QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SÓC TRĂNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, ngày 15/4/2001;

- Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;

- Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, ngày 24/1/998 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp;

- Theo đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 132/1999/QĐ.UBNDT, ngày 18/9/1999 của UBND tỉnh Sóc Trăng về việc ban hành Quy định về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều 3: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh, Tổ chức chính trị xã hội, Tổ chức xã hội nghề nghiệp, Tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn (gọi chung là cơ quan tổ chức) và Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SÓC TRĂNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 123/2003/QĐ.UBNDT, ngày 15 tháng 7 năm 2003 của UBND tỉnh)

Chương I:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tất cả tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng là di sản quý giá thuộc một phần Phông tài liệu lưu trữ quốc gia, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm làm của riêng.

Điều 2: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức chính trị- xã hội, xí nghiệp (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, khoa học, lịch sử... đều được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụ xã hội, con người.

Tài liệu lưu trữ cụ thể là văn bản, tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh, sáng chế v.v...); tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự .v.v...); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản của các bộ phim, các bức ảnh, micrô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ; sổ ghi nghị quyết các cuộc họp, sổ công tác, sổ nhật ký, hồi ký v.v...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, khoa học, lịch sử theo quy định hiện hành.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, đĩa từ, đĩa CD, VCD hoặc các vật mang tin khác. Trong trường hợp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao hợp pháp có giá trị như bản chính.

Điều 3: Việc quản lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ theo quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, các văn bản hướng dẫn thực hiện của Nhà nước và quy định này. Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 4: Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận, cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý của mình trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ công việc, tổ chức công tác lưu trữ, ứng dụng khoa học và công nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của Nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ.

Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 5: Trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế, đẩy mạnh công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước, yêu cầu Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị tổ chức quản lý chặt chẽ, đúng quy định bảo mật thông tin trên mạng tin học diện rộng của Nhà nước đối với tất cả thông tin, dữ liệu, tài liệu điện tử, tài liệu đọc bằng máy tính; tiến hành lưu trữ thông tin điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền và áp dụng kỹ thuật mới trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Kho lưu trữ.

Điều 6: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7: Tất cả các cơ quan, tổ chức phải lập danh mục hồ sơ công việc trong đơn vị mình. Danh mục hồ sơ công việc này, có kế thừa danh mục hồ sơ công việc năm trước, bổ sung những vấn đề mới phát sinh và dự kiến phát sinh. Trên cơ sở đó, cán bộ, công chức làm việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tùy theo chức năng nhiệm vụ đều phải lập hồ sơ công việc về phần mình phụ trách.

Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường xuyên, liên tục và phải tuân theo các thể thức, phương pháp do cơ quan văn thư lưu trữ Nhà nước quy định và theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.

Điều 8: Lập các loại hồ sơ:

- Lập hồ sơ công việc: là hồ sơ do cán bộ, công chức khi lập hồ sơ công việc phải đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc, một người. Sắp xếp các văn bản vào trong hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.

- Lập hồ sơ tên gọi: là hồ sơ gồm các tập lưu công văn đi của mỗi cơ quan được phân loại thành từng hồ sơ có tên gọi: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn...tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, năm. Văn thư cơ quan phải lưu trữ đủ tài liệu của cơ quan đã ban hành (bản chính và phụ lục kèm theo) sắp xếp thứ tự đúng với số đăng ký trong sổ công văn và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.

- Lập hồ sơ nguyên tắc: là hồ sơ gồm những văn bản pháp quy (bản sao) như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Nghị quyết, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ chính sách. Mỗi cán bộ, công chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc.

Hồ sơ nguyên tắc thuộc tư liệu của cơ quan, không phải nộp vào kho lưu trữ nhưng không ai được chiếm dụng làm của riêng. Khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó.

Điều 9: Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan:

- Tài liệu văn thư của cơ quan nào phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan đó. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan đó.

- Cán bộ, công chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình lâu nhất là một năm, tính từ khi công việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, những hồ sơ công việc có giá trị phải được sắp xếp, thống kê và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Riêng hồ sơ nguyên tắc thì được quản lý theo quy định tại Điều 8 của quy định này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của thủ trưởng và bộ phận lưu trữ cơ quan.

- Cuối mỗi năm cán bộ, công chức trong từng cơ quan tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ công việc của mình, bổ sung hoàn thiện và bàn giao vào kho lưu trữ cơ quan quản lý.

- Cán bộ, công chức nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ tài liệu, sổ sách, giấy tờ có liên quan đến công việc cơ quan cho người thay thế hoặc lưu trữ cơ quan.

Điều 10: Việc giao nộp tài liệu từ kho lưu trữ hiện hành của cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử các cấp được quy định như sau:

- Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh được thực hiện theo Quyết định số 841/QĐ.HC.99, ngày 25/9/1999 của Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng.

- Các cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Sóc Trăng, chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 5 năm, kể từ năm tài liệu hồ sơ công việc được nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Sau 5 năm, những hồ sơ tài liệu còn giá trị phải đem nộp vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh. Trường hợp, cần giữ lại để sử dụng tiếp đối với loại tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải được sự đồng ý của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Nguồn tài liệu lưu trữ nộp vào kho lưu trữ lịch sử các cấp do UBND các cấp quy định cụ thể theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

- Tài liệu lưu trữ của một cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh bao gồm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và tất cả tài liệu của các đơn vị trực thuộc cơ quan đó.

Điều 11: Các ngành Công an, Quân sự và Biên Phòng được lập phòng, kho lưu trữ riêng theo quy định của Nhà nước, không phải nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ Nhà nước tại Trung tâm lưu trữ tỉnh nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 12: Việc quản lý hồ sơ tài liệu của cơ quan, doanh nghiệp giải thể, chia tách, sáp nhập hoặc phá sản được quy định như sau:

- Đối với cơ quan hoặc doanh nghiệp Nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử các cấp trước khi chấm dứt hoạt động thì thủ trưởng cơ quan hoặc Giám đốc doanh nghiệp đó chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo việc sắp xếp chỉnh lý toàn bộ tài liệu để nộp vào kho lưu trữ.

- Đối với cơ quan hoặc doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản thuộc cấp nào thì giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp ấy quản lý.

- Đối với cơ quan được sáp nhập thì hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong của cơ quan cũ phải nộp vào lưu trữ của cơ quan mới. Các hồ sơ tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của cơ quan nào thì cơ quan đó tiếp nhận giải quyết. Sau khi giải quyết xong, bàn giao hồ sơ tài liệu ấy cho cơ quan mới chịu trách nhiệm tổ chức lưu trữ.

- Đối với một cơ quan được tách ra làm hai hay nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào được sao chụp cho cơ quan mới ấy tiếp nhận sử dụng. Hồ sơ gốc được giữ lại ở cơ quan mới có trụ sở tại nơi ở cũ hoặc giao nộp cho kho lưu trữ Nhà nước cùng cấp.

- Đối với cơ quan không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp.

Tất cả các trường hợp nêu trên, trong quá trình bàn giao tài liệu phải lập danh mục tài liệu và biên bản bàn giao theo quy định.

Điều 13: Tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh, huyện, hoặc thị xã phải là hồ sơ có giá trị đã được chỉnh lý xong kèm theo mục lục hồ sơ và đơn vị giao nộp chịu trách nhiệm vận chuyển đến nơi nhận, phải lập biên bản mục lục hồ sơ nộp lưu. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa phân loại, chưa thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý.

Điều 14: Trung tâm lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ huyện, thị có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử.

Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, sưu tầm, bổ sung hồ sơ tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của đơn vị mình về quá trình hình thành và phát triển cơ quan, tổ chức qua các thời kỳ lịch sử. Riêng những tài liệu về danh nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội...đủ điều kiện thì thành lập phông lưu trữ cá nhân.

Điều 15: Đối với các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Nhà nước, do các cơ quan cấp tỉnh làm chủ nhiệm dự án thì chủ nhiệm dự án chịu trách nhiệm sưu tập và quản lý tất cả những tài liệu có liên quan đến dự án. Sau khi hoàn công, quyết toán công trình, chủ nhiệm dự án phải nộp ngay một bộ hồ sơ hoàn chỉnh về Trung tâm lưu trữ tỉnh. Đối với các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Nhà nước, do các cơ quan cấp huyện làm chủ nhiệm dự án thì chủ nhiệm dự án chịu trách nhiệm sưu tập và quản lý tất cả những tài liệu có liên quan đến dự án. Sau khi hoàn công, quyết toán công trình, chủ nhiệm dự án phải nộp ngày một bộ hồ sơ hoàn chỉnh về Kho lưu trữ huyện, thị.

Các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học do Nhà nước cấp kinh phí, sau khi được công nhận và triển khai thực hiện thử nghiệm xong thì chủ nhiệm đề tài, công trình nghiên cứu đó phải sưu tập đầy đủ và nộp một bộ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ngay khi đề tài, công trình nghiên cứu được nghiệm thu (ngoài bộ tài liệu lưu tại cơ quan).

Điều 16: Hồ sơ tài liệu bảo quản tại Kho lưu trữ các cấp phải được phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy định.

Điều 17: Thủ trưởng các cơ quan phải thường xuyên tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan, cụ thể như sau:

1. Xác định thời hạn bảo quản theo hai mức độ giá trị tài liệu:

- Hồ sơ tài liệu có giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử phải xác định bảo quản vĩnh viễn.

- Hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn phải xác định bảo quản trong một thời gian nhất định, được tính bằng đơn vị năm cụ thể.

2. Loại ra những hồ sơ tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 18: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tư vấn cho thủ trưởng cơ quan về việc lựa chọn hồ sơ có giá trị đưa vào bảo quản và xác định những hồ sơ tài liệu hết giá trị để lập danh mục tài liệu loại ra đưa vào kế hoạch tiêu hủy. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu là giao từng thành viên nghiên cứu danh mục tài liệu loại và kiểm tra thực tế tài liệu để xác định xem còn hồ sơ tài liệu nào cần giữ lại và hồ sơ tài liệu nào loại ra tiêu hủy.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu ở từng cấp được quy định như sau:

1- Tài liệu thuộc kho lưu trữ tỉnh quản lý:

- Chánh (hoặc Phó) Văn phòng HĐND và UBND tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng;

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh làm ủy viên;

- Cán bộ cơ quan có tài liệu làm ủy viên.

2- Tài liệu thuộc kho lưu trữ các Sở, Ban ngành:

- Thủ trưởng (hoặc Phó) cơ quan làm Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Hành chính tổ chức và cán bộ phụ trách lưu trữ Sở, Ban ngành làm ủy viên;

- Cán bộ bộ phận có tài liệu làm ủy viên (nếu nhiều bộ phận thì bộ phận có nhiều tài liệu nhất).

3- Tài liệu thuộc kho lưu trữ UBND các huyện, thị:

- Chánh (hoặc Phó) Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị làm Chủ tịch Hội đồng;

- Cán bộ phụ trách lưu trữ huyện, thị làm ủy viên;

- Cán bộ bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm ủy viên.

Điều 19: Chỉ được phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hoàn toàn hết giá trị sử dụng được Hội đồng xác định giá trị tài liệu lập biên bản, đề nghị lấy ý kiến thẩm định của lưu trữ cấp trên và quyết định của người có thẩm quyền trực tiếp chứng kiến việc tiêu hủy trọn vẹn tài liệu. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu từng cấp được quy định như sau:

- Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Chủ tịch UBND các huyện, thị quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Kho lưu trữ các huyện, thị sau khi có ý kiến thẩm định của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Kho lưu trữ các xã, phường, thị trấn sau khi có ý kiến thẩm định của lưu trữ huyện, thị.

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn 20 năm kể từ khi tài liệu bị tiêu hủy.

Điều 20: Chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm được quy định như sau:

- Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm về Cục văn thư và lưu trữ nhà nước theo quyết định số 149/LB-CLT-TCTK, ngày 23/10/1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục thống kê.

- Các Sở, Ban ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị thực hiện chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm cho UBND tỉnh trước ngày 31 tháng giêng năm sau.

- UBND các xã, phường, thị trấn, Phòng ban cấp huyện, thị thực hiện chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm cho UBND huyện, thị trước ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.

Điều 21: Các phòng, kho lưu trữ thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ 3 tháng một lần để theo dõi tình trạng tài liệu và có biên bản gửi về Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 22: Tài liệu bảo quản theo phương pháp thống nhất do Cục văn thư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn tại công văn số 111/NVĐP, ngày 4/4/1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Kho để tài liệu lưu trữ phải bố trí ở những nơi cao ráo, thoáng mát để tránh ẩm, mốc, mối mọt tài liệu.

- Mỗi phòng, kho phải được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu v.v...và có biện pháp phòng cháy, có đủ công cụ chữa cháy.

Điều 23: Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ, tài liệu đang giữ và công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, sơ đồ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

Điều 24: Những loại tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bưu ảnh, micrô phim, băng, đĩa từ, đĩa CD.v.v...cần có những trang bị riêng để bảo quản tài liệu được lâu dài.

Điều 25: Các phòng, kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là cán bộ, công chức trong cơ quan, ngoài cơ quan hoặc nhân dân có nhu cầu chính đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi phòng đọc. Trường hợp cần sao chụp, công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền.

Điều 26: Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu:

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, huyện, thị cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc diện bảo mật, đặc biệt quý hiếm bảo quản tại lưu trữ lịch sử và cho phép người nước ngoài tra cứu tài liệu đang bảo quản tại kho Trung tâm lưu trữ tỉnh; kho lưu trữ huyện, thị.

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh cho phép khai thác sử dụng tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Chánh Văn Phòng HĐND và UBND huyện, thị cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ huyện, thị.

- Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc diện bảo mật, đặc biệt quý hiếm tại lưu trữ cơ quan mình.

- Trưởng phòng hành chính của các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi tại kho lưu trữ cơ quan mình.

Điều 27: Người sử dụng, khai thác tài liệu phải thực hiện đúng nội quy phòng đọc, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ tài liệu được cung cấp nghiên cứu, không được làm nhàu nát, hư hỏng; xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự và bàn giao trả lại đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.

Điều 28: Việc công bố, giới thiệu, sao y, chứng thực tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép công bố, giới thiệu, sao y, chứng thực tài liệu lưu trữ đó.

- Trung tâm lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ huyện, thị có quyền cấp chứng thực lưu trữ các tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh, huyện, thị khi được người có thẩm quyền cho phép như quy định tại Điều 26 Bản quy định này.

- Người xin sao y, chứng thực tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thanh toán chi phí theo quy định.

Chương III

HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHO LƯU TRỮ TỈNH

Điều 29: Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Trung tâm lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý kho lưu trữ Nhà nước tỉnh và thu nhận hồ sơ tài liệu của các Sở, Ban ngành tỉnh là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng.

Điều 30: Mỗi Sở, Ban ngành, mỗi cơ quan phải bố trí nơi để tài liệu lưu trữ và cán bộ chịu trách nhiệm làm công tác lưu trữ để bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan theo chế độ tập trung thống nhất. Không một bộ phận nào, phòng nào, cá nhân nào được giữ riêng tài liệu lưu trữ. Trưởng phòng hành chính phụ trách và giúp lãnh đạo Sở, Ban ngành xây dựng quy định công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình, thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu như sau:

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ hiện hành của cơ quan mình.

- Thu thập hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các đơn vị cá nhân trong cơ quan.

- Phân loại, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ định kỳ theo quy định.

- Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu cơ quan.

- Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định.

Điều 31: Chủ tịch UBND các huyện, thị bố trí cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, thị; trực tiếp quản lý kho lưu trữ huyện, thị và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện, thị; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND, các Phòng, Ban, Công ty, Trạm trại, đơn vị thuộc huyện, thị quản lý để bảo quản và sử dụng theo quy định này.

Điều 32: Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, lập hồ sơ, quản lý thống nhất ngay từ khâu văn thư đối với tài liệu là nguồn nộp lưu. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nghiên cứu, tiếp nhận và đề xuất việc cải tiến các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ theo yêu cầu hiện đại hóa.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 33: Kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ lấy từ nguồn kinh phí được phân bổ trong kế hoạch chi hằng năm của các ngành, các địa phương.

Điều 34: Giám đốc các Sở, Ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị căn cứ vào bản quy định này, xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý. Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm chỉ đạo cho cán bộ phụ trách Văn phòng căn cứ vào quy định về công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị để tổ chức quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ ở địa phương mình.

Điều 35: Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ được khen thưởng theo quy định.

Điều 36: Cơ quan, tập thể, cá nhân vi phạm những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

Điều 37: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh (thông qua Trung tâm Lưu trữ tỉnh) chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thực hiện và thường xuyên báo cáo UBND tỉnh.