp nhận, triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao.

3. Các cơ quan nhận nhiệm vụ phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trên phần mềm (việc gửi văn bản giấy qua đường văn thư vẫn được thực hiện theo quy định hiện hành). Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản giao nhiệm vụ;

b) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ;

c) Đính kèm tập tin văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (sử dụng chữ ký số hoặc scan văn bản có ký tên, đóng dấu) và các văn bản, tài liệu liên quan;

d) Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

Văn bản phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phải được đơn vị cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản, trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

4. Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh giao chuyên viên cập nhật nhiệm vụ chịu trách nhiệm xem xét các phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ từ các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi đến trên phần mềm để xác nhận kết quả thực hiện và thông báo cho đơn vị biết để hoàn tất quá trình theo dõi hoặc tiếp tục thông báo đến đơn vị trên phần mềm nếu kết quả phản hồi, báo cáo chưa đạt theo yêu cầu.

Việc kiểm tra, xem xét và cập nhật các báo cáo, phản hồi vào phần mềm được thực hiện ngay trong ngày làm việc, trường hợp văn bản đơn vị gửi đến sau 15 giờ nếu không cập nhật kịp thì phải kiểm tra, cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

5. Cơ quan nhận nhiệm vụ tiếp tục hoàn thiện và báo cáo các nhiệm vụ được giao đã có phản hồi, báo cáo nhưng được xác nhận chưa phù hợp được thông báo trên phần mềm.

6. Thời điểm gửi văn bản phản hồi, báo cáo qua phần mềm được tính để xác định nhiệm vụ được hoàn thành là trước thời hạn, đúng thời hạn hoặc trễ thời hạn theo quy định.

Điều 7. Các nhiệm vụ và quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ do các cơ quan giao nhiệm vụ quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 2

Dựa trên quy định tại Điều 5, Điều 6 Quy chế này, các cơ quan giao nhiệm vụ tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 2 chịu trách nhiệm hướng dẫn thống nhất cho các cơ quan nhận nhiệm vụ biết về các loại nhiệm vụ và quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc quyền quản lý.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH, CỦA CÁC CƠ QUAN GIAO NHIỆM VỤ VÀ CÁC CƠ QUAN NHẬN NHIỆM VỤ TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Điều 8. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh trong việc quản lý và sử dụng phần mềm

1. Chỉ đạo Cổng thông tin điện tử Tỉnh:

a) Xây dựng, quản lý phần mềm, đảm bảo an toàn hệ thống để đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra theo Quy chế này.

b) Tiến hành cài đặt, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan thực hiện phần mềm.

c) Chịu trách nhiệm xây dựng, thiết kế và điều chỉnh phần mềm phù hợp với thực tế và yêu cầu nhiệm vụ.

2. Chỉ đạo các phòng chuyên môn và chuyên viên thuộc Văn phòng có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản giao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh theo quy định vào phần mềm và kiểm tra, xem xét các phản hồi, báo cáo do các cơ quan, đơn vị, địa phương chuyển đến để xác nhận đạt hoặc không đạt theo yêu cầu vào phần mềm.

3. Chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổ chức theo dõi tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan giao nhiệm vụ trong việc quản lý và sử dụng phần mềm

1. Sử dụng phần mềm đúng mục đích, yêu cầu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, hiệu quả tại cơ quan.

2. Phân công công chức, viên chức quản lý và sử dụng tài khoản cá nhân và tài khoản quản trị của đơn vị đúng mục đích và yêu cầu; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc vận hành, sử dụng phần mềm tại đơn vị.

3. Cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản giao nhiệm vụ, công việc vào phần mềm.

4. Kiểm tra, xem xét các phản hồi, báo cáo do các cơ quan, đơn vị, địa phương chuyển đến để xác nhận đạt hoặc không đạt theo yêu cầu vào phần mềm.

5. Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương qua phần mềm.

Điều 10. Trách nhiệm của các cơ quan nhận nhiệm vụ trong việc quản lý và sử dụng phần mềm

1. Sử dụng phần mềm đúng mục đích, yêu cầu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, hiệu quả tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Phân công công chức, viên chức quản lý và sử dụng tài khoản của đơn vị đúng mục đích và yêu cầu; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc vận hành, sử dụng phần mềm tại đơn vị.

3. Thường xuyên theo dõi phần mềm để tiếp nhận và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao.

4. Thực hiện các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn quy định và phản hồi, báo cáo kết quả thông qua phần mềm để theo dõi.

5. Tiếp tục hoàn thiện và báo cáo các nhiệm vụ được giao đã có phản hồi, báo cáo nhưng được xác nhận chưa phù hợp được thông báo trên phần mềm.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo các phòng, ban, bộ phận và cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc thực hiện Quy chế này.

Điều 12. Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.