QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG KINH TẾ; CÔNG CHỨNG BẢN SAO VÀ CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH Ở PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC TỈNH

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Nghị quyết số 38/CP, ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức;

- Căn cứ Nghị định 31/CP, ngày 18/5/1996 của Chính phủ và Thông tư số 1411/TT-CC, ngày 03/10/1996 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước;

- Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về quy trình công chứng hợp đồng kinh tế; Công chứng bản sao và công chứng bản dịch để áp dụng thống nhất tại Phòng Công chứng Nhà nước tỉnh.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các Sở, Ban ngành liên quan và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG KINH TẾ; CÔNG CHỨNG BẢN SAO VÀ CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH Ở PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 09/2000/QĐ-UBND, ngày 14/4/2000 của UBND tỉnh)

A- QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN HỢP ĐỒNG KINH TẾ CÓ THẾ CHẤP, CẦM CỐ, BẢO LÃNH TÀI SẢN:

Bước 1: Cán bộ nghiệp vụ công chứng tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và hướng dẫn bổ sung các giấy tờ liên quan còn thiếu.

Trường hợp hai bên chủ thể đã ghi trước nội dung hợp đồng, cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đầy đủ nội dung hợp đồng, đồng thời hai bên ký trực tiếp vào bản hợp đồng kinh tế trước mặt công chứng viên. Còn trường hợp hai bên chủ thể chưa có bản hợp đồng đã ghi trước thì cán bộ nghiệp vụ công chứng hướng dẫn hai bên thống nhất nội dung thoả thuận và ghi vào mẫu hợp đồng (mẫu hợp đồng đã in sẵn tại Phòng Công chứng), đồng thời hai bên trực tiếp ký vào bản hợp đồng kinh tế trước mặt Công chứng viên (Nếu một bên chủ thể hợp đồng kinh tế là Ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng cho vay ở trong tỉnh có tư cách pháp nhân, có đăng ký chữ ký, con dấu thì bên này không phải đến Công chứng ký trực tiếp).

Bước 2: Công chứng viên thẩm định thực tế tài sản đảm bảo hợp đồng kinh tế. Hai bên chủ thể hợp đồng kinh tế cùng có mặt để thoả thuận trị giá tài sản tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh (trường hợp đã có giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (bìa hồng) thì không cần đi thẩm định tài sản).

Bước 3: Công chứng viên chứng nhận hợp đồng kinh tế.

Bước 4: Đóng dấu tròn (Quốc huy), thu lệ phí công chứng.

Bước 5: Ghi sổ lưu công chứng, lưu hồ sơ và trả hồ sơ cho đương sự.

Bước 6: Hướng dẫn đương sự đăng ký tài sản thế chấp cầm cố, bảo lãnh tại cơ quan có thẩm quyền.

B- QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG BẢN SAO

Bước 1: Đương sự xuất trình bản chính cần công chứng và bản sao (nếu có), cán bộ nghiệp vụ công chứng tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra đối chiếu bản sao với bản chính. Nếu chưa photocopy thì kiểm tra bản chính hợp lệ và đưa vào máy photocopy của Phòng Công chứng copy, sau đó đóng dấu nghiệp vụ.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra lại và ký chứng nhận bản sao.

Bước 3: Đóng dấu tròn (Quốc huy) và thu lệ phí công chứng.

Bước 4: Ghi sổ lưu công chứng, lưu hồ sơ và trả hồ sơ cho đương sự.

C- QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN BẢN DỊCH TIẾNG NƯỚC NGOÀI SANG TIẾNG VIỆT HOẶC NGƯỢC LẠI:

Bước 1: Đương sự xuất trình giấy tờ hồ sơ yêu cầu dịch, cán bộ nghiệp vụ công chứng tiếp nhận, kiểm tra bản chính giấy tờ hợp lệ và viết giấy hẹn ngày đến nhận hồ sơ cho đương sự.

Bước 2: Phòng Công chứng tỉnh làm công văn yêu cầu Cộng tác viên dịch thuật và đánh máy, sau đó người dịch ký vào bản dịch.

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đã nhờ người dịch văn bản trước (người dịch trong danh sách Cộng tác viên của Phòng Công chứng) thì không cần thực hiện bước 1 và bước 2 này.

Bước 3: Công chứng viên kiểm tra bản dịch và ký chứng nhận chữ ký người dịch.

Bước 4: Đóng dấu tròn (Quốc huy) và thu lệ phí công chứng.

Bước 5: Ghi sổ lưu công chứng, lưu hồ sơ và trả hồ sơ cho đương sự.