ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 19/TTr-STP ngày 14 tháng 6 năm 2017.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 07/8/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực (gọi chung là Hệ thống) tại các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

Quy chế này áp dụng đối với công chức Sở Tư pháp; công chứng viên, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng; UBND các xã, phường, thị trấn và các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực: Là tập hợp cơ sở dữ liệu có được từ các thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và các thông tin liên quan đến các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã và các văn bản liên quan đến tài sản do cơ quan có thẩm quyền cung cấp được cập nhật, xây dựng, duy trì nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực; đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực; phòng ngừa rủi ro cho người thực hiện công chứng, chứng thực; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Quản lý Hệ thống là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

3. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền ban hành bằng văn bản gửi Sở Tư pháp để nhập vào Hệ thống, là cơ sở yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản đó.

Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn: Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan THA dân sự, cơ quan an ninh điều tra. cơ quan cảnh sát điều tra, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND các cấp. Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản...

Khi có thông tin ngăn chặn từ cơ quan có thẩm quyền, tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã không được thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây ban hành văn bản để hủy bỏ việc ngăn chặn đó.

Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền được cập nhật vào Hệ thống sẽ là căn cứ để các tổ chức hành nghề công chứng, UBND xã, phường, thị trấn thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn.

6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã đã thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Hệ thống.

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được nhập vào Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực đối chiếu kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

7. Người quản trị Hệ thống là người thuộc Phòng chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành phần mềm (sau đây gọi chung là cán bộ quản trị). Mỗi cán bộ quản trị được cấp một tài khoản riêng.

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin, phương thức cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và quản lý Hệ thống

1. Việc cung cấp thông tin, khai thác và quản lý Hệ thống phải thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã tra cứu thông tin. Tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm cập nhật tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống.

Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong hệ thống, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Hệ thống.

3. Thông tin nhập vào Hệ thống phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode.

4. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Hệ thống.

Điều 4. Nghiêm cấm các hành vi

1. Cấp tài khoản truy cập Hệ thống cho người, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

2. Tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

3. Truy cập vào Hệ thống bằng tài khoản của cá nhân, tổ chức khác.

4. Truy cập vào hệ thống để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng với sự thật.

5. Sửa đổi Hệ thống làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị hệ thống; sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin không phải thông tin của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào Hệ thống; chia sẻ tài khoản truy cập Hệ thống của cơ quan, tổ chức, cá nhân cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác ngoài cơ quan, đơn vị, tổ chức chủ quản.

6. Thay đổi Hệ thống quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống.

7. Các hành vi khác làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của Hệ thống, của dữ liệu trong Hệ thống.

8. Tiết lộ, sử dụng thông tin về hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực đã được cập nhật trong Hệ thống trái phép, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức có liên quan.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG TẠI SỞ TƯ PHÁP

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản gồm: Sở Tư pháp (Phòng Bổ trợ tư pháp), các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Mỗi đơn vị, tổ chức chỉ được cấp 01 tài khoản truy cập duy nhất và giao cho các cá nhân thuộc đơn vị, tổ chức quản lý.

2. Đơn vị, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản đã được cấp để truy cập vào Hệ thống. Trường hợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho Sở Tư pháp.

3. Mật khẩu truy cập Hệ thống đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc của cơ quan, tổ chức chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc: mật khẩu truy cập Hệ thống đã cấp cho tổ chức hành nghề công chứng sẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng và việc không nhập thông tin là cố ý; mật khẩu truy cập Hệ thống của tổ chức hành nghề công chứng sẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện nghĩa vụ tài chính (chi phí khai thác sử dụng dữ liệu công chứng) với đơn vị tư vấn xây dựng Hệ thống.

4. Việc phân quyền cụ thể của từng tài khoản do thủ trưởng các đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản quyết định.

Điều 6. Quản lý thông tin ngăn chặn trong Hệ thống

1. Sở Tư pháp chỉ đạo Phòng chuyên môn tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 4 Điều 2 cung cấp.

2. Ngay sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn, kịp thời cập nhật ngay, đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Hệ thống (trừ những trường hợp bất khả kháng).

3. Đối với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đã có trên Hệ thống, công chức Sở Tư pháp kiểm tra lại thông tin:

- Nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Hệ thống.

- Nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi văn bản giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, người quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 7. Chỉnh sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống

Việc sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Hệ thống (chưa được đăng tải trên hệ thống), người quản trị Hệ thống chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn.

Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên Cơ sở dữ liệu, người quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn.

Điều 8. Cung cấp thông tin; văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Hệ thống

Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Hệ thống để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, UBND cấp xã, người có thẩm quyền chứng thực; tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 9. Sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phục vụ công tác báo cáo thống kê

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực do các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã nhập vào Hệ thống là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm của các địa phương, đơn vị, tổ chức.

Mục 2. QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG TẠI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG, UBND CÁC XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

Điều 10. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống

1. Ngay sau khi ký công chứng hoặc ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã phải cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực vào Hệ thống.

Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.

Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật kịp thời lên Hệ thống.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Hệ thống (các trường thông tin có gắn dấu * trong Hệ thống là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

- Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.

- Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có).

- Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích (nếu có).

- Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

- Đối với thông tin tài sản là Dự án đầu tư xây dựng nhà ở, nhà ở hình thành trong tương lai của chủ đầu tư dự án xây dựng nhà ở; nhà ở hình thành trong tương lai của tổ chức, cá nhân mua nhà ở hình thành trong tương lai trong dự án đầu tư xây dựng nhà ở; nhà ở hình thành trong tương lai được xây dựng trên thửa đất ở hợp pháp của tổ chức, cá nhân: Tên dự án, số giấy chứng nhận đầu tư dự án, số giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích (nếu có).

- Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, sổ giao dịch, ngày giao dịch.

- Các thông tin khác có liên quan.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Hệ thống.

Điều 11. Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm Hệ thống.

2. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp xã nơi chứng thực phải tra cứu trong Hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, đưa cho người yêu cầu công chứng, chứng thực xem. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của người thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó và được lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

4. Kết quả tra cứu từ Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tải sản.

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã báo cáo Sở Tư pháp để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất nhưng chưa giải chấp trên Hệ thống thì vẫn được tiếp tục công chứng, chứng thực; tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã đã công chứng, chứng thực hợp đồng thế chấp có trách nhiệm đăng thông tin giải chấp lên Hệ thống.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 12. Khai thác và sử dụng thông tin Hệ thống

1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, UBND cấp xã, công chức Tư pháp - hộ tịch được phân công có quyền khai thác và sử dụng thông tin Hệ thống để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Cập nhật văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành;

c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền quản lý được khai thác thông tin cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra...

3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã do thủ trưởng cơ quan, địa phương, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

4. Nghiêm cấm việc khai thác, sử dụng thông tin Hệ thống vào mục đích cá nhân. Trường hợp cố tình vi phạm, người vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống theo quy định của Quy chế này, các văn bản pháp luật có liên quan;

2. Phối hợp với đơn vị tư vấn quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành phần mềm và Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

3. Cập nhật văn bản thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được tiếp nhận bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Trường hợp cần thiết phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh, làm rõ đối với những thông tin tài sản chưa chính xác, không rõ ràng, thông tin tham khảo;

4. Cập nhật thông tin, văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành vào Hệ thống;

5. Cung cấp thông tin về công chứng, chứng thực theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra...;

6. Triển khai thực hiện Quy chế này, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này báo cáo UBND tỉnh; tham mưu UBND tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

Cung cấp thông tin và chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thị xã, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gửi Sở Tư pháp để nhập, đăng tải trên Hệ thống.

Điều 15. Nhiệm vụ, trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh phải tham gia Hệ thống. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng phải được cập nhật bổ sung trên Hệ thống.

Giao Sở Tư pháp hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung vào Hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, đang được lưu trữ tại tổ chức.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Ký kết hợp đồng với đơn vị tư vấn xây dựng phần mềm để duy trì và vận hành Hệ thống trong quá trình tổ chức hoạt động;

b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệ thống tại tổ chức mình;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin đã nhập vào Hệ thống của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Hệ thống.

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ...) cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.

3. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phân công viên chức, nhân viên của tổ chức mình thực hiện các công việc:

a) Nhập thông tin vào Hệ thống;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Hệ thống theo quyết định của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Hệ thống;

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trong Hệ thống để cung cấp kết quả cho người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trước khi thực hiện việc công chứng; cung cấp cho các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;

đ) Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Hệ thống phải thực hiện theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 16. Trách nhiệm của UBND các xã, phường, thị trấn

1. Khi chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; tài sản là động sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải cập nhật thông tin lên Hệ thống.

2. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này;

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin Hệ thống;

4. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả Hệ thống;

5. Cập nhật vào Hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã chứng thực hiện đang lưu trữ tại UBND cấp xã.

Điều 17. Bảo đảm sự phối hợp của TAND tỉnh, Viện KSND tỉnh, Cục THA dân sự tỉnh, cơ quan an ninh điều tra, cơ quan cảnh sát điều tra

Đề nghị TAND tỉnh, Viện KSND tỉnh, Cục THA dân sự tỉnh, cơ quan an ninh điều tra, cơ quan cảnh sát điều tra phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, thông tin giải tỏa đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

Điều 18. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan, UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh để xem xét quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.