CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 125/TTr-SNV ngày 28 tháng 4 năm 2011,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH YÊN BÁI
(Kèm theo Quyết định số 1003/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: Cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh Yên Bái, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật.v.v.. Không kể về thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ tỉnh Yên Bái thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước đã quy định.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái.

2. Quy định này được áp dụng đối với tổ chức, cá nhân (công dân Việt Nam và người nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái.

Điều 3. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Mượn đọc ngay tại phòng đọc của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái;

2. Sao, chụp lại một phần hoặc toàn bộ hồ sơ, tài liệu;

3. Cấp bản sao và chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ;

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

5. Công bố tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước (theo Quyết định số 810/QĐ-SNV ngày 25 tháng 6 năm 2004 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Sở Nội vụ).

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng tại liệu lưu trữ không thuộc quy định tại các khoản 1, 2 Điều này.

Điều 5. Sao, chụp, cấp bản sao, chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu nào thì có quyền cho phép sao chụp, cấp bản sao, chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ đó.

2. Việc sao, chụp tài liệu, cấp bản sao, chứng thực bản sao do Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ thực hiện theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Danh mục tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh

1. Tài liệu thuộc Phông Ủy ban hành chính tỉnh Yên Bái từ năm 1945 đến năm 1976.

2. Tài liệu thuộc Phông Ủy ban hành chính tỉnh Nghĩa Lộ từ năm 1962 đến năm 1976.

3. Tài liệu thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Hoàng Liên Sơn từ năm 1976 đến năm 1991.

4. Tài liệu thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái từ năm 1991 đến nay.

Chương II

THỦ TỤC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ, phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.

b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

2. Thời hạn giải quyết.

a) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ giải quyết ngay trong ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).

b) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng chuyển ngay hồ sơ đến Văn phòng Sở Nội vụ trình Giám đốc sở giải quyết chậm nhất trong 02 ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).

c) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chi Cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết chậm nhất trong 05 ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).

Điều 8. Thẩm quyền quy định danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và cho phép khai thác, sử dụng.

2. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu ra nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

Điều 9. Phí khai thác, sử dụng tài liệu

Tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải đóng phí theo quy định tại Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chương III

QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 10. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức cá nhân

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Yên Bái để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tuyên truyền, phổ biến các tài liệu lưu trữ đã khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân giữ bí mật các tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng thuộc loại đặc biệt quý, hiếm; tài liệu quý, hiếm hoặc thuộc danh mục bí mật nhà nước.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy, quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan.

5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 11. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ

1. Đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn, giải thích đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Cung cấp, sao chụp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng theo quyết định của người có thẩm quyền.

4. Kịp thời ngăn chặn và báo cáo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ các hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chương IV

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 12. Khen thưởng

Trong khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, các đơn vị hoặc cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước:

1. Tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 13. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của pháp luật về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức và cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển khai và kiểm tra việc thực hiện Quy định này.

2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm xây dựng nội quy về khai thác, sử dụng tài liệu trình Giám đốc Sở Nội vụ ban hành; niêm yết công khai danh mục tài liệu được khai thác, phí khai thác, sử dụng theo quy định của Nhà nước; tổ chức phòng đọc, phòng triển lãm, phòng trưng bày tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật và quy định này.