TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 1406/2005/QĐ-TLĐ	Hà Nội, ngày 23 tháng 06 năm 2005

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN

Căn cứ Luật Công đoàn năm 1990 và Điều lệ Công đoàn Việt Nam;
Căn cứ Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khoá X về Lưu trữ quốc gia ngày 01 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22 tháng 11 năm 2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn;
Theo đề nghị của Văn phòng Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

 QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn áp dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam.

Điều 2: Quyết định này thay thế Quyết định số 1219/QĐ-TLĐ ngày 22 tháng 8 năm 2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ trong tổ chức Công đoàn và có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3: Văn phòng và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, các Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố và các Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Đặng Ngọc Tùng

 

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******
	Hà Nội, ngày 23 tháng 6 năm 2005

 

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1406/QĐ-TLĐ ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý về công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam (sau đây gọi chung là các cấp công đoàn).

2 Công tác văn thư, lưu trữ tại Quy định này bao gồm các công việc về nội dung quản lý về công tác văn thư và công tác lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp công đoàn.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy định này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của các cấp công đoàn;

2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được các cấp công đoàn ban hành. Bản chính có thể làm được thành nhiều bản có giá trị như nhau;

4. "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

5. "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

6. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một số vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể, có một (hoặc một số) vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể, có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cấp công đoàn ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cấp công đoàn hoặc của một cá nhân;

8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc hình thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện Quy định này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Chánh Văn phòng Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch thực hiện quản lý về công tác văn thư trong hệ thống tổ chức công đoàn. Phòng Hành chính - Quản trị và phòng Thông tin - Tư liệu Tổng Liên đoàn có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lý về công tác văn thư.

Chánh Văn phòng công đoàn các cấp chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ thực hiện quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống tổ chức công đoàn trực thuộc.

4. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cấp công đoàn có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cấp công đoàn thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, địa phương, cơ sở.

Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

1. Căn cứ khối lượng công việc, cơ quan công đoàn các cấp phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).

Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.

2. Mỗi cơ quan công đoàn phải có lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của mình và bố trí người làm công tác lưu trữ.

Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lưu trưc hiện hành;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ hiện hành;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liêu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ theo quy định và làm các thủ tục huỷ tài liệu hết giá trị.

Điều 5. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ chính sách đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định. Cán bộ được phân công kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 6. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm bố trí kinh phí, trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 7. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan công đoàn các cấp phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương 2:

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp công đoàn bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;

2. Văn bản quy phạm của công đoàn là văn bản của các cấp công đoàn được ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền tại Quy định này, chứa đựng những quy định của công đoàn được áp dụng nhiều lần, lâu dài đối với đối tượng không xác định như Điều lệ, Nghị quyết, Chỉ thị.

3. Văn bản hành chính (cá biệt) là văn bản của các cấp công đoàn được ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền theo Quy định này, chứa đựng những quy định của công đoàn được áp dụng một lần, với đối tượng xác định, nhằm giải quyết một công việc cụ thể như quyết định, Thông cáo, Thông báo, chương trình, kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, hợp đồng, Công văn, Công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển...

4. Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản

4.1. Đại hội Công đoàn toàn quốc ban hành

- Điều lệ công đoàn - Nghị quyết

- Thông báo - Thông cáo

- Tuyên bố - Lời kêu gọi.

4.2. Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn ban hành:

- Nghị quyết - Thông cáo

- Quyết định - Tuyên bố

- Quy chế - Lời kêu gọi

- Quy định - Chương trình

- Báo cáo - Thông báo

4.3. Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn ban hành:

- Nghị quyết - Quy chế

- Nghị quyết liên tịch - Quy định

- Quyết định - Thông báo

- Chỉ thị - Báo cáo

- Thông tri - Kết luận

- Chương trình - Hướng dẫn

- Thông tư liên tịch - Kế hoạch

- Đề án

4.4. Các Ban của Tổng Liên đoàn ban hành:

- Báo cáo - Tờ trình

- Kế hoạch - Công văn

- Chương trình - Đề án

- Hướng dẫn

Văn phòng Tổng Liên đoàn thừa lệnh Đoàn Chủ tịch ban hành thông báo về các kỳ họp của Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch và về kết luận của Chủ tịch Tổng Liên đoàn.

Văn phòng Tổng Liên đoàn thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan ban hành các giấy tờ hành chính như giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy mời, các bản sao văn bản...

4.5. Đại hội Đại biểu Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty và Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành:

- Nghị quyết - Thông báo

- Quy chế - Lời kêu gọi

4.6. Ban chấp hành Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty và Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành:

- Nghị quyết - Thông báo

- Quy chế - Báo cáo

- Quyết định - Quy định

4.7. Ban Thường vụ Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty và Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành:

- Nghị quyết - Báo cáo

- Quy chế Liên tịch - Chương trình

- Quyết định - Quy chế

- Tờ trình - Kế hoạch

- Đề án - Quy định

- Kết luận - Thông báo

- Hướng dẫn

- Các giấy tờ hành chính: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, các bản sao văn bản.

4.8. Đại hội Công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn và công đoàn cấp trên sơ sở ban hành:

- Nghị quyết

4.9. Ban chấp hành công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn và công đoàn cấp trên ban hành:

- Nghị quyết - Thông báo

- Quyết định - Chương trình

- Báo cáo - Kế hoạch

- Quy chế - Kết luận

- Quy định - Công văn

4.10. Ban Thường vụ Công đoàn cơ sở và công đoàn cấp trên cơ sở ban hành:

- Nghị quyết - Thông báo

- Quyết định - Chương trình

- Báo cáo - Kế hoạch

- Quy định - Kết luận

Điều 9. Thể thức văn bản (xem mẫu một số văn bản chủ yếu của tổ chức công đoàn)

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật liên tịch và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật liên tịch và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan công đoàn ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan công đoàn;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn, công điện, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại; số Telex, số Fax.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức công đoàn hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật liên tịch được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu liên quan.

Điều 11. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 12. Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

2. Nhân bản đúng số lượng quy định;

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp hoặc các ban, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng Tổng Liên đoàn, Chánh Văn phòng Liên đoàn Lao động các tỉnh, thành phố, các công đoàn ngành trung ương và công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính - Quản trị cơ quan Tổng Liên đoàn; cá nhân được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cấp công đoàn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 14. Ký văn bản

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của công đoàn cấp mình. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thể giao cho cấp phó của mình ký các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Đối với những vấn đề quan trọng phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan công đoàn thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản;

- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.

3. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc trưởng ban ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động và quy chế công tác văn thư của cơ quan công đoàn.

4. Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký "nháy" vào chữ ký cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo.

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức văn bản được quy định như sau:

Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan công đoàn sao văn bản; số, ký hiệu bản sao, địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan công đoàn dao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục thực hiện theo đúng quy định tại Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

MỤC 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan công đoàn (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình trự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan công đoàn để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các ban, đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi tiếp nhận.

2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan công đoàn được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan công đoàn giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan khác gửi đến.

3. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Phân văn bản đến cho các ban, đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 20. Nghiệp vụ quản lý văn bản đên thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

MỤC 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả các văn bản do cơ quan công đoàn phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 22. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Điều 23. Việc lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính; 1 bản lưu lại văn thư cơ quan công đoàn và 1 bản lưu trong hồ sơ.

2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan công đoàn phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan công đoàn phải được làm bằng giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Điều 24. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

MỤC 4: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN

Điều 25. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan công đoàn;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 26. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan công đoàn

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan công đoàn phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hiện hành theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp ban, đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá 2 năm.

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải giao lại hồ sơ, tài liệu cho ban, đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tải liệu phải lập 2 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 2 bản "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan công đoàn giữ mối loại 1 bản.

Điều 27. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan công đoàn thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan công đoàn trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành đối với cơ quan công đoàn cấp dưới.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan công đoàn cấp mình.

3. Thủ trưởng cơ quan công đoàn các cấp chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cùng cấp về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan công đoàn vào phông lưu trữ hiện hành của cơ quan công đoàn.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá phải lập hồ sơ về công việc đó.

Điều 28. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

MỤC 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Quy định này.

2. Con dấu của cơ quan công đoàn phải giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan công đoàn. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tin đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan công đoàn;

c) Được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Con dấu "Văn phòng" Tổng Liên đoàn và con dấu "Văn phòng" của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành trung ương (nếu có) được sử dụng trong những văn bản hành chính thông thường, không mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn công tác đối với công đoàn cấp dưới.

Điều 30. Đóng dấu

1. Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên 1 phần tên cơ quan công đoàn hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dầu nổi trên văn bản, tài liệu quan trọng, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Chương 3:

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1: QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ VÀ NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 31. Thống kê và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Hàng năm, hồ sơ hiện hành, tài liệu đã giải quyết xong của các cá nhân, ban chuyên đề, đơn vị trực thuộc phải được thống kê và nộp vào lưu trữ của cơ quan công đoàn cấp đó trước ngày 31 tháng 01 năm sau. Các tài liệu phim ảnh, băng ghi hình, ghi âm... phải chuyển ngay vào lưu trữ sau khi kết thúc công việc.

Điều 32. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu

Trường hợp cá nhân hoặc đơn vị cần giữ lại hồ sơ, tài liệu được giải quyết xong lâu hơn thời hạn quy định thì phải được thủ trưởng cơ quan đồng ý và phải thông báo cho cán bộ làm công tác lưu trữ biết danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại. Thời hạn giữ lại hồ sơ tối đa không quá 2 năm và có trách nhiệm bảo quản hồ sơ tài liệu đó, phục vụ các yêu cầu nghiên cứu chung.

Điều 33. Bàn giao lại hồ sơ, tài liệu

Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm yêu cầu cán bộ, chuyên viên nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bản giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị mình công tác. Nghiêm cấm việc mang hồ sơ, tài liệu về làm của riêng hoặc mang sang đơn vị, cơ quan khác.

Điều 34. Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể

Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể được quy định như sau:

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc gửi vào lưu trữ Nhà nước). Các tài liệu chưa giải quyết xong do đơn vị mới tiếp nhận quản lý.

2. Nếu một đơn vị sáp nhập vào một số đơn vị khác thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc gửi vào lưu trữ Nhà nước) các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc gửi vào lưu trữ Nhà nước), các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng đơn vị nào thì đơn vị đó sẽ tiếp nhận.

4. Khi một đơn vị giải thể thì hồ sơ, tài liệu được chuyển giao vào lưu trữ công đoàn cấp trên,

MỤC 2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 35. Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

Việc xác định hồ sơ, tài liệu còn giá trị bảo quản, đã hết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu thực hiện. Các đơn vị và cá nhân không được tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cấp công đoàn.

Điều 36. Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu của cơ quan công đoàn có thành phần như sau:

- Đối với cơ quan Tổng Liên đoàn, Chủ tịch Hội đồng là Chánh hoặc Phó Văn phòng, Phó Chủ tịch Hội đồng là Trưởng phòng Thông tin tư liệu hoặc Trưởng phòng Hành chính - Quản trị. đối với cơ quan Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và công đoàn ngành Trung ương, Chủ tịch Hội đồng là Phó Chủ tịch Thường trực, Phó Chủ tịch Hội đồng là Chánh Văn phòng.

- Cán bộ làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư): Uỷ viên thư ký

- Đại diện cơ quan lưu trữ Nhà nước: Uỷ viên

- Đại diện đơn vị hoặc cá nhân có tài liệu tiêu huỷ: Uỷ viên

Đối với các cấp công đoàn không có văn phòng riêng thì Hội đồng đánh giá giá trị hồ sơ, tài liệu gồm Phó chủ tịch công đoàn cấp đó làm Chủ tịch, một uỷ viên Thường vụ phụ trách văn phòng công đoàn làm Phó chủ tịch Hội đồng và đại diện cơ quan lưu trữ Nhà nước là uỷ viên.

Điều 37. Thủ tục xét duyệt hồ sơ, tài liệu tiêu huỷ và tiến hành tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu.

Lập thống kê danh sách các loại hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu huỷ (căn cứ đề nghị của các Ban, đơn vị hoặc kho lưu trữ có hồ sơ, tài liệu cần tiêu huỷ) trình hội đồng xem xét giá trị hồ sơ, tài liệu để đề nghị Thủ trưởng cơ quan quyết định những hồ sơ, tài liệu được tiêu huỷ.

Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu được tiến hành tại cơ sở sản xuất giấy của Nhà nước, ở những nơi không có cơ sở sản xuất giấy thì Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu quyết định hình thức tiêu huỷ cho phù hợp, đảm bảo việc bảo mật. Việc chuyên chở hồ sơ, tài liệu đi tiêu huỷ phải có người đi theo áp tải từ cơ quan đến nơi tiêu huỷ. Nghiêm cấm việc bán hồ sơ, tài liệu cần tiêu huỷ cho các hàng giấy cũ hoặc sử dụng vào các mục đích khác.

Điều 38. Hồ sơ về việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ về việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu gồm văn bản đề nghị của đơn vị trực thuộc (nếu có); biên bản cuộc họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu của cơ quan; quyết định của Thủ trưởng cơ quan về việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu (kèm theo danh sách các hồ sơ, tài liệu được tiêu huỷ). Hồ sơ này phải được lưu giữ 15 năm tại cơ quan.

MỤC 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 39. Sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cấp công đoàn chỉ sử dụng tại cơ quan phục vụ cho công tác chung của cơ quan và nhu cầu công tác của tổ chức công đoàn. Việc sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cán bộ cơ quan và việc sử dụng của người ngoài cơ quan phải được phép của người có thẩm quyền.

Cán bộ, nhân viên nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu, không làm hư hỏng, thất lạc, xáo trộn thứ tự hồ sơ, tài liệu, không tiết lộ bí mật hồ sơ, tài liệu.

Điều 40. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ. Các đơn vị không có điều kiện bố trí kho lưu trữ riêng thì bố trí tủ riêng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải bảo đảm an toàn, có trang bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết để phòng cháy, chữa cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cắp, chống sự huỷ hoại của điều kiện khí hậu, nhiệt độ ẩm, ướt, côn trùng...

Văn phòng công đoàn các cấp có trách nhiệm tổ chức thống kê, định kỳ kiểm kê, kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cấp công đoàn có quy định riêng.

Chương 4:

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIỂU NẠI, TỐ CÁO

Điều 41. Khen thưởng

Cơ quan công đoàn, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Điều 42. Xử lý vi phạm

Người nào vi phạm các quy định của Quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 43. Khiếu nại, tố cáo

1. Cơ quan công đoàn, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương 5:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 44. Hiệu lực thi hành

1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Quy định này thay thế Quy định về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ trong tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1219/QĐ-TLĐ ngày 22 tháng 8 năm 2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Điều 45. Hướng dẫn thi hành

Văn phòng và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ các Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành trung ương, công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành và hướng dẫn công đoàn các cấp trực thuộc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Quy định này.

 

TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Đặng Ngọc Tùng