QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TỈNH HẢI DƯƠNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Hải Dương.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng 6 năm 2017.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TỈNH HẢI DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 11/2017/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp thông tin và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Hải Dương.

Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cung cấp thông tin và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại tỉnh Hải Dương.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Hải Dương (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) bao gồm thông tin ngăn chặn, Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng (sau đây gọi tắt là Phần mềm).

2. Văn bản ngăn chặn: Là văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật đề nghị ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp lý để Công chứng viên xem xét việc không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan. Cơ quan yêu cầu ngăn chặn chịu trách nhiệm về yêu cầu của mình.

3. Văn bản giải tỏa ngăn chặn: Là văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định pháp luật. Cơ quan yêu cầu giải tỏa chịu trách nhiệm về yêu cầu của mình.

4. Thông tin tham khảo: Là văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức không phải là cơ quan có thẩm quyền. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn của các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu công chứng phải chính xác, kịp thời.

2. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của Công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

3. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Thay đổi quy trình quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản, và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 5. Sao lưu

1. Việc sao lưu dữ liệu và các phiên bản của Chương trình thông tin ngăn chặn, Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng và chương trình máy tính khác có chứa cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên.

2. Văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Cung cấp thông tin cho Chương trình thông tin ngăn chặn

1. Tòa án nhân dân tỉnh Hải Dương, Tòa án nhân dân cấp huyện của tỉnh Hải Dương, Trọng tài thương mại gửi thông tin bằng văn bản về việc yêu cầu ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Hải Dương, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác gửi văn bản, quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất, thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Công an tỉnh Hải Dương, Công an cấp huyện của tỉnh Hải Dương gửi thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân, tổ chức khác có sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng gửi thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản, hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, sót thừa kế đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 7. Tài khoản quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tài khoản quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được cấp trong các trường hợp sau:

a) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng về việc cấp tài khoản sử dụng Chương trình cho tổ chức mình; cấp tài khoản sử dụng Phần mềm cho Công chứng viên hoặc các nhân viên khác được giao nhiệm vụ sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền về việc cấp tài khoản cho tổ chức, công chức, viên chức được giao quản lý cơ sở dữ liệu công chứng hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

2. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Khóa tài khoản có thời hạn

Tài khoản của cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

b) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng về việc khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho nhân viên (không phải là Công chứng viên) do người này tạm ngưng thực hiện công việc liên quan đến sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có thời hạn;

c) Cá nhân, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng thuộc đối tượng phải nộp các chi phí liên quan đến việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng nhưng không nộp đầy đủ, đúng hạn các chi phí liên quan đến việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền về việc khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, công chức, viên chức, cán bộ được giao quản lý cơ sở dữ liệu công chứng hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng;

đ) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng không bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập đã được cung cấp, để cho cá nhân, tổ chức khác truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của mình hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng;

e) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng không chia sẻ thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, chia sẻ không kịp thời, không đầy đủ đầy đủ hoặc không chính xác.

g) Việc khóa tài khoản có thời hạn chấm dứt khi không còn các điều kiện để khóa tài khoản được quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e khoản 3 Điều này.

4. Khóa tài khoản vĩnh viễn:

Tài khoản của cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên bị miễn nhiệm, đình chỉ hành nghề công chứng, thu hồi Thẻ công chứng viên;

b) Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan được cấp tài khoản quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất;

c) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng về việc khóa tài khoản đã cấp cho Công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định;

d) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng về việc khóa vĩnh viễn tài khoản đã cấp cho nhân viên (không phải là Công chứng viên) do người đó không còn thực hiện công việc liên quan đến sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

đ) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền về việc khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, công chức, viên chức được giao quản lý cơ sở dữ liệu công chứng hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng;

e) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng sửa đổi cơ sở dữ liệu công chứng, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động của cơ sở dữ liệu công chứng hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng;

g) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với cơ sở dữ liệu công chứng, cung cấp thông tin không đúng quy định;

h) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng vào mục đích trái pháp luật.

Điều 8. Chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Phần mềm

1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, điều kiện công chứng, thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, đối tượng giao dịch để thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Phần mềm.

2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên phải kiểm tra các thông tin có trong Phần mềm về tài sản, người giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan. Trường hợp thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng hoàn toàn giống với thông tin đã có trong Phần mềm, thì kế thừa thông tin, không tạo mới thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, Công chứng viên phải xác minh, làm rõ.

Nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì Công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng để có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp.

4. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, cấp số, thu phí công chứng, Công chứng viên và người thực hiện việc cấp số công chứng, thu phí phải thực hiện các công việc tương ứng trong Phần mềm.

5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được chia sẻ ngay và đầy đủ trong Phần mềm.

Điều 9. Quyền và trách nhiệm của Công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng

1. Được sử dụng Chương trình, Phần mềm khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch;

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch mà mình giải quyết vào Phần mềm một cách đầy đủ, kịp thời, cùng lúc với việc giải quyết trên thực tế.

3. Tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Chương trình, Phần mềm do Sở Tư pháp tổ chức;

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Chương trình, Phần mềm đã được cung cấp.

5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Quyền và trách nhiệm tổ chức hành nghề công chứng

1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Chương trình, Phần mềm theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Chương trình, Phần mềm.

2. Trong trường hợp thông tin có trong Chương trình, Phần mềm chưa đầy đủ, tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ. Chi phí cho việc xác minh (nếu có) do các bên thỏa thuận.

3. Cử Công chứng viên và nhân viên tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Chương trình, Phần mềm do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Yêu cầu và tạo điều kiện để Công chứng viên và nhân viên tổ chức mình sử dụng Chương trình, Phần mềm theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

5. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Chương trình, Phần mềm; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Chương trình, Phần mềm.

6. Cung cấp kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

7. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Chương trình, Phần mềm đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

8. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.

9. Đóng chi phí liên quan đến việc sử dụng Chương trình, Phần mềm.

10. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tổ chức việc quản trị Chương trình, Phần mềm, cấp và khóa tài khoản;

2. Tổ chức việc cập nhật thông tin vào Chương trình;

3. Tổ chức việc sao lưu, lưu trữ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Quy chế này;

4. Tổ chức việc hướng dẫn các yêu cầu về cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Chương trình, Phần mềm;

5. Tổ chức hướng dẫn việc cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu công chứng; hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng sử dụng Chương trình, Phần mềm;

6. Tổ chức việc nâng cấp Chương trình, Phần mềm để đáp ứng nhu cầu hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng;

7. Trình UBND tỉnh Quyết định mức thu đối với chi phí sử dụng khai thác Phần mềm

8. Giúp Ủy ban nhân dân Tỉnh triển khai và quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

9. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành khác xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn;

10. Triển khai thực hiện Quy chế, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan

1. Sở Tài chính tham mưu giúp UBND tỉnh bảo đảm về tài chính để xây dựng, hoàn thiện và triển khai cơ sở dữ liệu công chứng được thuận lợi, đạt hiệu quả theo quy định hiện hành.

2. Các sở, ngành khác trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp để xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

3. Hội Công chứng viên Tỉnh vận động Công chứng viên là thành viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng tại Tỉnh; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Xử lý vi phạm

Tổ chức hành nghề công chứng không cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với các tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng, tùy theo mức độ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc thu hồi quyết định cho phép thành lập.

Điều 14. Điều khoản thi hành

Các Sở, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ nội dung Quy chế để phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tổ chức thực hiện, đảm bảo sự hoạt động của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, mọi vấn đề phát sinh mới hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.