QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH “QUY ĐỊNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 26/6/2019 của UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa;

Căn cứ Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc phê chuẩn Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa;

Căn cứ Quyết định số 1889/QĐ-UBND ngày 14/6/2011 của UBND tỉnh Thanh Hóa về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa;

Căn cứ Quyết định số 3755/2016/QĐ-UBND ngày 28/9/2016 của UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa nhiệm kỳ 2016-2021;

Căn cứ Quyết định số 1304/QĐ-UBND ngày 14/4/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Kế hoạch triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử và xây dựng phòng họp không giấy tờ tại UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” tại Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1326/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy định này quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (gọi tắt là Hệ thống) bao gồm: Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

b) Quy định này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

2. "Hồ sơ điện tử" là những loại giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính nộp, bổ sung cho cơ quan tổ chức có thẩm quyền theo quy định hoặc giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được luân chuyển trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

3. “Hồ sơ trình giải quyết công việc” là tập hợp các văn bản, tài liệu được số hóa có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. “Bản thảo văn bản” là bản được viết, đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

5. “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật, những quy định của cơ quan có liên quan làm căn cứ trực tiếp để giải quyết công việc.

6. “Hồ sơ chính” là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, diễn biến và kết quả giải quyết các vấn đề của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hồ sơ trình.

7. “Chứng thư số cơ quan, tổ chức” là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

8. “Chứng thư số cá nhân” là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp cho các chức danh nhà nước, người có thẩm quyền cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

9. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của thuê bao.

10. “Tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số” là văn bản điện tử sau khi được ký số nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống

1. Các chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý công việc qua Hệ thống là mệnh lệnh hành chính.

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm sử dụng Hệ thống trong xử lý công việc hằng ngày; không sử dụng Hệ thống để trao đổi thông tin mật, công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh và các nội dung khác trái với quy định của pháp luật.

3. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật không vận hành được Hệ thống, thì việc xử lý văn bản đi, đến được thực hiện theo Quy chế về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh (theo Quyết định số 455/QĐ-VP ngày 05 tháng 8 năm 2013 của Văn phòng UBND tỉnh) cho đến khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ HỒ SƠ TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 4. Nguyên tắc quản lý

1. Tất cả văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc (gọi chung là văn bản đến) gửi đến Văn phòng UBND tỉnh phải được đăng ký vào Hệ thống và giải quyết kịp thời, đúng thời gian quy định.

2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống.

3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ và xác định đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh, tổ chức tiếp nhận văn bản.

4. Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 5. Trình tự quản lý

1. Tiếp nhận văn bản đến

2. Đăng ký văn bản đến

3. Trình, chuyển giao văn bản đến

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.

Điều 6. Tiếp nhận văn bản đến

1. Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

2. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại khoản 1 điều này hoặc gửi sai nơi nhận, Văn thư phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh và thông báo cho đơn vị gửi văn bản.

3. Đối với các văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức và thủ tục hành chính thuộc Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm và những văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách đối với công chức, viên chức (các cơ quan, tổ chức gửi song song cả bản giấy và bản điện tử): Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm tra thủ tục, danh mục hồ sơ cần nộp trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và Hệ thống phần mềm một cửa điện tử; chuyển trên Hệ thống cho chuyên viên xử lý theo quy định.

Điều 7. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì các phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản “Mật” được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 8. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được Văn thư trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, Văn thư có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản điện tử đến (văn bản điện tử đến và văn bản đến giấy đã được số hóa) từ tài khoản Văn thư đến tài khoản Chánh Văn phòng UBND tỉnh trên Hệ thống.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến; chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống và cập nhật các trường thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo; đồng thời, Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái xử lý và thời hạn giải quyết văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến phòng, ban, đơn vị hoặc cá nhân được Chánh Văn phòng UBND tỉnh giao chủ trì giải quyết.

3. Đối với các phòng, ban, đơn vị làm việc theo cơ chế thủ trưởng, khi nhận được văn bản của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng UBND tỉnh chuyển đến, thực hiện các yêu cầu sau:

- Trưởng phòng, ban, đơn vị xem nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, thời hạn xử lý (nếu có), căn cứ chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực được phân công theo dõi, thực hiện phân phối văn bản đến cho tài khoản của chuyên viên trong phòng, ban, đơn vị theo quy định.

- Đối với các văn bản đến không đúng chức năng, thẩm quyền xử lý của phòng, ban, đơn vị; Trưởng phòng, ban, đơn vị báo cáo xin chuyển trả văn bản cho tài khoản Chánh Văn phòng UBND tỉnh (hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) để phân phối lại (không chuyển trực tiếp đến các chuyên viên thuộc phòng, ban, đơn vị khác).

4. Đối với các phòng, ban, đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, khi nhận được văn bản của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng UBND tỉnh chuyển đến thì lãnh đạo phòng hoặc chuyên viên trực tiếp tham mưu văn bản, hồ sơ theo quy định tại Khoản 2, Điều 18 Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

Chuyên viên khi nhận được văn bản xử lý không đúng chức năng, nhiệm vụ thì báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh (qua Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức); không tự ý chuyển trả văn bản đến tài khoản các chuyên viên hoặc phòng, ban, đơn vị khác.

Điều 9. Tạo lập, tiếp nhận và xử lý hồ sơ trình giải quyết công việc

1. Hồ sơ trình giải quyết công việc gửi đến Văn phòng UBND tỉnh phải được các cơ quan, đơn vị số hóa (đối với những tài liệu được quy định tại Khoản 3 Điều 6 Quyết định này phải được gửi kèm bản giấy) và sắp xếp theo thứ tự sau đây:

- Bản thống kê danh mục tài liệu trình.

- Văn bản đề nghị giải quyết thủ tục hành chính.

- Dự thảo văn bản giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

- Hồ sơ nguyên tắc (có thể chỉ trích sao những quy định có liên quan trực tiếp đến nội dung giải quyết thủ tục hành chính).

- Hồ sơ chính.

2. Đối với hồ sơ trình giải quyết công việc và thủ tục hành chính; Phòng hành chính - Tổ chức, Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra hồ sơ và chuyển ngay cho chuyên viên tham mưu xử lý kịp thời theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điều 14 Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh phê chuẩn Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh.

3. Đối với văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc hoặc thủ tục hành chính chưa đáp ứng yêu cầu về trình tự, thủ tục hoặc có vấn đề chưa rõ thì chậm nhất 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, chuyên viên phải lập Phiếu trả lại hồ sơ, nêu rõ lý do và yêu cầu hoàn chỉnh lại hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách ký và chuyển lại Phòng Hành chính - Tổ chức để trả lại cho đơn vị trình.

Điều 10. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết toàn bộ văn bản đến tại Văn phòng UBND tỉnh; giao cho các Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến theo lĩnh vực được phân công phụ trách theo Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh tại Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2008.

2. Khi nhận văn bản đến, các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định tại Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh và Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc phải khẩn trương báo cáo, tham mưu giải quyết kịp thời.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 11. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của Văn phòng UBND tỉnh phải được đăng ký vào Hệ thống.

2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong Hệ thống.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 12. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; đồng thời khởi tạo hồ sơ điện tử văn bản đi để trình ký số trên Hệ thống, bao gồm:

+ Phiếu trình giải quyết công việc kèm theo dự thảo văn bản tham mưu ở phía dưới (chú ý tạo lập cùng một file).

+ Dự thảo văn bản tham mưu.

(Để đảm bảo yêu cầu của phần mềm, đề nghị chuyên viên đặt tên phiếu trình và dự thảo văn bản bằng tiếng việt không dấu và không quá 45 ký tự)

+ Danh mục tài liệu hồ sơ trình phải được sắp xếp theo thứ tự như quy định tại Khoản 1 Điều 9 Quy định này.

Đối với các văn bản, hồ sơ được quy định tại Khoản 3, Điều 6 Quyết định này; chuyên viên báo cáo song hành (cả bản điện tử và bản giấy) cho Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; đồng thời, nhấn nút kèm theo hồ sơ, tài liệu để người có thẩm quyền biết, nghiên cứu tài liệu kèm theo.

Sau khi hoàn thành khởi tạo hồ sơ văn bản điện tử đi trình ký số, nếu cần xin ý kiến phối hợp, chuyên viên chủ trì soạn thảo ký số phiếu trình và chuyển hồ sơ trên Hệ thống tới tài khoản người được xin ý kiến phối hợp để lấy ý kiến. Sau 02 ngày làm việc (kể cả các công việc phức tạp), người được xin ý kiến phải có trách nhiệm cho ý kiến vào mục: Ý kiến hoặc gắn kèm file góp ý, sau đó ký số trên Phiếu trình và chuyển trả lại hồ sơ cho chuyên viên khởi tạo. Nếu người được xin ý kiến sau 02 ngày không chuyển lại cho chuyên viên khởi tạo thì coi như đồng ý với tham mưu của người xin ý kiến, phần mềm sẽ báo chậm đối với người được xin ý kiến và người được xin ý kiến phải chịu trách nhiệm về việc không tham gia ý kiến của mình.

- Chuyên viên trình hồ sơ văn bản điện tử (đã hoàn thành lấy ý kiến, hoặc hồ sơ chuyên viên xử lý trực tiếp) từ tài khoản cá nhân tới tài khoản của Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trên Hệ thống để xem xét, ký số phiếu trình trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký duyệt, cho phát hành. (Trường hợp hồ sơ bị trả lại do không đạt yêu cầu, chuyên viên có trách nhiệm tiếp thu, chỉnh sửa, cập nhật và trình lại).

2. Đối với việc thực hiện theo chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xuất phát từ những việc phát sinh trong thực tế, chuyên viên khởi tạo Phiếu trình, văn bản dự thảo tham mưu và thực hiện theo quy trình đã được quy định.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và trước pháp luật về dự thảo văn bản (nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày) trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 13. Duyệt bản thảo văn bản

Sau khi tiếp nhận hồ sơ văn bản điện tử chuyên viên trình ký số tại tài khoản của mình, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh thực hiện theo quy trình sau:

1. Đối với văn bản ký thừa lệnh: Khi dự thảo văn bản đạt yêu cầu; Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ghi ý kiến và ký số trên phiếu trình do chuyên viên khởi tạo; đồng thời chuyển tới tài khoản Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực xét duyệt ký số; có 02 trường hợp sau:

a) Trường hợp dự thảo văn bản đảm bảo đầy đủ về căn cứ pháp lý, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày; Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực xét duyệt ký số, chuyển lại cho tài khoản Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách ký số và chuyển văn thư phát hành văn bản trên Hệ thống.

b) Trường hợp dự thảo văn bản chưa đạt yêu cầu về căn cứ pháp lý, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chuyển trả lại và yêu cầu chuyên viên khởi tạo hồ sơ giải trình đối với những vấn đề chưa rõ ràng trong hồ sơ trình.

2. Đối với văn bản Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký trực tiếp: Khi dự thảo văn bản đạt yêu cầu; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký số vào văn bản chuyển hồ sơ đến tài khoản của Văn thư để phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống.

Nếu các dự thảo trên chưa đạt yêu cầu về căn cứ pháp lý, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chuyển trả lại hồ sơ văn bản điện tử cho chuyên viên và yêu cầu giải trình đối với những vấn đề chưa rõ ràng trong hồ sơ trình ký. Chuyên viên hoàn chỉnh, giải trình và thực hiện lại quy trình trình ký văn bản điện tử.

Điều 14. Ký ban hành văn bản

Người có thẩm quyền thực hiện ký số văn bản điện tử; vị trí, hình ảnh chữ ký số theo đúng quy định.

Điều 15. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của UBND tỉnh Thanh Hóa và Văn phòng UBND tỉnh

1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh phải được giao bằng văn bản cho văn thư quản lý và trực tiếp sử dụng.

3. Trách nhiệm của công chức giữ thiết bị lưu khóa bí mật

a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải trực tiếp ký số của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh vào văn bản do UBND tỉnh hoặc Văn phòng UBND tỉnh ban hành.

c) Chỉ được ký số của UBND tỉnh hoặc Văn phòng UBND tỉnh vào văn bản do UBND tỉnh hoặc Văn phòng UBND tỉnh ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do Văn phòng và UBND tỉnh trực tiếp số hóa.

Chương IV

LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 16. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ.

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống.

Điều 17. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Căn cứ Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống trường thông tin số 2.3 Phụ lục I và trường thông tin số 2.3 Phụ lục II Quy định này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục III Quy chế này.

3. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh lập danh mục hồ sơ (Mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh được quy định tại Quyết định số 2871/QĐ-UBND ngày 27 tháng 7 năm 2018 của UBND tỉnh Thanh Hóa). Mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh được mặc định trong Hệ thống.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: 000.00.01.H56.2020.01.CN, là Hồ sơ số 01 nhóm Công nghiệp, Xây dựng, Giao thông, năm 2020 của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.

Trong đó: 000.00.01.H56 là mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa; 2020 là năm hình thành hồ sơ; 01.CN là số ký hiệu hồ sơ.

4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 8, 11 Phụ lục III Quy định này.

5. Việc cập nhật mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục III Quy định này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 18. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định khác có liên quan.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống.

Chương V

TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

Điều 19. Trách nhiệm của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh

1. Chỉ đạo và phân công xử lý văn bản trực tiếp qua Hệ thống.

2. Hàng ngày truy cập vào Hệ thống để kiểm tra, xử lý văn bản, hồ sơ công việc và ký số theo quy định.

Điều 20. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh

a) Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về việc sử dụng Hệ thống; chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các phòng, ban, đơn vị sử dụng Hệ thống trong xử lý công việc hàng ngày.

b) Chỉ đạo và phân công xử lý văn bản trực tiếp qua Hệ thống.

c) Phân quyền hoặc ủy quyền xử lý các văn bản đến các phòng, ban, đơn vị qua Hệ thống.

2. Trách nhiệm của văn thư

a) Nhận, trình, chuyển giao kịp thời văn bản đến người có thẩm quyền giải quyết.

b) Thực hiện số hóa văn bản giấy đến trực tiếp và văn bản do các phòng, ban, đơn vị phát hành, nhập các thông tin quản lý vào Hệ thống.

c) Kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng biết để hủy tài khoản của người sử dụng vi phạm quy định và chủ động xử lý theo thẩm quyền.

d) Trường hợp văn bản đến điện tử thiếu phụ lục và các văn bản gửi kèm; văn thư bấm nút chuyển trả lại cho các cơ quan, đơn vị để bổ sung đầy đủ theo quy định.

3. Trách nhiệm của Lãnh đạo, Chuyên viên các phòng, ban, đơn vị

a) Kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản điện tử được phân công xử lý hàng ngày trong Hệ thống, đảm bảo đúng tiến độ.

Trong trường hợp văn bản điện tử đến thiếu phụ lục và các văn bản gửi kèm... Chuyên viên chuyển trả lại văn thư để trả lại trên Hệ thống cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để bổ sung theo quy định.

b) Bảo quản thiết bị ký số cá nhân đã được cấp; không truy cập vào tài khoản của người khác (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc ủy quyền trên Hệ thống) và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác.

c) Trước khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn giao tài khoản sử dụng Hệ thống cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

d) Chịu trách nhiệm về những hậu quả gây ra do quản lý, sử dụng không đúng theo quy định.

4. Trách nhiệm của Phòng Quản lý Cổng thông tin điện tử và Công nghệ thông tin

Ngoài trách nhiệm được quy định tại khoản 3 Điều 20, Phòng Quản lý Cổng thông tin điện tử và Công nghệ thông tin còn có trách nhiệm thực hiện:

1. Xây dựng Hệ thống đảm bảo các chức năng cơ bản theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; các chức năng cơ bản của Hệ thống trong quá trình xử lý công việc của Văn phòng UBND tỉnh.

2. Duy trì Hệ thống hoạt động thường xuyên, thông suốt; thông báo kịp thời các phòng, ban, đơn vị biết khi Hệ thống gặp sự cố và kết quả khắc phục sự cố.

3. Đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu, an ninh cho Hệ thống.

4. Hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng Hệ thống theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và các phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 21. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức, cá nhân trình hồ sơ giải quyết công việc, thủ tục hành chính có trách nhiệm số hóa toàn bộ (đối với những tài liệu được quy định tại Khoản 3 Điều 6 Quyết định này phải được gửi kèm bản giấy) trước khi gửi đến Văn phòng UBND tỉnh.

Chương VI

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 22. Khen thưởng

1. Chất lượng và hiệu quả sử dụng Hệ thống là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hằng năm.

2. Cán bộ, công chức, viên chức có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này sẽ được xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 23. Kỷ luật

Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện sai, không thực hiện hoặc có vi phạm nghiêm trọng Quy định thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 1326/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2020 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

PHỤ LỤC II

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 1326/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2020 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

PHỤ LỤC III

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1326/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2020 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

PHỤ LỤC IV

QUY TRÌNH XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA
(Kèm theo Quyết định số 1326/QĐ-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2020 của UBND tỉnh Thanh Hóa)