QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SÓC TRĂNG.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND, ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Chỉ thị số 32/1999/CT-TTg, ngày 29/10/1999 về cải tiến nội dung, phương thức, nâng cao hiệu quả, triệt để thực hành tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp và hội nghị và Chỉ thị số 29/2001/CT-TTg, ngày 30/11/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

- Căn cứ Quyết định số 83/QĐ.UBT.97, ngày 7/4/1997 của UBND tỉnh Sóc Trăng về việc ban hành Bản Quy chế làm việc của UBND tỉnh Sóc Trăng;

- Theo đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về tổ chức các cuộc họp, hội nghị trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn căn cứ Quyết định thi hành kể từ ngày ký.

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SÓC TRĂNG.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 126/2002/QĐ.UBNDT, ngày 27 /5/2002 của UBND tỉnh Sóc Trăng).

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tổ chức các cuộc họp, hội nghị là nhằm truyền đạt, phổ biến, trao đổi bàn bạc, đánh giá, tổng hợp thông tin để các cơ quan có thẩm quyền rút ra bài học kinh nghiệm và ban hành các quyết định phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế của ngành, của địa phương, cơ quan, đơn vị.

Quy định này chỉ điều chỉnh đối với các cuộc họp, hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề, hội nghị tập huấn, hội nghị triển khai chủ trương, nghị quyết, các văn bản khác của Trung ương,..... do các cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn tỉnh tổ chức (sau đây được gọi tắt chung là hội nghị).

Riêng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND các cấp thực hiện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND, Quy chế làm việc của HĐND và UBND các cấp; hội nghị Đảng, Đoàn thể, Mặt trận các cấp thực hiện theo Điều lệ của tổ chức và theo quy định của Tỉnh ủy.

Điều 2: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cải tiến lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việc tổ chức họp, hội nghị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; hạn chế việc tổ chức cuộc họp, hội nghị kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ định kỳ mà phải dành thời gian đi cơ sở để hướng dẫn, kiểm tra, nắm tình hình hoạt động của các cơ quan, đơn vị cơ sở theo chức năng, nhiệm vụ được giao để việc ra quyết định quản lý được chính xác, hiệu quả.

Điều 3: Các cuộc họp, hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện nhiệm vụ công tác hàng quý, sáu tháng, năm chủ yếu chỉ tổ chức trong phạm vi nội bộ ngành, hạn chế mời các Sở, ngành khác trong tỉnh và lãnh đạo cấp trên ở Trung ương và tỉnh bạn.

Điều 4: Các cơ quan khi tổ chức hội nghị phải trên tinh thần hết sức tiết kiệm, chống lãng phí, không được chi quà biếu, không tổ chức liên hoan, biểu diễn văn nghệ. Mọi chi tiêu trong hội nghị phải bảo đảm thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 5: Việc tổ chức hội nghị quốc tế tại tỉnh thực hiện theo Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg, ngày 24/12/2000 của Thủ tướng Chính phủ.

Chương II

CHUẨN BỊ, TỔ CHỨC HỌP, HỘI NGHỊ VÀ TRIỂN KHAI KẾT QUẢ HỌP, HỘI NGHỊ

Điều 6: Chuẩn bị hội nghị

Hội nghị được chuẩn bị theo các bước:

- Xác định mục đích, tính cần thiết của hội nghị;

- Xác định nội dung, chương trình và phân công chuẩn bị nội dung hội nghị;

- Xác định thành phần hội nghị, gồm: Chủ tọa, thành phần tham dự, khách mời....;

- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị;

- Xây dựng kế hoạch phục vụ hội nghị.

Điều 7: Trách nhiệm của cơ quan chủ trì hội nghị hoặc cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

Trước khi tiến hành hội nghị, cơ quan chủ trì hội nghị hoặc cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị phải chuẩn bị cụ thể thơ mời, chương trình, nội dung hội nghị và các tài liệu phục vụ hội nghị phải gởi trước cho đại biểu để nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp.

Điều 8: Trách nhiệm của cơ quan và đại biểu dự hội nghị

- Khi được thơ mời dự hội nghị, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phân công cán bộ đi dự đúng theo thành phần quy định. Trường hợp vắng hoặc thay đổi đối tượng dự hội nghị phải báo cáo xin ý kiến cơ quan chủ trì hội nghị.

- Người được phân công dự hội nghị có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu gởi trước, đến dự hội nghị đúng địa điểm, thời gian theo thơ mời và tham gia phát biểu ý kiến.

Điều 9: Trường hợp cử đại biểu đi dự hội nghị thay đại biểu chính thức.

- Các cơ quan có thể đề xuất cử đại biểu đi dự hội nghị thay cho đại biểu chính thức.

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đại biểu đi dự hội nghị thay cho đại biểu chính thức có trách nhiệm báo cáo với cơ quan chủ trì hội nghị (hoặc người chủ trì hội nghị) việc cử đại biểu dự thay, nếu được sự đồng ý của cơ quan hoặc người chủ trì hội nghị thì mới được cử đại biểu đi dự thay. Đại biểu được cử đi dự thay được phát biểu ý kiến như đại biểu chính thức.

Điều 10: Thực hiện chương trình hội nghị

1/- Điều khiển chương trình hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu do cơ quan chủ trì hội nghị phân công người thực hiện. Đối với hội nghị do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì có nội dung thuộc lĩnh vực quản lý, tham mưu của Sở nào thì Giám đốc Sở đó chịu trách nhiệm điều khiển chương trình hội nghị.

2/- Khai mạc hội nghị (nếu có): do thủ trưởng cơ quan chủ trì hội nghị thực hiện; nội dung khai mạc phải ngắn gọn, đầy đủ, nêu bật được ý nghĩa, mục đích, lý do của hội nghị.

3/- Báo cáo trung tâm: Thủ trưởng cơ quan chủ trì hội nghị phải trực tiếp báo cáo trung tâm. Báo cáo cần đi vào những nội dung trọng tâm, không cần đọc lại toàn văn báo cáo (vì tài liệu đã được gởi trước cho đại biểu để nghiên cứu) và gợi ý những vấn đề mà hội nghị cần thảo luận.

4/- Báo cáo tham luận: Các báo cáo tham luận phải được gởi trước cho người chủ trì hội nghị để xem xét, bổ sung (nếu có), sau đó hoàn chỉnh gởi trước cho các đại biểu tham dự hội nghị.

5/- Thảo luận trong hội nghị có thể được tiến hành theo hình thức chia tổ, hoặc toàn thể đại biểu thảo luận tại hội trường, phòng họp. Trước khi tiến hành thảo luận, người chủ trì hội nghị phải nêu những nội dung cần thảo luận làm rõ vấn đề. Các đại biểu dự hội nghị căn cứ chỉ định của người chủ trì hội nghị hoặc tự mình đề nghị phát biểu những nội dung theo gợi ý của người chủ trì hội nghị. Việc phát biểu cần tập trung vào nội dung gợi ý thảo luận, không phát biểu dài dòng và phải theo quy định thời gian của người chủ trì hội nghị.

6/- Lấy biểu quyết hoặc tham khảo ý kiến đại biểu:

- Việc biểu quyết tại hội nghị được tiến hành theo hai cách: giơ tay hoặc bỏ phiếu do tập thể hội nghị hoặc người chủ trì hội nghị quyết định.

- Việc tham khảo ý kiến đại biểu được tiến hành bằng hình thức phát giấy để đại biểu ghi ý kiến, sau đó gởi lại cho cơ quan chủ trì hội nghị.

7/- Kết luận hội nghị do người chủ trì hội nghị thực hiện. Trong kết luận hội nghị cần nêu rõ những nội dung đã được thống nhất, những nội dung cần tiếp tục nghiên cứu và những vấn đề cần phải thực hiện trong thời gian tới,....

Điều 11: Các văn bản sau hội nghị

Các văn bản dự thảo trong hội nghị sau khi có ý kiến đóng góp của đại biểu và ý kiến kết luận của cấp trên (nếu có), cơ quan chủ trì hoặc cơ quan tổ chức, phục vụ hội nghị có trách nhiệm hoàn chỉnh thành văn bản chính thức để ban hành và triển khai thực hiện.

Điều 12: Kiểm tra việc triển khai kết quả hội nghị

Sau hội nghị, cơ quan chủ trì hội nghị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện những nội dung đã được đề ra trong hội nghị; theo dõi diễn biến những thuận lợi, khó khăn, vướng mắc cần phải tiếp tục xử lý.

Chương III

PHÂN CẤP QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Điều 13: Hội nghị toàn xã, phường, thị trấn do Thường trực Đảng ủy hoặc Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn triệu tập và tổ chức.

Điều 14: Hội nghị toàn huyện, thị do Thường trực Huyện ủy, Thị ủy hoặc Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện, thị quyết định triệu tập và tổ chức.

Điều 15: Giám đốc Sở, Ban ngành quyết định triệu tập tổ chức các hội nghị trong phạm vi toàn ngành thuộc chức năng quản lý nhà nước chuyên ngành của mình. Nếu có mời lãnh đạo các Bộ, Ban ngành Trung ương và tỉnh bạn thì phải báo cáo bằng văn bản với Thường trực Tỉnh ủy và Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 16: Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tổ chức họp, hội nghị theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND.

Chương IV

KINH PHÍ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Điều 17: Kinh phí tổ chức hội nghị thực hiện theo quy định tại Thông tư số 93/1998/TT-BTC, ngày 30/6/1998 của Bộ Tài chính và Quyết định số 94/1999/QĐ.UBNDT, ngày 20/4/1999 của Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Điều 18: Kinh phí tổ chức các cuộc hội nghị phải được dự toán ngay từ đầu năm và được chi từ hạn mức kinh phí được duyệt.

Trường hợp các hội nghị phát sinh đột xuất mà kinh phí không nằm trong dự toán được duyệt từ đầu năm hoặc phát sinh thêm kinh phí ngoài hạn mức Bộ Tài chính quy định thì cơ quan chủ trì hội nghị phải lập dự toán kinh phí tổ chức hội nghị gởi cơ quan tài chính cùng cấp thẩm định, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Điều 19: Sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị phải hết sức tiết kiệm, không phô trương hình thức; không liên hoan, chi tiền bồi dưỡng, quà biếu hoặc tiền ăn trái quy định của Nhà nước; không chi cho hoạt động tham quan, nghỉ mát, văn nghệ, trang trí, chụp ảnh ngoài quy định. Sử dụng kinh phí trong hội nghị phải đúng theo các tiểu mục trong dự toán đã được duyệt.

Điều 20: Quyết toán kinh phí sau khi tổ chức xong hội nghị

- Cơ quan chủ trì hội nghị có trách nhiệm tập hợp chứng từ thu chi và quyết toán cho hội nghị cùng với quyết toán quý, năm của đơn vị.

- Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ chứng từ chi cho hội nghị, bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ và phù hợp với hạn mức kinh phí của đơn vị và làm thủ tục thanh toán cho đơn vị theo đúng quy định hiện hành.

Điều 21: Trách nhiệm của cơ quan tài chính

Cơ quan tài chính có trách nhiệm kiểm tra dự toán chi hội nghị của đơn vị, bảo đảm đúng chế độ, định mức theo quy định và căn cứ vào mục 112 “hội nghị“ đã được đơn vị bố trí trong dự toán kinh phí quý, năm để làm thông báo hạn mức kinh phí cho đơn vị. Những khoản mục không được phép chi hoặc dự toán chi vượt quy định, cơ quan tài chính phải thông báo cho đơn vị và đề nghị đơn vị lập dự toán lại.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 22:

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp tổ chức triển khai thực hiện tốt Quy định này.

- Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra các ngành, các địa phương thực hiện tốt Quy định này và định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả cho UBND tỉnh.

- Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá và Kho bạc Nhà nước tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra về chế độ chi tiêu hội nghị theo quy định.

Điều 23: Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này và các văn bản pháp luật khác liên quan; định kỳ 6 tháng, năm báo cáo về Ban Tổ chức chính quyền tỉnh để tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả cho UBND tỉnh.